Programmamanagement en PPM/PPM: uitdagingen en best practices

Programmamanagement is minder bekend dan project- of portfoliomanagement, maar speelt toch een sleutelrol op de volgende gebieden sleutelrol binnen een bedrijf. Het ondersteunt het bereiken van strategische doelstellingen voor de organisatie.

Maar voordat je dat doet, moet je begrijpen waar het allemaal om draait. In dit artikel bieden we je een gids om te verduidelijken wat programmamanagement is en hoe het strategisch kan zijn voor uw bedrijf.

1. Het verschil begrijpen tussen programmamanagement en projectmanagement

Vaak verward met projectmanagement, wilden we programmamanagement opnieuw definiëren om verwarring te voorkomen. 

     A) Definitie van "programma

Hier is de definitie die wordt voorgesteld door het Project Management Institute(PMI):

     B) In praktische termen: wat is programmamanagement?

Uiteindelijk houdt programmamanagement het volgende in het coördineren van een reeks onderling verbonden projecten. Ze samen beheren brengt voordelen die anders onmogelijk te behalen zouden zijn, zoals het optimaliseren van financiële en menselijke hulpbronnen.

     C) Projectmanagement vs. programmamanagement

Een project bestaat uit een opeenvolging van taken om een bepaald doel te bereiken. Projectmanagement houdt dus in dat je met deze reikwijdte moet omgaan.

In tegenstelling tot een project is een programma een reeks reeks onderling verbonden projecten. Dankzij de optimalisatie van de middelen en een nauwkeurige coördinatie moeten ze het mogelijk maken omstrategische doelstellingen voor het bedrijf.

Elk project wordt over het algemeen beheerd door een projectmanager. Als je meerdere projectmanagers hebt die gecoördineerd moeten worden, dan heet dat een programma.

     D) Een voorbeeld van een programma: songtekstvertaling bij Deezer 

Laten we een concreet voorbeeld nemen. Het muziekstreamingbedrijf Deezer heeft onlangs een tekstvertaalfunctie ontwikkeld. Dit hield een taakverdeling in: 

• Onderzoek om intuïties over de relevantie van deze functionaliteit te verifiëren
• Validatie van de juridische levensvatbaarheid van het project
• Samenwerkingsverbanden opbouwen met dienstverleners die teksten en vertalingen leveren
• Herziening van de gebruikerservaring 
• Coördinatie van de lancering met de product- en marketingteams
• Optimalisatie-identificatie
• Analyse van feedback van gebruikers 

Tot slot kan de ontwikkeling van deze functie, die de vertaling van songteksten weergeeft, worden gezien als een programma dat bestaat uit verschillende projecten. Deze zijn aan elkaar gekoppeld om strategische afstemming te bereiken voor Deezer: 

• De gebruikerservaring verbeteren
• Meer tijd besteed aan de applicatie
• Bewijs van innovatie en een concurrentievoordeel

2. Het verschil begrijpen tussen programmamanagement en projectportfoliomanagement

Zie het runnen van een bedrijf als een verzameling Russische poppen. 

Het project maakt deel uit van het programmazelf onderdeel van de projectportefeuille. Hier is een structuur die je zou moeten helpen:

1. Missie en visie 
2. Strategie
3. Projectportefeuille
4. Programma's
5. Projecten 

De projectportefeuille kan bestaan uit verschillende programma's of verschillende projectendie niet niet noodzakelijkerwijs onderling afhankelijk van elkaar afhankelijk zijn.

Maar net als bij programmamanagement gaat het managen van een projectportfolio in de richting van een strategische richting voor het bedrijf. Dit is niet noodzakelijk het geval bij een project. Lees voor meer informatie ons artikel over de basisprincipes van projectportfoliomanagement.

3. Waarom programmamanagement implementeren?

     A) Een overzicht krijgen

Programmamanagement implementeren is een structurerende actie voor het bedrijf. Programmamanagement biedt een overzicht over projecten en vooral hun onderlinge afhankelijkheden.

De coördinatie van financiële en personele middelen om de doelstellingen af te stemmen met de algemene strategie van het bedrijf. Programmamanagement zorgt voor de noodzakelijke structuur om te coördineren., prioriteiten te stellen en de onderlinge afhankelijkheden vaak cross-functionele tussen afdelingen.

     B) Middelen optimaliseren

Het opzetten van projectgovernance helpt enorm om de toewijzing van middelen te vereenvoudigen. Hetzelfde geldt voor programmabeheer.

• Financieel :

De globale visie die programmabeheer biedt, helpt je om volledig transparant te anticiperen, budgettentoe te wijzen en aan te passen.

• Personeelszaken :

Door de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten te beoordelen, kunt u de toewijzing van uw personeel optimaliseren. Op deze manier kunnen uw talenten tegelijkertijd aan verschillende projecten in uw programma werken.

Dit heeft verschillende voordelen: 

• • Verbeterde tevredenheid Dit zorgt voor een transparant beeld van de organisatie en van cross-functionele mogelijkheden, waardoor het vertrouwen toeneemt.
  • Bespaar tijd Kennis van de omgevingen beperkt de trainingstijd. Dit vergemakkelijkt gegroepeerde acties en maakt gelijktijdige voortgang op verschillende projecten mogelijk.
  • Financiële voordelen Opleidings- en wervingskosten kunnen worden geoptimaliseerd en verlaagd.

Het Stafiz-platform digitaliseert uw resource management en stelt u in staat om uw verschillende doelstellingen te bereiken:

• de bezettingsgraad optimaliseren,
• werknemers betrokken houden,
• hebben zicht op de projecten die momenteel lopenevenals prognoses om te anticiperen op uw wervingsbehoeften.
• projectbudgetten respecteren dankzij een realtime en toekomstgericht zicht op de financiële impact van al uw initiatieven

=> Als je liever wat begeleiding wilt, bekijk dan onze gids voor effectief middelenbeheer.

Witboek
De gids voor het implementeren van een effectieve personeelsaanpak

5 sleutels tot het bereiken van uw personeelsdoelstellingen.

Download de gids

     C) Risico's en kansen beter beheersen

Door een overzicht te bieden, verbetert programmamanagement het beheer van risico's en kansen door : 

• verbeteren anticipatie
• Van uitstellen deadlines waar nodig
• Identificeer potentiële mogelijkheden
• Van conflicten beheren die gevolgen kunnen hebben voor de hele organisatie

Als programmamanagementtool biedt Stafiz een reeks functies om je te helpen risico's en kansen zo effectief mogelijk te beheren: 

• Van waarschuwingen om voorspellende risico's te identificeren
• Van dashboards om u flexibeler en wendbaarder te maken: u kunt uw middelen gemakkelijk verschuiven in geval van risico's of uw projecten een andere prioriteit geven
• Synchronisatie met de werkomgeving
• A tracering van inkooporders en facturen voor betere tracering

4. Hoe zet je optimaal programmamanagement op?

     A) Controleer of je structuur compatibel is met programmamanagement

Als u van plan bent programmamanagement in uw bedrijf te implementeren, zorg er dan voor dat uw huidige structuur een dergelijke methodologie kan ondersteunen. Het vereist veel middelen en is daarom gericht op organisaties met een hoog niveau van volwassenheid.

Het aansturen van teams, het structureren van de organisatie en het coördineren van het geheel vereist een niveau van leiderschap en management leiderschaps- en managementvaardigheden.

Er zijn aanzienlijke middelen nodig, vanuit financieel oogpunt financieel en menselijk om een optimale kruisfunctionaliteit tot stand te brengen. Tot slot communicatieprocessen processen essentieel.

     B) Een duidelijke strategie bepalen

Het implementeren van effectief programmabeheer vereist solide coördinatievaardigheden en het opstellen van een nauwkeurig actieplan.

• Doelstellingen identificeren

De eerste stap is daarom het definiëren van de doelstellingen en het identificeren van de belangrijkste indicatoren (KPI's) die zullen worden gebruikt om hun prestaties te beoordelen. 

• Een stappenplan opstellen

In de tweede fase moet je het volgende opstellen een stappenplan bestaande uit :

• • De lijst met projecten in de
  • Een kalender
  • De belangrijkste fasen
  • Strategische doelstellingen waarop het programma inspeelt

De routekaart is een uitstekend visueel visueel hulpmiddel niet alleen om te organiserenmaar ook te communiceren je actieplan binnen de organisatie. Kennis is net zo belangrijk als knowhow.

• Planning en uitvoering

Verdere implementatie van programmabeheer omvat : 

• • Planning
  • Uitvoering
  • Coördinatie
  • Controle

De coördinatie van meerdere projecten en controle gedurende het hele programma. Om dit te doen, moet je nauwkeurige statistieken gebruiken om je te helpen de prestaties, effectiviteit en winstgevendheid van een programma te beoordelen.

Er zijn verschillende soorten statistieken, waarvan er hieronder enkele worden opgesomd: 

• Financieel metriek Totale kosten van het programma, rendement op investering
• Operationeel statistieken : voltooiingspercentage van taken, gemiddelde cyclustijd, enz.

     C) Een programmamanager aanstellen

Net als de projectmanager voor projectbeheer, is de programmamanager verantwoordelijk voor de coördinatie van het programma. Het is belangrijk om deze persoon snel aan te stellen om ervoor te zorgen dat het programma soepel verloopt:

• Stappenplannen ontwerpen
• Controleren of projecten consistent zijn met de strategische visie van het bedrijf
• Vooruitgang bewaken
• Coördinerende projectmanagers
• Hulpbronnen organiseren
• Risico's beheren en verminderen
• Het succes of falen van programma's analyseren
• Gebieden voor verbetering identificeren

     D) Geschikte software gebruiken 

Bij projectbeheer is het kiezen van een PPM-tool (Portfolio Project Management) cruciaal omdat het de toewijzing en optimalisatie van middelen vergemakkelijkt.

Voor programmabeheer is ook een speciale tool nodig. Stafiz is zo'n hulpmiddel en kan zowel de programmamanager als managementteamin elke fase van de implementatie.

Stafiz biedt onder andere de volgende functies: 

• Middelen beheren binnen en tussen de verschillende programma's van het bedrijf
• Beheer van afhankelijkheden
• Facturatie tussen teams of entiteiten om de omzet gemakkelijker te herkennen en een nauwkeurige analyse van de activiteiten van het bedrijf te maken  
• Projectanalyse na voltooiing om de projecten nauwkeuriger te kunnen beoordelen en de doeltreffendheid van de projecten van het programma te meten.

Ontdek projectbeheer in Stafiz

Vaak geïmplementeerd in grote bedrijven met een hoog hoog niveau van volwassenheidprogrammamanagement structuur en maximaliseert productiviteit.

Het feit dat het zo moeilijk is om op te zetten kan echter een obstakel zijn, omdat het een rigoureuze strikte organisatie en nauwkeurig gedefinieerde doelstellingen om echte voordelen op te leveren.

Niettemin is een stap-voor-stap stap voor stapde aanstelling van een programmamanager en het gebruik van krachtige, multi-tasking software zoals Stafiz je helpen om optimaal programmamanagement te implementeren. Dit zal u in staat stellen om d'uw middelen optimaliseren om de efficiëntie te verbeteren en uw strategische doelstellingen sneller te bereiken.