¿Por qué implantar un software ERP para empresas de servicios?

1 – ¿Qué es un ERP para una empresa de servicios?

La definición de un ERP es la siguiente: Planificación de Recursos Empresariales.

Además del acrónimo, es necesario definir con más precisión qué es un ERP. Es un software que permite la gestión de todo un conjunto de procesos de la empresa dentro de la misma plataforma. Un ERP es, por tanto, una solución de software de gestión diseñada para facilitar la gestión empresarial.

Hay muchos tipos de ERP adaptados a cada tipo de negocio. Las funcionalidades y las contribuciones del ERP variarán en función de las necesidades de los usuarios. Un ERP para una empresa de servicios permitirá gestionar la actividad desde la preventa hasta la facturación de los servicios. Este tipo de ERP sólo ofrecerá funcionalidades adaptadas a las empresas de servicios. Por ejemplo, no hay gestión de inventarios, que es una funcionalidad adaptada a la venta de productos y no a la prestación de servicios.

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Los ERP para empresas de servicios ofrecerán las siguientes características:

• Gestión de empleados
• Gestión de preventa
• Gestión del horario y la carga de trabajo de los empleados
• Gestión del tiempo y de las tareas
• Gestión de proyectos
• Gestión de compras y gastos
• Gestión de ausencias
• Gestión de contratos
• Gestión de la facturación
• Informes Financieros

Un ERP también puede ofrecer funciones de CRM (Customer Relationship Management) para gestionar los procesos empresariales.

2 – ¿Cuáles son las ventajas de un ERP para una empresa de servicios?

Puedes esperar 3 beneficios principales de un ERP:

a. Ahorro de tiempo gracias a la automatización de procesos

El ERP permite automatizar los procesos de una empresa de servicios. De igual manera, el tiempo dedicado a estos procesos puede reducirse considerablemente.

Mediante la creación de flujos de trabajo, el ERP permite distribuir las acciones de forma fácil y automática. Por ejemplo, un empleado que presenta un informe de gastos no tiene que enviar los detalles al aprobador. El ERP organiza el circuito de aprobación hasta que se procesa automáticamente en el área de finanzas.

Al automatizar sistemáticamente cada proceso, se reducen las tareas repetitivas para todos los empleados que utilizan el ERP. Todo el mundo ahorra tiempo y es más productivo. Los mayores aumentos de productividad los experimentan los gestores administrativos. Se pueden ahorrar varios días de trabajo al mes.

b. Simplificación de procesos

Además de automatizar las tareas, el ERP simplifica los procesos. Gracias a la descentralización de las tareas y a la conexión que crea entre los usuarios, los procesos están mejor organizados y optimizados. La implantación de un sistema ERP suele ser sinónimo de una revisión de los procesos. Esta revisión identifica las oportunidades de simplificación, por ejemplo, reducir los pasos innecesarios de un proceso o reorganizarlo para hacerlo más eficiente.

Dado que los usuarios pueden avanzar en las tareas mientras trabajan de forma remota, ayuda a simplificar la organización al permitir el trabajo asincrónico, realizado por las personas adecuadas en el mejor momento para ellos.

c. Toda la información disponible en tiempo real

La gran ventaja de un ERP es su capacidad de dar visibilidad al negocio en tiempo real. Al conectar todos los datos de la actividad entre sí, el software proporciona la información adecuada, según la necesidad, y ofrece indicadores que permiten monitorizar y mejorar el rendimiento de la empresa.

Por ejemplo, la información de preventa se mostrará junto a los datos de ventas ya pedidos para anticipar mejor la previsión. El análisis del margen del proyecto tendrá en cuenta los salarios de los empleados, pero también las compras que provienen de otro módulo para mostrar el margen real.

Un ERP para una empresa de servicios puede mostrar indicadores clave, como la carga de trabajo de los empleados, los márgenes de los proyectos, los resultados por actividad, el volumen de negocio alcanzado por cada empleado, etc...

El ERP da visibilidad sobre el rendimiento alcanzado, con la posibilidad de filtrar la información según criterios (a lo largo de un período, en un ámbito de actividad, etc.). Cuando el software también tiene la gestion de los horarios y la dotacion de personal, puede dar visibilidad sobre el rendimiento previsto.

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3 – Configurar un ERP, cómo funciona:

La implantación de un ERP puede parecer una tarea de gran magnitud. Pero en realidad es más fácil de lo que parece. Los equipos del proveedor de ERP están siempre disponibles para apoyar a los clientes durante la fase de inicio y para garantizar que el cambio se realice sin problemas.

La duración varía en función del tamaño y la complejidad, pero suele tardar entre 1 y 4 meses de proyecto de implantación de ERP para empresas de servicios.

Paso 1: Comprender las necesidades y las decisiones

El 1er^{paso es} el del alcance: hay que entender cómo funcionan los diferentes procesos y validar si hay oportunidades para mejorarlos y simplificarlos. Por lo tanto, es necesario establecer los diferentes flujos de trabajo y sus pasos, y luego definir cómo se llevarán a cabo estos procesos en el ERP.

También es necesario establecer los campos a medida que se crearán en el ERP. La mayoría de estos programas son muy adaptables. Es importante revisar esta capa de personalización para poder importar el nivel de detalle adecuado desde el principio. Por ejemplo, cada empresa hace un seguimiento de la información de sus clientes diferente: los sectores no son los mismos, los términos utilizados para clasificarlos pueden ser específicos. Por lo tanto, los campos de los registros de clientes deben estar alineados en términos de personalización.

El siguiente paso es definir la estrategia de importación de datos adecuada. Generalmente, cuando se implementa un nuevo ERP, el historial se importa para tener datos actualizados. A continuación, es posible realizar análisis comparativos con los rendimientos anteriores. La estrategia de importación de datos permite definir qué datos deben importarse y en qué orden para que, en el momento de la puesta en marcha, todo el mundo encuentre los datos coherentes y que el cambio se produzca de la forma más natural posible.

Paso 2: Configuración de datos e importaciones

Una vez que se ha aclarado la estrategia de importación de datos, los datos existentes deben transferirse a datos que se puedan importar al ERP. Por lo general, estas importaciones de bases de datos se realizan directamente mediante Excel, lo que simplifica el procesamiento. Simplemente haga coincidir los campos existentes con los nuevos campos del ERP. A menudo, los editores te ayudarán en este tema o incluso lo harán por ti, porque el trabajo es mucho más fácil cuando tienes un buen conocimiento de cómo funcionan las bases de datos.

Más allá de las importaciones, todas las configuraciones le permitirán alinear sus necesidades con el funcionamiento del software: creación de equipos, roles, integración de las habilidades de sus perfiles, actualización de los saldos de vacaciones, configuración de derechos y accesos específicos según los perfiles... muchas configuraciones te permiten ajustar los accesos para que todo funcione bien en el momento de la puesta en marcha. En este paso tampoco estarás solo, los equipos de consultoría de tu editor de ERP te acompañan.

Paso 3: Puesta en marcha y formación

Finalmente, una vez que se han ingresado todos los datos y se ha realizado una certificación (pruebas de cumplimiento), viene la etapa de puesta en marcha.

Se da acceso a los empleados y se lleva a cabo una formación que permita la autonomía de cada tipo de perfil lo más rápido posible.

Esta etapa es vital en la gestión del cambio. Es importante garantizar que todos los perfiles puedan acostumbrarse fácilmente al sistema. Una vez más, el apoyo de los equipos de los editores de ERP es crucial para proporcionar formación y respuestas a las preguntas de los usuarios.

Por último, hay que programar controles regulares con los equipos de asistencia, especialmente en las primeras semanas, ya que es cuando surgen más preguntas. Es necesario asegurarse de que los equipos de asistencia técnica te proporcionen el ancho de banda suficiente para que no se quede atascado y realice los ajustes de configuración necesarios.

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