Les bonnes pratiques à adopter pour un comité de pilotage efficace
Le comité de pilotage est à l’entreprise ce que le conseil de guerre est à l’armée. Particulièrement stratégique, il représente une étape incontournable pour les projets de grande envergure car il va permettre de définir la stratégie à adopter pour assurer la réussite du projet.
Mais alors, quels sont réellement les objectifs d’un comité de pilotage ? Ses enjeux ? Surtout, comment mettre en place un comité à la fois efficace et impactant ? Dans cet article, nous vous présentons les meilleures pratiques pour instaurer un comité de pilotage performant.
Comité de pilotage : définition
✏️ Synonymes : copil, steerco, steering committee
Aussi appelé COPIL ou steering committee en anglais, le comité de pilotage est une suite de réunions généralement organisée pour des projets complexes, c’est-à-dire avec de nombreux interlocuteurs et interdépendances.
Une équipe transverse sollicitée à intervalles réguliers
Le COPIL réunit une équipe transversale à une fréquence régulière. Chargée de suivre le déroulement du projet, cette dernière arbitre et prend les décisions stratégiques.
De ce fait, le comité de pilotage s’avère essentiel à une bonne gestion de projet.
Différencier comité de pilotage, équipe projet et gouvernance de projet
À l’image de la gouvernance de projet qui traite de l’organisation globale de l’entreprise, le comité de pilotage assure la gestion globale d’un projet.
L’équipe projet (COPROJ) permet également de gérer un projet, mais à une échelle micro. Celle-ci traite l’opérationnel au quotidien, tandis que le comité de pilotage implique une dimension stratégique.
Quel est le rôle d’un comité de pilotage ?
Présenter l’état d’avancement
Le rôle du comité de pilotage d’un projet est de suivre et de présenter l’avancement du projet. En effet, il s’assure que tous les éléments sont en place afin d’atteindre les objectifs.
Ainsi, le COPROJ permet la transparence de l’information et garantit l’alignement de toutes les parties prenantes sur les objectifs, tâches et délais du projet.
Un suivi d’avancement s’avère alors nécessaire, c’est alors que les rapports d’avancement permettent d’informer l’ensemble des intervenants. En cas de décalage, le comité de pilotage sert à rectifier les écarts.
Arbitrer les sujets importants
Dans les faits, l’objectif principal du steerco est de prendre les décisions stratégiques sur les sujets bloquants. Cette réunion servant à recueillir les avis des différentes parties prenantes doit conduire à des actes ; à une solution concrète.
Ainsi, c’est lors du comité de pilotage que vont généralement s’effectuer les éventuels changements de stratégie.
Lever l’alerte en cas de risques
Les risques projets restent inévitables et le comité de pilotage, en permettant un suivi régulier du projet, alerte en cas de dépassement de délais, de budget, ou de tout autre risque menaçant sa réussite.
En cas d’alerte, le COPIL doit alors mesurer la probabilité que ces risques surviennent et anticiper des solutions.
Quels sont les enjeux d’un COPIL ?
Déterminer l’orientation stratégique du projet
Le comité de pilotage permet d’aligner les objectifs du projet à la stratégie de l’entreprise. Cela peut parfois nécessiter d’acter sur des sujets tels que :
- la mobilisation d’un nouveau budget projet,
- le recrutement ou la modification des ressources,
- le report voire l’annulation de certaines échéances.
Apporter un support au chef de projet
En charge du bon déroulé du projet, le chef de projet ne porte pourtant pas intégralement la charge mentale de sa réussite. Le comité de pilotage permet de partager la charge décisionnelle avec d’autres profils, généralement expérimentés.
Ceux-ci pourront apporter leur recul et expérience pour débloquer des situations complexes, ainsi qu’aider à la mise en place d’une gestion des risques réfléchie pour anticiper des solutions.
Maintenir le projet sur la bonne voie
Le steerco permet également de suivre l’exécution des missions. Cela permet d’éviter la dérive du projet et de s’assurer que tous les éléments s’alignent afin d’atteindre les objectifs. De plus, le COPIL permet de faire un point sur les livrables attendus et prêts à être livrés.
En cas d’écarts ou de difficultés, comme des retards importants ou des modifications de livrables, le comité de pilotage peut influer sur l’allocation des ressources, l’étendue du périmètre, voire opter pour l’abandon du projet.
Définir les ressources nécessaires à la réalisation du projet
Le comité de pilotage est garant de l’allocation optimale des ressources, du respect des budgets et des délais.
En cas de nécessité, il peut agir sur l’allocation et la planification des ressources, qu’elles soient financières, humaines ou matérielles.
Établir une communication transparente
Enfin, le steerco doit permettre de garantir une bonne communication entre toutes les parties prenantes du projet. Le comité de pilotage s’assure ainsi que celle-ci soit régulière et transparente, tout en offrant un niveau d’informations homogène.
Un reporting régulier et clair doit être instauré. La production de rapports synthétiques et perspicaces à la suite de chaque réunion assure l’alignement de tous les participants en évoquant alors :
- le résumé des points importants,
- l’avancement,
- les problèmes rencontrés,
- les décisions prises.
Un comité technique (COTECH) se concentre sur les aspects techniques du projet tandis que le COPIL se concentre sur les décisions stratégiques.
Le comité technique permet :
- de garantir la cohérence technique du projet,
- d’analyser les solutions techniques proposées,
- d’étudier la faisabilité,
- de donner des recommandations techniques,
- d’anticiper des problèmes liés à la conception.
Ces éléments pourront alors être remontés lors du COPIL.
Un comité de direction (CODIR) est généralement composé du directeur général ou du président ainsi que des directeurs des différents départements. Son rôle est de :
- définir la stratégie globale de l’entreprise,
- suivre les performances et la rentabilité.
Contrairement au comité de pilotage qui ne concerne qu’un projet spécifique, le comité de direction prend en compte l’ensemble des activités de l’entreprise, de la finance au marketing en passant par les RH.
Le comité de pilotage (COPIL) doit faire face aux mêmes types d’enjeux, mais à l’échelle d’un projet. Dans le comité de direction comme dans le comité de pilotage, des décisions permettant d’orienter la stratégie doivent être prises.
