Was ist Kapazitätsplanung?

Es wird oft gesagt, dass nicht zu planen bedeutet, zu scheitern... Doch die Planung ist nicht immer einfach. 

Haben Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt genügend Personen für Projekte eingeteilt? Werden Sie noch genügend Leute haben, wenn sich die Projektanforderungen ändern? Und wie sieht es mit der Planung für die anderen Faktoren aus, wie z. B. schwankende Kosten? Änderungen der Wechselkurse, die sich auf globale Projekte auswirken können?

Eine Kapazitätsplanung ist ohne die Hilfe intelligenter Software nahezu unmöglich.

In professionellen Dienstleistungsunternehmen zum Beispiel ändert sich die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie für die Durchführung von Projekten benötigen , ständig.

Für jedes Projekt benötigen Sie unterschiedliche Fähigkeiten, maßgeschneiderte Budgets und Zeitaufwand sowie eine unterschiedliche Anzahl von Mitarbeitern.

Als nächstes müssen Sie sich daran erinnern, dass die Personalabteilung nur ein Teil des Puzzles ist. Die betrieblichen Anforderungen werden sich im Laufe der Zeit ändern – vorübergehend und dauerhaft. 

Einige Projekte erfordern eine anpassungsfähige Planung , da sich die Prioritäten ändern, die Arbeitsausführung variiert und die Vorteile realisiert werden.

Wenn Sie Projekte effektiv durchführen wollen, müssen Sie all diese Variablen mit einem integrierten, datengesteuerten Ansatz verwalten, der das Gesamtbild im Blick hat – anstatt eine einzelne Ressource isoliert zu betrachten.

Jede Variable sollte ganzheitlich betrachtet werden, unter Berücksichtigung der verschiedenen Faktoren, die sich auf die Belegschaft und das Projekt auswirken.

Was ist Kapazitätsplanung im Projektmanagement?

Die Kapazitätsplanung ist ein strategischer Prozess, mit dem Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Ausrüstung, Technologie und Einrichtungen) zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben, um ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Diese Planung hilft Unternehmen, ihre Ressourcen zu optimieren, Engpässe zu vermeiden und die Gesamteffizienz zu verbessern.

Mit anderen Worten, Kapazitätsplanung ist die Art und Weise, wie Unternehmen und Projektmanager Ressourcen nutzen , um ihre Ziele zu erreichen.

Bei der Planung von Ressourcen ordnen Sie bestimmten Aufgaben die besten Personen und Werkzeuge zu und stellen sicher, dass diese korrekt geplant werden, damit Ihre Teams optimal mobilisiert und Projekte pünktlich abgeschlossen werden.

Kapazitäts- und Ressourcenplanung: Was sind die Unterschiede? 

Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich bei der Kapazitätsplanung um eine Kombination aus Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung. 

Obwohl diese beiden Begriffe oft synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich geringfügig.

Die Kapazitätsplanung konzentriert sich auf das System oder die Infrastruktur als Ganzes und ihre Fähigkeit, den Bedarf zu bewältigen. Dabei werden Dinge wie Serverkapazität, Netzwerkbandbreite oder Speicherplatz berücksichtigt.

Die Kapazitätsplanung nimmt oft eine breitere, langfristige Perspektive ein, die das zukünftige Wachstum und die strategischen Ziele berücksichtigt.

Unter Ressourcenplanung versteht man die taktische Durchführung der Kapazitätsplanung. Es geht darum, Ihre verfügbaren Ressourcen zu nutzen und sie voll auszuschöpfen, um bestimmte Projektziele zu erreichen. 

Bei diesen Ressourcen kann es sich um Menschen, Ausrüstung, Werkzeuge, Materialien oder sogar ein Budget handeln. Bei der Planung von Ressourcen ordnen Sie bestimmten Aufgaben die besten Personen und Werkzeuge zu und stellen sicher, dass diese korrekt geplant werden, damit Ihre Teams optimal eingesetzt und Projekte pünktlich abgeschlossen werden.

Die Ressourcenplanung konzentriert sich auf einen kürzeren Zeitrahmen, der in der Regel an Projektplänen oder Konjunkturzyklen ausgerichtet ist.

Stellen Sie sich die Kapazitätsplanung so vor, als würden Sie die Größe einer Küche für ein Restaurant planen. 

Sie müssen überlegen, wie viele Kunden Sie bedienen möchten, welche Art von Essen Sie zubereiten und welche Ausrüstung Sie benötigen. 

Bei der Ressourcenplanung stellen Sie sicher, dass Sie genügend Köche, Kellner und Zutaten haben, um einen geschäftigen abendlichen Ansturm zu bewältigen.

Bei der organisatorischen Effizienz im Ressourcenmanagement geht es darum, die perfekte Balance zu finden – sicherzustellen, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, die für die Dauer Ihres Projekts optimal eingesetzt werden.

Bei der organisatorischen Effizienz im Ressourcenmanagement geht es darum, die perfekte Balance zu finden – sicherzustellen, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, die für die Dauer Ihres Projekts optimal eingesetzt werden.

Lesen Sie den Leitfaden für effektives Ressourcenmanagement

Was sind die Vorteile der Kapazitätsplanung?

Warum also in die Planung der Ressourcenkapazität investieren? Lassen Sie die folgenden Punkte die Vorteile der Kapazitätsplanung auflisten. 

Verbessertes Projektmanagement und Ressourcenzuweisung

Die Kapazitätsplanung ermöglicht es Unternehmen, nicht ausgelastete Ressourcen zu identifizieren und effizienter zuzuweisen.

Durch die Analyse von Kapazitätsdaten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams voll ausgelastet sind, wodurch Ausfallzeiten minimiert und die Produktivität maximiert werden.

Dies führt zu einer optimalen Nutzung der Ressourcen , ohne dass zusätzliche Einstellungen erforderlich sind, was zu Rentabilität und Effizienz beiträgt.

Prognose des Ressourcen- und Qualifikationsbedarfs, um Engpässe zu vermeiden

Die Kapazitätsplanung hilft dabei, den Bedarf an Fähigkeiten genau vorherzusagen, und ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Qualifikationslücken zu identifizieren.

Durch ein klares Verständnis der Fähigkeiten, die für anstehende Projekte erforderlich sind, können Unternehmen proaktive Schritte unternehmen, um diese Lücken zu schließen, sei es durch Schulungen und Personalentwicklung oder die Einstellung neuer Talente. 

Dadurch werden Ressourcen- oder Fachkräfteengpässe vermieden, wodurch der Bedarf an kostspieligen und kurzfristigen Einstellungsmaßnahmen reduziert wird.

Organisationskultur und Ressourcenmanagement gehen Hand in Hand, denn eine bessere Organisation der Ressourcen reduziert Burnout und Stress.

Weisen Sie die richtigen Teams basierend auf Kosten, Terminen und Qualität zu

Durch die Integration der Kapazitätsplanung in den täglichen Betrieb stellen Unternehmen sicher, dass die richtigen Teams den Projekten zugewiesen werden. 

Diese Abstimmung von Fähigkeiten und Verfügbarkeit führt zu besseren Projektergebnissen, da die Teams innerhalb der vorgegebenen Zeit und des vorgegebenen Budgets qualitativ hochwertige Arbeit leisten können.

Dies verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern hilft auch, die Kosten zu kontrollieren und Verzögerungen zu vermeiden.

Gewinnen Sie mehr Projekte und Kunden

Letztendlich werden Unternehmen, die effektiver planen, langfristig mehr Projekte und mehr Kunden gewinnen. 

Die Kapazitätsplanung ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Projektmöglichkeiten zu reagieren. 

Durch einen klaren Überblick über die verfügbaren Ressourcen und ihre Fähigkeiten können Unternehmen selbstbewusst an neuen Projekten teilnehmen, da sie wissen, dass sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen. 

Diese Agilität, auf Chancen zu reagieren, verbessert die Chancen, mehr Projekte und Kunden zu gewinnen. Der Fokus auf qualitativ hochwertige Leistungen sichert die Kundenzufriedenheit und stärkt die Reputation des Unternehmens.

Vertrieb und Projekte aufeinander abstimmen

Die Kapazitätsplanung erleichtert die Abstimmung zwischen Vertriebs- und Projektteams. Vertriebsteams können den Kunden realistische Versprechungen machen, die auf den verfügbaren Ressourcen und ihren Fähigkeiten basieren. 

Diese Ausrichtung stellt sicher, dass die während des Verkaufsprozesses eingegangenen Verpflichtungen eingehalten werden können, wodurch spätere Überverpflichtungen und Ressourcenengpässe vermieden werden.

Dies führt zu einem synchronisierten Arbeitsablauf und verbessert die Gesamterfolgsquoten von Projekten .

Herausforderungen im Zusammenhang mit der Kapazitätsplanung

Auch wenn ein Unternehmen über ein Kapazitätsplanungstool oder ein ERP-System verfügt, werden nicht alle gleichermaßen angelegt oder genutzt. 

Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung lassen sich nicht einfach durch die Anschaffung neuer Software lösen. 

Mangelnde Transparenz und Kommunikationsmöglichkeiten

Unzureichende Kommunikationskanäle und unzureichende Transparenz über sich ändernde Planungen und Prioritäten können zu Fehlausrichtungen zwischen den Teams führen.

Wenn Teams nicht über Transparenz verfügen, kann es in Ihrem Projekt zu Verzögerungen, Überverpflichtungen und Konflikten bei der Ressourcenzuweisung kommen. 

Es ist wichtig, von Anfang an Kommunikationsstrategien in der Ressourcenplanung zu entwickeln.

Qualifikationslücke und Ausbildungsbedarf

Möglicherweise verfügen Sie nicht über die Fähigkeiten, um die Anforderungen eines Kunden oder Projekts in Ihrem Unternehmen zu erfüllen.

Die Identifizierung von Qualifikationslücken und Schulungsbedarf ist jedoch ohne ein umfassendes Verständnis der aktuellen Fähigkeiten innerhalb des Unternehmens schwierig. 

Vielleicht haben Sie die richtigen Ressourcen zur Verfügung, aber sie wurden an anderer Stelle eingesetzt – vielleicht sogar dort, wo sie nicht benötigt werden. 

Dies kann dazu führen, dass Ressourcen ineffizient oder unzureichend eingesetzt werden oder sogar übermäßig von denselben teuren externen Mitarbeitern abhängig werden.

Mangelnde Integration von Lastprognosen

Bei einer effektiven Ressourcenkapazitätsplanung geht es nicht nur darum, für den Moment zu planen. 

Welche Ressourcen werden Sie in Zukunft benötigen? Können Sie zum Beispiel einen Senior durch zwei Junioren ersetzen, um sie für dringendere oder wichtigere Projekte zu entlasten? 

Jede mangelnde Integration zwischen Prognose und Kapazitätsplanungkann zu einer Fehlausrichtung mit den Projektanforderungen führen, was zu einer Unter- oder Überallokation von Ressourcen führt.

Die Prognose der Auslastungsplanung und des zukünftigen Ressourcenbedarfs ist ohne ein klares Verständnis der bevorstehenden Projekte und des Geschäftswachstums schwierig, was letztendlich zu Ressourcenknappheit oder Überkapazitäten führt.

Fehlende Daten für eine fundierte Entscheidungsfindung

Viele dieser Probleme lassen sich auf das Gleiche hinauslaufen: unzureichende Daten über die Ressourcenauslastung, den Projektfortschritt und die historische Leistung.

Dies versetzt Projektteams oft in Panik, erhöht das Projektrisiko und führt zu reaktiver Entscheidungsfindung und suboptimaler Ressourcenallokation.

Was sind die Phasen der Kapazitätsplanung?

Die gute Nachricht ist, dass diese Probleme effektiv behandelt werden können, indem einfache, aber wichtige Schritte befolgt werden.

Schritt 1: Schätzen der Verfügbarkeit zukünftiger Ressourcen

Die Kapazitätsplanung beginnt mit einem vollständigen Verständnis der verfügbaren Ressourcen und ihrer erwarteten Verwendung in den kommenden Wochen und Monaten. 

Sie müssen anstehende Projekte identifizieren und analysieren, um ihren Ressourcenbedarf zu ermitteln. Dazu gehört das Verständnis der Fähigkeiten, des Fachwissens und der Profile, die für jedes Projekt erforderlich sind.

Kategorisieren Sie dann Ressourcen basierend auf ihren Fähigkeiten, Rollen und Fachkenntnissen. Dies hilft dabei, die richtigen Ressourcen auf bestimmte Projektanforderungen abzustimmen. 

Verwenden Sie historische Daten, Markttrends und Projektprognosen, um den Ressourcenbedarf in den nächsten Wochen oder Monaten zu prognostizieren. Diese Projektion muss die unterschiedlichen Bedürfnisse der verschiedenen Projekte berücksichtigen.

Führen Sie abschließend eine Verfügbarkeitsbewertung für den Zeitraum durch. Dabei geht es um die Bewertung der aktuellen Arbeitsbelastung, der laufenden Verpflichtungen und des geplanten Urlaubs oder der Abwesenheit.

Das richtige Tool kann eine Momentaufnahme liefern, die Verfügbarkeit, Überauslastung oder potenzielle Lücken auf einen Blick zeigt. 

Die visuelle Darstellung sollte die verfügbaren Ressourcen, ihre Fähigkeiten und etwaige Lücken in der Belegschaft hervorheben und eine schnelle und strategische Entscheidungsfindung erleichtern.

Diese Schnellansicht ermöglicht es Entscheidungsträgern und Projektmanagern, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass kritische Ressourcen effizient zugewiesen und Projekte richtig besetzt werden.

Wenn Sie potenzielle Ressourcenengpässe frühzeitig antizipieren und erkennen können, können Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, z. B. Einstellung, Schulung oder Neuverteilung von Aufgaben.

Dies hilft Ihnen nicht nur, Ihre Versprechen einzuhalten, sondern stimmt auch die gesamte Belegschaft auf die spezifischen Bedürfnisse anstehender Projekte ab und verbessert so die Gesamterfolgsquoten von Projekten.

Die Ressourcenplanungsansicht von Stafiz zeigt den Ressourcenbedarf für die nächsten Wochen/Monate an. Es wird schnell erkannt, welche Profile bei den geplanten Projekten fehlen und wer in den nächsten zwei Wochen verfügbar sein wird.

Sie können auch eine viel schnellere Abstimmung zwischen Projektanforderungen und verfügbarem Fachwissen ermöglichen und schneller auf neue Projektmöglichkeiten reagieren, was Ihre Agilität auf dem wettbewerbsintensiven Markt unter Beweis stellt.

Schritt 2: Schätzen des Ressourcenbedarfs

Nach dem Nachverfolgen der Ressourcenverfügbarkeit besteht der nächste Schritt bei der Kapazitätsplanung darin, den Ressourcenbedarf zu schätzen. Dazu gehört die Erstellung eines umfassenden Plans und Budgets für Projekte, in dem der spezifische Ressourcenbedarf zur Erreichung der Projektziele aufgeführt ist.

Initiieren Sie den Prognoseprozess bereits in der Verkaufsphase. Arbeiten Sie mit dem Vertriebsteam zusammen, um Informationen über potenzielle Projekte und deren Ressourcenbedarf zu sammeln.

Berücksichtigen Sie als Nächstes finanzielle Überlegungen bei der Schätzung des Ressourcenbedarfs.

Entwickeln Sie Szenarien, die variable Kosten berücksichtigen, um ein genaueres Budget für die Ressourcenzuweisung zu erstellen.

Schauen Sie zurück wie nach vorne. Tauchen Sie in die Details früherer Projekte ein, um zu verstehen, was gut funktioniert hat und was nicht. Analysieren Sie Aufgaben, die länger als erwartet gedauert haben, und lernen Sie aus vergangenen Abweichungen, um die zukünftige Ressourcenplanung zu verbessern. 

Richten Sie Zeiterfassungsmechanismen ein, um Kosten und Zeitaufwand für Projekte zu analysieren und Lückenanalysen durchzuführen, um die tatsächliche Leistung mit den geplanten Zielen zu vergleichen.

Diese Analyse kann sowohl auf Projektebene als auch auf Einzelprofilebene durchgeführt werden.

Schritt 3: Zentralisieren Sie die Bedarfs- und kollaborative Ressourcenplanung

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie Ihren Ressourcenbedarf definieren und den Bedarf an verschiedenen Profilen und Fähigkeiten zentralisieren, die für anstehende Projekte erforderlich sind. 

Identifizieren Sie die richtigen Profile unter Berücksichtigung von Fähigkeiten, Verfügbarkeit und individuellen Präferenzen und fördern Sie die Zusammenarbeit bei der Ressourcenplanung, indem Sie Teammitglieder in den Entscheidungsprozess einbeziehen. 

Ermöglichen Sie Kollegen, Projekte auszuwählen und ihre Präferenzen für bestimmte Fähigkeiten oder Aufgaben auszudrücken.

Organisieren Sie Ihre Ressourcen projektübergreifend und im Zeitverlauf, um Silos innerhalb der Organisation zu vermeiden und dabei breitere organisatorische Anforderungen zu berücksichtigen.

Wie wählt man ein Kapazitätsplanungstool aus?

Wie wählen Sie bei einer Vielzahl von verfügbaren Tools das beste aus? 

Es gibt mehrere zusätzliche Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte Software den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht. 

Kosteneffizienz und Budgetierungsfunktionen

Bewerten Sie die Fähigkeit des Tools, die Budgetierung und Rentabilitätsanalyse zu erleichtern.

Ein robustes Kapazitätsplanungstool sollte die Erstellung und Verwaltung von Budgets ermöglichen und Ihrem Unternehmen helfen, die Ressourcenzuweisung an den finanziellen Zielen auszurichten. 

Die Verfolgung finanzieller KPIs stellt sicher , dass die Ressourcenplanung mit den finanziellen Gesamtzielen übereinstimmt, was eine bessere Entscheidungsfindung und Leistungsbewertung ermöglicht.

Zeiterfassungsfunktionen

Überprüfen Sie die Zeiterfassungsfunktionen des Tools, um die Ressourcennutzung genau zu messen. 

Die Zeiterfassung ist unerlässlich, um Projektkosten zu analysieren, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und sicherzustellen, dass Ressourcen effektiv zugewiesen werden.

Internes und externes Ressourcenmanagement

An vielen Projekten ist eine Mischung aus internen und externen Mitwirkenden beteiligt. 

Ein umfassendes Tool sollte die Integration und nahtlose Verwaltung von Ressourcen aus internen und externen Quellen erleichtern.

Das Tool sollte auch seine Ressourcenmanagement- und Planungsfunktionen in andere kritische Prozesse integrieren, wie z. B. Vertrieb/Verkaufschancen, HR und Rechnungsstellung. 

So stellt die Integration in Vertriebsprozesse sicher, dass die Ressourcenplanung auf die Projektchancen abgestimmt ist, während die HR-Integration das Workforce Management unterstützt.