¿Qué es el reconocimiento de ingresos en la gestión de proyectos?

La facturación de un proyecto corresponde a la parte de los ingresos contractuales que puede reconocerse en contabilidad en una fecha determinada, dependiendo del progreso real del proyecto, independientemente de la facturación o cobro.
Es un indicador clave para gestionar la rentabilidad, el margen y el rendimiento financiero de los proyectos.

Para las empresas que venden proyectos — consultoras, empresas de servicios de TI, agencias, empresas de servicios — la rotación de proyectos no se limita a lo que se haya facturado. Refleja el valor realmente producido hasta la fecha, en línea con las normas contables (NIIF 15, PCG) y las obligaciones de auditoría.

Sin embargo, determinar cuándo y cómo reconocer la facturación de un proyecto es un ejercicio complejo. Depende de:

• el tipo de contrato (precio fijo, empresa gestora, servicios gestionados, suscripción, TMA),
• el método de cálculo de la promoción,
• la capacidad de la empresa para hacer que sus datos de producción y costes sean más fiables.

Una metodología deficiente puede provocar discrepancias significativas en el margen, el beneficio y el saldo, con impactos directos durante los cierres mensuales o auditorías. Por el contrario, el reconocimiento controlado de la rotación de proyectos permite una gestión financiera precisa, una mejor anticipación de las derivas y una lectura fiable del rendimiento real.

Este artículo detalla los métodos para calcular y reconocer la facturación de proyectos, de acuerdo con las normas contables y adaptados a cada tipo de proyecto, para alinear de forma sostenible finanzas, producción y gestión operativa.

¿Cuál es el reconocimiento de la facturación de un proyecto?

Definición: el reconocimiento de la facturación de un proyecto

La facturación de un proyecto corresponde a los ingresos reconocidos en la contabilidad en una fecha determinada, según el progreso real del proyecto. No depende únicamente de la facturación, sino del valor realmente producido y entregado al cliente. 

Se requiere el reconocimiento de los ingresos de un contrato de servicios para todos los proyectos facturables. 

Cuestiones relacionadas con el reconocimiento del Consejo de Administración de un proyecto

Existen muchas limitaciones: requisitos contables (IFRS15, PCG), diversidad de tipos de contratos (proyectos a precio fijo, proyectos basados en tiempos, proyectos de servicios gestionados, suscripciones, anticipaciones, mantenimiento), presión sobre la rentabilidad y la obligación de proporcionar informes fiables.

Por tanto, saber cómo determinar los enfoques adecuados para el reconocimiento de ingresos es un desafío complejo. Sin embargo, este reconocimiento de la facturación puede tener un impacto profundo en el margen, el balance e incluso en la percepción del mercado. Los equipos financieros deben basarse en métodos que estén dominados y puedan ser auditados sin riesgo de ajustes.

Pero la realidad sobre el terreno muestra otra dificultad: los datos necesarios (tiempo invertido, hitos alcanzados, aún por hacer) suelen estar dispersos entre Excel y las herramientas empresariales. Como resultado, los directores financieros carecen de visibilidad, los cierres son demasiado largos y el riesgo de desviaciones es significativo.

¿Cuándo se tiene en cuenta el reconocimiento de la facturación en el estado de resultados? 

La respuesta a esta pregunta depende de varios criterios: el tipo de proyecto y el servicio asociado.

Para responder a esta pregunta de forma clara y sin ningún posible sesgo analítico, las normas contables han permitido aclarar el tema. Primero la norma internacional IFRS 15 , luego la aplicación en las cuentas locales.

¿Cuál es el método de reconocimiento de la facturación según la NIIF 15?

NIIF 15 – Ingresos procedentes de contratos con clientes define un marco claro para el reconocimiento de ingresos. Presenta un modelo de 5 pasos, que permite la transferencia del control de bienes o servicios.

1. Cuando existe un contrato con un cliente: existe un contrato aprobado por ambas partes con un cliente.
2. Se identifica la obligación de cumplimiento: si se trata de una transferencia de bienes, un servicio o una combinación de estas dos opciones.
3. La determinación de un precio.
4. El precio determinado se divide entonces por tipo de obligación o servicio.
5. La facturación se reconoce entonces en el momento de la transferencia de control del bien o servicio.

La NIIF 15 pretende estandarizar el reconocimiento de ingresos a nivel global, proporcionar mayor coherencia y transparencia para los inversores, y reducir discrepancias metodológicas.

¿Cuál es la implicación contable dentro de las normas europeas? 

La Unión Europea ha adoptado oficialmente la IFRS 15 mediante el Reglamento (UE) nº 2016/1905.

Por tanto, es obligatorio para:

• empresas cotizadas en mercados europeos,

• sus estados financieros consolidados elaborados de acuerdo con las NIIF.

Sin embargo, cada país puede aplicar sus estándares locales, que aún no están armonizados a nivel europeo. A continuación, se aplica el GAAP local en cada país.

Sin embargo, los estándares locales sobre el reconocimiento de ingresos están fuertemente influenciados por los principios de las NIIF 15.

¿Y qué hay del reconocimiento de la rotación en las actividades de consultoría y servicios de TI?

Los modelos de servicios de consultoría, sea cual sea su naturaleza, implican la venta de un proyecto a clientes.

Es necesario aplicar la metodología adecuada para reconocer la facturación según los servicios. ¿Para qué? Porque este reconocimiento de la rotación tiene un gran impacto en los resultados contables de las consultoras. Los datos de los estados de resultados pueden variar mucho según las metodologías utilizadas. Por ello, es uno de los temas que es muy vigilado por el CAC (Auditores Legales) o durante la auditoría de las cuentas.

¿Cuál es la diferencia entre facturación facturada, facturación reconocida y facturación cobrada?

Se pueden distinguir tres tipos de rotación.

Facturación

Es la cantidad total de facturación generada. Suma todos los importes de las facturas y deduce los créditos. Es el total facturado. Aunque es un indicador de rotación, no corresponde a la facturación contable, porque no toda la facturación puede reconocerse durante el periodo contable.

Facturación reconocida

Esta es la parte de la facturación que puede reconocerse durante el periodo contable y aparecer en el estado de resultados. Excluye la facturación que no tiene por qué ser reconocida en contabilidad.

El volumen de negocio recibido

Esta es la parte de la facturación reconocida en el periodo que ya se ha pagado hasta la fecha. Es más un indicador de monitorización de flujo de caja que un indicador de pérdidas y ganancias.

¿Cómo se calcula la facturación de un proyecto?

El método para reconocer la facturación al finalizar 

Reconocimiento al completar: definición

El reconocimiento de la facturación al finalizar consiste en reconocer los ingresos solo cuando el servicio se ha realizado completamente. Este método es especialmente aplicable a proyectos o encargos cortos donde el valor solo se entrega al final. Mientras el entregable del proyecto no sea producido, validado ni aceptado por el cliente, no se reconoce la facturación.

Al entregar, la facturación total se registra de una sola vez. El margen se calcula entonces en función de los costes realmente incurridos. Este enfoque garantiza un reconocimiento prudente y una coherencia entre la entrega real y el registro contable de los ingresos.

Sus ventajas 

Este método de reconocimiento de la CA tiene dos ventajas notables:

• su simplicidad reduce el riesgo de error. Solo hay un registro contable al final del proyecto. No es necesario hacer estimaciones intermedias;
• Su advertencia : no se reconoce ningún ingreso hasta que el proyecto esté completado. Por tanto, no existe riesgo de sobrevaloración de la facturación.

Sus límites

Pero también tiene algunos inconvenientes, entre ellos: 

• No hay visibilidad progresiva: la rotación solo aparece al final del proyecto. Durante la primera parte del proyecto, mientras se tienen en cuenta los costes, no hay facturación por delante, lo que impide evaluar el rendimiento real del proyecto;
• Riesgo de volatilidad : Los ingresos pueden concentrarse en un solo mes, creando picos artificiales.

El método de reconocer la rotación en el progreso de los proyectos

Reconocimiento por el avance: definición

El método para reconocer ingresos en progreso es reconocer ingresos a medida que avanza el proyecto. La facturación ya no está vinculada solo a la entrega final, sino al valor realmente producido en una fecha determinada. El progreso puede medirse mediante varios enfoques: porcentaje de los costes incurridos, esfuerzo consumido respecto al presupuesto o validación de hitos.

Este método permite que los productos y cargas se fijen correctamente. Los costes incurridos durante el periodo se comparan con la parte del servicio realmente prestada, lo que ofrece una visión mucho más precisa del rendimiento. Gracias a esto, la empresa puede calcular el margen real hasta la fecha y no más después. El pilotaje se vuelve inmediato: los derrapes son visibles en el momento en que ocurren, y no varios meses después.

El enfoque de avance también garantiza una estricta coherencia entre producción, facturación y contabilidad. La contabilidad refleja lo que realmente se entregó, independientemente de la tarifa de facturación o los términos contractuales.

La producción, en cambio, mide el progreso operativo. La facturación sigue el plan de pagos. El método de progreso garantiza que estas tres dimensiones estén alineadas, haciendo el análisis financiero más seguro y reduciendo las lagunas de interpretación. 

Sin este enfoque, la sociedad permanece en una lógica post-mortem: descubre sus resultados al final, cuando todo está consumido y ya no es posible corregirlo. Observa, en lugar de pilotar. Con el reconocimiento del avance, las finanzas se convierten en un verdadero socio del rendimiento. Los equipos disponen de indicadores fiables y actualizados y pueden tomar decisiones rápidas para ajustar cargas, redefinir prioridades o reaccionar a las derivas. Las finanzas ya no son un espectador: se convierten en una fuerza motriz.

Sus ventajas

El proceso de reconocimiento al avance de la facturación tiene ciertas ventajas.

• La visibilidad continua del rendimiento que aporta: la rotación refleja el progreso real y, por tanto, también facilita la previsión o incluso la planificación de la facturación que aún está por registrar. Los márgenes también son más precisos con visibilidad hasta la fecha de la rentabilidad del proyecto.
• Gestión precisa de los márgenes, ya que los costes incurridos y los ingresos reconocidos evolucionan simultáneamente. Las fluctuaciones contables son limitadas. Este enfoque mejora la toma de decisiones y fortalece la colaboración entre los equipos operativos, financieros y empresariales.

Sus límites

Y con razón, también tiene sus desventajas. 

• Disciplina de la monitorización: esta metodología implica hacer estimaciones regulares para confirmar el progreso. Esto significa contar con procesos sólidos y las herramientas adecuadas. Una mala estimación puede distorsionar la imagen del proyecto.
• Conciliación de gastos: para que este enfoque tenga en cuenta correctamente la rentabilidad, es importante dominar el seguimiento de costes, que es idealmente exhaustivo para la correcta aplicación de este método.

¿Cómo reconoces la facturación de los proyectos vendidos por una empresa?

En el caso de las agencias de publicidad, la facturación y la facturación se basan en el tiempo invertido en el proyecto multiplicado por una tarifa horaria o diaria que el vendedor y el cliente han acordado. Por tanto, el reconocimiento de la rotación es más fácil de seguir para este tipo de proyecto.

Teóricamente, es la producción valorada la que sirve como base para calcular la facturación.

De hecho, a menudo ocurre que ciertas obras se deducen de la factura, lo que crea una brecha entre la producción valorada y la facturación del proyecto.

Dado que este tipo de proyecto generalmente se factura al final de cada mes en función de la producción realizada, y la factura tiene en cuenta cualquier descuento puntual, son estos datos los que se utilizan más ampliamente para reconocer la facturación. De hecho, resulta ser incluso más precisa que una producción valorada que no habría incluido descuentos comerciales.

El método de reconocimiento lineal de la rotación de proyectos

¿En qué casos se reconoce la facturación de forma lineal?

Algunos tipos de ventas conducen a un reconocimiento de la rotación lineal. Cuando el método de venta se acerca más a una suscripción, el enfoque de reconocimiento lineal es el más adecuado. 

En el caso de suscripciones a productos como licencias de software, pero también para proyectos de servicios gestionados, o para ciertos tipos de TMAs (servicios de mantenimiento), el reconocimiento de la rotación debe ser lineal.

También es necesario desvincular la facturación del reconocimiento de facturación. La facturación puede ser anual, trimestral o mensual, lo que no afecta a la facturación. La diferencia entre facturación y facturación, en cambio, conduce a FAE (Facturas por Establecer) o PCA (Ingresos Diferidos).

¿Cómo funciona el reconocimiento lineal? 

Por ejemplo, imaginemos un servicio gestionado contratado durante 3 años por 36.000 €:

La facturación mensual es de 1000€ al mes durante los 36 meses de servicio.

Supongamos que el primer día se emite la factura del año 1, es decir, 12000€. En esa fecha, la PCA es de 12.000 € y se reducirá en cada cierre mensual en 1.000 € hasta que alcance 0 € al final del año. Entonces, una nueva factura anual recreará una nueva ACP de 12.000 €

¿Cómo calculas la rotación en el contexto de un proyecto en marcha?

El reconocimiento de la rotación en el momento del progreso proporciona un seguimiento más preciso del rendimiento, pero requiere un enfoque más riguroso. El proceso a implementar varía según el enfoque elegido para la estimación de ingresos.

Los diferentes métodos para calcular el progreso de un proyecto

El método para calcular el progreso de la rotación implica elegir un método para calcular el progreso. Existen varios enfoques.

El porcentaje de progreso por coste

Este es el método más recomendado porque es el más preciso. Consiste en calcular los costes totales gastados en el proyecto hasta la fecha (que deben ser lo más exhaustivos posible) y compararlos con los costes totales del proyecto.

Es importante definir si los costes totales del proyecto en el denominador se basan en los costes presupuestados originalmente o si se tiene en cuenta la última estimación. 

Idealmente, para que el cálculo sea lo más preciso posible, debería ser posible tener en cuenta la última estimación de los costes del proyecto en el denominador, es decir, los costes hasta la fecha a los que se suma la estimación más precisa de los costes restantes que se destinarán al proyecto.

El enfoque basado en costes es la forma más precisa de calcular el progreso de un proyecto porque abarca toda la actividad necesaria para completarlo:

• la formación de empleados internos, 
• los costes asociados al viaje, 
• subcontratación de adquisiciones,
• así como todas las demás compras. 

Esta exhaustividad lo hace más preciso y más apreciado por los auditores.

El porcentaje de progreso de la producción valorado

Algunas empresas prefieren estimar el progreso del proyecto calculando la producción valorada hasta la fecha y comparándola con la producción total valorada del proyecto.

Este enfoque es preciso cuando los proyectos son fácilmente valiosos, es decir, cada parte interesada tiene una tarifa horaria o diaria que puede aplicarse al tiempo dedicado al proyecto.

En este caso también debe conocerse la valoración total del proyecto: esta puede calcularse en función del presupuesto, pero idealmente es la última estimación que debe tenerse en cuenta para proporcionar un porcentaje de progreso más preciso.

El porcentaje de finalización por hito

En algunos casos, el progreso del proyecto puede medirse por los hitos alcanzados. Para que esto funcione, la estimación debe confirmar inicialmente el progreso que aporta cada hito. Cada vez que se alcanza un hito, la estimación confirma el aumento de la rotación.

Al igual que el progreso reportado manualmente, esto significa que un gestor de proyecto debe supervisar la finalización de los hitos a la frecuencia deseada. Por tanto, es una metodología menos infalible que un cálculo vinculado a costes o producción valorada. Cuando es imposible actualizar una previsión pero al mismo tiempo los proyectos sufren desviaciones fuertes respecto a las previsiones iniciales, esta es una metodología que puede preferirse.

El porcentaje de finalización manual

También es posible operar sobre la base de la declaración. En este caso, una persona encargada del proyecto puede indicar el progreso en el momento del cierre. Menos riguroso, este método depende enteramente del ser humano y de su conocimiento de la situación del proyecto y de lo que queda por hacer.

¿Cuáles son los indicadores clave para medir el progreso?

Dependiendo de la metodología utilizada, los indicadores a monitorizar son diferentes. Para el avance por costes: todos los costes relacionados con el proyecto deben tenerse en cuenta.

Los costes de los colaboradores internos que trabajan en el proyecto

Necesitas poder registrar el tiempo invertido en el proyecto y convertir ese tiempo en un coste asociado. Para cada empleado, debe asignarse un coste completo, que debe incluir:

• salario bruto, 
• las contribuciones a la seguridad social pagadas por la empresa, 
• Cualquier bonificación y bonus.

Costes de subcontratación

Si el servicio de subcontratación se vende a plazo, el coste corresponde a la cantidad vendida del servicio. En el contexto de un cálculo de progreso, es importante especificar cuándo debe reconocerse este coste: confirmar la fecha en que se realizó el servicio permite reconocer el coste asociado.

Si el servicio lo realiza una persona externa que factura por horas o por día, es necesario poder registrar el tiempo ya invertido en el proyecto y poder confirmar en el momento del cierre el tiempo restante que debe dedicar este perfil externo. Este tiempo se multiplica por el coste horario o diario y te permite entrar en la situación de avance de los costes del proyecto.

Optimiza tu colaboración con tus partes externas

Stafiz te permite incluir tu subcontratación para actualizar tanto el seguimiento del progreso del proyecto como los costes.

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Las diferentes compras

Estas son compras de equipos, productos o licencias. La cantidad de compra ya comprometida y que aún debe comprometerse debe ser supervisada. Si esta cantidad cambia, debe actualizarse.

Gastos de viaje

Algunos proyectos implican desplazamientos que pueden suponer costes significativos de transporte. Estos costes también deben informarse y posiblemente reestimarse periódicamente para ofrecer una imagen correcta de los costes totales incurridos en relación con los costes totales proyectados.

Implementación del reconocimiento de la rotación en el progreso: cómo abordarlo de forma concreta

Registrar el tiempo dedicado al proyecto es el enfoque más preciso para calcular los costes internos de los proyectos. Los empleados deben estar equipados con una herramienta de entrada de horario.

Los empleados deben poder indicar las horas o el porcentaje de días dedicados a los diferentes proyectos, incluyendo los proyectos en los que se calcula el porcentaje de finalización. Este software también permite asignar un coste a los recursos y así calcular los costes incurridos en los proyectos.

También es imprescindible poder planificar el tiempo restante que se va a alcanzar. Porque el cálculo del progreso se basa idealmente en una estimación final: debe tener en cuenta tanto la previsión real (o real) como la previsión que aún queda por hacer sobre el proyecto.

Una solución como Stafiz, por ejemplo, permite gestionar tanto el tiempo realizado como la planificación en el mismo software. Los externos también deben poder controlar el tiempo de los proyectos. Se define el coste asociado al subcontratista en el proyecto, lo que permite monitorizar el progreso de estos costes de subcontratación.

• Gestión de subcontratación: los costes de subcontratación deben poder ser rastreados, idealmente en el mismo software de gestión de proyectos. Este seguimiento debe permitir conocer la valoración de los costes de subcontratación incurridos y el total de los costes de subcontratación previstos para completar el proyecto.
• Compras y gestión de producto: Para completar el cálculo de los costes incurridos en un proyecto, deben añadirse otras compras. La solución debería ser capaz de gestionar compras de hardware y productos directamente en el mismo software o recuperar estos elementos de otra solución mediante conector API o importación de archivos planos.
• Gestión de gastos: Además de recuperar los gastos, debes poder cargarlos a los proyectos adecuados. También es necesario poder indicar un alambique a hacer para que el porcentaje de avance por costes sea lo más preciso posible.

Mejores prácticas para hacer un seguimiento del reconocimiento de ingresos de proyectos en progreso

Para que el reconocimiento de la rotación en el momento del progreso sea preciso, es necesario contar con procesos en cada cierre.

Validación de tiempo, gastos y compras

Los elementos de coste de los proyectos hasta la fecha deben ser correctos y estar actualizados. Existen varias buenas prácticas para esto:

• Implementa flujos de trabajo de validación para confirmar que la introducción del tiempo está completa y es precisa
• Validar facturas de subcontratistas y compras: las personas que conocen el proyecto pueden comprobar que la factura corresponde a la realidad del servicio, y si hay una discrepancia, pueden especificarla para que solo se tengan en cuenta los costes realmente incurridos en el cálculo del avance.

Actualización de los restos

Normalmente es el gestor de proyecto, quien tiene una visión holística del proyecto, quien puede revisar la situación y planificar lo que queda por hacer. La mejor práctica es realizar un análisis de la situación y actualizar los productos restantes al menos una vez al mes. Planifica el coste restante (esto se traduce en costes futuros), confirma el progreso de los servicios de subcontratación (para reconocer los costes incurridos y los que quedan por incurrir), revisa el consumo del presupuesto de costes (y posiblemente reajusta).

Comprueba la completitud de las actualizaciones 

Para que el cálculo de avance sea correcto, es imprescindible que todos los contribuyentes sigan el proceso, de lo contrario el análisis se distorsiona. Idealmente, las herramientas permiten garantizar que el seguimiento del tiempo se haya realizado exhaustivamente, que los tiempos hayan sido validados, que se hayan presentado los gastos y que los gestores de proyecto hayan actualizado la previsión del proyecto.

Gestión de cortes 

Una vez realizados los cálculos de progreso, es necesario asegurarse de que el periodo esté cerrado para que cualquier cambio relacionado con un periodo anterior afecte al periodo abierto. Sin la gestión de los cortes, las cifras de periodos anteriores cambian tan pronto como se realizan cambios, lo que hace imposible el análisis.