Er zijn een aantal succesvolle online oplossingen die een breed scala aan functies bieden voor vrijwel alle sectoren. Ze vormen een goed uitgangspunt, maar adviesbureaus hebben zeer specifieke problemen die meer in detail moeten worden behandeld.
Maar waarin verschilt een ERP-systeem dat speciaal voor adviesbureaus is ontwikkeld?
Specifieke functies
Alle functies zijn in meer of mindere mate afgestemd op adviesbureaus. De aangeboden factuursjablonen zijn bijvoorbeeld specifieker en kunnen tabellen bevatten met een overzicht van de dagen die de afgelopen maand aan een opdracht zijn besteed.
Het beheer van kansen en voorstellen in het CRM-systeem zal ook worden aangepast aan de behoeften van consultants, om verkoopprognoses te kunnen opstellen en de 'pipeline' te beheren om te anticiperen op perioden van lage activiteit.
Er zijn echter twee gebieden die er in het bijzonder uitspringen en oplossingen bieden die wezenlijk verschillen van generieke software:
Personeel
Dit is een cruciale kwestie voor adviesbureaus en er zijn verschillende aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:
- Beschikbaarheid van consultants: je moet weten welke senior consultant direct beschikbaar is om een voorstel in te dienen en welke junior consultant 3 maanden beschikbaar is voor de nieuwe opdracht die je net hebt getekend. Goede software moet deze informatie duidelijk presenteren en het gemakkelijk maken om deze te wijzigen tijdens personeelsvergaderingen op maandagochtend (of woensdag als je dit op woensdag doet).
- Vaardigheden: het is niet altijd gemakkelijk om ieders vaardigheden te onthouden, en het is misschien niet eens mogelijk om iedereen te kennen als het bedrijf groot genoeg is. Een goed ERP-systeem moet daarom ieders vaardigheden registreren en het mogelijk maken om ze op te zoeken aan de hand van
- Verlangens: om consultants te helpen groeien door ze aan verschillende soorten opdrachten te onderwerpen en om hun retentie te bevorderen door het personeel (voor zover mogelijk) aan te passen aan hun verlangens, moeten we deze verlangens kunnen registreren en er toegang toe hebben bij het nemen van beslissingen.
Kortom, specifieke ERP-systemen maken het gemakkelijk om een antwoord te vinden op dit soort problemen: "Ik zoek een senior consultant die vanaf volgende week 2 maanden beschikbaar is. Ik wil dat hij een Excel-expert is, want er moet veel gemodelleerd worden. En als we Jean kunnen vermijden, is dat omdat hij van klant wil wisselen." => de software zou je dan een aantal opties moeten presenteren.
Het Stafiz-platform biedt een module voor personeelsbeheer die in de eerste plaats bedoeld is voor adviesbureaus en meer in het algemeen voor professionele dienstverleners en dienstverlenende bedrijven. Meer dan 40.000 medewerkers in 10 landen gebruiken deze module om hun projecten te beheren.
Missiebeheer
Het tweede zeer specifieke element bij adviesbureaus is het begrip winstgevendheid van de opdracht, dat twee vormen kan aannemen en belangrijker is bij een "vaste prijs"-model:
- Bij het 'tijd- en materiaal'-model wordt de klant gefactureerd voor de daadwerkelijk gewerkte dagen, bijvoorbeeld aan het einde van elke maand. Het is daarom belangrijk dat de software de dagen nauwkeurig registreert (dit is vrij basaal) en een precieze monitoring biedt van wat er gefactureerd is en wat er nog gefactureerd moet worden (kosten en honoraria). Duidelijke urenoverzichten en factureringsmeldingen vergemakkelijken vervolgens het werk van de manager.
- Vasteprijsmodel: Bij verkoop op basis van een vaste prijs verkoopt u een resultaat. Het is vervolgens aan de manager om een balans te vinden tussen klanttevredenheid (meer dagen besteed) en winstgevendheid (minder dagen besteed). De software moet de manager hierbij ondersteunen door een continu overzicht te bieden van het totale aantal geplande dagen, zodat de manager de winstgevendheid van het project kan inschatten.
Het juiste niveau van opties
Een tweede zeer belangrijk punt is de juiste balans tussen voldoende (en zelfs veel) functies en gebruiksgemak, dat noodzakelijkerwijs voortkomt uit een kleiner aantal functies.
Consultants hebben genoeg werk om te bouwen aan de toekomst van hun klanten, en administratieve taken worden soms verwaarloosd, of op zijn minst geconcentreerd op een zeer beperkt aantal functies (honoraria, bevestiging van dagen, enz.). Zelfs de partners, die toegang zouden kunnen hebben tot een groot aantal rapporten, raadplegen slechts een zeer beperkt aantal indicatoren.
Een goed ERP-systeem voor adviesbureaus moet daarom alle functionaliteiten kunnen beheren die het bedrijf als essentieel beschouwt (plus een paar extra functionaliteiten met toegevoegde waarde), de paar belangrijkste indicatoren voor elk onderwerp kunnen selecteren en eenvoudig, intuïtief en snel te gebruiken blijven.
Flexibiliteit is belangrijk, zodat grotere kasten alle functies hebben die ze nodig hebben, maar kleinere kasten niet vol zitten met knoppen die ze niet willen.
Alles-in-één
Het laatste belangrijke element is de volledigheid van de aangeboden modules. Wanneer adviesbureaus geen complete oplossing kunnen vinden, hebben ze vaak te maken met incompatibele oplossingen, de ene voor tijdbevestiging, de andere voor CRM, exporteren naar salarisadministratie, enz.
Werken in één systeem zorgt voor een coherente omgeving die iedereen tijd bespaart (vooral de ondersteunende functies die anders alle bestandsoverdrachten tussen systemen zouden moeten doen). Als alle informatie direct beschikbaar is, zijn discussies eenvoudiger en kunnen teams zich direct richten op taken met echte toegevoegde waarde.
Lees onze whitepaper over operationeel beheer voor meer informatie:
Stafiz is een modulaire of alles-in-één ERP-oplossing waarmee u uw portfolio van projecten en klanten nog effectiever en winstgevender kunt beheren. Stafiz is primair ontworpen voor adviesbureaus en, breder, professionele dienstverlening.
