Los 8 mejores programas de facturación de proyectos en 2025

Cuantas más tareas gestiona una empresa, más compleja se vuelve la coordinación entre los equipos operativos, financieros y de ventas. Las herramientas tradicionales o Excel no ofrecen esta sincronización, lo que conduce a una falta de coherencia entre el trabajo realizado y el valor realmente facturado. El software SaaS de facturación de proyectos proporciona una solución a este problema estructural: centraliza los datos, automatiza los flujos y transforma la factura en una verdadera herramienta de gestión financiera, al tiempo que facilita la facturación electrónica de acuerdo con el estándar Factur-X.

 

En esta comparativa de 2025, descubre el software de facturación de proyectos SaaS probado por nuestros expertos, según el tamaño de tu empresa, tu nivel de madurez y tus modelos de facturación. Por último, hemos enumerado los componentes funcionales que hay que tener en cuenta a la hora de elegir su plataforma de facturación para proyectos y servicios.

 

Comparación del mejor software de facturación de proyectos en 2025

La elección de la plataforma de facturación adecuada para su pyme o mediana empresa depende del nivel de complejidad de los encargos y del tamaño de su empresa. Consulte nuestra comparación de 2025 de los mejores programas, tanto gratuitos como de pago, y encuentre la mejor herramienta para su negocio.

Herramienta	Tipo de negocio	Caso de uso ideal	Puntos fuertes	Debilidades
Stafiz	De PYME a ETI	Empresas de consultoría, empresas de servicios de TI, agencias multiproyecto	Gestión completa de proyectos ↔, facturación, seguimiento de la rentabilidad, informes integrados	Configuración inicial requerida, herramienta experta
Brillar	Autónomos / VSEs	Autónomos, pequeñas agencias	Fácil de usar, todo en uno con una cuenta profesional	No apto para multiusuarios
Tiime	Construcción / ingeniería	Gestión de proyectos, oficinas de diseño	Gratis, compatible con la factura electrónica 2026	Poco seguimiento y rentabilidad del proyecto
Vender	VSEs / PYMES	Agencias de ventas, startups	Facturación de enlaces CRM ↔, interfaz intuitiva	No muy orientado a la gestión de proyectos
Facture.net	Independiente	Autónomos, consultores	Gratis, sencillo	Funciones limitadas, sin gestión de proyectos
Libros rápidos	VSEs / PYMES internacionales	Servicios multinacionales y startups	Estabilidad, informes	Localización FR limitada
FinancialForce / Certinia	Empresas en Salesforce	Combinación de PSA y CRM integrado	Enlace de canalización → proyecto → facturación, informes globales	Alto costo y dependencia de Salesforce
Workday PSA	Grupos internacionales	Empresas de RRHH, TI o empresas multidisciplinares	RRHH + Finanzas + PSA, consolidación multientidad	Muy caro, complejo de implementar

 

Cada solución presentada en esta comparativa de 2025 responde a un grado de madurez específico.

• Shine y Facture.net son adecuados para pequeñas estructuras (microempresas, autónomos, autónomos, VSE) que quieren facturar sin preocuparse por una herramienta compleja de configurar. El objetivo es ahorrar tiempo con la administración sin analizar necesariamente la rentabilidad de cada misión.
• Tiime, Sellsy y QuickBooks se dirigen a empresas en fase de estructuración. Quieren automatizar la facturación, hacer un seguimiento de los pagos y tener una visión sintética de la facturación, sin llegar a la gestión completa de una cartera de proyectos.
• Stafiz, FinancialForce y Workday PSA están dirigidos a organizaciones donde el progreso de los proyectos determina directamente la facturación. Estas herramientas vinculan los datos de producción (tiempo introducido, entregables, hitos contractuales) con la facturación real. El resultado: una vista detallada del margen hasta la fecha, el trabajo pendiente por hacer y el rendimiento financiero proyectado.

 

Shine, la herramienta de referencia para autónomos y pequeñas empresas

🏷️ Tipo de herramienta: Banca en línea profesional con facturación integrada

⚙️ Características principales: 

• Creación de presupuestos y facturas de acuerdo con las obligaciones legales (menciones, IVA, numeración);
• Monitoreo automático de pagos y recordatorios de devolución de cargo configurables;
• Contabilidad simplificada: sincronización bancaria, exportación contable y estimación automática de las contribuciones de la URSSAF;
• Facturación electrónica incluida para anticipar la reforma de 2026;
• Aplicación móvil y web unificada para la gestión de cuentas, gastos y facturas comerciales.

Ideal para: Autónomos, autónomos, profesiones liberales, pequeñas agencias.

 

Taille d’entreprise cible : Indépendants, TPE (<10 personnes), agences

 

Beneficios:

• Interfaz ultra simple, accesible incluso para principiantes;
• Solución todo en uno;
• Servicio al cliente reconocido, disponible los 7 días de la semana, elegido Servicio al Cliente del Año 2025 ;
• Precios transparentes: oferta y planes gratuitos sin tarifas ocultas;
• Herramienta que cumple con la Ley Antifraude del IVA y está lista para la facturación electrónica obligatoria en 2026.

Puntos de vigilancia:

• Menos adecuado para gestionar proyectos complejos o multiusuario;
• Sin automatización de facturación por hitos ni seguimiento del tiempo;
• Personalización limitada de plantillas de facturas e informes financieros.

 

Shine destaca por su simplicidad y enfoque todo en uno: la facturación, la gestión de gastos y el seguimiento de pagos se realizan desde la misma cuenta comercial. Cada factura está vinculada directamente a la cuenta bancaria: los recibos se reconocen automáticamente, lo que ofrece una visión instantánea del flujo de caja.

El usuario puede activar recordatorios automáticos de facturas impagadas, elegir su frecuencia y realizar un seguimiento de los pagos en tiempo real, sin necesidad de reprocesamiento manual.

La herramienta no permite la gestión de múltiples proyectos ni la facturación directa, pero satisface perfectamente las necesidades de autónomos y pequeñas estructuras que buscan rapidez, cumplimiento y serenidad en su gestión diaria.

 

Stafiz, la solución integrada de facturación de proyectos

🏷️ Tipo de herramienta: ERP SaaS para empresas de servicios (agencias, consultoras, empresas de servicios informáticos, oficinas de diseño).

⚙️Características principales: 

• Facturación automática a partir del seguimiento del proyecto, en modo directo o de precio fijo;
• Gestión integral e integrada del ciclo de vida del proyecto en un único entorno;
• Seguimiento de la facturación y previsión del flujo de caja en tiempo real;
• Integración nativa con el software de contabilidad líder;
• Exportación de contabilidad multiformato y multisoftware.

 

Ideal para: empresas de consultoría, empresas de TI, agencias multimisión, empresas de ingeniería.

 

Tamaño de la empresa objetivo: pymes a empresas de mediana capitalización (de 10 a 2.000 empleados).

 

Beneficios:

• Centralización completa del proceso del proyecto ↔ de facturación.
• Una vista detallada de la rentabilidad hasta la fecha y de la rentabilidad proyectada.
• Compatible con todos los modelos de facturación: sala de control, tarifa plana.
• Consolidación multientidad y multipaís, adecuada para pymes y empresas de mediana capitalización organizadas en filiales o con equipos internacionales.

 

Puntos de vigilancia:

• Requiere una configuración inicial para adaptarse a sus procesos internos.
• Herramienta más completa que el software de facturación tradicional, menos adecuada para estructuras pequeñas.

 

Facturación automática desde el seguimiento del proyecto

La facturación en Stafiz se basa directamente en los datos de seguimiento del proyecto.  Cada vez introducido, cada hito validado, cada fase entregada desencadena automáticamente la facturación correspondiente.

• En el departamento de tiempo y gastos, el tiempo ingresado y validado se puede transformar en facturas al instante, sin reprocesamiento manual. El flujo de trabajo de validación asegura el proceso de facturación y evita descuidos.
• A un ritmo fijo, los hitos se configuran tan pronto como se lanza la misión: cada fase cerrada activa la factura correspondiente. De esta manera, evita los problemas de conciliación y gestión de facturas vencidas. 

Esta facturación automatizada reduce significativamente el tiempo de ciclo y hace que el proceso de principio a fin sea más fiable.

Stafiz centraliza y automatiza el seguimiento de la facturación. Cada línea corresponde a una asignación de cliente e incluye toda la información necesaria para la creación y gestión de facturas: fecha de vencimiento, importe bruto vendido, importe ya facturado y restante por facturar.

El objetivo es doble: reducir los tiempos de facturación y asegurar el flujo de caja eliminando errores y descuidos.

 

Gestión integral e integrada del ciclo de vida del proyecto

Stafiz es una solución SaaS diseñada para empresas de servicios multiproyecto, que cubre todo el ciclo de vida del proyecto, desde la cotización hasta el cierre financiero. También es uno de los mejores ERP orientados a los negocios para empresas de servicios.

Aquí hay algunas características adicionales.

• Cree cotizaciones y oportunidades de ventas directamente en la herramienta, con la capacidad de precontratar activos antes de firmar.
• Seguimiento de órdenes de compra.
• Gestión de gastos facturables (honorarios, compras, subcontratación).
• Seguimiento de rentabilidad, tiempo y gastos varios (honorarios, compras, subcontratación) teniendo en cuenta los costos directos y de preventa.

Los directores financieros, los gerentes de operaciones y los gerentes de proyectos tienen una visión consolidada del margen real y proyectado, por cliente, misión o entidad. Esta visibilidad les permite ajustar la carga, los presupuestos o las asignaciones de recursos en tiempo real.

Stafiz permite calcular el margen real de un proyecto cruzando los costes de producción y los ingresos asociados. Los importes se desglosan por perfil y por tipo de gasto. Esta vista le permite vincular los datos operativos (tiempo, costos, personal) con el rendimiento económico.

 

Seguimiento de facturación y proyección de flujo de caja

Los gerentes financieros tienen acceso a una vista del pronóstico de facturación real y proyectado, lo que reduce el tiempo del ciclo de facturación y mejora su flujo de efectivo:

• Seguimiento de facturas emitidas, pagadas y pendientes
• visualización de Facturas por Establecer (FAE), por proyecto, cliente o entidad para conocer el resto a facturar en tiempo real;
• Facturación masiva y recordatorios automáticos para acelerar los cobros;
• consolidación multipaís y multi-BU para una lectura global de la facturación.

Stafiz estructura los datos financieros en torno a la facturación. Cada entidad, país o BU tiene sus propios KPI (facturación facturada, acumulativa, márgenes). La tabla de resumen permite la consolidación automática a nivel de grupo.

Integración contable e interoperabilidad

Stafiz se integra naturalmente con los principales programas de contabilidad (Sage, Cegid, Pennylane, QuickBooks, etc.). Los asientos contables y los diarios de gastos se pueden transmitir automáticamente a sus herramientas de contabilidad, sin necesidad de reprocesarlos manualmente.

Para entornos más complejos, Stafiz también ofrece:

• Integración nativa con sus sistemas financieros existentes
• una exportación de contabilidad multiformato (diarios, asientos, gastos, gastos) compatible con la mayoría de los programas del mercado,
• y una API REST completa para automatizar los intercambios de datos entre departamentos (finanzas, RRHH, CRM, BI, etc.).

El objetivo: hacer que los datos financieros sean más fiables y agilizar la transición entre producción, facturación y contabilidad, eliminando al mismo tiempo las dobles entradas.

 

Explore todas las integraciones de Stafiz

 

Sellsy, CRM y facturación conectada

🏷️ Tipo de herramienta: suite CRM + software de facturación VSE/PYME + gestión de ventas.

⚙️ Características principales: 

• Vista unificada del pipeline de cotizaciones→ pedido → factura → recordatorio con trazabilidad de los cambios de clientes;
• Gestión de suscripciones y pagos recurrentes, integración de soluciones de pago en línea (Stripe, GoCardless, etc.);
• Firma electrónica integrada para validar cotizaciones y contratos sin pasar por una herramienta de terceros;
• Informes comerciales, monitoreo de márgenes, gestión de pagos anticipados y pronóstico de ingresos de la cartera;
• Sincronice los contactos y las oportunidades de negocio con la facturación, evitando el reingreso;
• Automatización de recordatorios de clientes y gestión centralizada de cobranzas.

Ideal para: Agencias de comunicación, consultoras comerciales, startups B2B.

Tamaño de la empresa objetivo: VSE/PYMES (de 5 a 100 empleados).

 

Beneficios:

• Vista unificada del pipeline de ventas y la facturación, lo que facilita la conversión de oportunidades en facturas.
• Interfaz moderna e intuitiva adecuada para el uso diario de equipos de ventas no técnicos.
• Solución completa de CRM, cotizaciones y pagos en una sola herramienta.
• Automatización avanzada del seguimiento de clientes: recordatorios, suscripciones, previsiones de ingresos.

 

Puntos de vigilancia:

• No se adapta bien a la gestión de misiones complejas: no hay seguimiento del tiempo ni gestión detallada de los costes internos.
• Informes analíticos limitados sobre la rentabilidad y la producción del proyecto.
• Configuración inicial necesaria para adaptar las automatizaciones a los procesos de negocio.

Sellsy está dirigido principalmente a las pequeñas y medianas empresas y pymes que buscan una solución unificada de gestión de ventas, sin la complejidad de un ERP.

 

Facture.net, una herramienta de facturación gratuita

🏷️ Tipo de herramienta: software de facturación 100% gratuito (por BIC / Cegid)

⚙️ Características principales: 

• Creación de presupuestos y facturas de acuerdo con las normas legales (información obligatoria, IVA, numeración automática)
• Gestión de la base de clientes y envío de facturas directamente desde la plataforma;
• Seguimiento de pagos, tablero simplificado con indicadores de pago y recordatorios automáticos;
• Se anuncia la compatibilidad con la facturación electrónica y el estándar Factur-X para anticiparse a la reforma de 2026.

 

Ideal para: Autónomos, autónomos, consultores independientes, microempresas, pequeñas estructuras sin departamento de contabilidad.

 

Tamaño de la empresa objetivo: Autónomos y VSEs (1 a 10 personas).

 

Beneficios:

• Total gratis, sin suscripciones ni tarifas ocultas;
• Interfaz clara e intuitiva, adecuada para especialistas no gerenciales;
• Solución compatible alojada en Francia, que garantiza la seguridad de los datos y el cumplimiento legal.

 

Puntos de vigilancia:

• Funcionalidad limitada: falta de gestión de proyectos, seguimiento del tiempo o rentabilidad;
• No hay integración avanzada con herramientas externas de contabilidad o CRM, lo que restringe la automatización de facturas;
• Informes básicos, sin indicadores de rendimiento ni previsiones de flujo de caja.

 

Facture.net se distingue por su sencillez y gratuidad, ideal

ALE para autónomos, diseñadores gráficos o microempresarios que quieran facturar sin pasar por una herramienta de contabilidad de pago. Aunque limitado en términos de funciones analíticas y gestión de múltiples proyectos, Facture.net sigue siendo una solución eficaz para lanzar un negocio o administrar una microempresa.

 

QuickBooks, el software de facturación y contabilidad internacional

🏷️ Tipo de herramienta: Software de contabilidad y facturación basado en la nube.

⚙️ Características principales: 

• Creación de presupuestos y facturas personalizables, con cálculo automático del IVA y numeración conforme;
• Seguimiento automático de pagos y recordatorios, con recordatorios configurables y sincronización bancaria integrada;
• Seguimiento analítico por cliente, misión o producto, permitiendo una lectura financiera segmentada;
• Informes financieros completos: rentabilidad consolidada, gastos, márgenes y flujos de efectivo;
• Las integraciones nativas con herramientas de terceros (PayPal, Stripe, Shopify, HubSpot, Zapier, etc.) facilitan la sincronización de cuentas y la gestión de cuentas por cobrar.

Ideal para: empresas de servicios de TI, agencias, nuevas empresas en crecimiento y estructuras internacionales.

 

Tamaño de la empresa objetivo: VSE/PYMES, startups en crecimiento, estructuras internacionales.

 

Beneficios:

• Reputación global y estabilidad tecnológica, respaldada por más de 7 millones de usuarios activos en todo el mundo;
• Interfaz moderna con una experiencia de usuario diseñada para no expertos;
• Excelentes capacidades de generación de informes e integración, particularmente útiles para el monitoreo del rendimiento de múltiples actividades o monedas;
• Sincronización bancaria en tiempo real, lo que garantiza una visibilidad clara del flujo de caja.

Puntos de vigilancia:

• Localización parcial en francés: algunas funcionalidades (facturación electrónica, exportación FEC, avisos legales) aún no están totalmente adaptadas a las necesidades locales;
• Falta de fluidez para plantillas de proyectos complejos ;
• Dependencia de la conexión a Internet y riesgo de pérdida de rendimiento en caso de una gran sincronización multidivisa.

 

El punto fuerte de QuickBooks radica en la centralización de las operaciones financieras: cada factura, gasto o pago se vincula automáticamente a la cuenta bancaria de la empresa, lo que facilita el cierre mensual y el seguimiento del flujo de caja. La herramienta combina automatización y análisis, lo que la hace particularmente adecuada para empresas que desean realizar un seguimiento de su desempeño financiero sin una contabilidad detallada.

Menos adecuado para las necesidades de gestión de proyectos que los ERP como Stafiz, QuickBooks sigue siendo una apuesta segura para las empresas de servicios internacionales que buscan una herramienta de facturación basada en la nube que pueda mantenerse al día con su crecimiento.

 

Certinia – anteriormente FinancialForce (Salesforce PSA)

🏷️ Tipo de herramienta: PSA (Professional Services Automation) totalmente integrado con el ecosistema de Salesforce.

⚙️ Características principales: 

• Seguimiento completo del proyecto : planificación de recursos, seguimiento de tiempos y entregables directamente relacionados con el pipeline de Salesforce;
• Facturación automática basada en el tiempo ingresado, los hitos alcanzados o los paquetes previstos en el contrato;
• Enlace nativo a Salesforce CRM, lo que le permite convertir instantáneamente una oportunidad de ventas en una misión con los presupuestos, recursos y plazos asociados;
• Seguimiento de ingresos, costos y margen por proyecto, con consolidación financiera de múltiples entidades;
• Paneles de análisis integrados en Salesforce, que muestran el progreso del proyecto en tiempo real, la carga del equipo y los ingresos proyectados en tiempo real.

Ideal para: Empresas de consultoría globales, empresas de servicios de TI, agencias B2B integradas con Salesforce.

 

Tamaño de la empresa objetivo: 100 a 2.000 usuarios de Salesforce, principalmente en estructuras que operan a escala internacional.

 

Beneficios:

• Visión unificada del ciclo completo : pipeline → proyecto → facturación, sin cortes de datos;
• Automatice los flujos de trabajo entre ventas, producción y finanzas, reduciendo las entradas manuales;
• Herramienta robusta y modular, ideal para la gestión multi-entidad y multi-moneda dentro de grupos internacionales;
• Integración nativa con el ecosistema de Salesforce: CRM interconectado, tablero, gestión de recursos e informes.

Puntos de vigilancia:

• Fuerte dependencia de Salesforce : la herramienta no se puede utilizar fuera de este entorno;
• Alto costo de licencia, tanto para Salesforce como para el módulo PSA;
• Curva de aprendizaje significativa, que requiere soporte experto para la implementación y personalización.

FinancialForce (ahora integrado bajo la marca Certinia PSA) está dirigido a empresas cuya gestión de proyectos está estrechamente ligada al rendimiento empresarial. La principal ventaja de esta solución radica en la continuidad de los datos: la información del CRM (contratos, previsiones, oportunidades) alimenta directamente el seguimiento de las misiones y la contabilidad.

Por otro lado, este poder técnico tiene un costo: FinancialForce es una herramienta premium, más adecuada para organizaciones maduras que ya cuentan con una infraestructura de Salesforce.

 

Tiime, la facturación de las profesiones técnicas

🏷️ Tipo de herramienta: Solución SaaS de facturación y gestión contable, diseñada para profesionales de la construcción, ingeniería y profesiones técnicas

⚙️ Características principales: 

• Creación de presupuestos y facturas ilimitados, totalmente personalizables y que cumplen con las obligaciones legales;
• Seguimiento automático de pagos y recordatorios de clientes, con notificaciones de fecha de vencimiento y archivo seguro de documentos;
• Conexión directa a Tiime Business, el módulo de contabilidad y gestión de efectivo, para centralizar ingresos, gastos y recibos;
• Desmaterialización de facturas : envío, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas de acuerdo con el estándar Factur-X, en cumplimiento de la reforma de 2026;
• Gestión del IVA y exportación contable compatible con los principales softwares de contabilidad.

Ideal para: Oficinas de diseño, gestión de proyectos, artesanos de la construcción, ingeniería.

 

Tamaño de la empresa objetivo: Autónomos, VSE/PYMES del sector de la construcción o la ingeniería.

 

Beneficios:

• Herramienta gratuita y fácil de usar, adecuada para estructuras sin departamento de contabilidad interno;
• Cumplimiento total de la normativa de factura electrónica de 2026, con archivo legal y envío automático de facturas electrónicas;
• Facturación adaptada a proyectos técnicos, incluyendo el avance de la obra, situaciones intermedias y facturas de balance;
• Conexión nativa con Tiime Business, para realizar un seguimiento del flujo de caja, los flujos bancarios y las contribuciones a la seguridad social en un solo lugar.

Puntos de vigilancia:

• Funciones de gestión limitadas: Tiime no realiza un seguimiento de las cargas, los hitos o el tiempo dedicado a los proyectos;
• Herramienta centrada en la facturación sin análisis de rentabilidad avanzado ni funciones de previsión de márgenes;
• Personalización restringida para estructuras multiusuario u organizaciones con varias entidades.

Tiime está dirigido a profesiones técnicas que buscan una solución simple y compatible para facturar sin complejidad. Su integración contable gratuita, ergonómica y nativa lo convierte en una opción relevante para las microempresas y autónomos que desean centralizar la facturación, la tesorería y la contabilidad en un mismo espacio.

 

Automatización de servicios profesionales de Workday para empresas multinacionales

🏷️ Tipo de herramienta: ERP en la nube que combina gestión financiera, RRHH y gestión de proyectos (PSA), diseñado para grandes empresas de servicios que operan a nivel internacional

⚙️ Características principales: 

• Automatización completa de la facturación con gestión de depósitos y formularios de validación interna, en base a contratos, hitos o tiempo introducido. Los importes facturables se calculan automáticamente en función del progreso del proyecto, sin necesidad de reprocesarlos manualmente;
• Seguimiento detallado de costos, recursos y márgenes, que cubre todas las etapas de la gestión de costos del proyecto : planificación, seguimiento de gastos, conciliación presupuestaria y análisis de variaciones entre pronóstico y real;
• Centralización de datos financieros y de recursos humanos : cada empleado, misión o gasto está vinculado a una cuenta analítica para una trazabilidad completa;
  Consolidación multientidad y multidivisa, que proporciona una visión consolidada de los ingresos, márgenes y costes a nivel de grupo;
• Informes y análisis integrados, con paneles dinámicos que conectan los KPI operativos, financieros y de recursos humanos.

Ideal para: Grupos globales, empresas de consultoría, empresas de TI, empresas de recursos humanos y organizaciones de servicios complejos que requieren una consolidación global de sus datos financieros y de recursos humanos.

 

Tamaño de la empresa objetivo: Grandes empresas y multinacionales (a partir de 500 empleados).

 

Beneficios:

• Integración nativa entre RRHH, finanzas y facturación, asegurando la total coherencia de los datos;
• Herramienta particularmente poderosa para informes consolidados, que ofrece una lectura instantánea de la rentabilidad por misión, entidad o región;
• Adecuado para entornos multipaís y multidivisa, con flujos de datos unificados para la gestión global;
• Seguimiento en tiempo real de costes y márgenes, útil para los departamentos financieros que desean anticiparse a las variaciones presupuestarias.

Puntos de vigilancia:

• Altos costos de licencia e implementación, reservados para grandes cuentas;
• Complejidad de la implementación, que requiere una fase significativa de configuración y gestión de cambios;
• No muy adecuado para estructuras de tamaño medio.

Workday PSA es para grandes empresas que buscan una visión integrada del rendimiento financiero y humano. La herramienta forma parte de una lógica de gestión global, capaz de consolidar datos de varios países, monedas y entidades. Por otro lado, su riqueza funcional y complejidad técnica lo convierten en una solución sobredimensionada para las pymes: para una gestión más operativa y ágil, Stafiz sigue siendo una alternativa mejor adaptada.

 

¿Qué desafíos aborda el software de facturación de proyectos?

Todas las empresas de servicios se enfrentan a la misma paradoja: cuantas más tareas hay, más difícil es realizar un seguimiento de la facturación. Mientras la empresa tenga menos de 15 a 20 personas, los gerentes, directores financieros y gerentes de proyectos hacen malabarismos con archivos de Excel, entradas manuales y recordatorios por correo electrónico. Excepto que todo lo que se necesita es una factura olvidada, un error de tarifa o un hito no informado para que la visibilidad de la facturación se derrumbe.

Esta situación es muy reveladora de la falta de vínculo entre la producción y la facturación. Y no es una cuestión de rigor individual. En muchas organizaciones, las herramientas financieras viven por un lado, las herramientas de gestión por el otro.

El resultado: datos dispersos, validaciones faltantes y pérdida de confianza en los números.

 

Los verdaderos desafíos que enfrentará el software de facturación provienen del hecho de que cada línea de negocio se maneja a su manera: 

• El CEO quiere impulsar el crecimiento a través de la visibilidad financiera. Para ello, debe tener una visión clara de la facturación, los márgenes y el flujo de caja y los márgenes;
• El Director de Operaciones (COO) se esfuerza por sincronizar los equipos de proyectos y finanzas para agilizar el ciclo de producción ↔ y facturación;
• El CFO quiere asegurar y hacer que la facturación sea más confiable, lo que implica tanto una consolidación de todos los datos, la automatización de procesos y la gestión del cumplimiento, todo mientras vigila el flujo de caja;
• El gestor de proyectos (PMO) intenta hacer coincidir el progreso, los hitos y las facturas emitidas sin perder visibilidad sobre el resto a facturar. Necesita una herramienta capaz de facturar en multimodelo, para seguir el progreso de la facturación en tiempo real, apoyándose en datos fiables;
• El controlador de gestión quiere asegurarse de que el proyecto sea rentable. Debe poder confiar en una herramienta que le muestre los márgenes, las diferencias entre el pronóstico y el real, y los KPI financieros.
• Los recursos humanos necesitan conectar la carga de trabajo con el rendimiento. El software debe ser capaz de indicar la disponibilidad de los empleados, su TACE, y hacer el enlace entre el tiempo ingresado y la facturación;
• Los consultores quieren una herramienta fácil de usar que transforme directamente su entrada de tiempo en valor facturado.
• El gerente de ventas intenta conectar el pipeline y la facturación para que cada oportunidad cerrada se traduzca en ingresos.

Ocho roles, ocho expectativas y la misma necesidad: encontrar coherencia entre el trabajo realizado y el valor producido. De hecho, esta herramienta no solo se utiliza para emitir facturas. Conecta todo el ciclo de un proyecto, desde la cotización hasta el flujo de caja, y restaura la coherencia de los datos ingresados en cada etapa. Es esta visión unificada la que brinda a las empresas la capacidad de gestionar su rentabilidad en tiempo real, sin interrupciones entre equipos y sin pérdida de información.

El software de facturación de proyectos SaaS como Stafiz responde precisamente a estos desafíos vinculando la gestión, las finanzas y la producción.

 

¿Qué características debo buscar en una herramienta de facturación de proyectos?

Gestión de facturación multimodelo

Las empresas y agencias de servicios suelen utilizar varios modelos de facturación en función de la naturaleza del encargo o contrato:

• Puntual: en función del tiempo empleado o del número de días vendidos. Este modelo es particularmente adecuado para tareas de soporte o consultoría en evolución.
• Precio fijo / entregable: se activa cuando se alcanzan hitos o entregables específicos. Ideal para proyectos con pasos de validación formal.
• Basado en suscripción: se utiliza para contratos de soporte, mantenimiento o soporte, con pagos regulares.
• Facturación mixta: combinación de varios métodos en el mismo proyecto, por ejemplo, una tarifa plana inicial complementada con servicios directos.

Por qué es importante: Un buen software de facturación de proyectos debe permitir adaptar el modelo a cada contrato, sin tener que recrear toda la estructura o reglas de facturación. Esta flexibilidad garantiza un seguimiento constante y una facturación fluida, independientemente de la complejidad de la cartera de clientes.

Por ejemplo, Stafiz gestiona simultáneamente proyectos basados en el tiempo, precio fijo, hitos o suscripción dentro de la misma interfaz.

Seguimiento de tiempos, entregas y costos

El seguimiento preciso de los tiempos, los entregables y los gastos es fundamental para la rentabilidad:

• Entrada de tiempo por empleado, misión y tarea, con un flujo de trabajo de validación por parte del gerente de proyecto para evitar descuidos o errores;
• Seguimiento de los gastos facturables (viajes, compras, subcontratación) para garantizar una refacturación completa y conforme;
• Gestión de gastos internos (compras no reembolsables, costos salariales, preventa) relacionados con cada proyecto para obtener una visión justa de los márgenes;
• Realice un seguimiento de los entregables e hitos que activan automáticamente la facturación, lo que garantiza la coherencia entre la producción, el progreso y los ingresos.

Por qué es importante: Este nivel de granularidad ayuda a valorar cada hora y gasto en el momento adecuado. Idealmente, los tiempos ingresados y los entregables validados deberían activar automáticamente la facturación, reduciendo el riesgo de olvido y los tiempos de ciclo.

 

Automatización de la facturación

La automatización es una palanca esencial para ahorrar tiempo y asegurar sus flujos financieros. Un buen software debe permitir:

• Generación automática de facturas según las reglas específicas de cada contrato (gestión del tiempo, paquete, hitos, suscripciones);
• Gestión de facturas de progreso para alinear la facturación y el progreso real;
• Recordatorios automatizados para clientes y soporte de pago en línea, para acelerar los cobros;
• El envío automático de facturas electrónicas (formatos Factur-X, PDP, Chorus Pro) de acuerdo con la reforma de 2026.

Por qué es importante: La automatización reduce significativamente los errores, los descuidos y el tiempo administrativo, al tiempo que mejora el flujo de caja.

Por ejemplo, Stafiz y Tiime son dos soluciones que permiten activar la facturación directamente desde el seguimiento del proyecto.

 

Enlace entre la gestión operativa y la facturación

La facturación ya no puede aislarse de la supervisión operativa. La herramienta ideal debe proporcionar:

• Un vínculo directo entre los gastos, el progreso y la facturación, para un seguimiento continuo entre la producción y las finanzas;
• La posibilidad de facturar a partir de los hitos realizados o de acuerdo con los hitos planificados, según el modelo contractual;
• La integración del pronóstico (pronóstico de ingresos) en el pipeline financiero, para anticipar los ingresos futuros.

Por qué es importante: Este enlace garantiza la coherencia de los datos y ayuda a convertir el monitoreo operativo en apalancamiento financiero.

Las herramientas con esto como su fortaleza: Stafiz y FinancialForce

Gestión de múltiples proyectos y clientes

Las empresas de servicios hacen malabarismos con varias misiones y contratos en paralelo. Una buena herramienta debe ofrecer:

• Una visión consolidada de toda la cartera;
• Filtrado dinámico por cliente, gerente de proyecto, BU o tipo de actividad;
• Agrupación automática de facturas para un mismo cliente, incluso en el caso de varios proyectos;
• Seguimiento general de la facturación y la rentabilidad por cartera, entidad o región;

Por qué es importante: Esta visión multifuncional permite a la gerencia y a las PMO administrar una cartera completa, no una misión aislada, para arbitrar prioridades de manera efectiva.

Monitoreo de rentabilidad y flujo de efectivo

El software de facturación se convierte en una verdadera herramienta de gestión financiera cuando integra los indicadores adecuados:

• Cálculo automático de márgenes por misión, cliente o empleado;
• Seguimiento de facturas emitidas, pagadas y no pagadas para anticipar tensiones de flujo de caja;
• Informes de ingresos proyectados frente a ingresos reales, actualizados en tiempo real;
• Indicadores clave : TACE (Tasa de Actividad Comercial y Económica), TAE, rentabilidad horaria y flujo de caja.

Por qué es importante: Esto es lo que transforma una herramienta de facturación en una herramienta de gestión financiera, capaz de revelar el rendimiento real de una actividad.

Las herramientas con esto como su punto fuerte: Stafiz.

 

Colaboración y validación interna

La facturación involucra a varios actores: gerentes de proyectos, contadores, directores financieros, gerencia. La herramienta debe facilitar la coordinación mediante:

• Un flujo de trabajo de validación de tiempo, gastos y facturas;
• Derechos de acceso diferenciados según los roles (gerente de proyecto, CFO, gerencia);
• Un historial completo y rastreable de aprobaciones y cambios;
• Un portal de clientes para validar o ver facturas.

Por qué es importante: La validación fluida y centralizada reduce la fricción entre los equipos de proyectos y finanzas, al tiempo que garantiza la confiabilidad del proceso.

 

Funciones de análisis

Una herramienta de facturación exitosa no se limita a generar facturas, debe proporcionar un análisis completo del rendimiento financiero.

• Indicadores clave: facturación proyectada, margen, facturas impagadas, condiciones de pago.
• Informes multinivel (por proyecto, cliente, consultor, entidad).
• Exportación automática a Power BI o Tableau, para profundizar en el análisis.

Por qué es importante: Estas características ayudan a impulsar la rentabilidad de forma continua y anticipan las necesidades de RRHH o de flujo de caja antes de que se vuelvan críticas.

Otros criterios que deben preverse

Los diferentes tipos de integraciones 

Estas integraciones eliminan las entradas dobles y garantizan la coherencia de los datos en todo el ciclo del proyecto ↔ financiero.

• Exportación automática a software de contabilidad (Sage, Pennylane, QuickBooks, etc.).
• Sincronización con CRM (HubSpot, Salesforce).
• APIs o conectores con herramientas de RRHH, reporting, BI.

 

Cumplimiento legal y facturación electrónica

Este cumplimiento es ahora una obligación legal con la reforma de 2026 y se refiere a:

• Generación automática de facturas de acuerdo con el estándar Factur-X ;
• transmisión a través de PDP (Partner Dematerialization Platform);
• archivo legal seguro (mínimo 10 años);
• numeración e información obligatoria automática.

En noviembre de 2025, solo Stafiz, Shine y Tiime están completamente listos para esta reforma.

 

Seguridad y Hosting

Los datos financieros y de los clientes son muy sensibles. El alojamiento seguro es esencial para garantizar su confidencialidad e integridad:

• Alojamiento en Francia o Europa, compatible con GDPR.
• Gestión de derechos de acceso por perfil de usuario.

 

¿Cómo elegir su software de facturación de proyectos?

Una herramienta de facturación de proyectos no se limita a la emisión de facturas: conecta sus datos financieros y sus datos de producción, hace que la facturación sea más fiable y hace que el margen sea manejable a diario.

Aquí está nuestro proceso de 5 pasos para elegir el software adecuado.

 

Define tus objetivos

En primer lugar, aclare qué problema (s) debe abordar su herramienta.

• ¿Cómo ahorrar tiempo en la creación y seguimiento de facturas?
• ¿Cómo automatizar cotizaciones, recordatorios y pagos?
• ¿Cómo puede monitorear su flujo de efectivo y vincularlo a sus datos contables?
• ¿Cómo analizar su rentabilidad por misión o por cliente?

Cuanto más específicos sean sus objetivos, más fácil será identificar la solución adecuada para sus prioridades (facilidad de uso, automatización de procesos, análisis de datos, cumplimiento normativo, etc.).

 

Identifica tus puntos de fricción

Estas son las etapas en las que tus procesos actuales generan más tiempo perdido o errores.

• Entrada manual de la hoja de tiempo.
• Olvido de los empleados.
• Validación demasiado lenta por parte de los gerentes o recursos humanos.
• Retraso en la validación de los entregables.
• Retrasos en los hitos de facturación.
• Olvidar gastos que se pueden volver a facturar.
• Tiempo no facturable no integrado correctamente en la factura.
• Etcetera.

Estos irritantes determinan las características prioritarias: flujo de trabajo de validación, automatización de hitos, seguimiento de gastos, integración contable, etc.

 

Seleccione los indicadores de rendimiento (KPI) correctos

Una buena herramienta de facturación debería ayudarte a medir y mejorar la rentabilidad de tus encargos. Priorice las herramientas que ofrecen paneles con estos KPI:

• Margen hasta la fecha y margen para completar para realizar un seguimiento del desempeño financiero;
• Todo lo que queda es facturar para anticipar los ingresos futuros;
• Flujo de caja por proyecto para monitorear el flujo de caja operativo;
• DSO (Días de ventas pendientes) para realizar un seguimiento de las condiciones de pago.

Estos indicadores le permiten transformar sus datos de facturación en palancas de gestión financiera, alertándolo tan pronto como un proyecto se desvía de sus objetivos.

 

Compare y pruebe varias soluciones

Compare las herramientas con sus datos reales:

• Pruebe de 2 a 3 programas de software en una muestra de proyectos;
• Verifique las integraciones de software (contabilidad, CRM, gestión del tiempo);
• Garantizar el cumplimiento de la reforma de 2026;
• Evalúe el costo total de la herramienta para su uso: licencia, capacitación, soporte, complementos u opciones gratuitas / de pago según sea necesario.

 

Involucra a tus equipos en la elección

La implementación correcta depende de la adopción por parte de los usuarios:

• Involucre a los gerentes de proyecto, controladores y al departamento de contabilidad desde la fase de prueba.
• Solicite comentarios sobre la facilidad de uso, la lógica del flujo de trabajo y la visibilidad de los datos.