Los retos de la disponibilidad de recursos en la gestión de proyectos
09 de abril de 2024
Si es gestor de proyectos o responsable de recursos humanos, lo más probable es que se haga(e intente responder) las mismas preguntas una y otra vez: "¿Cuántos recursos necesito en la próxima semana, mes o año? ¿Qué recursos necesito? ¿Necesito contratar a más gente? ¿Hay suficiente trabajo para mantener ocupado a todo el mundo?
La disponibilidad de recursos es esencial para ayudarle a afrontar estos problemas de organización de la carga de trabajo. Es una parte importante de planificación y la gestión de recursos, así como del éxito general de la empresa.
¿Qué es la disponibilidad de recursos?
La disponibilidad de recursos le indica qué recursos son necesarios para completar un proyecto concreto, cuándo los necesitará y en qué condiciones. Tener una visión general de la disponibilidad de perfiles cualificados utilizando las herramientas adecuadas repercute directamente en el éxito de un proyecto y en la satisfacción del cliente, ya desde la fase de planificación.
A menudo se representa gráficamente mediante una herramienta de calendario de recursos o un mapa caliente de recursos. Esta visibilidad le permite seguir en directo la tasa de ocupación de sus equipos y detectar de un vistazo la disponibilidad y las ausencias. La mayoría de estas herramientas también incluyen un mapa de competencias, que le ofrece una visión general de las competencias, antigüedad, conocimientos y habilidades de sus recursos.
Con esta visión de conjunto, puede asegurarse de que se dispone de las competencias adecuadas para completar los proyectos a tiempo. También es una forma de evitar asignar personal excesivamente cualificado a proyectos en los que no se necesitan sus conocimientos, y optimizar así su presupuesto.
Importancia y retos de la disponibilidad de recursos
El seguimiento de la disponibilidad de recursos tiene muchas ventajas. Los empleados suelen ser el mayor activo -y el mayor coste- de una empresa de servicios o de cualquier otro negocio. Optimizar la asignación del tiempo del personal es esencial para que la empresa crezca y obtenga los mejores rendimientos posibles.
Comprender y gestionar la disponibilidad tiene un impacto considerable en el desarrollo de su empresa.
Mejorar el rendimiento operativo y organizativo
Conocer la disponibilidad de recursos garantiza que los proyectos puedan ejecutarse sin problemas, sin retrasos ni cuellos de botella. Los equipos pueden adaptarse eficazmente a las necesidades y calendarios cambiantes del proyecto. Los distintos equipos no compiten por los recursos con partes externas (o entre sí) porque los calendarios están sincronizados para evitar conflictos.
El exceso de trabajo conduce a una infrautilización de los recursos, lo que afecta a la rentabilidad, mientras que la falta de personal puede provocar retrasos o problemas de calidad en la producción, lo que repercute en las ventas y la satisfacción del cliente.
Todos los recursos tienen un coste, y si no son productivos, es dinero tirado a la basura. El mapa de disponibilidad de recursos garantiza que todo el personal esté asignado y posicionado al máximo de su potencial, en tareas que generen ingresos.
Retención y compromiso de los empleados
Es fácil sobrecargar a su personal cuando no conoce su disponibilidad actual. Aunque no sea intencionado, puede llevar rápidamente a un exceso de trabajo y repercutir en el entorno laboral de sus equipos.
Mantener un nivel adecuado de carga de trabajo para los empleados fomenta la satisfacción laboral, reduce el agotamiento y mejora el compromiso. La planificación de recursos evita que los empleados se sientan abrumados o infrautilizados, fomentando un entorno de trabajo positivo y mejorando los índices de retención.
En Stafiz, sus empleados indican sus preferencias en su perfil para que puedan ser posicionados en tareas que les gusten o sobre las que les gustaría aprender más. Esta vista permite al gestor tener en cuenta este criterio a la hora de buscar perfiles.
Cuando sepa qué recursos tiene a su disposición, podrá buscar otras oportunidades de negocio con confianza, sabiendo que cuenta con las competencias y la mano de obra adecuadas.
Esto significa que puede comprometerse con los resultados y aumentar sus posibilidades de conseguir y cumplir sus contratos.
Stafiz ofrece una amplia visión de las oportunidades y de las cargas de trabajo actuales y previstas, lo que le permite dotar de personal a sus equipos lo antes posible.
Satisfacción del cliente garantizada
No disponer de los recursos adecuados puede retrasar las fechas de inicio del proyecto y repercutir en la calidad de la entrega.
Garantizar que sus proyectos se asignan al personal mejor cualificado, con las competencias adecuadas y en el momento oportuno, es el primer paso para lograr la satisfacción del cliente.
¿Cómo se gestiona la disponibilidad de recursos?
Saber de qué recursos se dispone y cuándo es sólo una parte de un rompecabezas mayor. Saber si los recursos que tiene ahora serán suficientes en el futuro es otra cuestión.
Es necesario utilizar una herramienta capaz de calcular la previsión de recursos disponibles para poder identificar los futuros periodos de escasez. Esto le permitirá elaborar un plan para adquirir o reasignar los recursos que necesitará en el futuro.
Para poder gestionar la disponibilidad de recursos aunque cambien las demandas, hay que tener en cuenta tres criterios a la hora de elegir la herramienta.
Planificación de recursos
El software de planificación de recursos digitaliza el proceso de planificación de recursos, que consiste en comprobar que se dispone de los recursos adecuados en el momento oportuno para completar un proyecto o tarea. La herramienta integra todo tipo de recursos, desde los humanos -como empleados y subcontratistas- hasta los materiales.
La fase de planificación te invita a evaluar tus necesidades. Qué recursos (humanos y materiales) necesita para llevar a cabo su proyecto?
Para cada proyecto, desglosa las tareas y calcula qué recursos serán necesarios para cada fase del proyecto. Tenga en cuenta las limitaciones de tiempo (duración total del proyecto o temporalidad por tareas o periodos), la complejidad de las tareas y cualquier otra dependencia conocida.
Previsión de recursos
La previsión de recursos consiste en predecir los recursos necesarios para completar con éxito proyectos o tareas en el futuro.
En primer lugar, evalúe sus recursos disponibles, incluidos sus colaboradores, posibles trabajadores autónomos, presupuesto y todos los recursos materiales. ¿Son suficientes los recursos disponibles para satisfacer las necesidades de sus proyectos actuales? Ser capaz de encontrar información rápidamente es el primer paso hacia una gestión eficaz de los recursos.
El resumen de necesidades resume gráficamente sus necesidades de recursos durante un periodo determinado.
Si su previsión revela escasez de recursos, ¡es hora de actuar! Esto puede reflejar diferentes necesidades como :
contratación de nuevos empleados o subcontratistas;
inversión en nuevos equipos o materiales;
replanificar los proyectos o ajustar los plazos;
replantearse creativamente la asignación de recursos para satisfacer todos los requisitos.
Asignación de recursos
La previsión puede revelar lagunas que deben identificarse y abordarse. Los recursos podrían asignarse a otro lugar. Puede que algunos miembros del equipo carezcan de antigüedad o competencias. Otros pueden estar inactivos durante ciertos periodos, sin suficiente trabajo para mantenerlos ocupados. ¿Puede reasignar sus recursos para optimizar su tasa de ocupación? ¿Necesita formar a sus empleados para que puedan gestionar futuros proyectos? Esta visibilidad le ayuda a tomar las medidas más adecuadas, con mayor rapidez.
A continuación, puede analizar el rendimiento de sus equipos paraequilibrar la tasa de utilización de sus recursos en proyectos facturables con su tasa de ocupación real (en todos los proyectos, incluidos los no facturables). Una vez que sepas qué miembros del personal están infrautilizados o disponibles, podrás hacer ajustes para asegurarte de que cumples tus objetivos de KPI.
Disponibilidad de recursos: asesoramiento y buenas prácticas
Gestionar eficazmente la disponibilidad de recursos requiere una combinación de buenas prácticas y técnicas, así como la flexibilidad necesaria para hacer frente a factores tanto internos como externos.
Tener en cuenta los factores internos y externos
Realice una planificación exhaustiva de los recursos para anticiparse a las necesidades del proyecto y alinear la asignación de recursos con los calendarios y objetivos de su proyecto.
Tenga en cuenta tanto los recursos internos(empleados, equipos) como los externos(autónomos, contratistas) para garantizar la flexibilidad de su organización y su escalabilidad. Recuerda que el mercado puede cambiar en cualquier momento y tienes que ser capaz de mantenerte ágil.
Establecer una comunicación continua y una planificación ágil
Fomente canales de comunicación abiertos entre los gestores del proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas para mantenerse al corriente del progreso del proyecto, los posibles cambios y las necesidades de recursos. Fomente la presentación de informes proactivos sobre la disponibilidad de recursos y las posibles limitaciones, de modo que esté mejor preparado para hacerles frente en caso de que surja un problema.
Utilice herramientas ágiles de planificación y asignación, como Stafiz, para permitir la reprogramación mediante arrastrar y soltar, vistas rápidas de la disponibilidad de recursos y la posibilidad de aplazar tareas a una fecha posterior en caso necesario.
La disponibilidad de recursos en Stafiz le ofrece diferentes cuadrículas con numerosas opciones de clasificación.
Esto significa que tiene que restringir su ámbito de trabajo, y si lo hace, el presupuesto de su proyecto puede desviarse y la rentabilidad puede resentirse.
Tener en cuenta las limitaciones financieras
Optimice la asignación de recursos sustituyendo a los consultores más caros por perfiles junior más experimentados, o aprovechando una combinación de niveles de cualificación.
Esta asignación de recursos permite utilizar el presupuesto de la mejor manera posible, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos del proyecto.
Anticiparse a los riesgos potenciales
El alcance del proyecto puede cambiar, al igual que los proyectos pueden sufrir retrasos. Sus empleados pueden estar ausentes o con exceso de trabajo.
Asegúrese de anticiparse a estos riesgos elaborando planes de contingencia. Como parte de la planificación de la carga de trabajo, asigne"recursos de reserva"para mitigar los riesgos de indisponibilidad de la mano de obra y garantizar la continuidad del proyecto en caso de desviación.
Adecuar las competencias a la disponibilidad
Asigne sus recursos a los proyectos en función de sus capacidades, experiencia y disponibilidad. Considere iniciativas de formación para mejorar la flexibilidad y adaptabilidad de sus recursos a medida que cambien las necesidades del proyecto.
Smart Matching Stafiz® sugiere automáticamente los perfiles que mejor se adaptan a sus necesidades.
Tomar decisiones basadas en datos
Las suposiciones no funcionan cuando se trata de asignar recursos. Confíe en el análisis de datos y las métricas de rendimiento para evaluar el uso de los recursos, identificar tendencias y tomar decisiones informadas.
Supervise indicadores clave de rendimiento cruciales, como los índices de utilización de recursos, la rentabilidad de los proyectos y la satisfacción de los clientes, para asegurarse de que utiliza sus recursos correctamente.
Analizar para progresar
La asignación de recursos no es un ejercicio puntual. Hay que evaluar y reevaluar constantemente los calendarios para poder introducir mejoras a largo plazo.
Solicite la opinión de los equipos de proyecto y las partes interesadas para evaluar la eficacia de las estrategias de asignación de recursos e identificar áreas de mejora. A continuación, podrá aplicar los ajustes necesarios.
Recuerde: por muy fiables que sean los datos, un cuadro de mando sólo le ofrece una instantánea de lo que ocurre sobre el terreno.
Conclusión
Entender la disponibilidad de recursos no consiste sólo en asignar personal a los proyectos; se trata de alinear las competencias, la disponibilidad y el calendario para organizar calendarios realistas que se ajusten a sus limitaciones de plazos y presupuesto.
La disponibilidad de recursos afecta a su empresa de varias maneras, como :
eficacia operativa ;
resultados financieros ;
satisfacción de los empleados ;
la eficacia de las ventas y las relaciones con los clientes.
A medida que sus proyectos evolucionan y sus necesidades cambian, debe ajustar sus previsiones en consecuencia, y para ello necesitará las herramientas adecuadas. Pero si dedica tiempo a evaluar su capacidad de recursos, el éxito nunca estará lejos.
Mediante la aplicación de una planificación eficaz de los recursos, su empresa puede seguir siendo ágil y maximizar el valor de sus activos más valiosos: su personal y sus recursos. Si desea optimizar la asignación, gestión o planificación de recursos en su empresa, póngase en contacto con Stafiz.
Stafiz es una solución de software en la nube que ayuda a desarrollar negocios de servicios profesionales con herramientas holísticas y completas que gestionan y automatizan todos los elementos relacionados con la prestación de servicios profesionales.
