Pourquoi implémenter un ERP pour les sociétés de services ?
1 – Qu’est-ce qu’un ERP pour une société de service ?
La définition d’un ERP est la suivante : Enterprise Resource Planning, ou Progiciel de Gestion Intégré en français.
Derrière l’acronyme, il faut définir plus précisément ce qu’est un ERP. C’est un logiciel qui permet de gérer tout un ensemble de processus de l’entreprise au sein d’une même plateforme. Un ERP est donc une solution logicielle de gestion qui a vocation à faciliter la gestion de l’activité.
Il existe de nombreux types d’ERP adaptés à chaque typologie de métiers. Les fonctionnalités et les apports de l’ERP vont varier en fonction des besoins des utilisateurs. Un ERP pour une société de service va permettre de gérer l’activité depuis l’avant-vente jusqu’à la facturation des prestations. Ce type d’ERP ne proposera que des fonctionnalités adaptées aux entreprises de service. Pas de gestion des stocks par exemple, qui est une fonctionnalité adaptée à la vente de biens plutôt qu’à la prestation de service.
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Les ERP pour les sociétés de service vont proposer les fonctionnalités suivantes :
- Gestion des collaborateurs
- Gestion de l’avant-vente
- Gestion du planning et de la charge des collaborateurs
- Gestion des temps et des tâches
- Gestion des projets
- Gestion des achats et des frais
- Gestion des congés
- Gestion des contrats
- Gestion de la facturation
- Reporting financier
Un ERP peut aussi proposer des fonctionnalités de CRM (Customer Relationship Management) pour gérer les processus commerciaux.
2 – Quels sont les avantages d’un ERP pour une société de service ?
Vous pouvez attendre 3 avantages majeurs d’un ERP :
a. Un gain de temps grâce à l’automatisation des processus
L’ERP permet d’automatiser les processus d’une société de service. Du même coup, il permet de considérablement réduire le temps passé à travailler sur ces processus.
En créant des workflows (flux de tâches), l’ERP permet de répartir les actions facilement et automatiquement. Par exemple, un collaborateur qui soumet une note de frais n’aura pas à envoyer lui-même les détails à l’approbateur. L’ERP organise le circuit d’approbation jusqu’à son traitement automatisé en finance.
Chaque processus étant systématiquement automatisé, les tâches répétitives sont réduites pour l’ensemble des collaborateurs qui utilisent l’ERP. Chacun gagne en temps et en productivité. Les gains de productivité les plus importants se réalisent auprès des responsables administratifs. Plusieurs jours de travail par mois peuvent ainsi être économisés.
b. Une simplification des processus
Au-delà de l’automatisation des tâches, l’ERP apporte une simplification des processus. Grâce à la décentralisation des tâches et à la connexion qu’il crée entre les utilisateurs, les processus sont mieux organisés et mieux optimisés. La mise en place d’un ERP est souvent synonyme de revue des process. Elle permet d’identifier des opportunités de simplification en réduisant par exemple les étapes inutiles d’un processus ou en le réorganisant pour le rendre plus efficace.
Comme les utilisateurs peuvent faire avancer les tâches tout en étant à distance, il permet de simplifier l’organisation en favorisant un travail asynchrone, réalisé par les bonnes personnes au meilleur moment pour elles.
c. Toute l’information disponible en temps réel
L’énorme avantage d’un ERP c’est sa capacité à donner de la visibilité sur l’activité en temps réel. En connectant toutes les données de l’activité entre elles, le logiciel apporte l’information adaptée, en fonction du besoin, et offre des indicateurs qui permettent de suivre et d’améliorer la performance de la société.
Par exemple, les informations de l’avant-vente vont être affichées en parallèle des données de ventes déjà commandées pour mieux anticiper le prévisionnel. L’analyse de la marge des projets va prendre en compte les salaires des collaborateurs, mais aussi les achats qui remontent d’un autre module pour afficher la marge réelle.
Un ERP pour une société de services permet d’afficher des indicateurs clés, comme les taux de charge des collaborateurs, les marges de projets, les comptes de résultat par activité, le chiffre d’affaires réalisé par chaque collaborateur, etc…
L’ERP donne de la visibilité sur la performance réalisée, avec normalement la possibilité de filtrer l’information en fonction de critères (sur une période, sur un périmètre d’activité, etc…). Lorsque le logiciel dispose par ailleurs de la gestion des plannings et staffing, il peut alors donner de la visibilité sur la performance prévisionnelle.
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3 – Mettre en place un ERP, comment ça se passe :
Le déploiement d’un ERP peut sembler représenter une tâche ardue. Mais c’est finalement plus simple qu’il n’y paraît. Les équipes de l’éditeur de l’ERP sont toujours présentes pour accompagner les clients au démarrage et permettre de réaliser ce changement dans des bonnes conditions.
La durée varie en fonction de la taille et de la complexité, mais il faut généralement compter entre 1 et 4 mois de projet d’implémentation pour les ERP destinés aux sociétés de service.
Étape 1 : compréhension des besoins et décisions
La 1e étape est celle du cadrage : il faut comprendre comment les différents processus fonctionnent et valider s’il y a des opportunités pour les améliorer et les simplifier. Il faut ainsi établir les différents workflows et leurs étapes, puis définir comment ces processus seront réalisés dans l’ERP.
Il faut aussi établir les champs personnalisés qui seront créés dans l’ERP. Ces logiciels sont majoritairement très personnalisables. Il est important de passer en revue cette couche de personnalisation pour pouvoir importer le bon niveau de détail dès le départ. Par exemple, chaque société suit des informations différentes sur ces clients : les secteurs ne sont pas les mêmes, les termes utilisés pour les classer peuvent être spécifiques. Il faut donc que les champs des fiches clients soient alignés en termes de personnalisation.
Il faut ensuite définir la bonne stratégie d’import des données. Généralement, lorsqu’on déploie un nouvel ERP, l’historique est importé pour avoir des données à jour. Il est alors possible de faire des analyses comparatives avec la performance passée. La stratégie d’import de donnée permet de définir quelles données doivent être importée et dans quel ordre pour qu’au moment du go-live, tout le monde retrouve les données cohérentes et que le changement se passe le plus naturellement possible.
Étape 2 : paramétrages et imports des données
Une fois la stratégie d’import de donnée clarifiée, il faut transférer les données existantes en données importables dans l’ERP. Généralement ces imports de base de données se font directement par Excel, ce qui simplifie le traitement. Il suffit de faire correspondre des champs existants avec les nouveaux champs de l’ERP. Souvent, les éditeurs vous accompagnent sur ce sujet voire le font pour vous, car le travail est beaucoup plus simple lorsqu’on a une bonne connaissance du fonctionnement des bases de données.
Au-delà des imports, tous les paramétrages vont permettre d’aligner vos besoins avec le fonctionnement du logiciel : création des équipes, des rôles, intégration des compétences de vos profils, mise à jour des soldes de congés, mise en place de droits et accès spécifiques selon les profils… de nombreux paramétrages permettent d’ajuster les accès pour que tout fonctionne bien au moment du go-live. Là encore, vous n’êtes pas laissés seuls. Vous êtes accompagnés par les équipes conseil de votre éditeur d’ERP.
Étape 3 : Go-live et formation
Enfin, une fois que toutes les données ont été entrées et qu’un recettage (tests de conformité) a été réalisé, vient l’étape de go-live.
Les accès sont donnés aux collaborateurs, et les formations sont réalisées pour permettre à chaque type de profil d’être autonome le plus rapidement possible.
Cette étape est clé dans la conduite du changement. Il faut s’assurer que tous les profils rentrent facilement dans l’utilisation. Une fois de plus, l’accompagnement par les équipes de l’éditeur de l’ERP sont clé pour apporter la pédagogie dans la formation et les réponses aux questions des utilisateurs.
Il faut enfin prévoir des points réguliers avec les équipes supports, surtout dans les premières semaines, car c’est à ce moment-là que la plupart des questions se posent. Il faut s’assurer que vous obtenez suffisamment de bande passante de la part des équipes support pour ne pas rester bloquer et réaliser les ajustements de paramétrage nécessaires.
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