Best Practices für einen effektiven Lenkungsausschuss
Der Lenkungsausschuß ist für die Kompanie das, was der Kriegsrat für die Armee ist. Es ist besonders strategisch und stellt einen wesentlichen Schritt für Großprojekte dar, da es Ihnen ermöglicht, die Strategie zu definieren, die angewendet werden muss, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.
Aber was sind dann die wirklichen Ziele eines Lenkungsausschusses ? Seine Herausforderungen? Vor allem, wie stellt man ein Komitee zusammen, das sowohl effektiv als auch wirkungsvoll ist? In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Best Practices für die Einrichtung eines erfolgreichen Lenkungsausschusses vor.
Lenkungsausschuss: Definition
✏️ Synonyme: copil, steerco, steering committee
Der Lenkungsausschuss, auch COPIL oder Lenkungsausschuss genannt, ist eine Reihe von Sitzungen, die in der Regel für komplexe Projekte organisiert werden, d.h. mit vielen Gesprächspartnern und Abhängigkeiten.
Ein crossfunktionales Team, das in regelmäßigen Abständen hinzugezogen wird
Das COPIL bringt regelmäßig ein crossfunktionales Team zusammen . Er ist für die Überwachung des Projektfortschritts verantwortlich und entscheidet und trifft strategische Entscheidungen.
Daher ist der Lenkungsausschuss für ein gutes Projektmanagement unerlässlich.
Unterscheidung zwischen Lenkungsausschuss, Projektteam und Projekt-Governance
Wie die Project Governance, die sich mit der Gesamtorganisation des Unternehmens befasst, stellt der Lenkungsausschuss das Gesamtmanagement eines Projekts sicher.
Das Projektteam (COPROJ) ermöglicht es auch, ein Projekt zu verwalten, jedoch auf einer kleinen Ebene. Letzteres befasst sich mit dem Tagesgeschäft, während der Lenkungsausschuss eine strategische Dimension umfasst.
Welche Rolle spielt ein Lenkungsausschuss?
Zeigen Sie den Status der
Die Aufgabe des Lenkungsausschusses eines Projekts besteht darin, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und darzustellen. Er stellt nämlich sicher, dass alle Elemente vorhanden sind, um die Ziele zu erreichen.
Auf diese Weise ermöglicht der COPROJ die Transparenz der Informationen und stellt sicher, dass sich alle Beteiligten an den Projektzielen, Aufgaben und Fristen orientieren.
Dann ist eine Fortschrittskontrolle notwendig, bei der Fortschrittsberichte es ermöglichen, alle Beteiligten zu informieren. Im Falle einer Unstimmigkeit wird der Lenkungsausschuss eingesetzt, um die Unstimmigkeiten zu beheben.
Schlichtung wichtiger Themen
Tatsächlich besteht das Hauptziel des Steerco darin, strategische Entscheidungen über Blockierungsprobleme zu treffen. Dieses Treffen, das dazu dient, die Meinungen der verschiedenen Interessengruppen einzuholen, muss zum Handeln führen; zu einer konkreten Lösung.
Daher finden alle Strategieänderungen in der Regel während des Lenkungsausschusses statt.
Alarmbereitschaft bei Risiken
Projektrisiken bleiben unvermeidlich und der Lenkungsausschuss warnt durch die regelmäßige Überwachung des Projekts bei Terminen, Budgets oder anderen Risiken, die seinen Erfolg bedrohen.
Im Falle eines Alarms muss das COPIL dann die Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieser Risiken messen und Lösungen antizipieren.
Was sind die Herausforderungen eines COPIL?
Bestimmen Sie die strategische Ausrichtung des Projekts
Der Lenkungsausschuss stimmt die Ziele des Projekts mit der Unternehmensstrategie ab. Dies kann manchmal Maßnahmen zu folgenden Themen erfordern:
- die Mobilisierung eines neuen Projektbudgets,
- Rekrutierung oder Änderung von Ressourcen,
- die Verschiebung oder sogar Absage bestimmter Termine.
Unterstützen Sie den Projektmanager
Der Projektmanager, der für den reibungslosen Ablauf des Projekts verantwortlich ist, trägt die psychische Last des Erfolgs nicht vollständig. Der Lenkungsausschuss ermöglicht es, die Entscheidungslast mit anderen, in der Regel erfahrenen Profilen zu teilen.
Sie werden in der Lage sein, ihre Perspektive und Erfahrung einzubringen, um komplexe Situationen zu lösen, und dabei helfen, ein gut durchdachtes Risikomanagement aufzubauen, um Lösungen zu antizipieren.
Das Projekt auf Kurs halten
Der Steerco ermöglicht es auch, die Ausführung von Missionen zu überwachen. Dies hilft, Projektdrift zu verhindern und stellt sicher, dass alle Elemente aufeinander abgestimmt sind, um die Ziele zu erreichen. Darüber hinaus bietet das COPIL die Möglichkeit, eine Bestandsaufnahme der erwarteten und lieferbereiten Leistungen vorzunehmen.
Bei Abweichungen oder Schwierigkeiten, wie z. B. erheblichen Verzögerungen oder Änderungen der Leistungen, kann der Lenkungsausschuss Einfluss auf die Ressourcenallokation und den Umfang des Umfangs nehmen oder sich sogar dafür entscheiden, das Projekt abzubrechen.
Definieren Sie die Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind
Der Lenkungsausschuss ist verantwortlich für die optimale Allokation der Ressourcen, die Einhaltung von Budgets und Terminen.
Bei Bedarf kann er bei der Zuweisung und Planung von finanziellen, personellen oder materiellen Ressourcen tätig werden.
Etablieren Sie eine transparente Kommunikation
Schließlich muss der Steerco eine gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten des Projekts gewährleisten. Der Lenkungsausschuss stellt somit sicher, dass er regelmäßig und transparent ist und gleichzeitig ein einheitliches Informationsniveau bietet.
Es muss eine regelmäßige und klare Berichterstattung etabliert werden. Synthetische, aufschlussreiche Berichte nach jedem Meeting stellen sicher, dass alle Teilnehmer aufeinander abgestimmt sind, indem sie:
- eine Zusammenfassung der wichtigen Punkte,
- Fortschritt
- die aufgetretenen Probleme,
- getroffene Entscheidungen.
Ein technisches Komitee (COTECH) konzentriert sich auf die technischen Aspekte des Projekts, während sich das COPIL auf strategische Entscheidungen konzentriert.
Der Technische Ausschuss gestattet:
- um die technische Kohärenz des Vorhabens zu gewährleisten,
- die vorgeschlagenen technischen Lösungen zu analysieren,
- die Machbarkeit zu untersuchen,
- technische Empfehlungen zu geben,
- Antizipieren Sie Designprobleme.
Diese Elemente können dann beim COPIL gemeldet werden.
Ein Verwaltungsausschuss (CODIR) setzt sich in der Regel aus dem Generaldirektor oder dem Präsidenten sowie den Direktoren der verschiedenen Abteilungen zusammen. Seine Aufgabe ist es:
- die Gesamtstrategie des Unternehmens zu definieren,
- Verfolgen Sie Leistung und Rentabilität.
Im Gegensatz zum Lenkungsausschuss, der sich nur mit einem bestimmten Projekt befasst, berücksichtigt der Vorstand alle Aktivitäten des Unternehmens, von den Finanzen über das Marketing bis hin zum Personalwesen.
Der Lenkungsausschuss (COPIL) muss sich den gleichen Herausforderungen stellen, jedoch auf der Ebene eines Projekts. Sowohl im Leitungsausschuss als auch im Lenkungsausschuss müssen Entscheidungen getroffen werden, die die Strategie leiten.
