Gestión de programas y Gestión de la cartera de proyectos / PPM: retos y buenas prácticas

A pesar de ser menos conocida que la gestión de proyectos o carteras, la gestión de programas desempeña  papel clave dentro de una empresa. Apoya la realización de objetivos estratégicos para la organización.

Pero antes hay que entender de qué se trata. En este artículo le ofrecemos una guía para aclarar qué es la gestión de programas y cómo puede ser estratégica para su empresa.

1. Entender la diferencia entre gestión de programas y gestión de proyectos

A menudo confundida con la gestión de proyectos, hemos querido redefinir la gestión de programas para evitar cualquier riesgo de confusión. 

     A) Definición de "programa

He aquí la definición propuesta por el Project Management Institute(PMI):

     B) En términos prácticos: ¿qué es la gestión de programas?

En última instancia, la gestión de programas implica coordinar un conjunto de proyectos interconectados. Gestionarlos conjuntamente aporta beneficios que de otro modo sería imposible conseguir, como la optimización financiera y recursos humanos.

     C) Gestión de proyectos frente a gestión de programas

Un proyecto consiste en una sucesión de tareas para alcanzar un objetivo definido. Por tanto, la gestión de proyectos implica ocuparse de este ámbito.

A diferencia de un proyecto, un programa es un conjunto de conjunto de proyectos interconectados. Gracias a la optimización de los recursos y a una coordinación precisa, deben permitir alcanzarobjetivos estratégicos para la empresa.

Cada proyecto suele estar gestionado por un jefe de proyecto. Cuando hay varios gestores de proyecto que deben coordinarse, se habla de programa.

     D) Un ejemplo de programa: traducción de letras de canciones en Deezer 

Pongamos un ejemplo concreto. La empresa de streaming de música Deezer ha desarrollado recientemente una función de traducción de letras. Esto implicaba una división de tareas: 

• Investigación para verificar las intuiciones sobre la relevancia de esta funcionalidad
• Validación de la viabilidad jurídica del proyecto
• Creación de asociaciones con proveedores de servicios de letras y traducción
• Revisión de la experiencia del usuario 
• Coordinación del lanzamiento con los equipos de producto y marketing
• Identificación de la optimización
• Análisis de los comentarios de los usuarios 

Por último, el desarrollo de esta función, que muestra la traducción de las letras de las canciones, puede considerarse un programa compuesto por diferentes proyectos. Estos están vinculados entre sí para lograr una alineación estratégica para Deezer: 

• Mejorar la experiencia del usuario
• Mayor tiempo dedicado a la aplicación
• Prueba de innovación y ventaja competitiva

2. Comprender la diferencia entre gestión de programas y gestión de carteras de proyectos

Piense en la gestión de una empresa como si fuera una colección de muñecas rusas. 

El proyecto forma parte del programaforma parte de la cartera de proyectos. He aquí una estructura que debería ayudarle:

1. Misión y visión 
2. Estrategia
3. Cartera de proyectos
4. Programas
5. Proyectos 

La cartera de proyectos puede contener varios programas o varios proyectosque no son no necesariamente interdependientes interdependientes.

Sin embargo, al igual que ocurre con la gestión de programas, la gestión de una cartera de proyectos implica avanzar hacia una dirección estratégica para la empresa. Esto no ocurre necesariamente con un proyecto. Para saber más, lea nuestro artículo sobre los fundamentos de la gestión de la cartera de proyectos.

3. ¿Por qué aplicar la gestión de programas?

     A) Obtener una visión general

La aplicación de la gestión de programas es una acción estructurante para la empresa. La gestión de programas proporciona una visión de conjunto sobre los proyectos y, sobre todo, sus interdependencias.

El sitio coordinación de los recursos financieros y humanos para alinear los objetivos con la estrategia global de la empresa. La gestión de programas establece la estructura necesaria para coordinar, priorizar y gestionar las interdependencias a menudo interfuncionales entre departamentos.

     B) Optimizar los recursos

Establecer una gobernanza de los proyectos ayuda mucho a simplificar la asignación de recursos. Lo mismo cabe decir de la gestión de programas.

• Financiero :

La visión global que ofrece la gestión de programas le ayuda a anticipar, asignar y adaptar sus presupuestos con total transparencia.

• Recursos humanos :

Al evaluar las interdependencias entre proyectos, puede optimizar la asignación de su personal. De este modo, sus talentos pueden trabajar al mismo tiempo en varios proyectos de su programa.

Esto tiene varias ventajas: 

• • Mejora de la satisfacción Esto proporciona una visión transparente de la organización y de las oportunidades interfuncionales, aumentando así la confianza.
  • Ahorrar tiempo El conocimiento de los entornos limita el tiempo de formación. Facilita las acciones agrupadas y permite avanzar simultáneamente en distintos proyectos.
  • Ventajas financieras Los costes de formación y contratación pueden optimizarse y reducirse.

La plataforma Stafiz digitaliza la gestión de sus recursos y le permite alcanzar sus distintos objetivos:

• optimizar las tasas de ocupación,
• mantener el compromiso de los empleados,
• tienen visibilidad de los proyectos en cursoasí como previsiones para anticipar sus necesidades de contratación.
• respete los presupuestos de los proyectos gracias a una visión en tiempo real y prospectiva del impacto financiero de todas sus iniciativas

=> Si prefieres un poco de orientación, echa un vistazo a nuestra guía para una gestión eficaz de los recursos.

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     C) Mejorar el control de riesgos y oportunidades

Al proporcionar una visión de conjunto, la gestión de programas mejora la gestión de riesgos y oportunidades al permitir : 

• Mejorar anticipación
• En aplazar los plazos cuando sea necesario
• Identificar posibles oportunidades
• En gestionar conflictos que pueden repercutir en toda la organización

Como herramienta de gestión de programas, Stafiz ofrece una serie de funciones que le ayudarán a gestionar los riesgos y las oportunidades de la forma más eficaz posible: 

• En alertas para identificar los riesgos previstos
• En cuadros de mando para darle mayor flexibilidad y agilidad: puede desplazar fácilmente sus recursos en caso de riesgos o volver a priorizar sus proyectos
• Sincronización con el entorno de trabajo
• A seguimiento de órdenes de compra y facturas para un mejor seguimiento

4. ¿Cómo establecer una gestión óptima del programa?

     A) Compruebe que su estructura es compatible con la gestión del programa

Si tiene intención de implantar la gestión de programas en su empresa, asegúrese de que su estructura actual puede soportar dicha metodología. Requiere muchos recursos por lo que se dirige a organizaciones con un alto nivel de madurez.

Guiar a los equipos, estructurar la organización y coordinar el conjunto requiere un nivel de liderazgo y gestión de liderazgo y gestión.

Desde el punto de vista financiero, se necesitan importantes recursos financieros y humanos para establecer una interfuncionalidad óptima. Por último procesos de comunicación son esenciales.

     B) Definir una estrategia clara

Llevar a cabo una gestión eficaz de los programas requiere una sólida capacidad de coordinación y la definición de un plan de acción preciso.

• Determinación de objetivos

Por tanto, el primer paso es definir los objetivos e identificar los indicadores clave (KPI) que se utilizarán para evaluar su rendimiento. 

• Crear una hoja de ruta

En la segunda fase deberá elaborar una hoja de ruta consistente en :

• • La lista de proyectos del
  • Un calendario
  • Las etapas clave
  • Objetivos estratégicos a los que responde el programa

La hoja de ruta es una excelente herramienta visual no sólo para organizarsino también comunicar su plan de acción dentro de la organización. El saber hacer es tan importante como el saber estar.

• Planificación y ejecución

La aplicación ulterior de la gestión del programa incluirá : 

• • Planificación
  • Ejecución
  • Coordinación
  • Controlar

En coordinación de múltiples proyectos y control durante todo el programa. Para ello, es necesario utilizar métricas precisas que le ayuden a evaluar el rendimiento, la eficacia y la rentabilidad de un programa.

Existen varios tipos de métricas, algunas de las cuales se enumeran a continuación: 

• Finanzas métricas Coste total del programa, rendimiento de la inversión
• Operativo métricas operativas Tasa de finalización de tareas, duración media de los ciclos, etc.

     C) Nombrar a un gestor del programa

Al igual que el gestor de proyectos para la gestión de proyectos, el director de programa se encarga de coordinar el programa. Es importante nombrar rápidamente a esta persona para garantizar que el programa se desarrolle sin problemas:

• Diseño de hojas de ruta
• Comprobar que los proyectos son coherentes con la visión estratégica de la empresa.
• Seguimiento de los progresos
• Coordinar a los gestores de proyectos
• Organizar los recursos
• Gestión y reducción de riesgos
• Analizar el éxito o el fracaso de los programas
• Identificar áreas de mejora

     D) Utilizar el software adecuado 

En la gestión de proyectos, la elección de una herramienta PPM (Portfolio Project Management) es crucial porque facilita la asignación y optimización de recursos.

La gestión de programas también requiere una herramienta específica. Stafiz es una de ellas y puede ayudar tanto al gestor del programa como al equipo de gestiónen todas las fases de ejecución.

Stafiz ofrece, entre otras, las siguientes prestaciones: 

• Gestionar los recursos dentro de los distintos programas de la empresa y entre ellos.
• Gestión de cargas
• Facturación entre equipos o entidades para facilitar el reconocimiento del volumen de negocios y proporcionar un análisis preciso de las actividades de la empresa.  
• Análisis posterior a la finalización de los proyectos para cifrarlos con mayor precisión y medir la eficacia de los proyectos del programa.

Descubre la gestión de proyectos en Stafiz

Suele implantarse en grandes empresas con un alto nivel de madurezgestión de programas estructura y maximiza productividad.

Sin embargo, la dificultad de su puesta en marcha puede ser un obstáculo, ya que exige una organización rigurosa y objetivos definidos con precisión para obtener beneficios reales.

Sin embargo, un paso a paso a pasoel nombramiento de un gestor de programas y la utilización de un software multitarea de alto rendimiento, como Stafiz, le ayudarán a llevar a cabo una gestión óptima del programa. Esto le permitirá d'optimizar sus recursos mejorar la eficacia y alcanzar más rápidamente sus objetivos estratégicos.