Cómo elaborar un presupuesto provisional del proyecto (Ejemplos)
¿Qué es un presupuesto provisional?
Presupuesto provisional del proyecto: definición
El presupuesto provisional de un proyecto representa una estimación de todos los costes que generará un proyecto durante su ejecución, como los costes laborales, pero también costes indirectos como la subcontratación, los gastos de viaje y las compras de material.
El presupuesto del proyecto suele llevarse a cabo antes de que comience el proyecto, para determinar si es financieramente viable e identificar posibles oportunidades de reducción de costes.
La previsión presupuestaria es una herramienta clave en la gestión de proyectos. A lo largo del proyecto, el presupuesto se compara con la situación real y con las previsiones para comprobar que el proyecto se mantiene en línea con los objetivos iniciales.
¿Cuándo hay que presupuestar un proyecto?
El presupuesto de un proyecto debe elaborarse en cuanto se agotan los recursos para llevarlo a cabo (lo que corresponde a la mayoría de las situaciones). Por lo tanto, en diferentes contextos es necesario elaborar un presupuesto provisional del proyecto.
- Proyecto empresarial: Cuando una empresa lanza un proyecto o una iniciativa, es necesario comprobar su viabilidad financiera y si generará un retorno de la inversión.
- Proyectos benéficos Las organizaciones benéficas se financian mediante donaciones o subvenciones, y es crucial que los presupuestos de los proyectos se controlen cuidadosamente para que puedan llevarse a cabo en el marco de la financiación concedida.
- Proyecto gubernamental : Los gobiernos suelen llevar a cabo proyectos de gran envergadura a lo largo de varios años. Se financian en gran parte con impuestos, por lo que sus importes se hacen públicos. Es esencial elaborar presupuestos para garantizar que estos proyectos gubernamentales se completan a tiempo y dentro del presupuesto.
- Proyectos personales: también suele ser buena idea crear un presupuesto para un proyecto individual, a fin de comprobar que no pondrá en peligro las finanzas personales y planificar los riesgos presupuestarios.
¿Por qué elaborar un presupuesto provisional del proyecto?
Además de su utilidad para determinar la viabilidad de un proyecto, adoptar un modelo de presupuesto de proyecto puede ser útil en muchas situaciones diferentes.
Los objetivos del presupuesto de un proyecto
- Asigne correctamente sus recursos: calcular el coste de un proyecto le permite dividir el trabajo entre todo tipo de recursos, incluida la mano de obra humana, la cantidad de equipos, la compra de subcontratistas, etc. Para asignar las necesidades con precisión y optimizar el uso eficaz de los distintos recursos, el proyecto puede subdividirse en tareas y subtareas.
- Controlar y gestionar un proyecto: A lo largo del proyecto, el presupuesto sirve de hoja de ruta para el gestor del proyecto, que no sólo debe completarlo en el plazo previsto, sino también dentro de los costes inicialmente previstos.
- Responsabilidad y transparencia: El presupuesto del proyecto establece objetivos para los distintos gestores del proyecto y las partes interesadas. Constituye una serie de objetivos que hay que cumplir y permite identificar con transparencia cualquier motivo de rebasamiento.
- Facilitar la toma de decisiones: Gracias a la presupuestación, es más fácil comprender los posibles problemas que podrían poner en peligro el proyecto y tomar decisiones con la rapidez suficiente para poner remedio a las cosas.
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Revisar un presupuesto en el transcurso de un proyecto
Se supone que este presupuesto provisional, que es el punto de referencia, no cambiará en el transcurso del proyecto. Sin embargo, si el alcance del proyecto cambia - a petición del cliente, por ejemplo el presupuesto debe revisarse.
El nuevo ámbito de aplicación hace que el presupuesto inicial quede obsoleto. Por tanto, necesitamos poder revisar un presupuesto en casos concretos para que conserve el mismo nivel de utilidad.
La situación real debe compararse periódicamente con el presupuesto. Por lo tanto, hay dos formas de verlo.
- La situación hasta la fecha en relación con el presupuesto: Permite comprender el nivel de consumo del presupuesto.
- La situación, teniendo en cuenta lo que se ha conseguido y lo que queda por hacer: Al calcular lo que queda por hacer y sumarlo a lo que ya se ha realizado, el cálculo del aterrizaje del presupuesto de un proyecto permite comparar más claramente la situación en relación con el presupuesto inicial previsto. Este tipo de comparación pone de manifiesto los riesgos asociados a la desviación del presupuesto. ¿En qué consiste una previsión presupuestaria de un proyecto?
¿Cómo se elabora el presupuesto provisional de un proyecto?
Para ser fiable, el presupuesto provisional del proyecto debe ser lo más exhaustivo posible. Deben tenerse en cuenta todos los recursos necesarios para completar el proyecto.
Además de enumerar los recursos, hay que determinar la cantidad y el tiempo empleado. A descomponer el proyecto en tareas o subtareas puede simplificar el cálculo de costes.
Recursos del proyecto
Colaboradores internos
Son todas las personas de la empresa que van a contribuir al proyecto de alguna manera. Hay que identificar a estas personas (o las categorías a las que pertenecen: desarrolladores, consultores, etc.) y determinar cuánto tiempo van a dedicar al proyecto.
Ejemplo de plan de producción en Stafiz
Para estos colaboradores, el coste corresponde al producto del tiempo empleado y el coste de cada colaborador. Es necesario determinar en qué unidad de tiempo se establecerá el cálculo del coste.
Si, por ejemplo, el presupuesto corresponde a un número de horas dedicadas a las distintas tareas, hay que calcular un "coste horario" para cada uno de los colaboradores. Si la unidad es el día, habrá que introducir un "coste diario" enfrente.
Subcontratación
Muchos proyectos requieren el uso de subcontratistas para llevar a cabo determinadas tareas del proyecto.
Tiene que ser capaz de cifrar el coste de esta subcontratación para poder incluirlo en su previsión presupuestaria, y para tener una visión general del coste de su personal interno y externo.
Productos y compras
Algunos proyectos requieren la compra de productos para ponerlos a disposición de los clientes, como las licencias de uso de programas informáticos.
En este caso, hay que tener en cuenta el coste de las licencias.
El equipamiento
Cuando un proyecto requiere la compra o el alquiler de equipos, esto también debe tenerse en cuenta en el presupuesto.
Si el equipo ya es propiedad de la empresa, es su coste de amortización que hay que tener en cuenta en el presupuesto.
Costes
En el transcurso de la realización de un proyecto, a menudo se incurre en costes, como los gastos de viaje.
Pueden ser refacturados o no. Esta refacturación puede hacerse sobre una base real o como parte de un precio fijo.
En el presupuesto del proyecto debe incluirse una estimación de los costes que se producirán en el marco del proyecto y de la refacturación que se llevará a cabo.
Cifras de ventas
Cuando los proyectos se venden a clientes (más a menudo clientes externos, pero a veces se refacturan a clientes internos), puede aplicarse una facturación al proyecto.
La cifra exacta de ventas de un proyecto sólo se conoce cuando se factura a precio fijo. Las partes implicadas han acordado el importe de las ventas del proyecto y, si el alcance no cambia, esta es la cifra de ventas que se registrará.
En cambio, cuando un proyecto se factura en función del tiempo empleado, éste puede variar, ya que es el trabajo real el que determinará en última instancia el importe vendido por el proyecto. Por lo tanto, al elaborar el presupuesto del proyecto sólo puede darse una estimación.
Márgenes
La viabilidad de un proyecto depende del presupuesto de costes del proyecto, que debe ser asumible por la empresa, pero también del margen del proyecto, que permite calcular el rendimiento de la inversión.
El margen del proyecto se calcula deduciendo de las ventas todos los costes del proyecto (incluida la refacturación de costes, productos y subcontratación). Toda empresa necesita saber qué niveles de margen se esperan para facilitar el análisis del rendimiento.
¿Cómo se elabora el presupuesto provisional de un proyecto?
¿Qué pasos hay que dar?
Para presupuestar un proyecto, hay que seguir ciertos pasos.
- Confirme todas las tareas necesarias para completar un proyecto.
- Indique los recursos necesarios para cada una de las tareas del proyecto (tiempo-hombre, equipos, etc.).
- Asignar el trabajo a los distintos tipos de colaboradores: determinar qué hace el personal de la empresa y qué hacen los subcontratistas.
- Confirme el tiempo que dedicará cada colaborador y obtenga un cálculo del coste de los subcontratistas.
- Calcule los costes del proyecto (viajes, gastos, etc.).
- Calcule el volumen de negocios del proyecto.
- Crear una previsión presupuestaria en forma de cuenta de pérdidas y ganancias con las distintas líneas de ventas y costes.
¿Qué herramientas puedo utilizar para elaborar una previsión presupuestaria de mi proyecto?
Existen varios tipos de herramientas para presupuestar su proyecto.
Puedes optar por utilizar hojas de cálculo para elaborar tus presupuestos. Esto ofrece cierto grado de simplicidad, pero tiene sus problemas:
- falta de coherencia en los presupuestos de los proyectos;
- falta de comunicación (es más difícil compartir los datos);
- falta de control (el presupuesto no puede someterse automáticamente a aprobación);
- falta de fiabilidad (es más difícil que un cálculo sea fiable en una hoja de cálculo).
También puede optar por equiparse con una herramienta de gestión de proyectos específica. El enfoque de la presupuestación de un proyecto puede variar mucho en función de tu empresa, por lo que debes equiparte con una herramienta adaptada a tu negocio.
Por ejemplo, si trabaja en proyectos de construcción construcción, una herramienta como Procore puede ser adecuada. Para proyectos de consultoría o servicios informáticos, Stafiz se adapta a sus necesidades.
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¿Cómo se formatea el presupuesto provisional?
Como el presupuesto se utiliza internamente como hoja de ruta, es importante que pueda ser leído por todas las partes interesadas. Tiene que ser leído por el departamento de control de gestión y por la dirección, pero también, por supuesto, por el director del proyecto.
Si se quiere alcanzar el objetivo de responsabilidad y transparencia, el presupuesto debe ser fácil de entender, pues de lo contrario se corre el riesgo de que no se utilice suficientemente.
Por tanto, debe respetar el vocabulario utilizado por los equipos del proyecto. Por tanto, su formato debe ser validado por las partes interesadas, que deben encontrar los datos e indicadores más importantes (costes totales, margen del proyecto, resumen, etc.).
Así que si quiere que el presupuesto del proyecto se convierta en una auténtica herramienta de toma de decisiones hay que asegurarse de que todos los que lo utilicen dispongan de la información necesaria para hacer su trabajo.
Por último, debe ser fácil de reproducir, porque la presupuestación de proyectos es una tarea repetitiva. Cuanto más sencillo y automatizable sea el formato, más tiempo ahorrará la empresa en la elaboración y lectura de estos presupuestos.
El objetivo de la comunicación del presupuesto provisional
Pado que el presupuesto de un proyecto también tiene un objetivo de comunicación, debemos pensar en hacer que estos presupuestos sean fáciles de leer.
Las herramientas específicas facilitan la comunicación de estos presupuestos a las distintas partes interesadas.
Si prefiere utilizar una hoja de cálculo, el presupuesto debe guardarse con un nombre estándar claro para que pueda encontrarse fácilmente en una carpeta de acceso seguro.
¿Cuáles son los escollos que hay que evitar al elaborar el presupuesto de un proyecto?
Un proceso de presupuestación deficiente es una de las causas del fracaso de los proyectos.
Hay una serie de riesgos que hay que tener en cuenta a la hora de crear un presupuesto provisional para el proyecto.
- Costes subestimados Es un riesgo importante y una de las causas más frecuentes de fracaso de los proyectos. Cuando no se tienen en cuenta todos los costes o se subestiman, se supera el presupuesto, y la magnitud de este rebasamiento puede rápidamente hacer fracasar el proyecto.
- Cálculo de costes deficiente Sin la ayuda de una herramienta, las normas de cálculo y cálculo de costes utilizadas pueden ser erróneas, lo que da lugar a presupuestos poco fiables y a una planificación mal organizada.
- Acontecimientos imprevistos durante el proyecto: Pueden producirse ciertos acontecimientos que ningún presupuesto habría podido prever (catástrofe natural, quiebra de proveedores, etc.). Por tanto, es imperativo adoptar un enfoque conservador para evitar riesgos excesivos.
- Falta de flexibilidad: Un presupuesto demasiado rígido puede impedirle reaccionar ante determinadas situaciones y poner en peligro un proyecto. Tienes que ser capaz de reajustar tu presupuesto cuando la situación lo exija.
- Mala asignación de recursos: Cuando el trabajo está mal asignado y presupuestado, el presupuesto carece de coherencia y la planificación corre el riesgo de crear situaciones de desorganización que penalicen el cumplimiento del presupuesto y los plazos del proyecto.
Asignación eficiente de recursos con Stafiz
Por último, durante el transcurso del proyecto, el seguimiento periódico de la situación en relación con el presupuesto inicial ayuda a evitar el riesgo de desviarse del presupuesto.
Hay muchas formas de restablecer una situación en la que el presupuesto de un proyecto corre el riesgo de desviarse:
- renegociación con el cliente ;
- reasignación de recursos para reducir costes futuros,
- decidir si se llevan a cabo determinadas tareas no prioritarias.
Ejemplos de presupuestos provisionales de proyectos
He aquí dos ejemplos de presupuestos de proyectos Stafiz para ilustrar la teoría.
En el primer caso, se trata de un proyecto sencillo, con intervención humana únicamente.
Cálculo de costes de proyectos en Stafiz
En este segundo ejemplo, se añaden costes adicionales, venta de productos (licencias) y subcontratación.
Cálculo de costes de proyectos con venta de licencias y subcontratación
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