Het kwaliteit- en methodenteam van Colliers was zich bewust van de prestatie-uitdagingen die gepaard gaan met personeelsbezetting en wendde zich tot Stafiz om hun processen te optimaliseren. Hun doel was om omslachtige en inflexibele Excel-bestanden te vervangen door een eenvoudige, up-to-date en collaboratieve tool.
- Werkgebied : Frankrijk
- Gebruikers: 230 werknemers
- Sector : Raad
Achtergrond en problemen
Als belangrijke speler op het gebied van vastgoedadvies en -diensten voor bedrijven was Colliers France in 2021 op zoek naar een oplossing om hun personeelsbestand op een flexibele, collaboratieve en realtime manier te beheren.
De eerste uitdaging is wendbaarheid. De personeelsbezetting leed onder te omslachtig, ongeschikt en star beheer via Excel-bestanden die lang moesten worden bijgewerkt en fouten bevatten. Projectplanningsvergaderingen werden al snel een rem op de ontwikkeling. En omdat elke projectmanager consultants wilde plaatsen, was het noodzakelijk om gecoördineerde processen in te voeren om de toewijzing van personeel te optimaliseren.
De tweede uitdaging was de relevantie van de planning. Colliers moest de manier waarop het zijn teams in Frankrijk samenstelde verder verbeteren, rekening houdend met vaardigheden en bekwaamheden.
De derde uitdaging was van financiële aard. De teams wilden inzicht krijgen in de impact van de personeelsbezetting en de veranderingen daarin op de financiële en operationele prestaties. Hier zijn een paar voorbeelden van de vragen die ze stelden: Wat zijn de werkdrukcijfers? Wat is de huidige en uiteindelijke marge?
Hun behoeften in het kort:
- Controleer de beschikbaarheid van het team in realtime
- Teamroosters opstellen die beter geschikt zijn voor consultants
- Een hulpmiddel voor samenwerking
Stafiz geeft ons meer zicht op de verwachte werklast van onze medewerkers. Onze personeelsvergaderingen zijn hyperefficiënt geworden. We kunnen snel teams plannen en onze medewerkers zijn meer betrokken!
Eric Dubourget
Manager Kwaliteit en Methoden
Geleverde oplossing
De geleverde oplossing is van begin tot eind op maat gemaakt door Stafiz. Allereerst adviseerde het team van deskundige accountmanagers Colliers over de beste werkwijzen en de beste processen voor hun activiteiten.
Na de configuratie maakte het Stafiz-platform het mogelijk om de bovengenoemde problemen aan te pakken. Ten eerste zorgt de centralisatie en het beheer in real time op één enkele gebruiksvriendelijke interface voor een ongekende wendbaarheid en samenwerking. Alles kan onmiddellijk worden geraadpleegd: de beschikbaarheid van de consultants is altijd up-to-date, wat een voorlopige bezetting vergemakkelijkt.
Omdat zichtbaarheid nauwkeurig kan worden afgestemd in Stafiz, hebben consultants toegang gekregen tot openstaande opdrachten, zodat iedereen kan solliciteren. Projectmanagers profiteren van een georganiseerd toewijzingsproces voor consultants dat de efficiëntie verbetert.
Tot slot worden de personeelsgegevens ingevoerd in de controle-engine van het projectbeheer, waardoor de teams van Colliers een financieel beheerinstrument in handen krijgen dat dicht bij de grond staat. Projectmanagers kunnen de belangrijkste prestatie-indicatoren in de gaten houden, die altijd up-to-date zijn: werklast en bezettingsgraad (per team, medewerker, enz.), evenals huidige en voorspelde marges.
Voordelen
- De planning van personeel en het beheer van vereisten zijn sterk vereenvoudigd, waardoor een niveau van flexibiliteit is bereikt dat voorheen onbereikbaar was. Personeelsvergaderingen zijn meer ontspannen en er hoeven geen corrigerende e-mails meer verstuurd te worden.
- Werknemers zijn meer betrokken dankzij het feit dat er bij de planning rekening wordt gehouden met hun vaardigheden en bekwaamheden.
- Tot slot zijn de operationele en financiële prestaties vertienvoudigd.
Laten we eens kijken hoe je dit succes thuis kunt kopiëren.