Warum ein ERP für Dienstleistungsunternehmen implementieren?

1 – Was ist ein ERP für ein Dienstleistungsunternehmen?

Die Definition eines ERP lautet wie folgt: Enterprise Resource Planning.

Hinter dem Akronym müssen wir genauer definieren, was ein ERP ist. Es handelt sich um eine Software, mit der Sie eine ganze Reihe von Geschäftsprozessen auf einer einzigen Plattform verwalten können. Ein ERP ist also eine Management-Softwarelösung, die die Verwaltung der Aktivität erleichtern soll.

Es gibt viele Arten von ERP, die an jede Art von Unternehmen angepasst sind. Die Funktionalitäten und Beiträge des ERP variieren je nach den Bedürfnissen der Benutzer. Ein ERP für ein Dienstleistungsunternehmen wird es ermöglichen, die Aktivität vom Pre-Sales bis zur Fakturierung von Dienstleistungen zu verwalten. Diese Art von ERP bietet nur Funktionen, die für Dienstleistungsunternehmen geeignet sind. Zum Beispiel keine Bestandsverwaltung, die eine Funktion ist, die eher für den Verkauf von Waren als für die Erbringung von Dienstleistungen geeignet ist.

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ERPs für Dienstleistungsunternehmen bieten die folgenden Funktionen:

• Mitarbeiterführung
• Pre-Sales-Management
• Verwaltung des Zeitplans und der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter
• Zeit- und Aufgabenmanagement
• Projektmanagement
• Einkauf und Spesenmanagement
• Urlaubsmanagement
• Vertragsmanagement
• Verwaltung der Abrechnung
• Finanzberichterstattung

Ein ERP kann auch CRM-Funktionen (Customer Relationship Management) zur Verwaltung von Geschäftsprozessen anbieten.

2 – Was sind die Vorteile eines ERP für ein Dienstleistungsunternehmen?

Sie können 3 große Vorteile von einem ERP erwarten:

a. Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung

ERP automatisiert die Prozesse eines Dienstleistungsunternehmens. Gleichzeitig reduziert sich der Zeitaufwand für diese Prozesse erheblich.

Durch das Erstellen von Workflows (Workflows) ermöglicht ERP die einfache und automatische Verteilung von Aktionen. Beispielsweise muss eine Arbeitskraft, die eine Spesenabrechnung einreicht, die Details nicht selbst an den Genehmiger senden. Das ERP organisiert den Genehmigungskreislauf, bis er im Finanzwesen automatisiert ist.

Da jeder Prozess systematisch automatisiert wird, werden sich wiederholende Aufgaben für alle Mitarbeiter, die das ERP nutzen, reduziert.  Jeder gewinnt Zeit und Produktivität. Die größten Produktivitätssteigerungen werden mit administrativen Managern erzielt. Mehrere Arbeitstage pro Monat können so eingespart werden.

b. Vereinfachung von Prozessen

Über die Automatisierung von Aufgaben hinaus bringt ERP eine Vereinfachung von Prozessen mit sich. Dank der Dezentralisierung der Aufgaben und der damit verbundenen Verbindung zwischen den Benutzern werden Prozesse besser organisiert und optimiert. Die Implementierung eines ERP ist oft gleichbedeutend mit einer Überprüfung der Prozesse. Es hilft, Vereinfachungsmöglichkeiten zu identifizieren, z. B. indem unnötige Schritte in einem Prozess reduziert oder er neu organisiert wird, um ihn effizienter zu gestalten.

Da Benutzer Aufgaben vorantreiben können, während sie aus der Ferne arbeiten, vereinfacht es die Organisation, indem es asynchrones Arbeiten ermöglicht, das von den richtigen Personen zur für sie besten Zeit erledigt wird.

c. Alle Informationen in Echtzeit verfügbar

Der große Vorteil eines ERP-Systems ist seine Fähigkeit, in Echtzeit Einblick in das Geschäft zu geben. Durch die Verknüpfung aller Daten der Aktivität miteinander liefert die Software je nach Bedarf die entsprechenden Informationen und bietet Indikatoren, die es ermöglichen, die Leistung des Unternehmens zu überwachen und zu verbessern.

So werden beispielsweise Pre-Sales-Informationen neben bereits bestellten Verkaufsdaten angezeigt, um die Prognose besser antizipieren zu können. Bei der Analyse der Projektmarge werden die Gehälter der Mitarbeiter berücksichtigt, aber auch die Einkäufe, die aus einem anderen Modul stammen, um die tatsächliche Marge anzuzeigen.

Mit einem ERP für ein Dienstleistungsunternehmen können Sie Schlüsselindikatoren anzeigen, wie z. B. die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, die Projektmargen, die Gewinn- und Verlustrechnung nach Tätigkeit, den von jedem Mitarbeiter erzielten Umsatz usw.

Das ERP bietet Einblick in die erzielte Leistung und bietet die Möglichkeit, die Informationen nach Kriterien (über einen Zeitraum, nach einem Tätigkeitsbereich usw.) zu filtern. Wenn die Software auch über die Verwaltung von Zeitplänen und Personalbesetzung verfügt, kann sie dann einen Überblick über die prognostizierte Leistung geben.

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3 – Einrichten eines ERP, wie funktioniert es:

Die Bereitstellung eines ERP-Systems kann wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. Aber es ist eigentlich einfacher, als es scheint. Die Teams des ERP-Verlags sind immer präsent, um die Kunden von Anfang an zu unterstützen und diesen Wechsel unter guten Bedingungen zu ermöglichen.

Die Dauer variiert je nach Größe und Komplexität, dauert jedoch in der Regel zwischen 1 und 4 Monaten Implementierungsprojekt für ERP für Dienstleistungsunternehmen.

Schritt 1: Bedürfnisse und Entscheidungen verstehen

Der 1.^{Schritt ist der des} Scopings: Sie müssen verstehen, wie die verschiedenen Prozesse funktionieren, und validieren, ob es Möglichkeiten gibt, sie zu verbessern und zu vereinfachen. Es ist daher notwendig, die verschiedenen Arbeitsabläufe und ihre Schritte festzulegen und dann zu definieren, wie diese Prozesse im ERP durchgeführt werden.

Sie müssen auch die benutzerdefinierten Felder festlegen, die im ERP erstellt werden. Die meisten dieser Softwareprogramme sind hochgradig anpassbar. Es ist wichtig, diese Anpassungsebene zu durchlaufen, damit Sie von Anfang an den richtigen Detaillierungsgrad importieren können. Zum Beispiel verfolgt jedes Unternehmen unterschiedliche Informationen über diese Kunden: Die Branchen sind nicht gleich, die Begriffe, die zur Klassifizierung verwendet werden, können spezifisch sein. Es ist daher notwendig, dass die Felder der Kundenakten im Hinblick auf die Personalisierung aufeinander abgestimmt sind.

Der nächste Schritt besteht darin, die richtige Datenimportstrategie zu definieren. Wenn ein neues ERP eingeführt wird, wird die Historie in der Regel importiert, um aktuelle Daten zu erhalten. Anschließend ist es möglich, vergleichende Analysen mit der Wertentwicklung der Vergangenheit durchzuführen. Die Datenimportstrategie ermöglicht es, zu definieren, welche Daten in welcher Reihenfolge importiert werden sollen, so dass zum Zeitpunkt des Go-Live jeder die konsistenten Daten findet und die Änderung so natürlich wie möglich erfolgt.

Schritt 2: Dateneinstellungen und -importe

Ist die Strategie des Datenimports geklärt, müssen die vorhandenen Daten in Daten überführt werden, die in das ERP importiert werden können. In der Regel werden diese Datenbankimporte direkt von Excel durchgeführt, was die Verarbeitung vereinfacht. Gleichen Sie einfach vorhandene Felder mit den neuen ERP-Feldern ab. Oft helfen Ihnen Verlage bei diesem Thema oder erledigen es sogar für Sie, denn die Arbeit ist viel einfacher, wenn Sie gute Kenntnisse über die Funktionsweise von Datenbanken haben.

Über die Importe hinaus können Sie mit allen Einstellungen Ihre Bedürfnisse mit dem Betrieb der Software in Einklang bringen: Erstellung von Teams, Rollen, Integration der Fähigkeiten Ihrer Profile, Aktualisierung der Urlaubssalden, Implementierung von Rechten und spezifischer Zugriff entsprechend den Profilen... Viele Einstellungen erlauben es Ihnen, die Zugriffe so anzupassen, dass zum Zeitpunkt des Go-Live alles gut funktioniert. Auch hier werden Sie nicht allein gelassen. Unterstützt werden Sie dabei von den Consulting-Teams Ihres ERP-Verlags.

Schritt 3: Go-Live und Schulung

Wenn schließlich alle Daten eingegeben und eine Zertifizierung (Compliance-Tests) durchgeführt wurde, folgt die Go-Live-Phase.

Die Mitarbeiter erhalten Zugang, und es werden Schulungen durchgeführt, damit jede Art von Profil so schnell wie möglich autonom werden kann.

Dieser Schritt ist der Schlüssel zum Change Management. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Profile leicht in den Gebrauch passen. Auch hier ist die Unterstützung durch die Teams des ERP-Herstellers der Schlüssel, um Schulungen und Antworten auf die Fragen der Benutzer zu bieten.

Schließlich ist es notwendig, vor allem in den ersten Wochen regelmäßige Besprechungen mit den Support-Teams zu vereinbaren, da dann die meisten Fragen auftauchen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie von den Support-Teams genügend Bandbreite erhalten, damit Sie nicht stecken bleiben und die notwendigen Konfigurationsanpassungen vornehmen können.

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