Was ist Umsatzerkundung im Projektmanagement?

Der Umsatz eines Projekts entspricht dem Teil des vertraglichen Einkommens, der zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Buchhaltung erfasst werden kann, abhängig vom tatsächlichen Fortschritt des Projekts, unabhängig von Rechnungsstellung oder Inkasso.
Sie ist ein wichtiger Indikator für die Steuerung von Rentabilität, Marge und finanziellen Leistungen von Projekten.

Für Unternehmen, die Projekte verkaufen – Beratungsfirmen, IT-Dienstleistungsunternehmen, Agenturen, Dienstleistungsunternehmen – beschränkt sich der Projektumsatz nicht auf das, was bereits in Rechnung gestellt wurde. Sie spiegelt den bisher tatsächlich erzeugten Wert wider, im Einklang mit Buchhaltungsstandards (IFRS 15, PCG) und Prüfungspflichten.

Allerdings ist es eine komplexe Aufgabe zu bestimmen, wann und wie man die Fluktuation eines Projekts erkennt. Es hängt davon ab:

• die Art des Vertrags (Festpreis, Managementgesellschaft, Managed Services, Abonnement, TMA),
• die Methode zur Berechnung der Beförderung,
• Die Fähigkeit des Unternehmens, Produktions- und Kostendaten zuverlässiger zu machen.

Eine schlechte Methodik kann zu erheblichen Abweichungen bei Marge, Gewinn und Balance führen, mit direkten Auswirkungen bei monatlichen Abschlüssen oder Prüfungen. Umgekehrt ermöglicht die kontrollierte Erkennung des Projektumsatzes ein präzises Finanzmanagement, eine bessere Prognose von Driften und eine zuverlässige Messung der tatsächlichen Leistung.

Dieser Artikel beschreibt die Methoden zur Berechnung und Erfassung des Projektumsatzes gemäß Buchhaltungsstandards und angepasst an jede Projektart, um Finanzen, Produktion und Betriebsmanagement nachhaltig in Einklang zu bringen.

Wie wird der Umsatz eines Projekts erkannt?

Definition: die Anerkennung der Fluktuation eines Projekts

Der Umsatz eines Projekts entspricht dem an einem bestimmten Datum in der Buchhaltung erfassten Erlöse, entsprechend dem tatsächlichen Fortschritt des Projekts. Es hängt nicht ausschließlich von der Rechnung ab, sondern vom tatsächlich erzeugten und gelieferten Wert für den Kunden. 

Für alle abrechenbaren Projekte ist die Einnahmen aus einem Dienstleistungsvertrag erforderlich. 

Fragen im Zusammenhang mit der Anerkennung des Vorstands eines Projekts

Es gibt viele Einschränkungen: Buchhaltungsanforderungen (IFRS15, PCG), Vielfalt der Vertragsarten (Festpreisprojekte, zeitbasierte Projekte, Managed-Services-Projekte, Abonnements, Retainers, Wartung), Druck auf die Rentabilität und die Verpflichtung, eine zuverlässige Berichterstattung bereitzustellen.

Zu wissen, wie man die richtigen Ansätze zur Umsatzerfassung findet , ist daher eine komplexe Herausforderung. Diese Anerkennung des Umsatzes kann jedoch tiefgreifende Auswirkungen auf die Marge, die Bilanz und sogar die Marktwahrnehmung haben. Finanzteams müssen sich auf Methoden verlassen, die beherrscht sind und ohne Anpassungsrisiko geprüft werden können.

Doch die Realität vor Ort zeigt eine weitere Schwierigkeit: Die notwendigen Daten (aufgewenbene Zeit, erreichte Meilensteine, noch zu erledigen) sind oft zwischen Excel und Business-Tools verteilt. Infolgedessen fehlen CFOs Sichtbarkeit, die Schließungen dauern zu lange und das Risiko von Abweichungen ist erheblich.

Wann wird die Umsatzerfassung in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt? 

Die Antwort auf diese Frage hängt von mehreren Kriterien ab: der Art des Projekts und dem zugehörigen Service.

Um diese Frage klar und ohne jegliche mögliche analytische Verzerrung zu beantworten, haben Rechnungslegungsstandards es ermöglicht, das Thema zu klären. Zuerst der internationale Standard IFRS 15, dann die Anwendung in den lokalen Konten.

Wie ist die Methode zur Erfassung des Umsatzes nach IFRS 15?

IFRS 15 – Umsatz aus Verträgen mit Kunden definiert einen klaren Rahmen zur Umsatzerfassung. Es bietet ein 5-Schritte-Modell, das die Übertragung der Kontrolle über Waren oder Dienstleistungen ermöglicht.

1. Wenn ein Vertrag mit einem Kunden besteht: Ein von beiden Parteien genehmigter Vertrag besteht mit einem Kunden.
2. Die Leistungsverpflichtung wird identifiziert: ob es sich um eine Übertragung von Eigentum, eine Dienstleistung oder eine Kombination dieser beiden Optionen handelt.
3. Die Festlegung eines Preises.
4. Der festgelegte Preis wird dann nach Art der Verpflichtung oder Dienstleistung geteilt.
5. Der Umsatz wird dann zum Zeitpunkt der Übertragung der Kontrolle über das Gut oder die Dienstleistung erkannt.

IFRS 15 zielt darauf ab, die Umsatzerziehung weltweit zu standardisieren, Investoren mehr Konsistenz und Transparenz zu bieten und methodische Abweichungen zu verringern.

Welche Rechnungslegungsimplikationen haben die europäischen Standards? 

Die Europäische Union hat IFRS 15 offiziell durch Verordnung (EU) Nr. 2016/1905 verabschiedet.

Es ist daher verpflichtend für:

• Unternehmen, die an europäischen Märkten notiert sind,

• ihre konsolidierten Finanzberichte werden gemäß IFRS erstellt.

Jedes Land kann jedoch seine lokalen Standards anwenden, die auf europäischer Ebene noch nicht harmonisiert sind. In jedem Land wird dann die lokale GAAP angewendet.

Allerdings werden lokale Standards zur Umsatzerfassung stark von den Prinzipien des IFRS 15 beeinflusst.

Wie sieht es mit der Anerkennung von Fluktuation bei Beratungs- und IT-Dienstleistungsaktivitäten aus?

Beratungsdienstleistungsmodelle, unabhängig von ihrer Art, beinhalten einen Projektverkauf an Kunden.

Es ist notwendig, die richtige Methodik anzuwenden, um den Umsatz entsprechend den Dienstleistungen zu erkennen. Wozu? Denn diese Anerkennung der Fluktuation hat einen großen Einfluss auf die Buchhaltungsergebnisse von Beratungsfirmen. Gewinn- und Verlustrechnungsdaten können je nach verwendeten Methoden sehr unterschiedlich sein. Es ist daher eines der Themen, die vom CAC (Statutory Auditors) oder während der Prüfung der Abschlüsse sehr intensiv überwacht werden.

Was ist der Unterschied zwischen dem berechneten Umsatz, dem Rechnungsumsatz und dem Cash-Umsatz?

Drei Arten von Fluktuation lassen sich unterscheiden.

Berechneter Umsatz

Es ist die Gesamtsumme der generierten Abrechnungen. Er addiert alle Rechnungen und zieht die Gutschriften ab. Es ist die Gesamtsumme, die in Rechnung gestellt wird. Obwohl es ein Indikator für den Umsatz ist, entspricht es nicht dem buchhalterischen Umsatz, da nicht der gesamte fakturierte Umsatz über den gesamten Rechnungszeitraum erfasst werden kann.

Anerkannte Fluktuation

Dies ist der Teil des abgerechneten Umsatzes, der über den Abrechnungszeitraum erfasst und in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen kann. Sie schließt den Umsatz aus, der in der Buchhaltung nicht erfasst werden muss.

Der eingegangene Turnover

Dies ist der Teil des Umsatzes, der über den Zeitraum bereits gezahlt wurde. Es ist eher ein Indikator für die Überwachung des Cashflow als ein Gewinn- und Verlustindikator.

Wie berechnet man den Umsatz eines Projekts?

Die Methode zur Erfassung des Umsatzes bei Abschluss 

Anerkennung bei Abschluss: Definition

Die Anerkennung des Umsatzes bei Abschluss besteht darin, das Einkommen erst dann zu erfassen, wenn der Dienst vollständig erbracht ist. Diese Methode ist besonders für kurze Projekte oder Aufgaben anwendbar , bei denen der Wert erst am Ende geliefert wird. Solange die Projektlieferung nicht vom Kunden erstellt, validiert und akzeptiert wird, wird keine Fluktuation erkannt.

Bei der Lieferung wird der Gesamtumsatz auf einmal erfasst. Die Marge wird dann auf Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten berechnet. Dieser Ansatz gewährleistet eine umsichtige Anerkennung und Konsistenz zwischen der tatsächlichen Ermittlung und der Buchführung des Einkommens.

Seine Vorteile 

Diese Methode zur Anerkennung der CA hat zwei bemerkenswerte Vorteile:

• seine Einfachheit verringert das Fehlerrisiko. Am Ende des Projekts gibt es nur einen Buchhaltungsnachweis. Es ist keine Notwendigkeit, Zwischenschätzungen vorzunehmen;
• Seine Warnung : Es werden keine Einnahmen erzielt, bevor das Projekt abgeschlossen ist. Daher besteht kein Risiko einer Überbewertung des Umsatzes.

Seine Grenzen

Aber es hat auch einige Nachteile, darunter: 

• Keine progressive Sichtbarkeit: Der Wechsel tritt erst am Ende des Projekts auf. Im ersten Teil des Projekts werden zwar die Kosten berücksichtigt, aber es gibt keinen Umsatz davor, was verhindert, dass die tatsächliche Leistung des Projekts bewertet werden kann;
• Risiko der Volatilität : Der Umsatz kann auf einen einzigen Monat konzentriert werden, was künstliche Spitzen erzeugt.

Die Methode zur Erfassung des Umsatzes im Fortschritt von Projekten

Anerkennung für Beförderung: Definition

Die Methode, Umsatz im Fortschritt zu erkennen, besteht darin, Umsätze während des Projektvoranschreitens zu erfassen. Der Umsatz ist nicht mehr nur an die endgültige Lieferung gebunden, sondern an den tatsächlich an einem bestimmten Datum erzeugten Wert.Fortschritte können mit mehreren Ansätzen gemessen werden: Prozentsatz der anfallenden Kosten, aufwändiger Aufwand im Vergleich zum Budget oder Meilensteinvalidierung.

Mit diesem Verfahren können Produkte und Ladungen korrekt angebracht werden. Die während dieses Zeitraums anfallenden Kosten werden mit dem tatsächlich erbrachten Anteil der Leistung verglichen, was eine deutlich genauere Leistung bietet. Dank dessen kann das Unternehmen die tatsächliche bisherige Marge berechnen und nicht mehr nachträglich. Das Pilotieren wird unmittelbar: Driften sind in dem Moment sichtbar, in dem sie auftreten, und nicht mehrere Monate später.

Der Aufstiegsansatz sorgt zudem für eine strikte Konsistenz zwischen Produktion, Rechnungsstellung und Buchhaltung. Die Buchhaltung spiegelt wider, was tatsächlich geliefert wurde, unabhängig vom Abrechnungssatz oder den vertraglichen Bedingungen.

Die Produktion hingegen misst den operativen Fortschritt. Die Abrechnung folgt dem Zahlungsplan. Die Fortschrittsmethode stellt sicher, dass diese drei Dimensionen aufeinander abgestimmt sind, was die Finanzanalyse sicherer macht und Interpretationslücken verringern. 

Ohne diesen Ansatz bleibt die Gesellschaft in einer postmortalen Logik: Sie entdeckt ihre Ergebnisse am Ende, wenn alles konsumiert wird und es nicht mehr möglich ist, sie zu korrigieren. Es beobachtet, statt zu steuern. Mit Anerkennung für Aufstiege wird die Finanzwelt zu einem echten Leistungspartner. Teams verfügen über zuverlässige, aktuelle Indikatoren und können schnelle Entscheidungen treffen, um Lasten anzupassen, Prioritäten neu zu definieren oder auf Driften zu reagieren. Finanzen sind kein Zuschauer mehr: Sie werden zur treibenden Kraft.

Seine Vorteile

Die Methode der Anerkennung bei der Förderung des Umsatzes hat bestimmte Vorteile.

• Die kontinuierliche Sichtbarkeit der erzielten Leistung: Der Umsatz spiegelt den tatsächlichen Fortschritt wider und erleichtert daher auch die Prognose oder sogar die Planung des noch zu dokumentierenden Umsatzes. Auch die Margen sind bisher präziser, was die Transparenz der Rentabilität des Projekts angeht.
• Präzises Margenmanagement, da sich die anfallenden Kosten und der anerkannte Umsatz gleichzeitig weiterentwickeln. Die buchhalterischen Schwankungen sind begrenzt. Dieser Ansatz verbessert die Entscheidungsfindung und stärkt die Zusammenarbeit zwischen operativen, Finanz- und Geschäftsteams.

Seine Grenzen

Und zu Recht hat es auch seine Nachteile. 

• Disziplin der Überwachung: Diese Methodik beinhaltet regelmäßige Schätzungen, um den Fortschritt zu bestätigen. Das bedeutet, dass robuste Prozesse und die richtigen Werkzeuge vorhanden sind. Eine schlechte Schätzung kann das Bild des Projekts verzerren.
• Ausgabenabstimmung: Damit dieser Ansatz die Rentabilität korrekt berücksichtigt, ist es wichtig, die Kostenüberwachung zu meistern, die idealerweise für die richtige Anwendung dieser Methode umfassend ist.

Wie erkennen Sie die Fluktuation bei von einem Unternehmen verkauften Projekten?

Im Fall von Werbeagenturen basieren der Umsatz und die Rechnungsstellung auf der für das Projekt investierten Zeit multipliziert mit einem Stunden- oder Tagessatz, auf den sich Verkäufer und Kunde geeinigt haben. Die Erkennung der Fluktuation ist daher bei dieser Art von Projekt leichter nachzuvollziehen.

Theoretisch dient die bewertete Produktion als Grundlage für die Berechnung des Umsatzes.

Tatsächlich kommt es häufig vor, dass bestimmte Arbeiten von der Rechnung abgezogen werden, was eine Lücke zwischen der bewerteten Produktion und der Abrechnung des Projekts schafft.

Da diese Art von Projekt in der Regel am Ende jedes Monats auf Grundlage der durchgeführten Produktion abgerechnet wird und die Rechnung einmalige Rabatte berücksichtigt, werden diese Daten am häufigsten zur Erfassung des Umsatzes verwendet. Tatsächlich stellt sich heraus, dass es sogar noch genauer ist als eine Wertproduktion, die keine kommerziellen Rabatte enthalten hätte.

Die lineare Erkennungsmethode der Projektabwicklung

In welchen Fällen wird der Umsatz linear erfasst?

Einige Arten von Verkäufen führen zu einer Erkenntnis des linearen Umsatzes. Wenn die Verkaufsmethode näher an einem Abonnement liegt, ist der lineare Erkennungsansatz am passendsten. 

Im Fall von Abonnements für Produkte wie Softwarelizenzen, aber auch für Managed-Services-Projekte oder für bestimmte Arten von TMAs (Wartungsdienstleistungen) muss die Erfassung des Umsatzes linear erfolgen.

Es ist außerdem notwendig, die Rechnungsstellung von der Anerkennung des Fluktuums zu entkoppeln. Die Rechnungsstellung kann jährlich, vierteljährlich oder monatlich erfolgen, was keinen Einfluss auf den Umsatz hat. Der Unterschied zwischen Rechnungsstellung und Umsatz hingegen führt zu FAE (Invoices to be Establishment) oder PCA (Deferred Revenue).

Wie funktioniert lineare Erkennung? 

Stellen wir uns zum Beispiel einen Managed Service vor, der über 3 Jahre für 36.000 € vertraglich ist:

Der monatliche Umsatz beträgt während der 36 Dienstmonate 1000 € pro Monat.

Nehmen wir an, am ersten Tag wird die Rechnung für Jahr 1 ausgestellt, also 12.000€. Zu diesem Zeitpunkt beträgt der PCA 12.000 € und wird bei jedem monatlichen Abschluss um 1.000 € reduziert, bis er am Jahresende bei 0 € liegt. Dann wird eine neue Jahresrechnung einen neuen PCA von 12.000 € neu erstellen

Wie berechnet man die Fluktuation im Kontext eines laufenden Projekts?

Die Anerkennung der Fluktuation zum Zeitpunkt des Fortschritts ermöglicht eine präzisere Leistungsüberwachung, erfordert jedoch einen strengeren Ansatz. Der zu implementierende Prozess variiert je nach gewählter Herangehensweise an die Umsatzschätzung.

Die verschiedenen Methoden zur Berechnung des Projektfortschritts

Die Methode zur Berechnung des Umsatzfortschritts beinhaltet die Wahl einer Methode zur Berechnung des Fortschritts. Es gibt mehrere Ansätze.

Der Prozentsatz des Fortschritts nach Kosten

Dies ist die am meisten empfohlene Methode, da sie am genauesten ist. Dabei werden die bisherigen Gesamtkosten des Projekts berechnet (die so umfassend wie möglich sein müssen) und mit den Gesamtkosten des Projekts verglichen worden.

Es ist wichtig zu definieren, ob die Gesamtprojektkosten im Nenner auf den ursprünglich budgetierten Kosten basieren oder die letzte Schätzung berücksichtigen. 

Idealerweise sollte es möglich sein, um die Berechnung möglichst genau zu machen, die letzte Schätzung der Projektkosten im Nenner zu berücksichtigen, also die bisherigen Kosten, zu denen die genaueste Schätzung der verbleibenden Kosten für das Projekt addiert wird.

Der kostenbasierte Ansatz ist die genaueste Methode, um den Fortschritt eines Projekts zu berechnen, da er alle Aktivitäten umfasst, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind:

• die Produktion interner Mitarbeiter, 
• Reisekosten, 
• Untervergabe von Käufen,
• sowie alle anderen Käufe. 

Diese Erschöpfung macht sie präziser und von Prüfern besser geschätzt.

Der Prozentsatz des Fortschritts durch die Produktion bewertet

Einige Unternehmen bevorzugen es, den Projektfortschritt zu schätzen, indem sie die bisherige geschätzte Produktion berechnen und mit der Gesamtproduktion des Projekts vergleichen.

Dieser Ansatz ist korrekt, wenn Projekte leicht wertvoll sind, d. h. jeder Stakeholder hat einen Stunden- oder Tagessatz, der auf die investierte Zeit angewendet werden kann.

Auch in diesem Fall muss die Gesamtbewertung des Projekts bekannt sein: Diese kann auf Basis des Budgets berechnet werden, idealerweise sollte jedoch die letzte Schätzung berücksichtigt werden, um einen genaueren Prozentsatz des Fortschritts zu liefern.

Der Prozentsatz der Fertigstellung pro Meilenstein

In manchen Fällen lässt sich der Fortschritt des Projekts anhand der erreichten Meilensteine messen. Damit dies funktioniert, muss die Schätzung zunächst den Fortschritt bestätigen, den jeder Meilenstein bringt. Jedes Mal, wenn ein Meilenstein erreicht wird, bestätigt die Schätzung den Anstieg des Umsatzes.

Wie bei manuell gemeldetem Fortschritt bedeutet dies, dass ein Projektmanager die Erreichung von Meilensteinen mit der gewünschten Frequenz überwachen muss. Es ist daher eine weniger unfehlbare Methodik als eine Rechnung, die an Kosten oder bewertete Produktion gebunden ist. Wenn es unmöglich ist, eine Prognose zu aktualisieren, die Projekte aber gleichzeitig stark von den ursprünglichen Prognosen abweichen, ist dies eine Methodik, die bevorzugt werden kann.

Der Prozentsatz des manuellen Abschlusses

Es ist auch möglich, auf der Grundlage der Erklärung zu arbeiten. In diesem Fall kann eine Projektverantwortliche den Fortschritt beim Abschluss anzeigen. Weniger rigoros, beruht diese Methode vollständig auf dem Menschen und seinem Wissen über die Projektsituation und die noch zu erledigenden Reste.

Was sind die wichtigsten Indikatoren zur Messung des Fortschritts?

Je nach verwendeter Methodik unterscheiden sich die zu überwachenden Indikatoren. Für die Fortschritte durch Kosten: Alle mit dem Projekt verbundenen Kosten müssen berücksichtigt werden.

Die Kosten interner Mitarbeitenden, die an dem Projekt arbeiten

Sie müssen in der Lage sein, die für das Projekt investierte Zeit nachzuverfolgen und diese in eine zugehörige Kosten umzuwandeln. Für jeden Mitarbeiter muss eine vollständige Kostenanbindung angebracht werden, die Folgendes umfassen muss:

• Bruttogehalt, 
• die vom Unternehmen gezahlten Sozialversicherungsbeiträge, 
• Irgendwelche Boni und Boni.

Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen

Wenn der Subunternehmer auf fester Basis verkauft wird, entsprechen die Kosten dem verkauften Betrag der Leistung. Im Kontext einer Fortschrittsberechnung ist es wichtig anzugeben, wann diese Kosten erkannt werden müssen: Die Bestätigung des Datums, an dem die Dienstleistung durchgeführt wurde, ermöglicht somit die Erkennung der damit verbundenen Kosten.

Wenn der Service von einer externen Person ausgeführt wird, die stundenweise oder tagweise Rechnungen stellt, ist es notwendig, die bereits für das Projekt aufgewendete Zeit nachverfolgen zu können und zum Zeitpunkt der Schließung die verbleibende Zeit dieses externen Profils zu bestätigen. Diese Zeit wird mit den Stunden- oder Tageskosten multipliziert und ermöglicht es Ihnen, in die Situation des Projektfortschritts einzutauchen.

Optimieren Sie Ihre Zusammenarbeit mit Ihren externen Parteien

Stafiz ermöglicht es Ihnen, Ihre Subunternehmer einzubeziehen, um sowohl die Projektfortschrittsverfolgung als auch die Kosten zu aktualisieren.

Weitere Informationen

Die verschiedenen Käufe

Dies sind Käufe von Ausrüstung, Produkten oder Lizenzen. Der bereits zugesagte und noch ausstehende Kaufbetrag muss überwacht werden. Wenn sich dieser Betrag ändert, muss er aktualisiert werden.

Reisekosten

Einige Projekte beinhalten Reisemöglichkeiten, die erhebliche Transportkosten verursachen können. Diese Kosten müssen ebenfalls regelmäßig gemeldet und gegebenenfalls neu bewertet werden, um ein korrektes Bild der insgesamt entstandenen Kosten im Verhältnis zu den prognostizierten Gesamtkosten zu erhalten.

Implementierung der Anerkennung von Umsatz während des Fortschritts: Wie man konkret damit umgeht

Die Erfassung der für das Projekt aufgewendeten Zeit ist der genaueste Ansatz zur Berechnung der internen Kosten in Projekten. Mitarbeiter müssen mit einem Zeiterfassungstool ausgestattet sein.

Mitarbeiter müssen in der Lage sein, die Stunden oder den Prozentsatz der für die verschiedenen Projekte verbrachten Tage anzugeben, einschließlich der Projekte, bei denen der Fertigstellungsprozentsatz berechnet wird. Diese Software ermöglicht es außerdem, Ressourcen Kosten zuzuordnen und so die bei Projekten entstandenen Kosten zu berechnen.

Es ist außerdem unerlässlich, die verbleibende Zeit planen zu können. Da die Berechnung des Fortschritts idealerweise auf einer endgültigen Schätzung basiert: Sie muss sowohl die tatsächliche (oder tatsächliche) als auch die noch zu erstellende Prognose für das Projekt berücksichtigen.

Eine Lösung wie Stafiz zum Beispiel ermöglicht es, sowohl die erreichte Zeit als auch die Planung in derselben Software zu verwalten. Die externen müssen auch in der Lage sein, die Zeit der Projekte zu verfolgen. Die damit verbundenen Kosten des Subunternehmers im Projekt sind definiert und ermöglichen die Überwachung des Fortschritts dieser Subunternehmerkosten.

• Subunternehmermanagement: Die Kosten für Subunternehmer müssen nachverfolgt werden können, idealerweise in derselben Projektmanagement-Software. Diese Überwachung muss es ermöglichen, die Bewertung der entstandenen Subunternehmerkosten sowie die insgesamt geplanten Subunternehmerkosten für den Projektabschluss zu ermitteln.
• Einkauf und Produktmanagement: Um die Berechnung der bei einem Projekt entstandenen Kosten abzuschließen, müssen weitere Käufe hinzugefügt werden. Die Lösung sollte in der Lage sein, Hardware- und Produktkäufe direkt in derselben Software zu verwalten oder diese Elemente über API-Connector oder Flat File Import von einer anderen Lösung abzurufen.
• Spesenmanagement: Neben der Rückerstattung der Ausgaben müssen Sie in der Lage sein, diese den richtigen Projekten zu belasten. Es ist außerdem notwendig, eine noch zu errichtende Brennblase anzeigen zu können, damit der prozentuale Prozentsatz des Fortschritts nach Kosten so genau wie möglich ist.

Best Practices zur Nachverfolgung der Projekterträge während des Fortschritts

Damit die Erfassung der Fluktuation zum Zeitpunkt des Fortschritts genau ist, sind bei jedem Abschluss Prozesse notwendig.

Validierung von Zeit, Ausgaben und Käufen

Die Kostenelemente der bisherigen Projekte müssen korrekt und aktuell sein. Dafür gibt es mehrere Best Practices:

• Implementieren Sie Validierungsworkflows, um sicherzustellen, dass die Zeiteingabe vollständig und korrekt ist
• Rechnungen für Subunternehmer und Einkäufe validieren: Personen, die das Projekt kennen, können bestätigen, dass die Rechnung der Realität des Services entspricht, und wenn es eine Unstimmigkeit gibt, können sie dies so angeben, dass nur die tatsächlich entstandenen Kosten in die Berechnung des Fortschritts berücksichtigt werden.

Update Leftovers

In der Regel ist es der Projektleiter, der eine ganzheitliche Vision des Projekts hat, der die Situation bewerten und planen kann, um diese Reste zu erledigen. Die beste Praxis ist, eine Analyse der Lage durchzuführen und die restlichen Produkte mindestens einmal im Monat zu aktualisieren. Plane die verbleibenden Kosten (das übersetzt sich in zukünftige Kosten), prüfe den Fortschritt der Subunternehmerleistungen (um die anfallenden und noch anfallenden Kosten zu erkennen), prüfe den Verbrauch des Kostenbudgets (und passe gegebenenfalls neu an).

Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Aktualisierungen 

Damit die Advancement-Berechnung korrekt ist, ist es unerlässlich, dass alle Mitwirkenden dem Prozess folgen, andernfalls ist die Analyse verzerrt. Idealerweise ermöglichen die Werkzeuge sicherzustellen, dass die Zeiterfassung umfassend durchgeführt wurde, die Zeiten validiert, die Ausgaben eingereicht wurden und die Projektleiter die Prognose aktualisiert haben.

Verwaltung von Cut-offs 

Sobald die Fortschrittsberechnungen durchgeführt wurden, ist es notwendig sicherzustellen, dass der Zeitraum abgeschlossen ist, damit alle Änderungen im Zusammenhang mit einem vorherigen Zeitraum den offenen Zeitraum beeinflussen. Ohne das Management von Cut-offs ändern sich die Zahlen der vorherigen Perioden, sobald Änderungen vorgenommen werden, was eine Analyse unmöglich macht.