¿Qué es la planificación de la capacidad?
A menudo se dice que no planificar es planificar para fracasar... Pero planificar no siempre es fácil.
¿Tienes suficientes personas asignadas a los proyectos en un momento dado? ¿Seguirá teniendo suficientes personas si los requisitos del proyecto cambian? ¿Y qué pasa con la planificación de los otros factores involucrados, como los costos fluctuantes? ¿Cambios en los tipos de cambio que pueden afectar a los proyectos globales?
La planificación de la capacidad es casi imposible sin la ayuda de un software inteligente.
En las organizaciones de servicios profesionales, por ejemplo, el número de trabajadores que necesitarás para completar los proyectos cambiará constantemente.
Necesitarás diferentes habilidades, presupuestos personalizados y compromisos de tiempo y un número diferente de empleados para cada proyecto.
A continuación, debe recordar que los recursos humanos son solo una parte del rompecabezas. Las necesidades operativas cambiarán con el tiempo, de forma temporal y permanente.
Algunos proyectos requieren una planificación adaptativa a medida que cambian las prioridades, varía la entrega del trabajo y se obtienen los beneficios.
Si desea proyectos con eficacia tendrá que gestionar todas estas variables con un enfoque integrado y basado en datos que tenga en cuenta la situación en su conjunto, en lugar de considerar un único recurso de forma aislada.
Cada variable debe considerarse de forma holística, teniendo en cuenta los diversos factores que inciden en el impacto en la mano de obra y el proyecto.
¿Qué es la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos?
La planificación de la capacidad es un proceso estratégico que las organizaciones utilizan para asegurarse de que tienen los recursos adecuados (como personas, equipos, tecnología e instalaciones) en el lugar adecuado y en el momento adecuado para alcanzar sus objetivos empresariales.
Esta planificación ayuda a las organizaciones a optimizar sus recursos, evitar cuellos de botella y mejorar la eficiencia general.
En otras palabras, la planificación de la capacidad es la forma en que las empresas y los gerentes de proyectos aprovechan los recursos para lograr sus objetivos.
Al programar los recursos, asigna a las mejores personas y herramientas a tareas específicas y se asegura de que se programen correctamente para que sus equipos se movilicen de manera óptima y los proyectos se completen a tiempo.
Planificación de capacidades y recursos: ¿cuáles son las diferencias?
Como puede adivinar por el nombre, la planificación de la capacidad es una combinación de la planificación de la capacidad y la planificación de recursos.
Si bien estos dos términos a menudo se usan indistintamente, son ligeramente diferentes.
La planificación de la capacidad se centra en el sistema o la infraestructura en su conjunto y en su capacidad para gestionar la demanda. Analiza aspectos como la capacidad del servidor, el ancho de banda de la red o el espacio de almacenamiento.
La planificación de la capacidad suele tener una visión más amplia y a largo plazo, teniendo en cuenta el crecimiento futuro y los objetivos estratégicos.
La planificación de recursos es la ejecución táctica de la planificación de la capacidad. Se trata de aprovechar los recursos disponibles y utilizarlos en todo su potencial para lograr los objetivos específicos del proyecto.
Estos recursos pueden ser personas, equipos, herramientas, materiales o incluso un presupuesto. Al planificar los recursos, asigna a las mejores personas y herramientas a tareas específicas y se asegura de que se programen correctamente para que sus equipos se utilicen de manera óptima y los proyectos se completen a tiempo.
La planificación de recursos se centra en un marco de tiempo más corto, generalmente alineado con los cronogramas del proyecto o los ciclos comerciales.
Piense en la planificación de la capacidad como la planificación del tamaño de una cocina para un restaurante.
Debe considerar cuántos clientes desea atender, qué tipo de comida preparará y qué equipo necesitará.
La planificación de recursos es como asegurarse de tener suficientes chefs, camareros e ingredientes para manejar un ajetreo nocturno.
La eficiencia organizacional en la gestión de recursos consiste en encontrar el equilibrio perfecto: garantizar que haya suficientes recursos disponibles, utilizados de manera óptima durante la duración de su proyecto.
La eficiencia organizacional en la gestión de recursos consiste en encontrar el equilibrio perfecto: garantizar que haya suficientes recursos disponibles, utilizados de manera óptima durante la duración de su proyecto.
Explore la guía para una gestión eficaz de los recursos
¿Cuáles son las ventajas de la planificación de la capacidad?
Entonces, ¿por qué invertir en la planificación de la capacidad de los recursos? En los siguientes puntos se enumeran las ventajas de la planificación de la capacidad.
Mejora de la gestión de proyectos y la asignación de recursos
La planificación de la capacidad permite a las organizaciones identificar los recursos infrautilizados y asignarlos de forma más eficiente.
Al analizar los datos de capacidad, las empresas pueden asegurarse de que sus equipos se utilicen plenamente, minimizando el tiempo de inactividad y maximizando la productividad.
Esto conduce a un uso óptimo de los recursos sin necesidad de contrataciones adicionales, lo que contribuye a la rentabilidad y la eficiencia.
Predicción de las necesidades de recursos y competencias para evitar la escasez
La planificación de capacidades ayuda a prever con exactitud la demanda de cualificaciones, lo que permite a las empresas identificar posibles carencias de habilidades .
Al tener una comprensión clara de las habilidades requeridas para los próximos proyectos a través de un análisis de las habilidades faltantes, las empresas pueden tomar medidas proactivas para abordar estas brechas, ya sea a través de la capacitación y el desarrollo de la fuerza laboral o la contratación de nuevos talentos.
Esto evita la escasez de recursos o habilidades, reduciendo la necesidad de medidas de contratación costosas y de última hora.
La cultura organizacional y la gestión de recursos van de la mano porque una mejor organización de los recursos reduce el agotamiento y el estrés.
Asigne los equipos adecuados en función del costo, el plazo y la calidad
Al integrar la planificación de la capacidad en las operaciones diarias, las organizaciones se aseguran de que se asignen los equipos adecuados a los proyectos.
Esta alineación de habilidades y disponibilidad conduce a mejores resultados del proyecto, ya que los equipos pueden entregar un trabajo de alta calidad dentro del tiempo y el presupuesto especificados.
Esto no sólo mejorar la satisfacción del cliente sino también ayuda a controlar los costes y evitar retrasos.
Gana más proyectos y clientes
En última instancia, las empresas que planifiquen de manera más efectiva ganarán más proyectos y más clientes a largo plazo.
La planificación de la capacidad permite a las empresas responder rápidamente a las oportunidades de los proyectos.
Al tener una visión clara de los recursos disponibles y sus capacidades, las organizaciones pueden participar con confianza en nuevos proyectos, sabiendo que tienen las habilidades necesarias.
Esta agilidad para responder a las oportunidades mejora las posibilidades de ganar más proyectos y clientes. El enfoque en los entregables de alta calidad garantiza la satisfacción del cliente y fortalece la reputación de la empresa.
Anticípate a la gestión de tu negocio integrando la gestión de tus oportunidades de venta en tu herramienta de gestión de proyectos. Preposicione sus equipos, ajuste la carga proyectada y cree rápidamente sus proyectos una vez que se haya ganado la oportunidad.
Alinear las ventas y los proyectos
La planificación de la capacidad facilita la alineación entre los equipos de ventas y de proyecto. Los equipos de ventas pueden hacer promesas realistas a los clientes en función de los recursos disponibles y sus capacidades.
Esta alineación garantiza que los compromisos asumidos durante el proceso de venta sean alcanzables, evitando compromisos excesivos y escasez de recursos más adelante.
El resultado es un flujo de trabajo más sincronizado, mejorando las tasas de éxito de los proyectos.
Desafíos asociados con la planificación de la capacidad
Aunque una empresa tenga una herramienta de planificación de la capacidad o un sistema ERP, no todos se crean o utilizan de la misma manera.
Los desafíos de la planificación de la capacidad no se resuelven simplemente adquiriendo un nuevo software.
Falta de visibilidad y capacidades de comunicación
Canales de comunicación inadecuados y visibilidad insuficiente de cambios en la planificación y las prioridades pueden provocar desajustes entre los equipos.
Si los equipos no tienen visibilidad, el proyecto puede experimentar retrasos, compromisos excesivos y conflictos en la asignación de recursos.
Es importante desarrollar estrategias de comunicación en la planificación de recursos desde el principio.
La plataforma Stafiz integra funciones clave de planificación de capacidad para empresas de servicios: búsqueda multicriterio de perfiles internos o externos, gestión de necesidades y grados de idoneidad.
Brecha de habilidades y necesidades de capacitación
Es posible que no tenga las habilidades para satisfacer las necesidades de un cliente o proyecto dentro de su organización.
Pero identificar las brechas de habilidades y las necesidades de capacitación es difícil sin una comprensión integral del conjunto de habilidades actuales dentro de la organización.
Tal vez tenga los recursos adecuados disponibles, pero se han asignado a otro lugar, tal vez incluso donde no son necesarios.
Esto puede dar lugar a una asignación ineficiente de los recursos, a una infrautilización de los mismos o incluso a una dependencia excesiva de los mismos costosas contrataciones externas.
Falta de integración de la previsión de carga
La planificación eficaz de la capacidad de los recursos no se trata solo de planificar por ahora.
¿Qué recursos necesitará en el futuro? ¿Puedes, por ejemplo, reemplazar a un senior por dos juniors para liberarlos para proyectos más urgentes o importantes?
La falta de integración entre la previsión y la planificación de la capacidad puede dar lugar a un desajuste con respecto a las demandas del proyecto, con la consiguiente asignación insuficiente o excesiva de recursos.
Pronosticar la planificación de la carga de trabajo y los requisitos futuros de recursos es difícil sin una comprensión clara de los próximos proyectos y el crecimiento del negocio, lo que en última instancia conduce a la escasez de recursos o al exceso de capacidad.
Falta de datos para la toma de decisiones informadas
Muchos de estos problemas se reducen a lo mismo: datos inadecuados sobre la utilización de los recursos, el progreso del proyecto y el rendimiento histórico.
Esto a menudo hace que los equipos de proyecto entren en pánico, lo que aumenta el riesgo del proyecto y conduce a una toma de decisiones reactiva y una asignación de recursos subóptima.
¿Cuáles son las etapas de la planificación de la capacidad?
La buena noticia es que estos problemas se pueden manejar de manera efectiva siguiendo pasos simples pero clave.
Paso 1: Estimar la disponibilidad de recursos futuros
La planificación de la capacidad comienza con una comprensión completa de los recursos disponibles y su uso esperado en las próximas semanas y meses.
Deberá identificar y analizar los próximos proyectos para determinar sus necesidades de recursos. Esto incluye comprender las habilidades, la experiencia y los perfiles necesarios para cada proyecto.
A continuación, clasifique los recursos en función de sus habilidades, funciones y experiencia. Esto ayuda a alinear los recursos correctos con solicitudes de proyectos específicos.
Utilice los datos históricos, las tendencias del mercado y las previsiones de proyectos para proyectar la demanda de recursos durante las próximas semanas o meses. Esta proyección debe tener en cuenta las diferentes necesidades de los diferentes proyectos.
Por último, realice una evaluación de la disponibilidad para el periodo. Se trata de evaluar la carga de trabajo actual los compromisos actuales y los permisos o ausencias previstos.
La herramienta adecuada puede proporcionar una instantánea que muestre la disponibilidad, la sobreutilización o las posibles brechas de un vistazo.
La representación visual debe resaltar los recursos disponibles, sus habilidades y cualquier brecha en la fuerza laboral, lo que facilita la toma de decisiones rápida y estratégica.
Esta vista rápida permite a los responsables de la toma de decisiones y a los gestores de proyectos tomar decisiones rápidas e informadas, lo que garantiza que los recursos críticos se asignen de forma eficiente y que los proyectos cuenten con el personal adecuado.
Si puede anticipar e identificar posibles escasez de recursos con anticipación, puede tomar medidas proactivas, como la contratación, la capacitación o la redistribución de tareas.
Esto no solo lo ayuda a cumplir sus promesas, sino que también alinea a toda la fuerza laboral con las necesidades específicas de los próximos proyectos, mejorando las tasas generales de éxito de los proyectos.
La vista de planificación de recursos de Stafiz muestra la demanda de recursos para las próximas semanas/meses. Identifica rápidamente qué perfiles faltarán dados los proyectos previstos y quiénes estarán disponibles en las próximas dos semanas.
También puede facilitar una coincidencia mucho más rápida entre los requisitos del proyecto y la experiencia disponible y responder más rápido a las nuevas oportunidades de proyectos, demostrando agilidad en el mercado competitivo.
Paso 2: Estimar la demanda de recursos
Después de controlar la disponibilidad de recursosel siguiente paso en la planificación de la capacidad es estimar la demanda de recursos. Esto implica crear un presupuesto para proyectos detallando las necesidades específicas de recursos para alcanzar los objetivos del proyecto.
Inicie el proceso de previsión en la etapa de ventas. Colabore con el equipo de ventas para recopilar información sobre posibles proyectos y sus requisitos de recursos.
A continuación, tenga en cuenta las consideraciones financieras a la hora de estimar la demanda de recursos.
Desarrollar escenarios que tengan en cuenta costes variables ayudando a crear un presupuesto más preciso para la asignación de recursos.
Mire hacia atrás y hacia adelante. Sumérgete en los detalles de proyectos anteriores para comprender qué funcionó bien y qué no. Analice las tareas que tardaron más de lo esperado y aprenda de las variaciones pasadas para mejorar la planificación de recursos futura.
Establezca mecanismos de seguimiento del tiempo para analizar los costos y el tiempo invertido en los proyectos y realice análisis de brechas para comparar el rendimiento real con los objetivos planificados.
Este análisis se puede realizar tanto a nivel de proyecto como a nivel de perfil individual.
Paso 3: Centralizar la demanda y la planificación colaborativa de recursos
Por último, asegúrese de definir sus necesidades de recursos y centralizar la demanda de varios perfiles y habilidades requeridas para los próximos proyectos.
Identifique los perfiles adecuados teniendo en cuenta las habilidades, la disponibilidad y las preferencias individuales y promueva la colaboración en la planificación de recursos involucrando a los miembros del equipo en el proceso de toma de decisiones.
Permita que los colegas elijan proyectos y expresen sus preferencias por habilidades o tareas específicas.
Organice sus recursos en todos los proyectos y a lo largo del tiempo para evitar silos dentro de la organización, teniendo en cuenta las necesidades organizativas más amplias.
¿Cómo elegir una herramienta de planificación de capacidad?
Con una gran cantidad de herramientas disponibles, ¿cómo elegir la mejor?
Hay varios factores adicionales que deben tenerse en cuenta para garantizar que el software que seleccione satisfaga las necesidades específicas de la organización.
Características de rentabilidad y presupuesto
Evalúe la capacidad de la herramienta para facilitar la elaboración de presupuestos y el análisis de rentabilidad.
Una herramienta sólida de planificación de la capacidad debe permitir la creación y gestión de presupuestos, lo que ayuda a su organización a alinear la asignación de recursos con los objetivos financieros.
El seguimiento de los KPI financieros garantiza que la planificación de recursos se alinee con los objetivos financieros generales, lo que permite una mejor toma de decisiones y una mejor evaluación del rendimiento.
Capacidades de seguimiento del tiempo
Compruebe las capacidades de seguimiento del tiempo de la herramienta para obtener una medición precisa del uso de los recursos.
El seguimiento del tiempo es esencial para analizar los costos del proyecto, identificar áreas de mejora y garantizar que los recursos se asignen de manera efectiva.
Gestión de recursos internos y externos
Muchos proyectos involucran una combinación de colaboradores internos y externos.
Una herramienta integral debería facilitar la integración y la gestión sin fisuras de los recursos de fuentes internas y externas.
La herramienta tambien debe integrar sus capacidades de gestion de recursos y programacion con otros procesos criticos, como ventas/oportunidades, RRHH y facturacion.
Por ejemplo, la integración con los procesos de ventas garantiza que la planificación de recursos se alinee con las oportunidades del proyecto, mientras que la integración de RRHH apoya la gestión de la fuerza laboral.
