Wat is omzetverantwoording in projectmanagement?

De omzet van een project komt overeen met het het deel van de contractuele inkomsten dat op een bepaalde datum boekhoudkundig kan worden erkend, afhankelijk van de werkelijke voortgang van het project, ongeacht de facturering of inning.
Het is een belangrijke indicator voor het sturen van de rentabiliteit, de marge en de financiële prestaties van projecten.

Voor bedrijven die projecten verkopen — adviesbureaus, IT-bedrijven, agentschappen, dienstverlenende bedrijven — is de projectomzet niet beperkt tot wat er is gefactureerd. Deze weerspiegelt de werkelijk geproduceerde waarde tot op heden, in overeenstemming met de boekhoudkundige normen (IFRS 15, PCG) en de auditverplichtingen.

Maar hoe bepaal je wanneer en hoe de omzet van een project moet worden erkend is een complexe aangelegenheid. Het hangt af van:

• het type contract (vast bedrag, regie, beheerde diensten, abonnement, TMA),
• de wijze van berekening van de voortgang,
• het vermogen van het bedrijf om zijn productie- en kostengegevens betrouwbaar te maken.

Een verkeerde methodologie kan leiden tot aanzienlijke verschillen in de marge, het resultaat en de balans, met directe gevolgen voor de maandelijkse afsluitingen of audits. Omgekeerd maakt een beheerste verwerking van de verwachte omzet een nauwkeurige financiële sturing, een betere anticipatie op afwijkingen en een betrouwbare interpretatie van de werkelijke prestaties.

Dit artikel beschrijft de methoden voor het berekenen en erkennen van de projectomzet, in overeenstemming met de boekhoudkundige normen en aangepast aan elk type project, om financiën, productie en operationele sturing duurzaam op elkaar af te stemmen.

Wat is de erkenning van de omzet van een project?

Definitie: erkenning van de CA van een project

De omzet van een project komt overeen met het de inkomsten die op een bepaalde datum boekhoudkundig zijn erkend, op basis van dewerkelijke voortgang van het project. Het is niet alleen afhankelijk van de facturering, maar ook van de daadwerkelijk geproduceerde en aan de klant geleverde waarde. 

De erkenning van de omzet in verband met een dienstverleningscontract is verplicht voor alle factureerbare projecten. 

De uitdagingen in verband met de erkenning van de CA van een project

Er zijn talrijke beperkingen: boekhoudkundige vereisten (IFRS15-normen, PCG), diversiteit aan contracttypes (projecten op basis van een vast bedrag, projecten op basis van uren, managed services-projecten, abonnementen, retainers, onderhoud), druk op de winstgevendheid en de verplichting tot betrouwbare rapportage.

Weten hoe je de juiste benaderingen voor omzetverantwoording is dus een complexe uitdaging. Deze omzetverantwoording kan echter een grote invloed hebben op de marge, de balans en zelfs de perceptie van de markt. Financiële teams moeten zich baseren op beproefde methoden die zonder risico op aanpassingen kunnen worden gecontroleerd.

Maar de realiteit in het veld laat een andere moeilijkheid zien: de benodigde gegevens (bestede tijd, geleverde mijlpalen, nog te doen werk) zijn vaak verspreid over Excel en vakgebonden tools. Het gevolg: financieel directeuren hebben onvoldoende zicht, afsluitingen duren te lang en het risico's op afwijkingen is groot.

Wanneer wordt de omzet opgenomen in de winst-en-verliesrekening? 

Het antwoord op deze vraag hangt af van verschillende criteria: het soort project en bijbehorende dienstverlening.

Om duidelijk en zonder mogelijke analysevertekening te kunnen antwoorden, zijn de boekhoudnormen het mogelijk gemaakt om het onderwerp te verduidelijken. De internationale norm IFRS 15 en vervolgens de toepassing ervan in de lokale boekhoudingen.

Wat is de methode voor het erkennen van omzet volgens IFRS 15?

De IFRS 15 – Opbrengsten uit contracten met klanten biedt een duidelijk kader voor het erkennen van omzet. Het presenteert een vijfstappenmodel dat de overdracht van de zeggenschap over goederen of diensten mogelijk maakt.

1. Wanneer er een contract met een klant bestaat: er een door beide partijen goedgekeurd contract met een klant bestaat.
2. De prestatieverplichting wordt vastgesteld: of het nu gaat om een overdracht van goederen, een dienst of een combinatie van beide. 
3. De bepaling van een prijs.
4. De vastgestelde prijs wordt vervolgens verdeeld per type verplichting of prestatie.
5. De omzet wordt dan opgenomen op het moment dat de zeggenschap over het goed of de dienst wordt overgedragen.

IFRS 15 heeft tot doel de opname van omzet wereldwijd te harmoniseren, meer consistentie en transparantie voor beleggers te waarborgen en verschillen in methodologieën te verminderen.

Wat zijn de boekhoudkundige implicaties binnen de Europese normen? 

De Europese Unie heeft IFRS 15 officieel goedgekeurd via Verordening (EU) nr. 2016/1905.

Het is dus verplicht voor:

• beursgenoteerde ondernemingen op Europese markten,

• hun geconsolideerde jaarrekening opgesteld volgens de IFRS.

Elk land kan echter zijn eigen lokale normentoepassen, die nog niet op Europees niveau zijn geharmoniseerd. De lokale GAAP-norm wordt dan in elk land toegepast. 

De lokale normen met betrekking tot de de erkenning van omzet sterk beïnvloed door de principes van IFRS 15.

Hoe zit het met de erkenning van de omzet voor adviesactiviteiten en ESN?

De modellen van de adviesdiensten, ongeacht hun aard, impliceren een verkoop van projecten aan klanten.

Het is noodzakelijk om de juiste methodologie voor de erkenning van de omzet op basis van de geleverde diensten. Waarom? Omdat deze omzetverantwoording een grote invloed heeft op de boekhoudkundige resultaten van adviesbureaus. De gegevens van de resultatenrekening kunnen sterk verschillen naargelang de gebruikte methodologieën. Dit is dan ook een onderwerp dat door de commissarissen (accountants) of bijaccountantscontrole.

Wat is het verschil tussen gefactureerde omzet, erkende omzet en geïnde omzet?

Er kunnen drie soorten omzet worden onderscheiden.

De gefactureerde omzet

Het komt overeen met het het totale factuurbedrag. Het is de som van alle factuurbedragen en trekt de tegoeden af. Het komt overeen met het totale factuurbedrag. Hoewel het een indicator is voor de omzet, komt het niet overeen met de boekhoudkundige omzet, omdat niet alle gefactureerde omzet in de boekhoudkundige periode. 

De erkende omzet

Dit is het deel van de gefactureerde omzet dat in de betreffende boekhoudperiode kan worden opgenomen en op de resultatenrekening kan worden vermeld. De omzet die niet boekhoudkundig mag worden opgenomen, wordt hierin niet meegerekend.

De geïnde omzet

Dit is het deel van de omzet dat over de periode is erkend en tot op heden reeds betaald werd. Het is meer een indicator voor het bijhouden van de kasstroom dan een indicator voor de resultatenrekening.

Hoe bereken je de omzet van een project?

De methode voor het erkennen van omzet bij voltooiing 

Erkenning bij voltooiing: definitie

De opname van de omzet bij voltooiing betekent de opbrengst pas te boeken wanneer de dienst volledig is geleverd. Deze methode is vooral van toepassing op korte projecten of opdrachten waarvan de waarde pas aan het einde wordt geleverd. Zolang het het project niet is opgeleverd, gevalideerd en geaccepteerd door de klant, wordt er geen omzet geboekt. 

Bij levering wordt de totale omzet in één keer geboekt. De marge wordt dan berekend op basis van de werkelijk gemaakte kosten. Deze aanpak garandeert een voorzichtige verwerking en een perfecte samenhang tussen de daadwerkelijke levering en de boekhoudkundige registratie van de opbrengst.

De voordelen 

Deze methode voor het herkennen van de CA heeft twee belangrijke voordelen:

• de eenvoud waardoor het risico op fouten wordt verminderd. Er is slechts één boekhoudkundige registratie aan het einde van het project. Er hoeven geen tussentijdse schattingen te worden gemaakt;
• zijn voorzichtigheid : er worden geen inkomsten geboekt zolang het project niet is voltooid. Er is dus geen risico op overwaardering van de omzet.

De beperkingen ervan

Maar het heeft ook enkele nadelen, waaronder: 

• geen progressieve zichtbaarheid:  de omzet wordt pas aan het einde van het project weergegeven. Tijdens het eerste deel van het project, wanneer de kosten worden meegenomen, is er geen omzet tegenover, waardoor de werkelijke prestaties van het project niet kunnen worden beoordeeld;
• een risico van volatiliteit : de omzet kan geconcentreerd zijn in één maand, waardoor kunstmatige pieken ontstaan.

De methode voor het erkennen van omzet op basis van de voortgang van projecten

Erkenning voor vooruitgang: definitie

De methode voor omzetverantwoording op basis van voortgang bestaat erin de opbrengsten te boeken naarmate het project vordert. De omzet is niet langer alleen gekoppeld aan de uiteindelijke levering, maar aan de de daadwerkelijk geproduceerde waarde op een bepaalde datum. De voortgang kan op verschillende manieren worden gemeten : percentage van de gemaakte kosten, verbruikte inspanning ten opzichte van het budget, of validatie van mijlpalen.

Met deze methode kunnen de opbrengsten en kosten. De kosten die tijdens de periode zijn gemaakt, worden afgezet tegen het werkelijk geleverde prestatie, wat een veel getrouwer beeld van de prestaties geeft. Hierdoor kan het bedrijf de werkelijke marge op datum berekenen en niet achteraf. De sturing wordt onmiddellijk: afwijkingen zijn zichtbaar op het moment dat ze zich voordoen, en niet pas maanden later.

De voortgangsbenadering zorgt ook voor een strikte samenhang tussen productie, facturering en boekhouding. De boekhouding geeft weer wat er daadwerkelijk is geleverd, ongeacht het factureringsritme of contractuele bepalingen. 

De productie meet de operationele voortgang. De facturering volgt het betalingsplan. De voortgangsmethode garandeert de afstemming van deze drie dimensies, wat de financiële analyse veiligstelt en vermindert verschillen in interpretatie. 

Zonder deze aanpak blijft de samenleving in een post-mortem-logica hangen: ze ontdekt zijn resultaten aan het einde, wanneer alles al is gebeurd en er geen correcties meer mogelijk zijn. Het constateert in plaats van te sturen. Met de erkenning van vooruitgang, wordt de financiële afdeling een echte partner in de prestaties. De teams beschikken over betrouwbare, actuele indicatoren en kunnen snel beslissingen nemen om de kosten aan te passen, prioriteiten te herdefiniëren of te reageren op afwijkingen. De financiële afdeling is niet langer toeschouwer: ze wordt een sturende kracht.

De voordelen

De methode van erkenning bij voortgang van de omzet biedt bepaalde voordelen.

• De continue zichtbaarheid van de prestaties dat het biedt: de omzet weerspiegelt de werkelijke voortgang en vergemakkelijkt dus ook de prognose en zelfs de planning van de nog te boeken omzet. Ook de marges zijn nauwkeuriger met een actuele zichtbaarheid van de winstgevendheid van het project.
• De nauwkeurige sturing van de marge, omdat de gemaakte kosten en de erkende inkomsten gelijktijdig evolueren. De boekhoudkundige schommelingen zijn beperkt. Deze aanpak verbetert de besluitvorming en versterkt de samenwerking tussen de operationele, financiële en commerciële teams.

De beperkingen ervan

En terecht, want het heeft ook een aantal nadelen.  

• Follow-updiscipline: deze methodologie houdt in dat regelmatige schattingen om de voortgang te bevestigen. Dit vereist de implementatie van robuuste processen en geschikte tools. Een verkeerde schatting kan namelijk het beeld van het project.
• Afstemming van kosten: zodat deze benadering de winstgevendheid correct weergeeft, is het belangrijk om de kosten goed te kunnen volgen , die idealiter volledig is voor een goede toepassing van deze methode.

Hoe wordt de omzet uit projecten die op regiebasis worden verkocht, erkend?

In het geval van reclamebureaus zijn dezijn de omzet en facturering gebaseerd op de tijd die aan het project is besteed vermenigvuldigd met een uur- of dagtarief waarover de verkoper en de klant overeenstemming hebben bereikt. De erkenning van de omzet is dus eenvoudiger te volgen voor dit soort projecten.

Theoretisch gezien is dit de gewaardeerde productie die als basis dient voor de berekening van de omzet.

In de praktijk komt het vaak voor dat bepaalde werkzaamheden van de factuur worden afgetrokken, waardoor een verschil ontstaat tussen de gewaardeerde productie en de facturering van het project.

Aangezien dit soort projecten doorgaans aan het einde van elke maand wordt gefactureerd op basis van de gerealiseerde productie, en de factuur rekening houdt met alle eventuele eenmalige kortingen, wordt deze gegevens het meest gebruikt om de omzet te erkennen. Het blijkt namelijk nog nauwkeuriger te zijn dan een gewaardeerde productie waarin geen rekening is gehouden met commerciële kortingen.

De methode voor lineaire herkenning van de verwachte omzet

In welke gevallen wordt de omzet lineair erkend?

Bepaalde soorten verkopen leiden tot een lineaire omzetverantwoording. Wanneer de verkoopmethode lijkt op een abonnement, is de lineaire verantwoording het meest geschikt. 

In het geval van abonnementen op producten zoals softwarelicenties, maar ook voor projecten zoals beheerde diensten of bepaalde soorten TMA (onderhoudsdiensten), moet de omzet lineair worden erkend.

Bovendien moet de facturering worden losgekoppeld van de erkenning van de omzet. De facturering kan namelijk jaarlijks, driemaandelijks of maandelijks plaatsvinden, wat geen invloed heeft op de omzet. Hetverschil tussen facturering en omzet leidt daarentegen tot FAE (Factures à Etablir) of PCA's (vooruitgeschreven opbrengsten d’Avance).

Hoe werkt lineaire herkenning? 

Stel bijvoorbeeld dat er een beheerde dienst wordt afgenomen voor een periode van 3 jaar voor € 36.000:

De maandelijkse omzet bedraagt € 1000 per maand gedurende de 36 maanden dat de dienst wordt verleend.

Stel dat op 1e dag de factuur voor jaar 1 wordt uitgegeven, ter waarde van € 12.000. Op die datum bedraagt het PCA € 12.000 en zal het bij elke maandafsluiting met € 1000 worden verlaagd tot het aan het einde van het jaar € 0 bedraagt. Vervolgens zal een nieuwe jaarfactuur een nieuw PCA van € 12.000 creëren.

Hoe bereken je de omzet in het kader van een project op basis van voortgang?

De erkenning van de omzet op basis van voortgang zorgt voor een nauwkeurigere opvolging van de prestaties, maar vereist een grotere nauwkeurigheid. Het te implementeren proces varieert naargelang de benadering van deraming van de omzet .

De verschillende methoden om de voortgang van een project te berekenen

De methode voor het berekenen van de voortgang van de omzet houdt in dat er een methode voor het berekenen van de voortgang moet worden gekozen. Er bestaan verschillende benaderingen.

Het voortgangspercentage op basis van de kosten

Dit is de meest aanbevolen methode omdat deze het meest nauwkeurig is. Hierbij wordt de totale kosten van het project tot nu toe te berekenen (dit moet zo volledig mogelijk zijn) en deze vergelijken met de totale kosten van het project.

Het is belangrijk om te bepalen of de totale projectkosten in de noemer gebaseerd zijn op de oorspronkelijk begrote kosten, of dat rekening wordt gehouden met de laatste schatting. 

Om de berekening zo nauwkeurig mogelijk te maken, moet in de noemer idealiter rekening worden gehouden met de laatste schatting van de projectkosten, dat wil zeggen de kosten tot op heden, opgeteld bij de meest nauwkeurige schatting van de resterende kosten van het project.

De kostenbenadering is de meest nauwkeurige methode om de voortgang van een project te berekenen omdat deze alle activiteiten omvat die nodig zijn om het project te realiseren: 

• de productie van interne medewerkers, 
• de kosten in verband met reizen, 
• aankopen van onderaanneming,
• evenals alle andere aankopen. 

Deze volledigheid maakt het nauwkeuriger en meer gewaardeerd door de CAC's.

Het voortgangspercentage op basis van de gewaardeerde productie

Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan om de voortgang van het project te schatten door de tot nu toe gerealiseerde productie en deze te vergelijken met de totale gewaardeerde productie van het project.

Deze aanpak is nauwkeurig wanneer projecten gemakkelijk te waarderen zijn, dat wil zeggen wanneer elke betrokkene een uur- of dagtarief heeft dat kan worden toegepast op de tijd die aan het project is besteed.

Ook in dit geval moet de totale waarde van het project bekend zijn: deze kan op basis van het budget worden berekend, maar idealiter moet de laatste schatting in aanmerking worden genomen om een nauwkeuriger voortgangspercentage te geven. 

Het voortgangspercentage per mijlpaal

In sommige gevallen kan de voortgang van het project worden gemeten aan de hand van bereikte mijlpalen. Om dit te laten werken, moet de schatting het mogelijk maken om in eerste instantie de voortgang te bevestigen die elke mijlpaal oplevert. Telkens wanneer een mijlpaal wordt bereikt, kan aan de hand van de schatting de omzetontwikkeling.

Aangezien de voortgang handmatig wordt aangegeven, houdt dit in dat een projectmanager met de gewenste frequentie de de mijlpalen. Het is dus een minder betrouwbare methodologie dan een berekening op basis van kosten of gewaardeerde productie. Wanneer het onmogelijk is om een prognose bij te werken , maar dat tegelijkertijd de projecten sterk afwijken van de oorspronkelijke prognoses, kan deze methode de voorkeur genieten.

Het percentage handmatige voortgang

Het is ook mogelijk om te werken op basis van basis van aangiften. In dat geval kan iemand die het project beheerst de voortgang aangeven bij de afsluiting. Deze minder rigoureuze methode is volledig afhankelijk van de mens en zijn kennis van de stand van zaken van het project en wat er nog te doen staat.

Wat zijn de belangrijkste indicatoren om de voortgang te meten?

Afhankelijk van de gebruikte methodologie zijn de te volgen indicatoren verschillend. Voor de voortgang op basis van kosten: alle kosten in verband met het project moeten in aanmerking worden genomen.

De kosten van interne medewerkers die aan het project werken

Het moet mogelijk zijn om de tijd die aan het project wordt besteed bijhouden en deze tijd omzetten in de bijbehorende kosten. Voor elke medewerker moet een volledige kostprijs worden toegekend, die het volgende moet omvatten: 

• het brutoloon, 
• de sociale lasten die door het bedrijf worden betaald, 
• eventuele premies en bonussen.

Kosten uitbesteding

Als de uitbestede dienst tegen een vast bedrag wordt verkocht, komen de kosten overeen met het verkochte bedrag van de dienst. Bij een berekening op basis van voortgang is het belangrijk om aan te geven op welk moment deze kosten moeten worden erkend: door de datum waarop de dienst is geleverd te bevestigen, kunnen de bijbehorende kosten worden erkend.

Als de dienst wordt geleverd door een externe partij die per uur of per dag factureert, moet het mogelijk zijn om de tijd die al aan het project is besteed bij te houden en bij de afsluiting te kunnen bevestigen de resterende tijd die deze externe medewerker aan het project moet besteden. Deze tijd wordt vermenigvuldigd met het uur- of dagtarief en geeft een beeld van de voortgang van de projectkosten.

Maak uw samenwerking met externe partijen soepeler

Met Stafiz kunt u uw onderaannemers opnemen om zowel de voortgang van projecten als de kosten bij te houden.

Lees meer

De verschillende aankopen

Het gaat om aankopen van materiaal, producten of licenties. Het reeds vastgelegde en nog vast te leggen aankoopbedrag moet worden bijgehouden. Als dit bedrag verandert, moet het worden bijgewerkt.

Reiskosten

Sommige projecten brengen reizen met zich mee die aanzienlijke vervoerskosten met zich mee kunnen brengen. Deze kosten moeten ook worden gerapporteerd en eventueel regelmatig opnieuw worden geraamd om een correct beeld te geven van de totale gemaakte kosten in verhouding tot de totale geraamde kosten.

Invoering van omzetverantwoording op basis van voortgang: hoe pak je dat concreet aan?

Het bijhouden van de tijd die aan het project wordt besteed is de meest nauwkeurige methode om de interne kosten van projecten te berekenen. Medewerkers moeten worden uitgerust met een tool voor tijdregistratie. 

Medewerkers moeten de uren of het percentage dagen kunnen aangeven dat ze aan verschillende projecten hebben besteed, waaronder projecten waarvoor het voortgangspercentage wordt berekend. Met deze software kunnen ookkosten toewijzen aan middelen en zo de gerealiseerde kosten van projecten te berekenen. 

Het is ook absoluut noodzakelijk om de resterende tijd te kunnen plannen. De voortgangsberekening is namelijk idealiter gebaseerd op een laatste schatting: deze moet rekening houden met het gerealiseerde (of de werkelijke) en de de resterende prognose voor het project. 

Een oplossing zoals Stafiz maakt het bijvoorbeeld mogelijk om zowel de gerealiseerde uren als de planning in dezelfde software te beheren. Externe medewerkers moeten ook de uren op projecten kunnen bijhouden. De bijbehorende kosten van de onderaannemer voor het project worden vastgelegd en maken het mogelijk om de voortgang van deze uitbestedingskosten.

• Beheer van uitbesteding: de kosten van uitbesteding moeten kunnen worden bijgehouden, idealiter in dezelfde projectbeheersoftware. Deze opvolging moet het mogelijk maken om de waarde van de gemaakte uitbestedingskosten en de totale uitbestedingskosten die nodig zijn om het project te voltooien, te kennen.
• Beheer van aankopen en producten: om de kosten van een project volledig te kunnen berekenen, moeten ook de andere aankopen worden meegerekend. De oplossing moet het mogelijk maken om de aankopen van materiaal en producten rechtstreeks in dezelfde software te beheren of deze gegevens uit een andere oplossing te halen via een API-connector of door een plat bestand te importeren.
• Kostenbeheer: naast het terugvorderen van kosten, moeten deze ook aan de juiste projecten kunnen worden toegewezen. Ook moet het mogelijk zijn om een resterend bedrag aan te geven, zodat het voortgangspercentage op basis van de kosten zo nauwkeurig mogelijk is.

Best practices voor het bijhouden van de omzet van projecten op basis van voortgang

Om de omzet op basis van voortgang nauwkeurig te kunnen vaststellen, moeten bij elke afsluiting processen worden geïmplementeerd.

Validatie van tijd, kosten en aankopen

De actuele kostenelementen van projecten moeten correct en up-to-date zijn. Hiervoor bestaan verschillende best practices:

• validatieworkflows opzetten om te controleren of de tijdregistratie volledig en nauwkeurig is
• facturen van onderaannemers en aankopen valideren: personen die bekend zijn met het project kunnen valideren of de factuur overeenkomt met de werkelijk geleverde prestatie, en als er een verschil is, kunnen ze dit aangeven zodat alleen de werkelijk gemaakte kosten worden meegenomen in de berekening van de voortgang.

De resterende taken bijwerken

Het is meestal de projectleider die een holistisch beeld van het project heeft en de situatie kan beoordelen en de resterende werkzaamheden kan voorspellen. Het is een goede gewoonte om minstens één keer per maand een analyse van de situatie te maken en de resterende werkzaamheden bij te werken. Plan de resterende werklast (die zich vertaalt in toekomstige kosten), bevestig de voortgang van de uitbestede diensten (om de gemaakte en nog te maken kosten te erkennen), controleer het verbruik van het kostenbudget (en pas dit eventueel aan).

Controleer of de updates volledig zijn 

Om de voortgang correct te kunnen berekenen, is het absoluut noodzakelijk dat alle medewerkers het proces volgen, anders wordt de analyse vertekend. Idealiter zorgen de tools ervoor dat de tijdregistratie volledig is uitgevoerd, dat de tijden zijn gevalideerd, dat de kosten zijn ingediend en dat de projectmanagers de prognose hebben bijgewerkt.

Cut-offs beheren 

Zodra de voortgangsberekeningen zijn uitgevoerd, moet u ervoor zorgen dat de periode is afgesloten, zodat wijzigingen met betrekking tot een eerdere periode geen invloed hebben op de open periode. Zonder cut-offbeheer veranderen de cijfers van eerdere periodes zodra wijzigingen worden doorgevoerd, waardoor analyse onmogelijk wordt.