Die 8 besten Projektrechnungssoftware im Jahr 2025

Je mehr Aufgaben ein Unternehmen verwaltet, desto komplexer wird die Koordination zwischen den Betriebs-, Finanz- und Vertriebsteams. Herkömmliche Tools oder Excel bieten diese Synchronisation nicht an, was zu einer mangelnden Konsistenz zwischen der geleisteten Arbeit und dem tatsächlich in Rechnung gestellten Wert führt. Die SaaS-Software für die Rechnungsstellung von Projekten bietet eine Lösung für dieses strukturelle Problem: Sie zentralisiert Daten, automatisiert die Abläufe und verwandelt die Rechnung in ein echtes Finanzmanagement-Tool, während sie gleichzeitig die elektronische Rechnungsstellung gemäß dem Factur-X-Standard erleichtert.

 

Entdecken Sie in diesem Vergleich 2025 SaaS-Software für die Rechnungsstellung von Projekten, die von unseren Experten getestet wurde, je nach Ihrer Unternehmensgröße, Ihrem Reifegrad und Ihren Abrechnungsmodellen. Abschließend haben wir die funktionalen Bausteine aufgelistet, die Sie bei der Auswahl Ihrer Rechnungsplattform für Projekte und Dienstleistungen berücksichtigen sollten.

 

Vergleich der besten Software für die Projektabrechnung im Jahr 2025

Die Wahl der richtigen Rechnungsplattform für Ihr KMU oder mittelständisches Unternehmen hängt vom Grad der Komplexität der Aufgaben und der Größe Ihres Unternehmens ab. Schauen Sie sich unseren Vergleich der besten kostenlosen und kostenpflichtigen Software aus dem Jahr 2025 an und finden Sie das beste Tool für Ihr Unternehmen.

Werkzeug	Art des Unternehmens	Idealer Anwendungsfall	Stärken	Schwächen
Stafiz	KMU zu ETI	Beratungsunternehmen, IT-Dienstleistungsunternehmen, Multiprojektagenturen	Komplettes Projektmanagement ↔, Rechnungsstellung, Wirtschaftlichkeitsüberwachung, integriertes Reporting	Erstkonfiguration erforderlich, Expertentool
Scheinen	Selbstständige / Kleinstunternehmen	Freiberufler, kleine Agenturen	Einfach zu bedienen, All-in-One mit einem Pro-Konto	Nicht für Mehrbenutzer geeignet
Tiime	Bauwesen / Ingenieurwesen	Projektleitung, Konstruktionsbüros	Kostenlos, E-Rechnung konform 2026	Geringe Projektnachverfolgung und Rentabilität
Sellsy	Kleinstunternehmen / KMU	Handelsagenturen, Startups	CRM-Link-Rechnungsstellung ↔, intuitive Benutzeroberfläche	Nicht sehr projektmanagementorientiert
Facture.net	Unabhängig	Selbstständige Unternehmer, Berater	Kostenlos, einfach	Eingeschränkte Funktionen, kein Projektmanagement
Schnellbücher	Internationale Kleinstunternehmen / KMU	Länderübergreifende Dienstleistungen & Startups	Stabilität, Berichterstattung	Eingeschränkte FR-Lokalisierung
FinancialForce / Certinia	Unternehmen in Salesforce	Kombination von PSA und integriertem CRM	Pipeline-Verbindung → Projekt → Rechnungsstellung, globales Reporting	Hohe Kosten und Abhängigkeit von Salesforce
Workday PSA	Internationale Gruppen	Personaldienstleister, IT- oder multidisziplinäre Unternehmen	HR + Finanzen + PSA, Konsolidierung mit mehreren Einheiten	Sehr teuer, komplex in der Bereitstellung

 

Jede Lösung, die in diesem Vergleich für das Jahr 2025 vorgestellt wird, reagiert auf einen bestimmten Reifegrad.

• Shine und Facture.net eignen sich für kleine Strukturen (Kleinstunternehmen, Selbstständige, Freiberufler, VSE), die Rechnungen erstellen möchten, ohne sich um ein komplexes Tool kümmern zu müssen. Ziel ist es, Zeit bei der Verwaltung zu sparen, ohne notwendigerweise die Rentabilität jeder Mission zu analysieren.
• Tiime, Sellsy und QuickBooks richten sich an Unternehmen in der Strukturierungsphase. Sie wollen die Rechnungsstellung automatisieren, Zahlungen verfolgen und einen synthetischen Überblick über den Umsatz haben, ohne so weit gehen zu müssen, ein Portfolio von Projekten vollständig zu verwalten.
• Stafiz, FinancialForce und Workday PSA richten sich an Unternehmen, bei denen der Fortschritt von Projekten direkt über die Rechnungsstellung entscheidet. Diese Tools verknüpfen Produktionsdaten (eingegebene Zeit, Leistungen, vertragliche Meilensteine) mit der tatsächlichen Rechnungsstellung. Das Ergebnis: eine detaillierte Sicht auf die bisherige Marge, die verbleibende Arbeit und die prognostizierte finanzielle Leistung.

 

Shine, das Nachschlagewerk für Freiberufler und kleine Unternehmen

🏷️ Tool-Typ: Professionelles Online-Banking mit integrierter Rechnungsstellung

⚙️ Hauptmerkmale: 

• Erstellung von Angeboten und Rechnungen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Verpflichtungen (Erwähnungen, Mehrwertsteuer, Nummerierung);
• Automatische Zahlungsüberwachung und konfigurierbare Chargeback-Erinnerungen;
• Vereinfachte Buchhaltung: Banksynchronisation, Buchhaltungsexport und automatische Schätzung der URSSAF-Beiträge;
• Elektronische Rechnungsstellung zur Vorwegnahme der Reform 2026 enthalten;
• Einheitliche Mobil- und Web-App für die Verwaltung von Geschäftskonten, Spesen und Rechnungen.

Ideal für: Freiberufler, Freiberufler, Freie Berufe, kleine Agenturen.

 

Taille d’entreprise cible : Indépendants, TPE (<10 personnes), agences

 

Nützt:

• Ultra-einfache Schnittstelle, die auch für Anfänger zugänglich ist;
• All-in-One-Lösung;
• Anerkannter Kundenservice, 7 Tage die Woche verfügbar, zum Kundenservice des Jahres 2025 gewählt;
• Transparente Preisgestaltung: kostenlose Angebote und Pläne ohne versteckte Gebühren;
• Das Tool entspricht dem Umsatzsteuer-Betrugsbekämpfungsgesetz und ist bereit für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2026.

Punkte der Wachsamkeit:

• Weniger geeignet für die Verwaltung komplexer oder Mehrbenutzerprojekte;
• Keine Automatisierung der Meilensteinabrechnung oder Zeiterfassung;
• Eingeschränkte Anpassung von Rechnungsvorlagen und Finanzberichterstattung.

 

Shine zeichnet sich durch seine Einfachheit und seinen All-in-One-Ansatz aus: Rechnungsstellung, Spesenmanagement und Zahlungsverfolgung erfolgen über dasselbe Geschäftskonto. Jede Rechnung ist direkt mit dem Bankkonto verknüpft: Belege werden automatisch erkannt, was einen sofortigen Überblick über den Cashflow bietet.

Der Benutzer kann automatische Erinnerungen an unbezahlte Rechnungen aktivieren, deren Häufigkeit wählen und Zahlungen in Echtzeit verfolgen, ohne manuelle Nachbearbeitung.

Das Tool erlaubt kein Multiprojektmanagement oder direkte Rechnungsstellung, sondern erfüllt perfekt die Bedürfnisse von Freiberuflern und kleinen Strukturen, die Geschwindigkeit, Compliance und Gelassenheit in ihrem täglichen Management suchen.

 

Stafiz, die integrierte Lösung für die Rechnungsstellung von Projekten

🏷️ Art des Tools: SaaS-ERP für Dienstleistungsunternehmen (Agenturen, Beratungsunternehmen, IT-Dienstleistungsunternehmen, Konstruktionsbüros).

⚙️Hauptmerkmale: 

• Automatische Rechnungsstellung aus der Projektüberwachung, im Direkt- oder Festpreismodus;
• Umfassendes und integriertes Projektlebenszyklusmanagement in einer einzigen Umgebung;
• Überwachung der Rechnungsstellung und Cashflow-Prognose in Echtzeit;
• Native Integration mit führender Buchhaltungssoftware;
• Export von Buchhaltung in mehreren Formaten und mit mehreren Softwares.

 

Ideal für: Beratungsunternehmen, IT-Unternehmen, Multi-Mission-Agenturen, Ingenieurbüros.

 

Zielgröße des Unternehmens: KMU bis Midcap-Unternehmen (von 10 bis 2.000 Mitarbeitern).

 

Nützt:

• Vollständige Zentralisierung des Projektprozesses für die Rechnungsstellung ↔.
• Eine detaillierte Sicht auf die bisherige Rentabilität und die prognostizierte Rentabilität.
• Kompatibel mit allen Abrechnungsmodellen: Regie, Flatrate.
• Konsolidierung mit mehreren Einheiten und mehreren Ländern, geeignet für KMU und Midcap-Unternehmen, die in Tochtergesellschaften oder mit internationalen Teams organisiert sind.

 

Punkte der Wachsamkeit:

• Erfordert eine Ersteinrichtung, um sie an Ihre internen Prozesse anzupassen.
• Vollständigeres Tool als herkömmliche Rechnungssoftware, weniger geeignet für kleine Strukturen.

 

Automatische Rechnungsstellung aus der Projektverfolgung

Die Rechnungsstellung in Stafiz basiert direkt auf den Daten der Projektverfolgung.  Jedes eingegebene Mal, jeder validierte Meilenstein, jede gelieferte Phase löst automatisch die entsprechende Rechnungsstellung aus.

• In der Zeit- und Spesenabteilung kann die eingegebene und validierte Zeit sofort in Rechnungen umgewandelt werden, ohne dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Der Validierungsworkflow sichert den Rechnungsstellungsprozess und vermeidet Versehen.
• Zu einem festen Satz werden Meilensteine konfiguriert, sobald die Mission gestartet wird: Jede abgeschlossene Phase löst die entsprechende Rechnung aus. Auf diese Weise vermeiden Sie die Probleme beim Abgleich und bei der Verwaltung überfälliger Rechnungen. 

Diese automatisierte Rechnungsstellung reduziert die Zykluszeit erheblich und macht den End-to-End-Prozess zuverlässiger.

Stafiz zentralisiert und automatisiert die Nachverfolgung der Abrechnung. Jede Zeile entspricht einem Kundenauftrag und enthält alle Informationen, die für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen erforderlich sind: Fälligkeit, verkaufter Bruttobetrag, bereits fakturierter und noch zu fakturierender Betrag.

Das Ziel ist zweierlei: die Verkürzung der Rechnungszeiten und die Sicherung des Cashflows durch die Beseitigung von Fehlern und Versehen.

 

Umfassendes und integriertes Projektlebenszyklusmanagement

Stafiz ist eine SaaS-Lösung, die für Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Projekten entwickelt wurde und den gesamten Projektlebenszyklus abdeckt, vom Angebot bis zum Finanzabschluss. Es ist auch eines der besten geschäftsorientierten ERPs für Dienstleistungsunternehmen.

Hier sind einige zusätzliche Funktionen.

• Erstellen Sie Angebote und Verkaufschancen direkt im Tool, mit der Möglichkeit, Assets vor der Unterzeichnung vorab zu besetzen.
• Nachverfolgung von Bestellungen.
• Verwaltung der abrechenbaren Ausgaben (Gebühren, Einkäufe, Vergabe von Unteraufträgen).
• Überwachung der Rentabilität, des Zeitaufwands und der sonstigen Kosten (Gebühren, Einkauf, Untervergabe) unter Berücksichtigung der Direkt- und Pre-Sales-Kosten.

CFOs, Betriebsleiter und Projektmanager haben einen konsolidierten Überblick über die tatsächliche und prognostizierte Marge nach Kunde, Mission oder Entität. Diese Transparenz ermöglicht es ihnen, Auslastung, Budgets oder Ressourcenzuweisungen in Echtzeit anzupassen.

Stafiz ermöglicht es, die reale Marge eines Projekts zu berechnen, indem die Produktionskosten und die damit verbundenen Erlöse miteinander verglichen werden. Die Beträge sind nach Profilen und nach Art der Ausgaben aufgeschlüsselt. Diese Sicht ermöglicht es Ihnen, operative Daten (Zeit, Kosten, Personalbesetzung) mit der wirtschaftlichen Leistung zu verknüpfen.

 

Überwachung der Rechnungsstellung und Cashflow-Prognose

Finanzmanager haben Zugriff auf eine Ansicht der tatsächlichen und prognostizierten Rechnungsprognose, was die Abrechnungszykluszeit verkürzt und Ihren Cashflow verbessert:

• Nachverfolgen von ausgestellten, bezahlten und ausstehenden Rechnungen
• Visualisierung von zu erstellenden Rechnungen (FAE) nach Projekt, Kunde oder Entität, um die verbleibenden zu fakturierenden Rechnungen in Echtzeit zu kennen;
• Massenrechnungsstellung und automatische Erinnerungen, um das Inkasso zu beschleunigen;
• Konsolidierung in mehreren Ländern und BUs für eine globale Ablesung des Umsatzes.

Stafiz strukturiert Finanzdaten rund um die Rechnungsstellung. Jedes Unternehmen, jedes Land oder jede Geschäftseinheit hat ihre eigenen KPIs (fakturierter Umsatz, kumulativ, Margen). Die Übersichtstabelle ermöglicht die automatische Konsolidierung auf Konzernebene.

Integration und Interoperabilität der Rechnungslegung

Stafiz lässt sich auf natürliche Weise in die wichtigsten Buchhaltungssoftware (Sage, Cegid, Pennylane, QuickBooks usw.) integrieren. Buchhaltungseinträge und Spesenjournale können automatisch an Ihre Buchhaltungstools übertragen werden, ohne dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist.

Für komplexere Umgebungen bietet Stafiz auch:

• Native Integration in Ihre bestehenden Finanzsysteme
• einen Buchhaltungsexport in mehreren Formaten (Journale, Einträge, Ausgaben, Ausgaben), der mit den meisten auf dem Markt erhältlichen Softwares kompatibel ist,
• und eine vollständige REST-API zur Automatisierung des Datenaustauschs zwischen Abteilungen (Finanzen, HR, CRM, BI usw.).

Das Ziel: die Zuverlässigkeit der Finanzdaten zu erhöhen und den Übergang zwischen Produktion, Rechnungsstellung und Buchhaltung zu rationalisieren und gleichzeitig Doppelerfassungen zu vermeiden.

 

Alle Stafiz-Integrationen entdecken

 

Sellsy, CRM und vernetzte Rechnungsstellung

🏷️ Art des Tools: CRM-Suite + Rechnungssoftware VSE/SME + Vertriebsmanagement.

⚙️ Hauptmerkmale: 

• Einheitliche Ansicht der Angebotspipeline→ der Bestellung → Rechnung → Mahnung mit Rückverfolgbarkeit des Kundenaustauschs;
• Verwaltung von Abonnements und wiederkehrenden Zahlungen, Integration von Online-Zahlungslösungen (Stripe, GoCardless usw.);
• Integrierte elektronische Signatur zur Validierung von Angeboten und Verträgen, ohne ein Tool eines Drittanbieters zu durchlaufen;
• Kommerzielles Reporting, Margenüberwachung, Vorauszahlungsmanagement und Umsatzprognosen aus der Pipeline;
• Synchronisieren Sie Kontakte und Geschäftsmöglichkeiten mit der Rechnungsstellung, um einen erneuten Eintritt zu vermeiden;
• Automatisierung von Kundenerinnerungen und zentralisierte Verwaltung von Sammlungen.

Am besten geeignet für: Kommunikationsagenturen, kommerzielle Beratungsunternehmen, B2B-Startups.

Zielgröße des Unternehmens: Kleinstunternehmen/KMU (von 5 bis 100 Beschäftigten).

 

Nützt:

• Einheitliche Ansicht der Vertriebspipeline und der Rechnungsstellung, die es einfach macht, Verkaufschancen in Rechnungen umzuwandeln.
• Moderne, intuitive Benutzeroberfläche, die für den täglichen Gebrauch durch nicht-technische Vertriebsteams geeignet ist.
• Komplette CRM-, Angebots- und Zahlungslösung in einem Tool.
• Erweiterte Automatisierung der Kundenverfolgung: Erinnerungen, Abonnements, Umsatzprognosen.

 

Punkte der Wachsamkeit:

• Nicht gut geeignet für das Management komplexer Missionen: keine Zeiterfassung oder detaillierte Verwaltung der internen Kosten.
• Eingeschränkte analytische Berichterstattung über die Rentabilität und Produktion des Projekts.
• Ersteinrichtung erforderlich, um Automatisierungen an Geschäftsprozesse anzupassen.

Sellsy richtet sich in erster Linie an Kleinstunternehmen und KMUs, die nach einer einheitlichen Vertriebsmanagementlösung suchen, ohne die Komplexität eines ERP.

 

Facture.net, ein kostenloses Rechnungstool

🏷️ Art des Tools: 100% kostenlose Rechnungssoftware (von BIC / Cegid)

⚙️ Hauptmerkmale: 

• Erstellung von Angeboten und Rechnungen nach gesetzlichen Standards (Pflichtangaben, Mehrwertsteuer, automatische Nummerierung)
• Verwaltung des Kundenstamms und Versand von Rechnungen direkt von der Plattform aus;
• Nachverfolgung von Zahlungen, vereinfachtes Dashboard mit Zahlungsindikatoren und automatischen Erinnerungen;
• Bekanntgabe der Kompatibilität mit der elektronischen Rechnungsstellung und dem Factur-X-Standard , um die Reform 2026 vorwegzunehmen.

 

Ideal für: Selbstständige, Freiberufler, selbstständige Berater, Kleinstunternehmen, kleine Strukturen ohne Buchhaltungsabteilung.

 

Zielgröße des Unternehmens: Freiberufler und Kleinstunternehmen (1 bis 10 Personen).

 

Nützt:

• Völlig kostenlos, ohne Abonnements oder versteckte Gebühren;
• Klare und intuitive Benutzeroberfläche, geeignet für Nicht-Management-Spezialisten;
• Konforme Lösung, die in Frankreich gehostet wird und Datensicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften garantiert.

 

Punkte der Wachsamkeit:

• Eingeschränkte Funktionalität: Mangel an Projektmanagement, Zeiterfassung oder Rentabilität;
• Keine erweiterte Integration mit externen Buchhaltungs- oder CRM-Tools, was die Rechnungsautomatisierung einschränkt;
• Grundlegende Berichterstattung, ohne Leistungsindikatoren oder Cashflow-Prognosen.

 

Facture.net zeichnet sich durch seine Einfachheit und Unentgeltlichkeit aus, ideal

ALE für Freiberufler, Grafikdesigner oder Kleinstunternehmer, die Rechnungen erstellen möchten, ohne ein kostenpflichtiges Buchhaltungstool zu durchlaufen. Obwohl Facture.net in Bezug auf analytische Funktionen und Multiprojektmanagement begrenzt ist, bleibt es eine effektive Lösung für die Gründung eines Unternehmens oder die Verwaltung eines Kleinstunternehmens.

 

QuickBooks, die internationale Rechnungs- und Buchhaltungssoftware

🏷️ Tool-Typ: Cloud-basierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware.

⚙️ Hauptmerkmale: 

• Erstellung von anpassbaren Angeboten und Rechnungen mit automatischer Mehrwertsteuerberechnung und konformer Nummerierung;
• Automatische Zahlungsverfolgung und Erinnerungen mit konfigurierbaren Erinnerungen und integrierter Banksynchronisierung;
• Analytische Überwachung nach Kunde, Mission oder Produkt, die eine segmentierte Finanzlesung ermöglicht;
• Umfassende Finanzberichterstattung: konsolidierte Rentabilität, Ausgaben, Margen und Cashflows;
• Native Integrationen mit Tools von Drittanbietern (PayPal, Stripe, Shopify, HubSpot, Zapier usw.) erleichtern die Synchronisierung von Konten und die Verwaltung von Forderungen.

Am besten geeignet für: IT-Dienstleistungsunternehmen, Agenturen, wachsende Startups und internationale Strukturen.

 

Zielgröße des Unternehmens: Kleinstunternehmen/KMU, wachsende Startups, internationale Strukturen.

 

Nützt:

• Globale Reputation und technologische Stabilität, unterstützt von mehr als 7 Millionen aktiven Nutzern weltweit;
• Moderne Benutzeroberfläche mit einer Benutzererfahrung, die für Nicht-Experten konzipiert ist;
• Hervorragende Berichts- und Integrationsfunktionen, die besonders nützlich für die Überwachung der Leistung mehrerer Aktivitäten oder Währungen sind;
• Echtzeit-Banksynchronisierung, die einen klaren Überblick über den Cashflow gewährleistet.

Punkte der Wachsamkeit:

• Teilweise französische Lokalisierung: Einige Funktionalitäten (E-Invoicing, FEC-Export, rechtliche Hinweise) sind noch nicht vollständig an die lokalen Anforderungen angepasst;
• Mangelnde Fluidität für komplexe Projektvorlagen ;
• Abhängigkeit von der Internetverbindung und Risiko von Performance-Einbußen bei einer großen Synchronisierung mehrerer Währungen.

 

Die Stärke von QuickBooks liegt in der Zentralisierung der Finanzvorgänge: Jede Rechnung, Ausgabe oder Zahlung wird automatisch mit dem Bankkonto des Unternehmens verknüpft, was den monatlichen Abschluss und die Überwachung des Cashflows erleichtert. Das Tool kombiniert Automatisierung und Analytik und eignet sich daher besonders für Unternehmen, die ihre finanzielle Leistung ohne detaillierte Buchhaltung verfolgen möchten.

QuickBooks eignet sich weniger für Projektmanagement-Anforderungen als ERPs wie Stafiz und ist nach wie vor eine sichere Wahl für internationale Dienstleistungsunternehmen, die nach einem Cloud-basierten Rechnungsstellungstool suchen, das mit ihrem Wachstum Schritt halten kann.

 

Certinia – ehemals FinancialForce (Salesforce PSA)

🏷️ Tool-Typ: PSA (Professional Services Automation), vollständig in das Salesforce-Ökosystem integriert.

⚙️ Hauptmerkmale: 

• Vollständige Projektverfolgung : Ressourcenplanung, Verfolgung von Zeiten und Leistungen, die in direktem Zusammenhang mit der Salesforce-Pipeline stehen;
• Automatische Abrechnung auf der Grundlage der eingegebenen Zeit, der erreichten Meilensteine oder der im Vertrag vorgesehenen Pakete;
• Nativer Link zu Salesforce CRM, mit dem Sie eine Verkaufschance sofort in eine Mission mit den zugehörigen Budgets, Ressourcen und Fristen umwandeln können;
• Verfolgung von Umsatz, Kosten und Marge pro Projekt mit Finanzkonsolidierung mehrerer Unternehmen;
• In Salesforce integrierte Analyse-Dashboards, die den Projektfortschritt, die Teamauslastung und den prognostizierten Umsatz in Echtzeit anzeigen.

Am besten geeignet für: Globale Beratungsunternehmen, IT-Dienstleistungsunternehmen, B2B-Agenturen, die in Salesforce integriert sind.

 

Zielunternehmensgröße: 100 bis 2.000 Salesforce-Anwender, überwiegend in international agierenden Strukturen.

 

Nützt:

• Einheitliche Sicht auf den gesamten Zyklus : Pipeline → Projekt → Rechnungsstellung, ohne Datenbrüche;
• Automatisieren Sie Workflows zwischen Vertrieb, Produktion und Finanzen und reduzieren Sie manuelle Eingaben.
• Robustes und modulares Tool, ideal für das Management mehrerer Unternehmen und Währungen in internationalen Konzernen;
• Native Integration in das Salesforce-Ökosystem: vernetztes CRM, Dashboard, Ressourcenmanagement und Berichterstellung.

Punkte der Wachsamkeit:

• Starke Abhängigkeit von Salesforce : Das Tool kann nicht außerhalb dieser Umgebung verwendet werden;
• Hohe Lizenzkosten, sowohl für Salesforce als auch für das PSA-Modul;
• Erhebliche Lernkurve, die fachkundige Unterstützung für die Bereitstellung und Anpassung erfordert.

FinancialForce (jetzt unter der Marke Certinia PSA integriert) richtet sich an Unternehmen, deren Projektmanagement eng mit der Unternehmensleistung verknüpft ist. Der große Vorteil dieser Lösung liegt in der Kontinuität der Daten: Die Informationen aus dem CRM (Verträge, Prognosen, Verkaufschancen) fließen direkt in die Überwachung der Missionen und die Buchhaltung ein.

Auf der anderen Seite hat diese technische Leistung ihren Preis: FinancialForce ist ein Premium-Tool, das eher für reife Unternehmen geeignet ist, die bereits über eine Salesforce-Infrastruktur verfügen.

 

Tiime, die Fakturierung von technischen Berufen

🏷️ Art des Tools: SaaS-Lösung für die Verwaltung von Rechnungsstellung und Buchhaltung, die für Fachleute in Bau-, Ingenieur- und technischen Berufen entwickelt wurde

⚙️ Hauptmerkmale: 

• Erstellung von unbegrenzten Angeboten und Rechnungen, die vollständig anpassbar sind und den gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen;
• Automatische Zahlungsverfolgung und Kundenerinnerungen mit Benachrichtigungen über Fälligkeitstermine und sichere Dokumentenarchivierung;
• Direkte Verbindung zu Tiime Business, dem Buchhaltungs- und Cash-Management-Modul, um Einnahmen, Ausgaben und Einnahmen zu zentralisieren;
• Dematerialisierung von Rechnungen : Senden, Empfangen und Speichern elektronischer Rechnungen gemäß dem Factur-X-Standard in Übereinstimmung mit der Reform 2026;
• MwSt.-Verwaltung und Buchhaltungsexport , kompatibel mit der wichtigsten Buchhaltungssoftware.

Ideal für: Planungsbüros, Projektmanagement, Bauhandwerker, Ingenieure.

 

Zielgröße des Unternehmens: Selbstständige, Kleinstunternehmen/KMU im Bau- oder Ingenieursektor.

 

Nützt:

• Kostenloses und einfach zu bedienendes Tool, geeignet für Strukturen ohne interne Buchhaltungsabteilung;
• Vollständige Einhaltung der E-Rechnungsverordnung 2026 mit gesetzlicher Archivierung und automatischem Versand von elektronischen Rechnungen;
• An technische Projekte angepasste Rechnungsstellung, einschließlich Baufortschritt, Zwischensituationen und Saldorechnungen;
• Native Verbindung mit Tiime Business, um Cashflow, Bankflüsse und Sozialversicherungsbeiträge an einem Ort zu verfolgen.

Punkte der Wachsamkeit:

• Eingeschränkte Verwaltungsfunktionen: Tiime verfolgt keine Lasten, Meilensteine oder Zeit, die für Projekte aufgewendet wird;
• Rechnungsorientiertes Tool ohne erweiterte Rentabilitätsanalyse oder Margenprognosefunktionen;
• Eingeschränkte Anpassung für Mehrbenutzerstrukturen oder Organisationen mit mehreren Entitäten.

Tiime richtet sich an technische Berufe, die eine einfache und konforme Lösung für die Rechnungsstellung ohne Komplexität suchen. Seine kostenlose, ergonomische und native Buchhaltungsintegration macht es zu einer relevanten Wahl für Kleinstunternehmen und Freiberufler, die Rechnungsstellung, Treasury und Buchhaltung im selben Raum zentralisieren möchten.

 

Workday Professional Services Automatisierung für multinationale Unternehmen

🏷️ Art des Tools: Cloud-ERP, das Finanzmanagement, HR und Projektmanagement (PSA) kombiniert und für große international tätige Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde

⚙️ Hauptmerkmale: 

• Vollständige Automatisierung der Rechnungsstellung mit Verwaltung von Einzahlungen und internen Validierungsformularen, basierend auf Verträgen, Meilensteinen oder eingegebenen Zeitangaben. Abrechenbare Beträge werden automatisch auf der Grundlage des Projektfortschritts berechnet, ohne manuelle Nachbearbeitung;
• Detaillierte Kosten-, Ressourcen- und Margenverfolgung, die alle Phasen des Projektkostenmanagements abdeckt: Planung, Ausgabenverfolgung, Budgetabgleich und Analyse von Abweichungen zwischen Prognose und Ist;
• Zentralisierung von Finanz- und Personaldaten : Jeder Mitarbeiter, jede Mission oder jede Ausgabe wird mit einem analytischen Konto verknüpft, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten;
  Konsolidierung mit mehreren Einheiten und mehreren Währungen, die eine konsolidierte Sicht auf Umsatz, Margen und Kosten auf Konzernebene bietet;
• Integrierte Berichterstattung und Analyse mit dynamischen Dashboards, die HR-, Finanz- und Betriebskennzahlen miteinander verbinden.

Ideal für: Globale Konzerne, Beratungsunternehmen, IT-Unternehmen, HR-Unternehmen und komplexe Serviceorganisationen, die eine globale Konsolidierung ihrer Finanz- und HR-Daten benötigen.

 

Zielgröße des Unternehmens: Großunternehmen und multinationale Konzerne (ab 500 Mitarbeitern).

 

Nützt:

• Native Integration zwischen HR, Finanzen und Rechnungsstellung, um vollständige Datenkonsistenz zu gewährleisten;
• Besonders leistungsfähiges Tool für die konsolidierte Berichterstattung, das eine sofortige Ablesung der Rentabilität nach Mission, Einheit oder Region ermöglicht;
• Geeignet für Umgebungen mit mehreren Ländern und mehreren Währungen, mit einheitlichen Datenflüssen für die globale Verwaltung;
• Echtzeit-Überwachung von Kosten und Margen, nützlich für Finanzabteilungen, die Budgetabweichungen antizipieren möchten.

Punkte der Wachsamkeit:

• Hohe Lizenz- und Implementierungskosten, die Großkunden vorbehalten sind;
• Komplexität der Bereitstellung, die eine erhebliche Konfigurations- und Änderungsmanagementphase erfordert;
• Nicht sehr geeignet für mittelgroße Strukturen.

Workday PSA richtet sich an große Unternehmen, die eine integrierte Sicht auf die finanzielle und menschliche Leistung wünschen. Das Tool ist Teil einer globalen Managementlogik, die in der Lage ist, Daten aus mehreren Ländern, Währungen und Einheiten zu konsolidieren. Auf der anderen Seite ist Stafiz aufgrund seines Funktionsreichtums und seiner technischen Komplexität eine überdimensionierte Lösung für KMU: Für ein operativeres und agileres Management bleibt Stafiz eine besser angepasste Alternative.

 

Welche Herausforderungen löst die Software für die Projektabrechnung?

Jedes Dienstleistungsunternehmen steht vor dem gleichen Paradoxon: Je mehr Aufträge es gibt, desto schwieriger ist es, den Überblick über die Rechnungsstellung zu behalten. Solange das Unternehmen weniger als 15 bis 20 Mitarbeiter hat, jonglieren Manager, CFOs und Projektmanager mit Excel-Dateien, manuellen Eingaben und E-Mail-Erinnerungen. Nur dass es nur eine vergessene Rechnung, einen Tariffehler oder einen nicht gemeldeten Meilenstein braucht, damit die Sichtbarkeit des Umsatzes zusammenbricht.

Diese Situation ist sehr aufschlussreich für die fehlende Verbindung zwischen Produktion und Rechnungsstellung. Und es ist keine Frage der individuellen Strenge. In vielen Unternehmen befinden sich Finanzinstrumente auf der einen Seite, Managementinstrumente auf der anderen.

Die Folge: verstreute Daten, fehlende Validierungen und ein Vertrauensverlust in die Zahlen.

 

Die wirklichen Herausforderungen, denen sich eine Rechnungssoftware stellen wird, ergeben sich aus der Tatsache, dass jeder Geschäftsbereich auf seine eigene Weise damit umgeht: 

• Der CEO möchte das Wachstum durch finanzielle Transparenz vorantreiben. Um dies zu erreichen, muss er eine klare Vorstellung von Umsatz, Margen und Cashflow und Margen haben;
• Der Director of Operations (COO) hat Schwierigkeiten, die Projekt- und Finanzteams zu synchronisieren, um den Produktions ↔- und Rechnungszyklus zu rationalisieren.
• Der CFO möchte den Umsatz sichern und verlässlicher machen, was sowohl die Konsolidierung aller Daten, die Automatisierung von Prozessen als auch das Compliance-Management impliziert – und das alles mit Blick auf den Cashflow;
• Der Projektmanager (PMO) versucht , den Fortschritt, die Meilensteine und die ausgestellten Rechnungen abzugleichen, ohne den Überblick über den Rest der Rechnung zu verlieren. Er benötigt ein Tool, das in der Lage ist, die Rechnungsstellung in mehreren Modellen zu erstellen, um den Fortschritt der Rechnungsstellung in Echtzeit zu verfolgen und sich dabei auf zuverlässige Daten zu verlassen.
• Der Management Controller möchte sicherstellen, dass das Projekt rentabel ist. Er muss sich auf ein Tool verlassen können, das ihm die Margen, die Differenzen zwischen Prognose und Ist sowie die finanziellen KPIs anzeigt.
• Die Personalabteilung muss die Arbeitsbelastung mit der Leistung verbinden. Die Software muss in der Lage sein, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und ihre TACE anzuzeigen und die Verbindung zwischen der eingegebenen Zeit und der Rechnungsstellung herzustellen.
• Berater wünschen sich ein einfach zu bedienendes Tool, das ihre Zeiterfassung direkt in einen fakturierten Wert umwandelt.
• Der Vertriebsleiter versucht, die Pipeline und die Fakturierung so zu verbinden, dass jede abgeschlossene Verkaufschance in Umsatz umgesetzt wird.

Acht Rollen, acht Erwartungen und das gleiche Bedürfnis: Kohärenz zwischen der geleisteten Arbeit und dem produzierten Wert zu finden. Tatsächlich wird dieses Tool nicht nur für die Ausstellung von Rechnungen verwendet. Es verbindet den gesamten Zyklus eines Projekts, vom Angebot bis zum Cashflow, und stellt die Konsistenz der in jeder Phase eingegebenen Daten wieder her. Es ist diese einheitliche Vision, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Rentabilität in Echtzeit zu verwalten, ohne Unterbrechungen zwischen den Teams und ohne Informationsverlust.

SaaS-Projektabrechnungssoftware wie Stafiz reagiert genau auf diese Herausforderungen, indem sie Management, Finanzen und Produktion miteinander verknüpft.

 

Auf welche Funktionen sollte ich bei einem Projektfakturierungstool achten?

Abrechnungsmanagement mit mehreren Modellen

Dienstleistungsunternehmen und Agenturen verwenden je nach Art des Auftrags oder Vertrags häufig mehrere Abrechnungsmodelle:

• Pünktlichkeit: basierend auf der aufgewendeten Zeit oder der Anzahl der verkauften Tage. Dieses Modell eignet sich besonders für die Entwicklung von Support- oder Beratungsaufträgen.
• Festpreis / Lieferumfang: wird ausgelöst, wenn bestimmte Meilensteine oder Lieferbestandteile erreicht werden. Ideal für Projekte mit formalen Validierungsschritten.
• Abonnementbasiert: Wird für Support-, Wartungs- oder Supportverträge mit regelmäßigen Zahlungen verwendet.
• Gemischte Rechnungsstellung: Kombination mehrerer Methoden für ein und dasselbe Projekt, z. B. eine anfängliche Pauschale, die durch direkte Dienstleistungen ergänzt wird.

Warum es wichtig ist: Eine gute Software für die Projektabrechnung sollte es ermöglichen, das Modell an jeden Vertrag anzupassen, ohne dass die gesamte Rechnungsstruktur oder die Regeln neu erstellt werden müssen. Diese Flexibilität sorgt für eine konsistente Nachverfolgung und eine reibungslose Rechnungsstellung, unabhängig von der Komplexität des Kundenportfolios.

Stafiz verwaltet beispielsweise gleichzeitig Projekte auf Zeit-, Festpreis-, Meilenstein- oder Abonnementbasis innerhalb derselben Schnittstelle.

Zeit-, Leistungs- und Kostenverfolgung

Die genaue Verfolgung von Zeiten, Leistungen und Ausgaben ist das Herzstück der Rentabilität:

• Zeiterfassung nach Mitarbeiter, Mission und Aufgabe, mit einem Validierungsworkflow durch den Projektmanager, um Versehen oder Fehler zu vermeiden;
• Überwachung der abrechenbaren Ausgaben (Reisen, Einkäufe, Unteraufträge), um eine vollständige und konforme Neuabrechnung zu gewährleisten;
• Verwaltung der internen Ausgaben (nicht abrechenbare Einkäufe, Gehaltskosten, Vorverkäufe) im Zusammenhang mit jedem Projekt, um ein faires Bild der Margen zu erhalten;
• Verfolgen Sie Lieferbestandteile und Meilensteine , die automatisch die Rechnungsstellung auslösen, um die Konsistenz zwischen Produktion, Fortschritt und Umsatz zu gewährleisten.

Warum es wichtig ist: Dieses Maß an Granularität trägt dazu bei, jede Stunde und jede Ausgabe zur richtigen Zeit zu bewerten. Im Idealfall lösen die eingegebenen Zeiten und die validierten Leistungen automatisch die Rechnungsstellung aus, wodurch das Risiko von Vergessen und Durchlaufzeiten reduziert werden.

 

Automatisierung der Rechnungsstellung

Automatisierung ist ein wesentlicher Hebel, um Zeit zu sparen und Ihre Finanzflüsse zu sichern. Gute Software sollte Folgendes ermöglichen:

• Automatische Erstellung von Rechnungen nach den für jeden Vertrag spezifischen Regeln (Zeitmanagement, Paket, Meilensteine, Abonnements);
• Verwaltung von Fortschrittsrechnungen, um die Rechnungsstellung und den tatsächlichen Fortschritt in Einklang zu bringen;
• Automatisierte Kundenerinnerungen und Unterstützung bei Online-Zahlungen, um den Einzug zu beschleunigen;
• Der automatische Versand von elektronischen Rechnungen (Formate Factur-X, PDP, Chorus Pro) gemäß der Reform 2026.

Warum es wichtig ist: Die Automatisierung reduziert Fehler, Versehen und Verwaltungsaufwand erheblich und verbessert gleichzeitig den Cashflow.

Stafiz und Tiime sind zum Beispiel zwei Lösungen, mit denen die Rechnungsstellung direkt aus der Projektnachverfolgung heraus ausgelöst werden kann.

 

Bindeglied zwischen operativer Betriebsführung und Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung kann nicht mehr von der Betriebsüberwachung isoliert werden. Das ideale Tool sollte bieten:

• Eine direkte Verbindung zwischen Ausgaben, Fortschritt und Rechnungsstellung für eine nahtlose Überwachung zwischen Produktion und Finanzen;
• Die Möglichkeit der Rechnungsstellung ab den realisierten oder nach geplanten Meilensteinen, je nach Vertragsmodell;
• Die Integration der Prognose (Umsatzprognose) in die Finanzpipeline, um zukünftige Einnahmen zu antizipieren.

Warum es wichtig ist: Diese Verknüpfung gewährleistet die Datenkonsistenz und hilft dabei, die betriebliche Überwachung in eine finanzielle Hebelwirkung zu verwandeln.

Die Tools mit dieser Stärke: Stafiz und FinancialForce

Multiprojekt- und Multi-Client-Management

Dienstleistungsunternehmen jonglieren mit mehreren Missionen und Aufträgen parallel. Ein gutes Tool sollte bieten:

• Eine konsolidierte Sicht auf das gesamte Portfolio;
• Dynamische Filterung nach Kunde, Projektmanager, Geschäftseinheit oder Art der Aktivität;
• Automatische Gruppierung von Rechnungen für denselben Kunden, auch bei mehreren Projekten;
• Gesamtüberwachung von Umsatz und Rentabilität nach Portfolio, Unternehmen oder Regionen;

Warum es wichtig ist: Diese funktionsübergreifende Vision ermöglicht es dem Management und den PMOs, ein gesamtes Portfolio und keine isolierte Mission zu verwalten, um Prioritäten effektiv zu vermitteln.

Rentabilitäts- und Cashflow-Überwachung

Eine Rechnungssoftware wird zu einem echten Finanzmanagement-Tool , wenn sie die richtigen Indikatoren integriert:

• Automatische Berechnung der Margen nach Mission, Kunde oder Mitarbeiter;
• Nachverfolgung von ausgestellten, bezahlten und unbezahlten Rechnungen, um Cashflow-Spannungen zu antizipieren;
• Berichterstattung über prognostizierte vs. tatsächliche Einnahmen, die in Echtzeit aktualisiert werden;
• Schlüsselindikatoren : TACE (Commercial and Economic Activity Rate), APR, stündliche Rentabilität und Cashflow.

Warum es wichtig ist: Das ist es, was ein Fakturierungstool in ein Finanzmanagement-Tool verwandelt, das in der Lage ist, die tatsächliche Leistung einer Aktivität aufzudecken.

Die Werkzeuge, die das als Stärke haben: Stafiz.

 

Zusammenarbeit und interne Validierung

An der Rechnungsstellung sind mehrere Akteure beteiligt: Projektmanager, Buchhalter, CFOs, Management. Das Instrument sollte die Koordinierung erleichtern durch:

• Ein Validierungsworkflow für Zeit, Spesen und Rechnungen;
• Differenzierte Zugriffsrechte nach Rollen (Projektleiter, CFO, Geschäftsführung);
• Eine vollständige und nachvollziehbare Historie von Genehmigungen und Änderungen;
• Ein Kundenportal zum Validieren oder Anzeigen von Rechnungen.

Warum es wichtig ist: Eine reibungslose, zentralisierte Validierung reduziert die Reibungsverluste zwischen Projekt- und Finanzteams und gewährleistet gleichzeitig die Prozesszuverlässigkeit.

 

Analytics-Funktionen

Ein erfolgreiches Rechnungsstellungstool beschränkt sich nicht nur auf die Erstellung von Rechnungen, sondern muss eine vollständige Analyse der finanziellen Leistung liefern.

• Schlüsselindikatoren: prognostizierter Umsatz, Marge, unbezahlte Rechnungen, Zahlungsbedingungen.
• Mehrstufige Berichterstattung (nach Projekt, Kunde, Berater, Entität).
• Automatischer Export nach Power BI oder Tableau, um in der Analyse weiter zu gehen.

Warum es wichtig ist: Diese Funktionen tragen dazu bei, die Rentabilität kontinuierlich zu steigern und den Personal- oder Cashflow-Bedarf zu antizipieren, bevor er kritisch wird.

Weitere Kriterien, die festzulegen sind

Die verschiedenen Arten von Integrationen 

Diese Integrationen eliminieren Doppeleingaben und gewährleisten die Datenkonsistenz über den gesamten Finanzprojektzyklus ↔ hinweg.

• Automatischer Export in Buchhaltungssoftware (Sage, Pennylane, QuickBooks usw.).
• Synchronisierung mit CRM (HubSpot, Salesforce).
• APIs oder Konnektoren mit HR-, Reporting- und BI-Tools.

 

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und E-Invoicing

Diese Einhaltung ist nun mit der Reform 2026 eine gesetzliche Verpflichtung und betrifft:

• Automatische Erstellung von Rechnungen nach dem Factur-X-Standard ;
• Übertragung über PDP (Partner Dematerialization Platform);
• sichere rechtliche Archivierung (mindestens 10 Jahre);
• Nummerierung und automatische Pflichtangaben.

Im November 2025 sind nur noch Stafiz, Shine und Tiime vollständig bereit für diese Reform.

 

Sicherheit und Hosting

Finanz- und Kundendaten sind hochsensibel. Ein sicheres Hosting ist unerlässlich, um ihre Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten:

• Hosting in Frankreich oder Europa, DSGVO-konform.
• Verwaltung der Zugriffsrechte nach Benutzerprofil.

 

Wie wählen Sie Ihre Projektabrechnungssoftware aus?

Ein Tool für die Projektabrechnung beschränkt sich nicht nur auf die Ausstellung von Rechnungen: Es verbindet Ihre Finanzdaten und Ihre Produktionsdaten, macht den Umsatz zuverlässiger und die Marge tagesaktuell überschaubar.

Hier ist unser 5-stufiger Prozess zur Auswahl der richtigen Software.

 

Definieren Sie Ihre Ziele

Klären Sie zunächst, welche(s) Problem(e) Ihr Tool adressieren muss.

• Wie kann man Zeit bei der Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen sparen?
• Wie automatisiere ich Angebote, Mahnungen und Zahlungen?
• Wie können Sie Ihren Cashflow überwachen und mit Ihren Buchhaltungsdaten verknüpfen?
• Wie können Sie Ihre Rentabilität nach Mission oder nach Kunde analysieren?

Je spezifischer Ihre Ziele sind, desto einfacher wird es sein, die richtige Lösung für Ihre Prioritäten zu finden (Benutzerfreundlichkeit, Prozessautomatisierung, Datenanalyse, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften usw.).

 

Identifizieren Sie Ihre Reibungspunkte

Dies sind die Phasen, in denen Ihre aktuellen Prozesse die meisten Zeitverschwendungen oder Fehler verursachen.

• Manuelle Eingabe von Arbeitszeittabellen.
• Vergesslichkeit der Mitarbeiter.
• Validierung durch Manager oder HR zu langsam.
• Verzögerung bei der Validierung von Lieferbestandteilen.
• Verzögerungen bei der Rechnungsstellung.
• Ausgaben vergessen, die nachgerechnet werden können.
• Nicht abrechenbare Zeit, die nicht ordnungsgemäß in die Rechnung integriert wurde.
• Etc.

Diese Irritationen bestimmen die Prioritätsfunktionen: Validierungs-Workflow, Meilensteinautomatisierung, Ausgabenverfolgung, Buchhaltungsintegration usw.

 

Wählen Sie die richtigen Leistungsindikatoren (KPIs)

Ein gutes Rechnungsstellungstool sollte Ihnen helfen, die Rentabilität Ihrer Aufträge zu messen und zu verbessern. Priorisieren Sie Tools, die Dashboards mit diesen KPIs anbieten:

• Bisherige Marge und noch auszufüllende Marge, um die finanzielle Leistung zu verfolgen;
• Alles, was bleibt, ist die Rechnungsstellung, um zukünftige Einnahmen zu antizipieren;
• Cashflow pro Projekt zur Überwachung des operativen Cashflows;
• DSO (Days Sales Outstanding) zur Verfolgung von Zahlungsbedingungen.

Diese Indikatoren ermöglichen es Ihnen, Ihre Rechnungsdaten in Hebel des Finanzmanagements zu verwandeln, die Sie warnen, sobald ein Projekt von seinen Zielen abweicht.

 

Vergleichen und testen Sie mehrere Lösungen

Vergleichen Sie die Tools mit Ihren realen Daten:

• Testen Sie 2 bis 3 Softwareprogramme an einer Stichprobe von Projekten;
• Überprüfung der Softwareintegrationen (Buchhaltung, CRM, Zeitwirtschaft);
• Sicherstellung der Einhaltung der Reform von 2026;
• Bewerten Sie die Gesamtkosten des Tools für Ihre Nutzung: Lizenz, Schulung, Support, Add-ons oder kostenlose/kostenpflichtige Optionen nach Bedarf.

 

Beziehen Sie Ihre Teams in die Auswahl ein

Die erfolgreiche Bereitstellung hängt von der Akzeptanz durch Ihre Benutzer ab:

• Binden Sie Projektleiter, Controller und die Buchhaltung bereits in der Testphase ein.
• Bitten Sie um Feedback zu Benutzerfreundlichkeit, Workflow-Logik und Datentransparenz.