Gestión de programas y Gestión de cartera de proyectos / PPM: retos y buenas prácticas

A pesar de ser menos conocida que la gestión de proyectos o carteras, la gestión de programas desempeña  papel clave dentro de una empresa. Apoya la realización de objetivos estratégicos para la organización.

Sin embargo, antes de llegar a eso, necesitamos entender de qué se trata. En este artículo, hemos elaborado una guía para aclarar qué es la gestión de programas y por qué es estratégica para tu negocio.

1. Comprender la diferencia entre la gestión de programas y la gestión de proyectos

A menudo confundidos con la gestión de proyectos, estábamos dispuestos a redefinir la gestión de programas para evitar cualquier riesgo de confusión. 

     A) Definición de "programa"

Esta es la definición propuesta por el Project Management Institute (PMI):

     B) En términos concretos: ¿qué es la gestión de programas?

La gestión de programas consiste, en última instancia, en coordinar un conjunto de proyectos interconectados. Su gestión conjunta aporta beneficios imposibles de conseguir de otra manera, como la optimización de los recursos financieros y humanos.

     C) Gestión de proyectos vs. gestión de programas

Un proyecto consiste en una sucesión de tareas con el fin de ver hecho realidad un objetivo definido. Por lo tanto, la gestión de proyectos consiste en ocuparse de este perímetro.

A diferencia de un proyecto, el programa se refiere a un conjunto de proyectos que están vinculados entre sí. A través de la optimización de recursos y la coordinación precisa, deben permitir alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.

Cada proyecto suele ser gestionado por un gestor de proyectos. Cuando te enfrentas a varios gerentes de proyecto que necesitan ser coordinados, es un programa.

     D) Un ejemplo de programa: la traducción de letras en Deezer 

Pongamos un ejemplo concreto. La compañía de transmisión de música Deezer desarrolló recientemente una función de traducción de letras. Esto implicó una división de tareas: 

• Investigación para verificar intuiciones sobre la relevancia de esta característica
• Validación de la viabilidad del proyecto desde el punto de vista legal
• Establecer asociaciones con proveedores que proporcionan letras y traducciones
• Rediseño de la experiencia de usuario 
• Coordinación del lanzamiento con los equipos de producto y marketing
• Identificación de la optimización
• Análisis de los comentarios de los usuarios 

Por último, el desarrollo de esta función para mostrar la traducción de letras se puede ver como un programa, compuesto por diferentes proyectos. Estos se articulan con el fin de lograr la alineación estratégica para Deezer: 

• Mejorar la experiencia del usuario
• Aumento del tiempo de permanencia en la aplicación
• Prueba de innovación y ventaja competitiva

2. Comprender la diferencia entre la gestión de programas y la gestión de la cartera de proyectos

Imaginemos que manejamos un negocio como una colección de muñecas rusas. 

El proyecto forma parte del programa, que a su vez forma parte de la cartera de proyectos. Aquí hay una estructura que debería iluminarte:

1. Misión y Visión 
2. Estrategia
3. Cartera de proyectos
4. Programas
5. Proyectos 

La cartera de proyectos puede contener varios programas o varios proyectos, que pueden no ser interdependientes entre sí.

Sin embargo, al igual que ocurre con la gestión de programas, la gestión de una cartera de proyectos implica avanzar hacia una dirección estratégica para la empresa. Esto no ocurre necesariamente con un proyecto. Para saber más, lea nuestro artículo sobre los fundamentos de la gestión de cartera de proyectos.

3. ¿Por qué configurar la gestión de programas?

     A) Obtener una visión general

La puesta en marcha de la gestión de programas es una acción estructurante para la empresa. De hecho, la gestión de programas ofrece una visión general de los proyectos y, sobre todo, de sus interdependencias.

La coordinación de recursos financieros y humanos permite que los objetivos de cada proyecto estén alineados con la estrategia global de la empresa. La gestión de programas establece la estructura necesaria para coordinar, priorizar y gestionar las interdependencias de los proyectos, que a menudo son multifuncionales entre departamentos.

     B) Optimiza tus recursos

La implementación de la gobernanza de proyectos contribuye en gran medida a simplificar la asignación de recursos. Este es también el caso de la gestión de programas.

• Financiero:

La visión holística que ofrece la gestión de programas le ayuda a anticipar, asignar y adaptar sus presupuestos con total transparencia.

• Humano:

Evaluar las interdependencias entre proyectos te permite optimizar la distribución de tus empleados. Por lo tanto, sus talentos podrían evolucionar al mismo tiempo en varios proyectos de su programa. 

Esto tiene varias ventajas: 

• • Mejora de la satisfacción: proporciona una visión transparente de la organización y de las oportunidades multifuncionales, reforzando así la confianza
  • Ahorro de tiempo : el conocimiento de los entornos limita el tiempo de formación. Esto facilita las acciones grupales y permite avanzar simultáneamente en los diferentes proyectos.
  • Una ganancia financiera : se puede optimizar y reducir el gasto en formación y contratación

La plataforma Stafiz digitaliza la gestión de sus recursos y le permite alcanzar sus diversos objetivos:

• optimizar las tasas de ocupación,
• mantener a los empleados comprometidos,
• para tener visibilidad sobre los proyectos que realmente están en marcha, pero también predictivo para anticipar sus contrataciones.
• Respete los presupuestos de los proyectos gracias a una visión en tiempo real y prevista de los impactos financieros de todas sus acciones

=> Si prefieres ser guiado, echa un vistazo a nuestra guía para la gestión eficaz de recursos.

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     C) Mejorar el control de riesgos y oportunidades

La gestión de programas, al proporcionar una visión general, mejora la gestión de riesgos y oportunidades al permitir: 

• Mejorar la anticipación
• Posponer plazos cuando sea necesario
• Identificar oportunidades potenciales
• Gestione los conflictos que pueden afectar a toda la organización

Como herramienta de gestión de programas, Stafiz ofrece funciones para ayudarle a gestionar los riesgos y oportunidades de la mejor manera posible: 

• Alertas para identificar riesgos con anticipación
• Cuadros de mando completos para ayudarle a ganar flexibilidad y agilidad: puede cambiar fácilmente sus recursos en caso de riesgos o volver a priorizar sus proyectos
• Sincronización con el entorno de trabajo
• Seguimiento de órdenes de compra y facturas para un mejor seguimiento

4. ¿Cómo configurar una gestión óptima del programa?

     A) Compruebe la compatibilidad de su estructura con la gestión de programas

Si tiene la intención de implementar la gestión de programas en su empresa, asegúrese de que su estructura actual pueda soportar dicha metodología. De hecho, requiere muchos recursos y, por lo tanto, está dirigido a organizaciones con un alto nivel de madurez.

Guiar equipos, estructurar la organización y coordinar todo requiere un alto nivel de liderazgo y gestión .

Se necesitan recursos importantes, desde el punto de vista financiero y humano, para establecer una transversalidad óptima. Por último, es esencial contar con procesos de comunicación bien establecidos.

     B) Definir una estrategia clara

La implementación de una gestión eficaz de programas requiere sólidas habilidades de coordinación y la definición de un plan de acción preciso.

• Identificar objetivos

El primer paso es definir los objetivos e identificar los indicadores clave (KPI) que se utilizarán para evaluar su rendimiento. 

• Construir una hoja de ruta

El segundo paso requerirá que desarrolles una hoja de ruta que consista en:

• • La lista de proyectos que pertenecen al programa
  • Un calendario
  • Pasos clave
  • Objetivos estratégicos a los que responde el programa

La hoja de ruta es una excelente manera visual no solo de organizar, sino también de comunicar de manera efectiva su plan de acción dentro de la organización. Correr la voz es tan importante como el conocimiento.

• Planificar y ejecutar

El siguiente paso en la implementación de un programa de gestión incluirá: 

• • Planificación
  • Ejecución
  • Coordinación
  • Control

La coordinación de múltiples proyectos y el seguimiento se llevarán a cabo a lo largo del programa. Para ello, utiliza métricas precisas que te ayuden a evaluar el rendimiento, la eficacia y la rentabilidad de un programa.

Encontrarás varios tipos de métricas, aquí te dejamos algunas de ellas: 

• Métricas financieras : costo total del programa, retorno de la inversión
• Las métricas  operativas :  Tasa de finalización de tareas, duración media de los ciclos, etc.

     c) Designar un Gerente de Programa

Al igual que el gerente de proyecto para la gestión de proyectos, el papel del gerente de programa es coordinar el programa. Es importante nombrar rápidamente a este gerente a cargo del buen funcionamiento del programa, cuyas tareas son numerosas:

• Hojas de ruta de diseño
• Verificar que los proyectos sean coherentes con la visión estratégica de la empresa
• Seguimiento del progreso
• Coordinar a los gerentes de proyecto
• Organizar los recursos
• Gestione y reduzca el riesgo
• Analizar el éxito o el fracaso de los programas
• Identificar áreas de mejora

     D) Utilizar software adecuado 

En la gestión de proyectos, elegir una herramienta PPM (Portfolio Project Management) es crucial, ya que facilita la asignación y optimización de recursos.

En la gestión de programas, también se utilizará una herramienta dedicada. Stafiz es uno de ellos, y le permite apoyar tanto al director del programa como al equipo de gestión en todas las fases de la implementación.

Stafiz ofrece, entre otras, las siguientes características: 

• Gestión de recursos, dentro y entre los diferentes programas de la empresa
• Gestión de cargas
• Facturación entre equipos o entidades para facilitar el reconocimiento de ingresos y analizar con precisión las actividades comerciales  
• Análisis de proyectos posteriores a la implementación para determinar con mayor precisión los costos de los proyectos y medir la eficacia de los proyectos del programa

Descubre la gestión de proyectos en Stafiz

A menudo se implementa en grandes empresas con un alto nivel de madurez, programa la gestión de estructuras y maximiza la productividad.

Sin embargo, su dificultad de configuración puede ser un obstáculo, ya que requiere una organización rigurosa y objetivos definidos con precisión para mostrar beneficios reales.

Sin embargo, una progresión paso a paso, el nombramiento de un director de programa competente y el uso de un software potente y multitarea como Stafiz le ayudarán a implementar una gestión de programas óptima. Esto te permitirá optimizar tus recursos para ganar eficiencia y alcanzar tus objetivos estratégicos más rápido.