Programmmanagement und PPM/PPM: Probleme und Best Practices

Weniger bekannt als das Projekt- oder Portfoliomanagement, spielt das Programmmanagement dennoch eine entscheidende Rolle innerhalb eines Unternehmens. Es unterstützt das Erreichen strategischer Ziele für die Organisation.

Bevor wir dazu kommen, müssen wir jedoch verstehen, worum es geht. In diesem Artikel haben wir einen Leitfaden zusammengestellt, um zu verdeutlichen, was Programmmanagement ist und warum es für Ihr Unternehmen strategisch ist.

1. Verstehen Sie den Unterschied zwischen Programmmanagement und Projektmanagement

Oft mit Projektmanagement verwechselt, waren wir daran interessiert, das Programmmanagement neu zu definieren, um jegliches Verwirrungsrisiko zu vermeiden. 

     A) Definition des Begriffs "Programm"

Hier ist die vom Project Management Institute (PMI) vorgeschlagene Definition:

     B) Konkret: Was ist Programmmanagement?

Beim Programmmanagement geht es letztlich darum, eine Reihe miteinander verbundener Projekte zu koordinieren. Ihr gemeinsames Management bringt Vorteile mit sich, die sonst nicht zu erreichen wären, wie z. B. finanzielle und personelle Optimierungen.

     C) Projektmanagement vs. Programmmanagement

Ein Projekt besteht aus einer Abfolge von Aufgaben , um ein definiertes Ziel zu verwirklichen. Das Projektmanagement besteht also darin, sich mit diesem Perimeter auseinanderzusetzen.

Im Gegensatz zu einem Projekt bezieht sich das Programm auf eine Reihe von Projekten, die miteinander verknüpft sind. Durch Ressourcenoptimierung und präzise Abstimmung müssen sie es ermöglichen, strategische Ziele für das Unternehmen zu erreichen.

Jedes Projekt wird in der Regel von einem Projektmanager geleitet. Wenn Sie mit mehreren Projektmanagern konfrontiert sind, die koordiniert werden müssen, handelt es sich um ein Programm.

     D) Ein Beispiel für ein Programm: die Übersetzung von Texten bei Deezer 

Nehmen wir ein konkretes Beispiel. Das Musik-Streaming-Unternehmen Deezer hat kürzlich eine Funktion zur Übersetzung von Texten entwickelt. Dabei kam es zu einer Aufgabenteilung: 

• Forschung, um Intuitionen über die Relevanz dieser Funktion zu überprüfen
• Validierung der Tragfähigkeit des Projekts aus rechtlicher Sicht
• Aufbau von Partnerschaften mit Anbietern, die Texte und Übersetzungen anbieten
• Neugestaltung der User Experience 
• Abstimmung des Launches mit den Produkt- und Marketingteams
• Identifizierung der Optimierung
• Analyse des Nutzerfeedbacks 

Schließlich kann die Entwicklung dieser Funktion zur Anzeige der Übersetzung von Liedtexten als ein Programm angesehen werden, das aus verschiedenen Projekten besteht. Diese werden artikuliert, um eine strategische Ausrichtung für Deezer zu erreichen: 

• Verbesserung der Benutzererfahrung
• Erhöhte Zeit, die mit der App verbracht wird
• Beweis für Innovation und Wettbewerbsvorteil

2. Verstehen Sie den Unterschied zwischen Programmmanagement und Projektportfoliomanagement

Stellen wir uns vor, Sie führen ein Geschäft wie eine Sammlung russischer Puppen. 

Das Projekt ist Teil des Programms, das wiederum Teil des Projektportfolios ist. Hier ist eine Struktur, die Sie aufklären sollte:

1. Mission und Vision 
2. Strategie
3. Projektportfolio
4. Programme
5. Projekte 

Das Projektportfolio kann mehrere Programme oder mehrere Projekte enthalten, die nicht voneinander abhängig sein dürfen .

Wie beim Programmmanagement geht es bei der Verwaltung eines Projektportfolios jedoch um eine strategische Ausrichtung des Unternehmens. Das muss bei einem Projekt nicht unbedingt der Fall sein. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über die Grundlagen des Projektportfoliomanagements.

3. Warum ein Programmmanagement einrichten?

     A) Den Überblick behalten

Die Einrichtung eines Programmmanagements ist eine strukturierende Maßnahme für das Unternehmen. In der Tat bietet das Programmmanagement einen Überblick über Projekte und vor allem deren Abhängigkeiten.

Die Koordination der finanziellen und personellen Ressourcen ermöglicht es, die Ziele jedes Projekts mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang zu bringen. Das Programmmanagement schafft die notwendige Struktur, um Projektabhängigkeiten zu koordinieren, zu priorisieren und zu verwalten, die oft funktionsübergreifend zwischen den Abteilungen sind.

     B) Optimieren Sie Ihre Ressourcen

Die Implementierung von Projekt-Governance trägt wesentlich zur Vereinfachung der Ressourcenzuweisung bei. Dies gilt auch für das Programmmanagement.

• Finanziell:

Die ganzheitliche Sicht des Programmmanagements hilft Ihnen, Ihre Budgets in völliger Transparenz zu antizipieren, zu verteilen und anzupassen.

• Mensch:

Die Bewertung der Abhängigkeiten zwischen den Projekten ermöglicht es Ihnen, die Verteilung Ihrer Mitarbeiter zu optimieren. Ihre Talente könnten sich so gleichzeitig an mehreren Projekten in Ihrem Programm entwickeln. 

Dies hat mehrere Vorteile: 

• • Verbesserte Zufriedenheit : Dies ermöglicht einen transparenten Blick auf die Organisation und funktionsübergreifende Möglichkeiten und stärkt so das Vertrauen
  • Zeitersparnis : Die Kenntnis der Umgebungen begrenzt die Schulungszeit. Dies erleichtert Gruppenaktionen und ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig an den verschiedenen Projekten voranzukommen.
  • Finanzieller Gewinn : Die Ausgaben für Ausbildung und Rekrutierung können optimiert und gesenkt werden

Die Stafiz-Plattform digitalisiert Ihr Ressourcenmanagement und ermöglicht es Ihnen, Ihre verschiedenen Ziele zu erreichen:

• die Auslastung zu optimieren,
• Mitarbeiter bei der Stange halten,
• um Transparenz über Projekte zu haben, die tatsächlich im Gange sind, aber auch vorausschauend, um Ihre Rekrutierungen zu antizipieren.
• Respektieren Sie die Projektbudgets dank einer Echtzeit- und prognostizierten Vision der finanziellen Auswirkungen all Ihrer Maßnahmen

=> Wenn Sie es vorziehen, sich führen zu lassen, lesen Sie unseren Leitfaden für effektives Ressourcenmanagement.

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     C) Verbesserung der Kontrolle über Risiken und Chancen

Das Programmmanagement verbessert durch die Bereitstellung eines Überblicks das Risiko- und Chancenmanagement, indem es Folgendes ermöglicht: 

• Verbessern Sie die Vorfreude
• Um Fristen bei Bedarf zu verschieben
• Identifizieren Sie potenzielle Chancen
• Bewältigen von Konflikten , die sich auf die gesamte Organisation auswirken können

Als Programmmanagement-Tool bietet Stafiz Funktionen, die Ihnen helfen, Risiken und Chancen bestmöglich zu managen: 

• Warnungen zur frühzeitigen Identifizierung von Risiken
• Umfassende Dashboards, die Ihnen helfen, Flexibilität und Agilität zu gewinnen: Sie können Ihre Ressourcen bei Risiken einfach verschieben oder Ihre Projekte neu priorisieren
• Synchronisation mit der Arbeitsumgebung
• Verfolgung von Bestellungen und Rechnungen zur besseren Nachverfolgung

4. Wie richte ich ein optimales Programmmanagement ein?

     A) Überprüfen Sie die Kompatibilität Ihrer Struktur mit dem Programmmanagement

Wenn Sie beabsichtigen, Programmmanagement in Ihrem Unternehmen zu implementieren, stellen Sie sicher, dass Ihre aktuelle Struktur eine solche Methodik unterstützen kann. In der Tat benötigt es viele Ressourcen und richtet sich daher an Organisationen mit einem hohen Reifegrad.

Teams zu führen, die Organisation zu strukturieren und alles zu koordinieren, erfordert ein hohes Maß an Führung und Management .

In finanzieller und personeller Hinsicht sind erhebliche Ressourcen erforderlich , um eine optimale Transversalität zu gewährleisten. Schließlich sind gut etablierte Kommunikationsprozesse unerlässlich.

     B) Definieren Sie eine klare Strategie

Die Implementierung eines effektiven Programmmanagements erfordert ausgeprägte Koordinationsfähigkeiten und die Definition eines präzisen Maßnahmenplans.

• Ziele identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, die Ziele zu definieren und die Schlüsselindikatoren (KPIs) zu identifizieren, die zur Bewertung ihrer Leistung verwendet werden. 

• Erstellen Sie eine Roadmap

Im zweiten Schritt müssen Sie eine Roadmap entwickeln, die aus folgenden Elementen besteht:

• • Die Liste der Projekte, die zum Programm gehören
  • Ein Kalender
  • Wichtige Schritte
  • Strategische Ziele, auf die das Programm ausgerichtet ist

Die Roadmap ist eine großartige visuelle Möglichkeit, Ihren Aktionsplan nicht nur zu organisieren, sondern auch effektiv innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren. Die Bekanntmachung ist genauso wichtig wie das Know-how.

• Planen und Ausführen

Der nächste Schritt bei der Implementierung eines Programmmanagements umfasst: 

• • Planung
  • Ausführung
  • Koordination
  • Steuerung

Die Koordinierung mehrerer Projekte und die Überwachung werden während der gesamten Laufzeit des Programms erfolgen. Verwenden Sie zu diesem Zweck genaue Metriken, die Ihnen helfen, die Leistung, Effektivität und Rentabilität eines Programms zu bewerten.

Sie finden verschiedene Arten von Metriken, hier sind einige davon: 

• Finanzkennzahlen : Gesamtkosten des Programms, Return on Investment
• Operative Metriken : die Erledigungsrate von Aufgaben, die durchschnittliche Zeit eines Zyklus

     c) Benennen Sie einen Programmmanager

Wie der Projektmanager für das Projektmanagement besteht die Aufgabe des Programmmanagers darin, das Programm zu koordinieren. Es ist wichtig, schnell diesen Manager zu ernennen, der für den reibungslosen Ablauf des Programms verantwortlich ist und dessen Aufgaben zahlreich sind:

• Entwerfen von Roadmaps
• Stellen Sie sicher, dass die Projekte mit der strategischen Vision des Unternehmens übereinstimmen
• Verfolgen Sie den Fortschritt
• Koordination von Projektmanagern
• Organisieren von Ressourcen
• Risiken managen und reduzieren
• Analysieren Sie den Erfolg oder Misserfolg von Programmen
• Identifizieren Sie verbesserungswürdige Bereiche

     D) Verwenden Sie geeignete Software 

Im Projektmanagement ist die Wahl eines PPM-Tools (Portfolio Project Management) von entscheidender Bedeutung, da es die Zuweisung und Optimierung von Ressourcen erleichtert.

Auch im Programmmanagement wird ein eigenes Tool zum Einsatz kommen. Stafiz ist eines davon und ermöglicht es Ihnen, sowohl den Programmmanager als auch das Managementteam in allen Phasen der Implementierung zu unterstützen.

Stafiz bietet unter anderem folgende Funktionen: 

• Ressourcenmanagement, innerhalb und über verschiedene Programme im Unternehmen hinweg
• Verwaltung von Abhängigkeiten
• Team- oder unternehmensübergreifende Abrechnung, um die Umsatzrealisierung zu erleichtern und Geschäftsaktivitäten genau zu analysieren  
• Projektanalyse nach der Implementierung, um Projekte genauer zu kalkulieren und die Effektivität von Programmprojekten zu messen

Entdecken Sie das Projektmanagement in Stafiz

Oft in großen Unternehmen mit hohem Reifegrad implementiert, strukturiert und maximiert das Programmmanagement die Produktivität.

Die Schwierigkeit bei der Einrichtung kann jedoch ein Hindernis sein, da es eine strenge Organisation und genau definierte Ziele erfordert, um echte Vorteile zu zeigen.

Dennoch helfen Ihnen eine schrittweise Vorgehensweise, die Ernennung eines kompetenten Programmmanagers und der Einsatz einer leistungsstarken und multitaskingfähigen Software wie Stafiz bei der Umsetzung eines optimalen Programmmanagements. Auf diese Weise können Sie Ihre Ressourcen optimieren, um die Effizienz zu steigern und Ihre strategischen Ziele schneller zu erreichen.