¿Por qué implantar un software ERP para empresas de servicios?
1 - ¿Qué es un ERP para una empresa de servicios?
La definición de un ERP es la siguiente Planificación de Recursos Empresariales.
Además del acrónimo, es necesario definir con más precisión qué es un ERP. Es un software que permite la gestión de todo un conjunto de procesos de la empresa dentro de la misma plataforma. Un ERP es, por tanto, una solución de software de gestión diseñada para facilitar la gestión empresarial.
Hay muchos tipos de ERP adaptados a cada tipo de negocio. Las funcionalidades y las contribuciones del ERP variarán en función de las necesidades de los usuarios. Un ERP para una empresa de servicios permitirá gestionar la actividad desde la preventa hasta la facturación de los servicios. Este tipo de ERP sólo ofrecerá funcionalidades adaptadas a las empresas de servicios. Por ejemplo, no hay gestión de inventarios, que es una funcionalidad adaptada a la venta de productos y no a la prestación de servicios.
Descubre nuestro Guía del ERP para más información.
El ERP para empresas de servicios ofrecerá las siguientes funcionalidades :
- Gestión de los empleados
- Gestión preventa
- Gestión de los horarios y la carga de trabajo del personal
- Gestión del tiempo y de las tareas
- Gestión de proyectos
- Gestión de compras y gastos
- Gestión de ausencias
- Gestión de contratos
- Gestión de la facturación
- Información financiera
Un ERP también puede ofrecer funciones CRM (gestión de las relaciones con los clientes) para gestionar los procesos de venta.
2 - ¿Cuáles son las ventajas del ERP para una empresa de servicios?
Puedes esperar 3 beneficios principales de un ERP:
a. Ahorre tiempo automatizando procesos
El ERP permite automatizar los procesos de una empresa de servicios. De igual manera, el tiempo dedicado a estos procesos puede reducirse considerablemente.
Mediante la creación de flujos de trabajo, el ERP permite distribuir las acciones de forma fácil y automática. Por ejemplo, un empleado que presenta un informe de gastos no tiene que enviar los detalles al aprobador. El ERP organiza el circuito de aprobación hasta que se procesa automáticamente en el área de finanzas.
Al automatizar sistemáticamente cada proceso, se reducen las tareas repetitivas para todos los empleados que utilizan el ERP. Todo el mundo ahorra tiempo y es más productivo. Los mayores aumentos de productividad los experimentan los gestores administrativos. Se pueden ahorrar varios días de trabajo al mes.
b. Procesos simplificados
Además de automatizar las tareas, el ERP simplifica los procesos. Gracias a la descentralización de las tareas y a la conexión que crea entre los usuarios, los procesos están mejor organizados y optimizados. La implantación de un sistema ERP suele ser sinónimo de una revisión de los procesos. Esta revisión identifica las oportunidades de simplificación, por ejemplo, reducir los pasos innecesarios de un proceso o reorganizarlo para hacerlo más eficiente.
Como los usuarios pueden trabajar en tareas a distancia, simplifica la organización al fomentar el trabajo asíncrono, realizado por las personas adecuadas en el momento adecuado.
c. Toda la información disponible en tiempo real
La enorme ventaja de un ERP es su capacidad para proporcionar visibilidad de la empresa en tiempo real. Al conectar todos los datos empresariales entre sí, el software proporciona la información adecuada, según las necesidades, y ofrece indicadores que permiten supervisar y mejorar el rendimiento de la empresa.
Por ejemplo, la información de preventa se mostrará junto a los datos de ventas ya pedidos para anticipar mejor la previsión. El análisis del margen del proyecto tendrá en cuenta los salarios de los empleados, pero también las compras que provienen de otro módulo para mostrar el margen real.
Un ERP para una empresa de servicios puede mostrar indicadores clave, como la carga de trabajo de los empleados, los márgenes de los proyectos, los resultados por actividad, el volumen de negocio alcanzado por cada empleado, etc...
El ERP proporciona visibilidad del rendimiento real, normalmente con la opción de filtrar la información según criterios (por periodo, por actividad, etc.). Si el programa también gestiona los calendarios y el personal, puede proporcionar visibilidad del rendimiento previsto.
La Plataforma Stafiz para la gestión de su empresa le ahorra tiempo automatizando procesos y proporcionando una visibilidad completa y en tiempo real de sus informes y costes.
3 - Cómo crear un sistema ERP :
La implantación de un ERP puede parecer una tarea de gran magnitud. Pero en realidad es más fácil de lo que parece. Los equipos del proveedor de ERP están siempre disponibles para apoyar a los clientes durante la fase de inicio y para garantizar que el cambio se realice sin problemas.
La duración varía en función del tamaño y la complejidad del proyecto, pero por lo general se tarda entre 1 y 4 meses en implantar un sistema ERP para empresas de servicios.
Etapa 1: Comprender las necesidades y las decisiones
La 1ª etapa es la de delimitación del alcance: hay que entender cómo funcionan los distintos procesos y validar si hay posibilidades de mejorarlos y simplificarlos. Se trata de establecer los distintos flujos de trabajo y sus etapas y, a continuación, definir cómo se llevarán a cabo estos procesos en el sistema ERP.
También es necesario establecer los campos a medida que se crearán en el ERP. La mayoría de estos programas son muy adaptables. Es importante revisar esta capa de personalización para poder importar el nivel de detalle adecuado desde el principio. Por ejemplo, cada empresa hace un seguimiento de la información de sus clientes diferente: los sectores no son los mismos, los términos utilizados para clasificarlos pueden ser específicos. Por lo tanto, los campos de los registros de clientes deben estar alineados en términos de personalización.
El siguiente paso consiste en definir la estrategia de importación de datos adecuada. Por lo general, cuando se implanta un nuevo ERP, se importan los datos históricos para asegurarse de que están actualizados. De este modo, es posible realizar análisis comparativos con el rendimiento pasado. La estrategia de importación de datos permite definir qué datos deben importarse y en qué orden, de modo que, cuando llegue el momento de la puesta en marcha, todo el mundo pueda encontrar datos coherentes y el cambio se realice de la forma más fluida posible.
Etapa 2: Ajustes e importación de datos
Una vez aclarada la estrategia de importación de datos, hay que convertir los datos existentes en datos que puedan importarse al sistema ERP. Por lo general, estas importaciones de bases de datos se realizan directamente con Excel, lo que simplifica el proceso. Todo lo que hay que hacer es emparejar los campos existentes con los nuevos campos del ERP. Los editores a menudo le ayudarán con esto, o incluso lo harán por usted, porque el trabajo es mucho más sencillo cuando se tiene un buen conocimiento de cómo funcionan las bases de datos.
Más allá de las importaciones, todas las configuraciones le permitirán alinear sus necesidades con el funcionamiento del software: creación de equipos, roles, integración de las habilidades de sus perfiles, actualización de los saldos de vacaciones, configuración de derechos y accesos específicos según los perfiles... muchas configuraciones te permiten ajustar los accesos para que todo funcione bien en el momento de la puesta en marcha. En este paso tampoco estarás solo, los equipos de consultoría de tu editor de ERP te acompañan.
Fase 3: Puesta en marcha y formación
Por último, una vez que se han introducido todos los datos y se ha realizado una prueba de aceptación, comienza la fase de puesta en marcha.
Se facilita el acceso a los empleados y se imparte formación para que cada tipo de perfil adquiera autonomía lo antes posible.
Esta etapa es vital en la gestión del cambio. Es importante garantizar que todos los perfiles puedan acostumbrarse fácilmente al sistema. Una vez más, el apoyo de los equipos de los editores de ERP es crucial para proporcionar formación y respuestas a las preguntas de los usuarios.
Por último, hay que programar controles regulares con los equipos de asistencia, especialmente en las primeras semanas, ya que es cuando surgen más preguntas. Es necesario asegurarse de que los equipos de asistencia técnica te proporcionen el ancho de banda suficiente para que no se quede atascado y realice los ajustes de configuración necesarios.
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