Warum ERP für Dienstleistungsunternehmen implementieren?

1 - Was ist ein ERP für ein Dienstleistungsunternehmen?

Die Definition von ERP lautet wie folgt: Enterprise Resource Planning, oder Integrierte Verwaltungssoftware auf Deutsch.

Hinter dem Akronym muss man genauer definieren, was ein ERP-System ist. Es ist eine Software, die es ermöglicht, eine ganze Reihe von Geschäftsprozessen innerhalb einer einzigen Plattform zu verwalten. Ein ERP ist also eine Softwarelösung für das Management, die die Verwaltung des Geschäfts erleichtern soll.

Es gibt viele verschiedene ERP-Typen, die für jede Art von Beruf geeignet sind. Die Funktionen und der Nutzen des ERP-Systems variieren je nach den Bedürfnissen der Nutzer. Ein ERP-System für ein Dienstleistungsunternehmen ermöglicht die Verwaltung der Geschäftstätigkeit vom Vorverkauf bis zur Rechnungsstellung. Diese Art von ERP wird nur Funktionen anbieten, die für Dienstleistungsunternehmen geeignet sind. Keine Lagerverwaltung zum Beispiel, die eine Funktionalität ist, die eher für den Verkauf von Waren als für die Erbringung von Dienstleistungen geeignet ist.

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ERP-Systeme für Dienstleistungsunternehmen werden Folgendes bieten. die folgenden Funktionen anbieten :

• Verwaltung von Mitarbeitern
• Pre-Sales-Management
• Verwaltung der Planung und Auslastung der Mitarbeiter
• Zeit- und Aufgabenmanagement
• Projektmanagement
• Verwaltung von Einkäufen und Ausgaben
• Verwaltung von Urlauben
• Verwaltung von Verträgen
• Verwaltung der Rechnungsstellung
• Finanzielle Berichterstattung

Ein ERP-System kann auch CRM-Funktionen (Customer Relationship Management) zur Verwaltung von Geschäftsprozessen bieten.

2 - Was sind die Vorteile eines ERP-Systems für ein Dienstleistungsunternehmen?

Von einem ERP-System können Sie drei wesentliche Vorteile erwarten:

a. Zeitersparnis durch Automatisierung von Prozessen

ERP ermöglicht es, die Prozesse eines Dienstleistungsunternehmens zu automatisieren. Dadurch wird die Zeit, die für die Arbeit an diesen Prozessen aufgewendet werden muss, erheblich reduziert.

Durch das Erstellen von Workflows (Aufgabenströmen) ermöglicht das ERP-System eine einfache und automatische Verteilung von Aktionen. Beispielsweise muss ein Mitarbeiter, der eine Spesenabrechnung einreicht, nicht selbst die Details an den Genehmigenden schicken. Das ERP organisiert den Genehmigungskreislauf bis hin zur automatisierten Bearbeitung in der Finanzabteilung.

Da jeder Prozess systematisch automatisiert ist, werden sich wiederholende Aufgaben für alle Mitarbeiter, die das ERP-System nutzen, reduziert. Jeder gewinnt an Zeit und Produktivität. Die größten Produktivitätsgewinne werden bei den Verwaltungsleitern erzielt. Mehrere Arbeitstage pro Monat können so eingespart werden.

b. Eine Vereinfachung der Prozesse

Über die Automatisierung von Aufgaben hinaus bringt ERP eine Vereinfachung der Prozesse mit sich. Durch die Dezentralisierung von Aufgaben und die Verbindung, die es zwischen den Benutzern herstellt, werden die Prozesse besser organisiert und optimiert. Die Einführung eines ERP-Systems ist oft gleichbedeutend mit einer Überprüfung der Prozesse. Sie ermöglicht es, Möglichkeiten zur Vereinfachung zu identifizieren, indem z. B. unnötige Schritte in einem Prozess reduziert oder der Prozess neu organisiert wird, um ihn effizienter zu gestalten.

Da die Nutzer Aufgaben vorantreiben können, während sie sich an einem anderen Ort befinden, vereinfacht es die Organisation, indem es asynchrone Arbeit fördert, die von den richtigen Personen zur für sie besten Zeit erledigt wird.

c. Alle Informationen in Echtzeit verfügbar

Der enorme Vorteil eines ERP-Systems ist seine Fähigkeit, in Echtzeit Einblick in die Geschäftstätigkeit zu gewähren. Indem die Software alle Geschäftsdaten miteinander verbindet, liefert sie je nach Bedarf die richtigen Informationen und bietet Indikatoren, mit denen sich die Leistung des Unternehmens verfolgen und verbessern lässt.

Zum Beispiel werden Informationen aus dem Vorverkauf parallel zu den bereits bestellten Verkaufsdaten angezeigt, um die Prognose besser zu antizipieren. Die Analyse der Projektmarge wird die Gehälter der Mitarbeiter, aber auch die Einkäufe, die aus einem anderen Modul kommen, berücksichtigen, um die tatsächliche Marge anzuzeigen.

Ein ERP-System für ein Dienstleistungsunternehmen ermöglicht die Anzeige von Schlüsselindikatoren, wie z. B. die Auslastung der Mitarbeiter, Projektmargen, Gewinn- und Verlustrechnungen nach Aktivitäten, den von jedem Mitarbeiter erzielten Umsatz usw...

Das ERP-System bietet Einblick in die erzielte Leistung, wobei die Informationen normalerweise nach bestimmten Kriterien gefiltert werden können (über einen Zeitraum, einen Tätigkeitsbereich usw.). Wenn die Software außerdem über ein Planungs- und Staffingmanagement verfügt, kann sie auch die prognostizierte Leistung sichtbar machen.

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3 - Ein ERP-System einführen, wie geht das?

Die Einführung eines ERP-Systems mag wie eine schwierige Aufgabe erscheinen. Aber es ist letztlich einfacher, als es aussieht. Die Teams des ERP-Herstellers sind immer anwesend, um die Kunden beim Start zu begleiten und den Wechsel unter guten Bedingungen zu ermöglichen.

Die Dauer hängt von der Größe und Komplexität ab, aber bei ERP-Systemen für Dienstleistungsunternehmen muss man in der Regel mit einem bis vier Monaten für das Implementierungsprojekt rechnen.

Schritt 1: Verständnis der Bedürfnisse und Entscheidungen

Schritt ¹ ist das Scoping: Man muss verstehen, wie die verschiedenen Prozesse funktionieren, und validieren, ob es Möglichkeiten gibt, sie zu verbessern und zu vereinfachen. Sie müssen also die verschiedenen Workflows und ihre Schritte festlegen und dann definieren, wie diese Prozesse im ERP realisiert werden.

Sie müssen auch die benutzerdefinierten Felder festlegen, die in der ERP erstellt werden. Diese Software ist größtenteils sehr anpassungsfähig. Es ist wichtig, diese Anpassungsschicht durchzugehen, um von Anfang an die richtige Detailebene importieren zu können. Beispielsweise verfolgt jedes Unternehmen unterschiedliche Informationen über diese Kunden: die Branchen sind nicht dieselben, die Begriffe, die zur Klassifizierung verwendet werden, können spezifisch sein. Daher müssen die Felder in den Kundenkarten in Bezug auf die Personalisierung angeglichen werden.

Anschließend muss die richtige Strategie für den Datenimport festgelegt werden. In der Regel wird bei der Einführung eines neuen ERP-Systems die Historie importiert, um aktuelle Daten zu erhalten. Dann kann man Vergleichsanalysen mit der vergangenen Leistung durchführen. Die Datenimportstrategie legt fest, welche Daten in welcher Reihenfolge importiert werden müssen, damit beim Go-live jeder konsistente Daten vorfindet und die Umstellung so natürlich wie möglich verläuft.

Schritt 2: Einstellungen und Datenimport

Sobald die Strategie für den Datenimport geklärt ist, müssen die vorhandenen Daten in Daten überführt werden, die in das ERP-System importiert werden können. In der Regel werden diese Datenbankimporte direkt mit Excel durchgeführt, was die Verarbeitung vereinfacht. Sie müssen lediglich vorhandene Felder mit den neuen Feldern im ERP abgleichen. Häufig begleiten Sie die Softwarehersteller bei diesem Thema oder übernehmen es sogar für Sie, da die Arbeit viel einfacher ist, wenn man weiß, wie Datenbanken funktionieren.

Über den Import hinaus werden alle Einstellungen dafür sorgen, dass Ihre Bedürfnisse mit der Funktionsweise der Software in Einklang gebracht werden: Erstellen von Teams, Rollen, Integration der Kompetenzen Ihrer Profile, Aktualisierung der Urlaubssalden, Einrichten spezifischer Rechte und Zugänge je nach Profil ... zahlreiche Einstellungen ermöglichen es, die Zugänge so anzupassen, dass alles beim Go-live reibungslos funktioniert. Auch hier werden Sie nicht allein gelassen. Sie werden von den Beratungsteams Ihres ERP-Herstellers begleitet.

Schritt 3: Go-live und Ausbildung

Schließlich, nachdem alle Daten eingegeben und ein recettage (Konformitätstests) durchgeführt wurde, folgt die go-live-Phase.

Den Mitarbeitern werden Zugänge gewährt und Schulungen durchgeführt, damit jeder Profiltyp so schnell wie möglich selbstständig arbeiten kann.

Dieser Schritt ist für die Durchführung von Veränderungen von entscheidender Bedeutung. Es muss sichergestellt werden, dass alle Profile leicht in die Nutzung einsteigen können. Auch hier ist die Begleitung durch die Teams des ERP-Herstellers entscheidend, um die Schulung zu unterstützen und die Fragen der Benutzer zu beantworten.

Schließlich sollten Sie regelmäßige Treffen mit den Supportteams einplanen, vor allem in den ersten Wochen, da zu diesem Zeitpunkt die meisten Fragen auftauchen. Sie sollten sicherstellen, dass Sie von den Supportteams genügend Bandbreite erhalten, damit Sie nicht stecken bleiben und die notwendigen Anpassungen der Einstellungen vornehmen können.

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Wenn Sie ein Beratungsunternehmen sind, finden Sie weitere Informationen, die Ihrer Tätigkeit gewidmet sind:

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