Mejores prácticas para un comité directivo eficaz
El comité directivo es para la empresa lo que el consejo de guerra es para el ejército. Particularmente estratégico, representa un paso esencial para proyectos a gran escala porque le permitirá definir la estrategia a adoptar para garantizar el éxito del proyecto.
Pero entonces, ¿cuáles son los verdaderos objetivos de un comité directivo ? ¿Sus desafíos? Sobre todo, ¿cómo se crea un comité que sea a la vez eficaz e impactante? En este artículo, presentamos las mejores prácticas para establecer un comité de dirección exitoso.
Comité de dirección: definición
✏️ Sinónimos: copil, steerco, comité directivo
También llamado COPIL o comité de dirección, el comité de dirección es una serie de reuniones organizadas generalmente para proyectos complejos, es decir, con muchos interlocutores e interdependencias.
Un equipo multifuncional al que se recurre a intervalos regulares
La COPIL reúne regularmente a un equipo multifuncional . Responsable de monitorear el progreso del proyecto, este último arbitra y toma decisiones estratégicas.
Como resultado, el comité de dirección es esencial para una buena gestión de proyectos.
Diferenciar entre el comité directivo, el equipo del proyecto y la gobernanza del proyecto
Al igual que la gobernanza de proyectos, que se ocupa de la organización general de la empresa, el comité de dirección garantiza la gestión general de un proyecto.
El equipo de proyecto (COPROJ) también permite gestionar un proyecto, pero a escala micro. Este último se ocupa de las operaciones diarias, mientras que el comité de dirección implica una dimensión estratégica.
¿Cuál es el papel de un comité directivo?
Presentar el estado de la
La función del comité directivo de un proyecto es supervisar y presentar el progreso del proyecto. De hecho, se asegura de que todos los elementos estén en su lugar para lograr los objetivos.
De esta manera, el COPROJ permite la transparencia de la información y asegura la alineación de todas las partes interesadas en los objetivos, tareas y plazos del proyecto.
En este caso, es necesario realizar un seguimiento de los progresos, que es cuando los informes de progreso permiten informar a todas las partes interesadas. En caso de discrepancia, se recurre al comité directivo para rectificar las discrepancias.
Arbitraje de temas importantes
De hecho, el objetivo principal del steerco es tomar decisiones estratégicas sobre problemas de bloqueo. Esta reunión, que sirve para recoger las opiniones de los distintos actores, debe desembocar en acciones; a una solución concreta.
Por lo tanto, es durante el comité directivo que generalmente se producirán los cambios en la estrategia.
Alertar en caso de riesgos
Los riesgos del proyecto siguen siendo inevitables y el comité directivo, al permitir un seguimiento regular del proyecto, alerta en caso de plazos, presupuestos o cualquier otro riesgo que amenace su éxito.
En caso de alerta, el COPIL debe medir la probabilidad de que se produzcan estos riesgos y anticipar las soluciones.
¿Cuáles son los retos de una COPIL?
Determinar la dirección estratégica del proyecto
El comité de dirección alinea los objetivos del proyecto con la estrategia de la empresa. A veces, esto puede requerir la adopción de medidas sobre temas como:
- la movilización de un nuevo presupuesto del proyecto,
- contratación o modificación de recursos,
- el aplazamiento o incluso la cancelación de determinados plazos.
Proporcionar apoyo al director del proyecto
A cargo del buen funcionamiento del proyecto, el director del proyecto no soporta completamente la carga mental de su éxito. El comité de dirección permite compartir la carga de la toma de decisiones con otros perfiles, generalmente experimentados.
Podrán aportar su perspectiva y experiencia para desbloquear situaciones complejas, así como ayudar a establecer una gestión de riesgos bien pensada para anticipar soluciones.
Mantener el proyecto en marcha
El steerco también permite supervisar la ejecución de las misiones. Esto ayuda a evitar la deriva del proyecto y garantiza que todos los elementos se alineen para lograr los objetivos. Además, el COPIL brinda la oportunidad de hacer un balance de los resultados esperados y listos para ser entregados.
En caso de desviaciones o dificultades, como retrasos significativos o cambios en los entregables, el comité de dirección puede influir en la asignación de recursos, el alcance del alcance o incluso optar por abandonar el proyecto.
Definir los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto
El comité de dirección es responsable de la asignación óptima de los recursos, el cumplimiento de los presupuestos y los plazos.
Si es necesario, puede actuar sobre la asignación y planificación de recursos, ya sean financieros, humanos o materiales.
Establecer una comunicación transparente
Por último, el steerco debe garantizar una buena comunicación entre todos los actores del proyecto. De este modo, el comité de dirección garantiza su regularidad y transparencia, al tiempo que ofrece un nivel homogéneo de información.
Deben establecerse informes periódicos y claros. Los informes sintéticos y detallados después de cada reunión garantizan la alineación de todos los participantes al:
- un resumen de los puntos importantes,
- adelantamiento
- los problemas encontrados,
- decisiones tomadas.
Un comité técnico (COTECH) se centra en los aspectos técnicos del proyecto, mientras que el COPIL se centra en las decisiones estratégicas.
El comité técnico permite:
- para garantizar la coherencia técnica del proyecto,
- analizar las soluciones técnicas propuestas,
- estudiar la viabilidad,
- para dar recomendaciones técnicas,
- Anticípate a los problemas de diseño.
A continuación, estos elementos pueden ser reportados en el COPIL.
Un comité de dirección (CODIR) está compuesto generalmente por el director general o el presidente, así como por los directores de los distintos departamentos. Su función es:
- definir la estrategia general de la empresa,
- Realice un seguimiento del rendimiento y la rentabilidad.
A diferencia del comité de dirección, que solo se refiere a un proyecto específico, el comité de dirección tiene en cuenta todas las actividades de la empresa, desde las finanzas hasta el marketing y los recursos humanos.
El comité de dirección (COPIL) debe hacer frente a los mismos tipos de retos, pero a nivel de proyecto. Tanto en el comité de dirección como en el comité de dirección se deben tomar decisiones para guiar la estrategia.
