Qu’est-ce qu’un staffing manager ?

Si vous vendez des prestations de services professionnels ou que vous travaillez en mode projet, le staffing fait partie de votre quotidien. 

Sa bonne gestion en fait un enjeu de performance important. De ce fait, il est probable qu’un staffing manager soutienne vos équipes projets pour améliorer la distribution des ressources. 

Quel est le rôle du staffing manager ? 

Le staffing manager, ou responsable du staffing, est responsable de la planification stratégique de la capacité des ressources. Il ou elle est en mesure d’attribuer les meilleurs profils aux tâches et sous tâches d’un projet, de façon à respecter 3 critères déterminants pour le succès d’un projet : 

1. les contraintes de coûts, 
2. les contraintes de temps, 
3. les exigences en termes de qualité.

L’acquisition et la gestion des talents : un enjeu de taille

Pour mener à bien sa mission, tout bon staffing manager doit détenir assez de connaissances techniques et métier pour appréhender les besoins en ressources des projets. 

Lors de la phase de talent sourcing, une capacité d’analyse est également requise pour pouvoir planifier les ressources de façon optimale, notamment par le biais de l’analyse de projets passés.

Cette responsabilité s’aligne aux objectifs stratégiques d’une entreprise, puisque cet exercice de matching entre compétences et collaborateur à court et long terme conduit à une meilleure efficacité. 

Staffing manager et recruteur : quelles différences ?

S’ils jouent tous les deux un rôle central dans la gestion des ressources, staffing manager et recruteur interviennent sur différents niveaux. 

Le ou la staffing manager intervient sur un scope plus large et stratégique, afin de planifier les projets de façon à répondre aux besoins des clients. 

Le recruteur ou la recruteuse a une mission plus opérationnelle, et est chargée du processus de recrutement des candidats correspondant aux besoins en ressources identifiés – par exemple, par le staffing manager.

Ces deux missions s’entremêlent tout naturellement, c’est pourquoi il est possible que la casquette de staffing manager soit attribuée au DRH, au directeur de BU, ou encore aux chefs de projets dans certaines structures.

Mais le staffing manager représente bien un métier à part entière, dont la part devient plus importante proportionnellement à la taille de l’entreprise.

Comment le staffing manager contribue à la croissance de l’entreprise ? 

Le staffing manager met en œuvre les meilleures pratiques en staffing pour améliorer l’efficacité de l’activité. 

Le travail d’optimisation de la main-d’œuvre orchestré par le staffing manager peut être considéré comme une gestion de la performance à part entière.

La planification des ressources impacte directement la satisfaction des clients en garantissant : 

• une production de qualité par une sélection précise des compétences ;
• une livraison sans retard grâce à l’affectation de profils suffisamment expérimentés. 

Grâce à une meilleure efficacité organisationnelle, vous êtes en mesure d’accepter plus de demandes clients, et de croître votre activité.

Comment faciliter le travail de staffing manager avec un logiciel de staffing ?

Les techniques du staffing manager pour optimiser les processus de recrutement

Anticiper le recrutement est un enjeu clé du staffing. 

Une pénurie de talents ou de compétences peut conduire à des périodes de sous-effectif, et augmente les risques de surcharge pour vos employés. Or, une activité pérenne se doit d’assurer une certaine continuité. La pénurie implique également une sous-performance commerciale : n’ayant pas les talents vous ne pouvez démarrer les projets à temps et satisfaire vos clients.

Les besoins en ressources sont plus facilement identifiée par le staffing manager si son outil lui offre une visibilité complète sur les disponibilités de la main d’œuvre.

 

Il peut ensuite décider de la meilleure conduite à adopter : mise en place de formation, délégation sous-traitante ou recrutement. 

 

Stafiz permet d’anticiper ces besoins en surveillant les projets gagnées et ceux en passent d’être remportés :

 

Le CRM de Stafiz vous permet de gérer et anticiper les opportunités. L’API de Stafiz permet de connecter votre CRM.

En savoir plus sur les intégrations

 

Comment sourcer les talents et maintenir un vivier à jour ?

Centraliser les besoins en ressources est primordial pour une gestion efficace du staffing.

Cette approche permet à la fois de faire l’inventaire de votre capacité en ressources actuelles, mais également de sélectionner les profils et équipes à affecter sur chaque projet en cours ou à venir.

Stafiz propose notamment un puissant moteur de gestion des compétences pour faciliter votre recherche de profils à allouer.

Les données du vivier sont alors utilisées par l’algorithme pour rechercher des profils lors du resource planning.

Entrez vos mots clés, sélectionnez le bon niveau d’usage, et profitez du Smart Matching Stafiz pour une allocation des ressources optimale en seulement quelques clics.

En savoir plus sur la planification de ressources

Comment maintenir une répartition de la charge efficace et équilibrée ?

Vous gérez la planification de la charge avec Excel et vous manquez de visibilité en temps réel et sur le prévisionnel ?

Vous avez du mal à visualiser et anticiper vos taux d’occupation, les surcharges ou sous-charge de travail (voire les “trous” dans le planning ou les périodes d’intercontrats) ?

Il vous est difficile d’étudier les taux de charge ?

Stafiz vous permet d’anticiper.

L’écart de répartition de la charge vous saute au yeux ? En quelques clics, réajustez-la en ajoutant ou en retirant du temps de travail d’un employé pour les attribuer à un autre.

 

Cette vision vous permet d’optimiser vos taux de charge, de façon à maintenir vos équipes mobilisés sur des projets générateurs de bénéfices.

 

Pour aller plus loin, avec le suivi des temps, vous pouvez surveiller l’occupation réelle des projets.

 

Les méthodes des staffing managers pour engager les équipes

Les logiciels de staffing se révèlent être de véritables tremplins à l’engagement et la satisfaction des employés.

 

Dans un premier temps, le partage du même niveau d’information entre les parties prenantes du projet offre plus de transparence concernant l’état d’avancement général.

 

Dans un second temps, une solution collaborative avec des fonctionnalités de notifications comme Stafiz permet de responsabiliser les collaborateurs, qui interviennent avec plus d’autonomie et de flexibilité.

 

Mais la meilleure pratique pour engager vos collaborateurs reste de mettre un point d’honneur à prendre en compte leurs préférences en compte ! 

 

Nous savons que malgré toutes vos bonnes intentions, la réalité du terrain peut rendre la tâche compliquée. 

Pour pallier cette problématique, Stafiz offre la possibilité aux collaborateurs d’indiquer leurs appétences pour un type de mission, de secteur ou encore de compétence à mobiliser lors d’un projet sur leur profil. 

 

Cette donnée encre l’information, parfois évoquée en entretien annuel, et permet d’établir un véritable processus de suivi et en facilite l’application.

 

Si vous accordez à vos collaborateurs l’accès aux différents projets remportés ou en voie de l’être dans Stafiz, ces derniers peuvent se tenir à jour sur l’activité à venir et notifier les responsables de leur intérêt sur l’écran des besoins.

Pourquoi Stafiz est le meilleur assistant technologique du chargé de staffing ?

Conçu spécialement pour répondre aux besoins en pilotage et en planification des ressources des sociétés de services professionnels, Stafiz saura simplifier votre gestion quotidienne.

 

Une collaboration entre les équipes RH et projets favorisée

Les données récoltées par la solution de staffingl sur les performances individuelles des employés permettent de compléter les entretiens annuels en implémentant un suivi des collaborateurs.

 

Cela rend compte d’une réalité plus objective grâce à un recueil de données précises effectués tout au long des projets.

 

La prise en compte des impératifs financiers dans la gestion du staffing

En intégrant à la fois les données relatives au staffing et à la planification financière des projets, Stafiz est en mesure de prévoir les coûts et les bénéfices en fonction de la planification des ressources. De quoi ajuster la charge de manière à réduire les dépenses et augmenter les marges !

Le scenario builder de Stafiz vous propose même différents scénarios d’optimisation d’allocation de vos ressources en fonction de vos objectifs : optimisation de la marge, des taux d’occupations…

Livre blanc : Augmentez les marges de vos projets

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Pendant le projet, cette analyse se poursuit grâce à l’analyse des déviations de temps et de coûts en accord avec la performance opérationnelle et financière. 

 

Il est alors possible de comparer la réalisation en temps réel avec le prévisionnel.

 

Une fois le projet terminé, l’historique est conservé pour vous permettre d’évaluer votre production en fonction des critères choisis : 

• déroulement des tâches ;
• avancement des phases ;
• production des équipes.

 

Il devient alors plus facile d’identifier les raisons d’éventuels retards ou goulots d’étranglements. Un exercice qui vous profitera lors de la planification de projets futurs !

 

Le staffing manager porte une mission de grande responsabilité.

Qu’il opère dans une petite structure – où ce devoir incombe à collaborateur avec une double fonction, ou dans une grande organisation – où il est plus difficile de connaître avec parcimonie chaque employé et toutes les spécificités techniques imputées aux besoins clients, un outil de staffing s’avère nécessaire pour faciliter les tâches de recherche de profil, d’allocation des ressources et de respect des budgets.