Beste praktijk voor een effectieve stuurgroep
De stuurcomité is voor het bedrijfsleven wat de krijgsraad is voor het leger. De stuurgroep is bijzonder strategisch en vormt een essentiële fase in elk grootschalig project, omdat het helpt bij het bepalen van de strategie die moet worden gevolgd om het succes van het project te verzekeren.
Maar wat zijn dan de echte doelstellingen van een stuurgroep ? Wat staat er op het spel? En vooral, hoe zet je een stuurgroep op die zowel effectief is als impact heeft? In dit artikel presenteren we de best practices voor het opzetten van een effectieve stuurgroep.
Stuurgroep: definitie
✏️ Synoniemen : copil, steerco, stuurgroep
De stuurgroep, ook wel COPIL of stuurgroep genoemd, is een reeks bijeenkomsten die over het algemeen worden georganiseerd voor complexe projectend.w.z. met een groot aantal gesprekspartners en onderlinge afhankelijkheden.
Een functieoverschrijdend team dat regelmatig wordt ingeschakeld
De COPIL brengt een multifunctioneel team op regelmatige basis samen. verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van het projectDit team arbitreert en neemt strategische beslissingen.
Daarom is de stuurgroep essentieel voor goed projectmanagement.
Onderscheid maken tussen stuurgroep, projectteam en projectbestuur
Net als projectgovernance, dat zich bezighoudt met de algehele organisatie van het bedrijf, zorgt de stuurgroep voor het algemeen beheer van een project.
Het projectteam (COPROJ) maakt het ook mogelijk om een project te beheren, maar op microschaal. Het houdt zich bezig met de dagelijkse werkzaamheden, terwijl de stuurgroep een strategische dimensie heeft.
Wat is de rol van een stuurgroep?
De voortgang weergeven
De rol van de stuurgroep is het bewaken en presenteren van de voortgang van het project. Ze zorgt ervoor dat alle elementen aanwezig zijn omde doelstellingen te bereiken.
Op deze manier zorgt COPROJ ervoor dat de informatie transparant is en dat alle belanghebbenden op één lijn zitten wat betreft de doelstellingen, taken en deadlines van het project. deadlines.
A voortgangscontrole isvoortgangsrapportages om alle betrokkenen op de hoogte te houden. In geval van afwijkingen wordt de stuurgroep gebruikt om afwijkingen te corrigeren.
Arbitrage over belangrijke kwesties
In de praktijk is het belangrijkste doel van steerco om strategische beslissingen te nemen over de blokkeringskwesties. Deze vergadering, die gebruikt wordt om de meningen van de verschillende belanghebbenden te verzamelen, moet leiden tot actie en een concrete oplossing.
De stuurgroep is bijvoorbeeld meestal de plaats waar wijzigingen in de strategie worden doorgevoerd. wijzigingen in strategie.
Alarm slaan bij risico's
Projectrisico's blijven onvermijdelijk en de stuurgroep, die een regelmatige monitoring van het project mogelijk maakt, waarschuwt de klant in geval van overschrijding van deadlinesof andere risico's die het succes bedreigen.
In het geval van een waarschuwing moet het COPIL de waarschijnlijkheid meten dat deze risico's zich voordoen en oplossingen voorzien.
Wat zijn de uitdagingen van een COPIL?
De strategische richting van het project bepalen
De stuurgroep helpt om de projectdoelstellingen met de strategie van het bedrijf. Dit kan soms inhouden dat er actie moet worden ondernomen op gebieden als :
- de beschikbaarstelling van een nieuw projectbudget,
- werven of veranderen van middelen,
- het uitstellen of annuleren van bepaalde deadlines.
De projectmanager ondersteunen
Verantwoordelijk voor soepel verloop van het projectDe projectmanager draagt echter niet de hele mentale last van het succes van het project. De stuurgroep maakt de beslissingslast met andere, meestal ervaren, profielen.
Ze kunnen hun inzicht en ervaring bieden om complexe situaties te deblokkeren en helpen bij het opzetten van doordacht risicomanagement om oplossingen te voorzien.
Het project op schema houden
De steerco maakt het ook mogelijk om de uitvoering van opdrachten te controleren. Dit helpt om projectdrift en ervoor te zorgen dat alle elementen op elkaar zijn afgestemd om de doelstellingen te bereiken. Het COPIL biedt ook de gelegenheid om de verwachte en op te leveren deliverables te inventariseren.
In het geval van afwijkingen of moeilijkheden, zoals grote vertragingen of wijzigingen in de op te leveren producten, kan de stuurgroep invloed uitoefenen op de toewijzing van middelen, de reikwijdte of er zelfs voor kiezen omhet project stop te zetten.
De middelen bepalen die nodig zijn om het project te voltooien
De stuurgroep zorgt ervoor dat middelen optimaal worden toegewezen en dat budgetten en deadlines worden gerespecteerd.
Indien nodig kan het de toewijzing en planning van financiële, menselijke of materiële middelen beïnvloeden.
Transparante communicatie tot stand brengen
Tot slot moet de stuurgroep ervoor zorgen dat er goede communicatie is tussen alle projectbetrokkenen. De stuurgroep zorgt ervoor dat er regelmatig en transparant wordt gecommuniceerd en dat de informatie consistent is.
A regelmatige en duidelijke rapportage moet worden opgesteld. De productie van samenvattende en inzichtelijke rapporten na elke vergadering zorgt ervoor dat alle deelnemers op één lijn zitten door te vermelden :
- een samenvatting van de belangrijkste punten,
- promotie,
- de ondervonden problemen,
- genomen beslissingen.
Een technisch comité (COTECH) richt zich op de technische aspecten van het project, terwijl het COPIL zich richt op strategische beslissingen.
Het Technisch Comité maakt :
- de technische samenhang van het project garanderen,
- de voorgestelde technische oplossingen analyseren,
- om de haalbaarheid te onderzoeken,
- technische aanbevelingen doen,
- anticiperen op ontwerpgerelateerde problemen.
Deze elementen kunnen dan worden teruggebracht naar het COPIL.
Een Management Committee (CODIR) bestaat meestal uit de CEO of voorzitter en de directeuren van de verschillende afdelingen. Haar rol is om :
- de algemene strategie van het bedrijf bepalen,
- prestaties en winstgevendheid te controleren.
In tegenstelling tot het stuurcomité, dat zich alleen bezighoudt met een specifiek project, houdt het managementcomité rekening met alle activiteiten van het bedrijf, van financiën tot marketing tot HR.
De stuurgroep (COPIL) heeft te maken met dezelfde soort kwesties, maar dan op projectschaal. Zowel in het beheercomité als in de stuurgroep moeten beslissingen worden genomen om de strategie te sturen.
