Waarom een ERP implementeren voor dienstverlenende bedrijven?
1 - Wat is een ERP voor een dienstverlenend bedrijf?
De definitie van een ERP is als volgt: Enterprise Resource Planning.
Achter het acroniem schuilt een preciezere definitie van wat een ERP is. Het is software waarmee je een hele reeks bedrijfsprocessen kunt beheren vanaf één enkel platform. Een ERP is dus managementsoftware die ontworpen is om bedrijfsbeheer te vergemakkelijken.
Er zijn vele soorten ERP aangepast aan elk type bedrijf. De functionaliteiten en bijdragen van het ERP zullen variëren afhankelijk van de behoeften van de gebruikers. Een ERP voor een dienstverlenend bedrijf beheert het bedrijf van voorverkoop tot facturatie. Dit type ERP zal alleen functies bieden die zijn aangepast aan dienstverlenende bedrijven. Geen voorraadbeheer bijvoorbeeld, wat een functie is die is aangepast aan de verkoop van goederen in plaats van de levering van diensten.
Ontdek onze ERP Gids voor nog meer details!
ERP voor dienstverlenende bedrijven biedt de volgende functionaliteiten :
- Beheer van werknemers
- Pre-sales beheer
- Personeelsschema's en werkdruk beheren
- Tijd- en taakbeheer
- Projectbeheer
- Inkoop en uitgavenbeheer
- Vakantiebeheer
- Contractbeheer
- Factuurbeheer
- Financiële rapportage
Een ERP kan ook CRM-functies (Customer Relationship Management) bieden om verkoopprocessen te beheren.
2 - Wat zijn de voordelen van ERP voor een dienstverlenend bedrijf?
Je kunt 3 grote voordelen verwachten van een ERP-systeem:
a. Tijd besparen door processen te automatiseren
ERP maakt het mogelijk om de processen van een dienstverlenend bedrijf te automatiseren. Tegelijkertijd vermindert het de tijd die aan deze processen wordt besteed aanzienlijk.
Door workflows (taakstromen) te creëren, maakt ERP het mogelijk om acties eenvoudig en automatisch te verdelen. Een werknemer die bijvoorbeeld een onkostendeclaratie indient, hoeft de gegevens niet zelf naar de goedkeurder te sturen. ERP organiseert het goedkeuringscircuit tot en met de geautomatiseerde verwerking in de financiële afdeling.
Omdat elk proces systematisch wordt geautomatiseerd, worden repetitieve taken verminderd voor al het personeel dat het ERP gebruikt. Iedereen bespaart tijd en is productiever. De grootste productiviteitswinst wordt geboekt door administratieve managers. Er kunnen meerdere werkdagen per maand worden bespaard.
b. Vereenvoudiging van processen
ERP automatiseert niet alleen taken, maar vereenvoudigt ook processen. Door taken te decentraliseren en gebruikers met elkaar te verbinden, worden processen beter georganiseerd en geoptimaliseerd. De implementatie van een ERP gaat vaak gepaard met een herziening van de processen. Hierdoor kunnen mogelijkheden voor vereenvoudiging worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld door het verminderen van onnodige stappen in een proces of door het te reorganiseren om het efficiënter te maken.
Omdat gebruikers taken op afstand kunnen uitvoeren, vereenvoudigt het de organisatie door asynchroon werken aan te moedigen, uitgevoerd door de juiste mensen op het juiste moment.
c. Alle informatie beschikbaar in realtime
Het enorme voordeel van een ERP is de mogelijkheid om realtime inzicht te geven in het bedrijf. Door alle bedrijfsgegevens met elkaar te verbinden, levert de software de juiste informatie, afhankelijk van de behoefte, en biedt het indicatoren waarmee de prestaties van het bedrijf kunnen worden gecontroleerd en verbeterd.
Informatie over voorverkoop wordt bijvoorbeeld weergegeven naast verkoopgegevens die al besteld zijn om beter te kunnen anticiperen op prognoses. Bij de analyse van projectmarges wordt niet alleen rekening gehouden met de salarissen van het personeel, maar ook met de aankopen die door een andere module zijn gedaan, zodat de werkelijke marge wordt weergegeven.
Een ERP voor een dienstverlenend bedrijf kan belangrijke indicatoren weergeven, zoals de werklast van werknemers, projectmarges, winst- en verliesrekeningen per activiteit, omzet behaald door elke werknemer, enz...
ERP biedt zichtbaarheid van de werkelijke prestaties, meestal met de optie om de informatie te filteren op criteria (per periode, per activiteit, enz.). Als de software ook planningen en personeel beheert, kan het inzicht geven in de verwachte prestaties.
La Stafiz platform voor het beheren van uw bedrijf stelt je in staat tijd te besparen door processen te automatiseren en volledige, realtime zichtbaarheid van je rapportage en kosten te bieden.
3 - Hoe zet je een ERP-systeem op :
Het implementeren van een ERP-systeem lijkt misschien een ontmoedigende taak. Maar het is eigenlijk eenvoudiger dan het klinkt. De teams van de ERP-uitgever staan altijd klaar om klanten op weg te helpen en ervoor te zorgen dat de overgang soepel verloopt.
De duur varieert afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project, maar over het algemeen duurt het tussen de 1 en 4 maanden om een ERP-systeem voor dienstverlenende bedrijven te implementeren.
Fase 1: behoeften en beslissingen begrijpen
De 1e fase is de scopingfase: we moeten begrijpen hoe de verschillende processen werken en valideren of er mogelijkheden zijn om ze te verbeteren en te vereenvoudigen. Dit houdt in dat we de verschillende workflows en hun fases vaststellen en vervolgens definiëren hoe deze processen zullen worden uitgevoerd in het ERP.
Je moet ook de aangepaste velden vastleggen die zullen worden aangemaakt in het ERP. De meeste van deze toepassingen zijn zeer aanpasbaar. Het is belangrijk om deze aanpassingslaag te herzien, zodat vanaf het begin het juiste detailniveau kan worden geïmporteerd. Elk bedrijf houdt bijvoorbeeld andere informatie bij over zijn klanten: de sectoren zijn niet hetzelfde en de termen die worden gebruikt om ze te classificeren kunnen specifiek zijn. De velden in de klantendossiers moeten daarom op elkaar worden afgestemd in termen van personalisatie.
De volgende stap is het bepalen van de juiste strategie voor het importeren van gegevens. Over het algemeen worden bij het uitrollen van een nieuw ERP de historische gegevens geïmporteerd om ervoor te zorgen dat ze up-to-date zijn. Het is dan mogelijk om vergelijkende analyses te maken met prestaties uit het verleden. De gegevensimportstrategie maakt het mogelijk om te definiëren welke gegevens geïmporteerd moeten worden en in welke volgorde, zodat bij de go-live iedereen consistente gegevens kan vinden en de overgang zo soepel mogelijk verloopt.
Stap 2: Instellingen en gegevensimport
Zodra de strategie voor het importeren van gegevens duidelijk is, moeten de bestaande gegevens worden omgezet in gegevens die kunnen worden geïmporteerd in het ERP-systeem. Over het algemeen worden deze database-importen rechtstreeks uitgevoerd door Excel, wat de verwerking vereenvoudigt. Het enige wat je hoeft te doen, is de bestaande velden matchen met de nieuwe ERP-velden. Uitgevers zullen je hier vaak bij helpen, of het zelfs voor je doen, omdat het werk veel eenvoudiger is als je een goede kennis hebt van hoe databases werken.
Naast de invoer zorgen alle instellingen ervoor dat u uw behoeften kunt afstemmen op de manier waarop de software werkt: teams en rollen aanmaken, de vaardigheden van uw profielen integreren, vakantiesaldo's bijwerken, specifieke rechten en toegang per profiel instellen... er zijn veel instellingen om de toegang aan te passen zodat alles goed werkt bij de go-live. Nogmaals, je staat er niet alleen voor. Je wordt ondersteund door de consultingteams van je ERP-uitgever.
Fase 3: Go-live en training
Tot slot, als alle gegevens zijn ingevoerd en er een acceptatietest is uitgevoerd, begint de go-live fase.
Medewerkers krijgen toegang en er wordt training gegeven om elk type profiel zo snel mogelijk autonoom te maken.
Deze fase is essentieel voor het beheren van veranderingen. Je moet ervoor zorgen dat alle profielen gemakkelijk met het systeem overweg kunnen. Ook hier is de ondersteuning door de teams van de ERP-uitgever essentieel voor het geven van training en het beantwoorden van vragen van gebruikers.
Tot slot moet je regelmatig controles plannen met de ondersteuningsteams, vooral in de eerste paar weken, omdat dan de meeste vragen rijzen. Je moet ervoor zorgen dat je genoeg bandbreedte krijgt van de ondersteuningsteams, zodat je niet vastloopt en de nodige configuratieaanpassingen maakt.
__________________________________________________________________________________________
Als je een adviesbureau bent, kom dan meer te weten over je bedrijf:
ERP voor consulting: de juiste tool voor jou!
Als je een ESN bent, kom dan meer te weten over je bedrijf:
Stafiz is iets voor jou: ERP voor ESN
