Consciente de los problemas de rendimiento relacionados con la programación de personal, el equipo de calidad y métodos de Colliers recurrió a Stafiz para optimizar sus procesos. Su objetivo era sustituir los archivos pesados y rígidos de Excel por una herramienta sencilla, actual y colaborativa.
- Ámbito: Francia
- Usuarios: 230 empleados
- Sector: Consultoría
Contexto y problemáticas
Como empresa clave en consultoría y servicios inmobiliarios para empresas, Colliers France buscaba en 2021 una solución para gestionar sus recursos de forma ágil, colaborativa y en tiempo real.
El primer aspecto es la agilidad. El sistema de programación de personal era demasiado pesado, inadecuado y se gestionaba mediante archivos Excel que tardaban mucho en actualizarse y contenían errores. Las reuniones de planificación de proyectos se convirtieron rápidamente en un obstáculo para el desarrollo. Además, como cada director de proyecto quería colocar consultores, era necesario poner en marcha procesos coordinados para optimizar la asignación de personal.
El segundo aspecto es la pertinencia de la planificación. Colliers necesitaba seguir mejorando la creación de equipos en Francia teniendo en cuenta las habilidades y competencias.
El tercer aspecto era el financiero. Los equipos querían comprender el impacto de la programación de personal y sus cambios en los resultados financieros y operativos. Algunos ejemplos de preguntas que se hicieron: ¿Cuáles son los índices de carga? ¿Cuál es el margen actual y final?
Sus necesidades de un vistazo:
- Seguimiento de la disponibilidad del equipo en tiempo real
- Establecer horarios de equipo más adaptados a los consultores
- Tener una herramienta colaborativa
Stafiz nos permite tener una visión más detallada de la carga de trabajo proyectada de los empleados. Nuestras reuniones de personal se han vuelto hipereficientes. ¡Planificamos los turnos rápidamente y nuestros empleados están más comprometidos!
Eric Dubourget
Responsable de calidad y método
Solución proporcionada
La solución proporcionada fue personalizada de principio a fin por Stafiz. En primer lugar, el equipo de expertos gestores de cuentas asesoró a Colliers sobre las mejores prácticas a adoptar y los mejores procesos adaptados a su operación.
La plataforma Stafiz, una vez configurada, permitió resolver los problemas mencionados. En primer lugar, la centralización y la gestión en tiempo real en una única interfaz ergonómica proporcionan una agilidad y una colaboración sin precedentes. Todo puede consultarse de inmediato: la disponibilidad de los asesores está siempre actualizada, lo que facilita la programación provisional de personal.
Como la visibilidad se puede ajustar en Stafiz, los consultores tenían acceso a las tareas abiertas, lo que permitía a todos convertirse en "candidatos". Los gerentes de proyectos se benefician de un proceso organizado para asignar consultores que mejora la eficiencia.
Por último, los datos de personal se introducen en el motor de control de gestión de proyectos, por lo que los equipos de Colliers se benefician de una herramienta de control de proyectos cercana a los resultados. Los gestores de proyectos tienen un ojo puesto en los indicadores clave de rendimiento, siempre actualizados: índices de carga y ocupación (por equipo, empleado, etc.), así como márgenes actuales y previstos.
Beneficios
- La planificación de los empleados y la gestión de requisitos se han simplificado enormemente, lo que ha aportado una agilidad que nunca antes se había visto. Las reuniones de personal son serenas, no es necesario enviar correos electrónicos correctivos.
- Los empleados se involucran más gracias a la consideración de sus habilidades y apetitos en el desarrollo del horario.
- Por último, el rendimiento operativo y financiero se multiplicó por diez.
Averigüemos juntos cómo replicar este éxito en casa.