Consciente de los problemas de rendimiento relacionados con la programación de personal, el equipo de calidad y métodos de Colliers recurrió a Stafiz para optimizar sus procesos. Su objetivo era sustituir los archivos pesados y rígidos de Excel por una herramienta sencilla, actual y colaborativa.
- Ámbito de aplicación : Francia
- Usuarios: 230 empleados
- Sector : Consejo
Antecedentes y problemas
Como empresa clave en consultoría y servicios inmobiliarios para empresas, Colliers France buscaba en 2021 una solución para gestionar sus recursos de forma ágil, colaborativa y en tiempo real.
El primer aspecto es la agilidad. El sistema de programación de personal era demasiado pesado, inadecuado y se gestionaba mediante archivos Excel que tardaban mucho en actualizarse y contenían errores. Las reuniones de planificación de proyectos se convirtieron rápidamente en un obstáculo para el desarrollo. Además, como cada director de proyecto quería colocar consultores, era necesario poner en marcha procesos coordinados para optimizar la asignación de personal.
El segundo aspecto es la pertinencia de la planificación. Colliers necesitaba seguir mejorando la creación de equipos en Francia teniendo en cuenta las habilidades y competencias.
El tercer aspecto era el financiero. Los equipos querían comprender el impacto de la programación de personal y sus cambios en los resultados financieros y operativos. Algunos ejemplos de preguntas que se hicieron: ¿Cuáles son los índices de carga? ¿Cuál es el margen actual y final?
Sus necesidades en pocas palabras :
- Controlar la disponibilidad del equipo en tiempo real
- Establecer horarios de equipo que se adapten mejor a los asesores
- Una herramienta de colaboración
Stafiz nos da una mayor visibilidad sobre la carga de trabajo prevista de nuestros empleados. Nuestras reuniones de personal se han vuelto hipereficaces. Podemos planificar los equipos con rapidez y nuestro personal está más comprometido.
Eric Dubourget
Responsable de Calidad y Métodos
Solución aportada
Stafiz personalizó la solución de principio a fin. En primer lugar, el equipo de expertos gestores de cuentas asesoró a Colliers sobre las mejores prácticas a adoptar y los mejores procesos para sus operaciones.
La plataforma Stafiz, una vez configurada, permitió resolver los problemas mencionados. En primer lugar, la centralización y la gestión en tiempo real en una única interfaz ergonómica proporcionan una agilidad y una colaboración sin precedentes. Todo puede consultarse de inmediato: la disponibilidad de los asesores está siempre actualizada, lo que facilita la programación provisional de personal.
Dado que la visibilidad puede ajustarse con precisión en Stafiz, se ha dado acceso a los consultores a las asignaciones abiertas, lo que permite que todo el mundo presente su candidatura. Los gestores de proyectos se benefician de un proceso organizado de asignación de consultores que mejora la eficiencia.
Por último, los datos de personal se introducen en el motor de control de gestión de proyectos, por lo que los equipos de Colliers se benefician de una herramienta de control de proyectos cercana a los resultados. Los gestores de proyectos tienen un ojo puesto en los indicadores clave de rendimiento, siempre actualizados: índices de carga y ocupación (por equipo, empleado, etc.), así como márgenes actuales y previstos.
Beneficios
- La planificación del personal y la gestión de los requisitos se han simplificado enormemente, aportando un nivel de agilidad que antes era inalcanzable. Las reuniones de personal son más distendidas, sin necesidad de enviar correos electrónicos correctivos.
- Los empleados se implican más gracias a que sus habilidades y aptitudes se tienen en cuenta a la hora de planificar.
- Por último, los resultados operativos y financieros se han multiplicado por diez.
Averigüemos cómo repetir este éxito en casa.