¿Qué es un ERP de gestión de proyectos?

Un sistema ERP debe tener una serie de características específicas si quiere contribuir realmente a impulsar la actividad empresarial.

Entre las más importantes están la accesibilidad de la información, laautomatización de los procesos y cualquier funcionalidad que facilite la colaboración interdepartamental. 

Si, por ejemplo, una empresa se dispone a desarrollar y lanzar una nueva aplicación, necesitará coordinar recursos humanos de distintos sectores. Desde el equipo de desarrollo hasta el de diseño y marketing.

Para responder a todas estas necesidades específicas, la elección de un ERP especializado en la gestión de proyectos resulta aún más atractiva, ya que le permitirá gestionar su proyecto de forma centralizada, sin tener que lidiar con las molestias y disfunciones que a veces conlleva la integración de varias herramientas. Echemos un vistazo.

¿Qué es un ERP para la gestión de proyectos?

Un ERP para la gestión de proyectos permite coordinar tareas, automatizar acciones y gestionar procesos de forma más rápida y sencilla. 

Más allá de los aspectos técnicos, esta herramienta también permite implicar a otras áreas de la empresa, esenciales para objetivos estratégicos.

Es el caso, por ejemplo, de la gestión contable y financiera del proyecto, o de la gestión de los recursos. El primer sector permite controlar el cumplimiento del presupuesto. El segundo, corroborar el cumplimiento de los calendarios, coordinar las evaluaciones de rendimiento y ajustar los calendarios de los proyectos.

Estos son sólo dos ejemplos, pero con el sistema de gestión ERP adecuado, se puede ir mucho más lejos cuando se trata de mejorar la productividad y la eficiencia de una empresa.

¿Es realmente necesario un ERP para la gestión de proyectos?

Esta herramienta también puede utilizarse para centralizar las relaciones con clientes, proveedores externos o cualquier otro contacto clave dentro de la organización.

Las relaciones con los clientes, con proveedores externos o cualquier otro grupo de valor dentro de la organización puede ser coordinada mediante esta funcionalidad de forma mucho más ágil, rápida y limitando errores. De ahí su importancia.

¿Cuáles son las principales características de un ERP para la gestión de proyectos?   

Como ya se ha mencionado, el ERP de gestión de proyectos cuenta con una amplia gama de funcionalidades, tanto micro como macro.

Aunque todas estas características técnicas son útiles, puede que no sean necesarias para su uso específico.

Para guiarle, aquí tiene una lista de características importantes que debe buscar en un software ERP de gestión de proyectos. Enumérelas y clasifíquelas en función de sus objetivos estratégicos.

Funciones financieras

Para una gestión óptima, su ERP debe ser capaz de combinar el seguimiento del consumo del presupuesto del proyecto con la rentabilidad total de la empresa.

De este modo, las transacciones financieras como la facturación, los cierres contables y la asignación de costes de adquisición de recursos o equipos se mantienen al día. Así evitarás sorpresas desagradables y facturas abultadas.

✏️ Ejemplos de funcionalidades de seguimiento financiero para un ERP: órdenes de compra, seguimiento de tiempos, previsión de rentabilidad, seguimiento del avance de proyectos, gestión de costes, gestión de facturación a clientes, gestión de facturación externa.

Funciones de planificación de proyectos

¡Están en el centro de sus necesidades!

Estas funciones de ERP de gestión de proyectos permiten alinear la gestión de recursos con el presupuesto de un proyecto.

✏️ Ejemplos de funciones de planificación de proyectos para un ERP: perfil de los empleados, gestión de competencias, asignación de recursos a tareas, seguimiento de la carga de trabajo y la disponibilidad, previsión de la carga de trabajo, gestión de ausencias, crm, seguimiento del tiempo, gestión de las necesidades de recursos, seguimiento de la contratación.

Funciones de gestión de proyectos

Usted opta por utilizar un ERP de gestión de proyectos para supervisar su actividad en su conjunto y facilitar su gestión.

Por tanto, algunas funciones son esenciales para mantener una buena visibilidad de la ejecución operativa y la gestión de los proyectos, sin confundir la información.

✏️ Ejemplos de funcionalidades de gestión de proyectos para un ERP: cuadros de mando de rendimiento, gestión de proyectos multicliente y de unidades de negocio, power bi, automatización de procesos, alertas de desviación, herramientas de elaboración de informes, gestión de derechos de acceso.

¿Cuáles son las ventajas de un ERP para la gestión de proyectos? ¿Por qué elegir este tipo de software?

Un ERP para la gestión de proyectos ofrece ventajas específicas.

Mejor visibilidad y gestión simplificada

Con este tipo de herramienta, un jefe de proyecto o de equipo puede visualizar fácilmente elestado real del proyecto en cualquier momento.

Avances, gráficos, plazos, costes... Una visión global debe permitir el acceso permanente a todo tipo de información con una representación visual sencilla que favorezca la rápida comprensión del estado de salud del proyecto y agilice la toma de decisiones necesaria para alcanzar los objetivos.

Además, el intercambio de información debe ser interfuncional. Sería contraproducente implicar únicamente a los jefes de proyecto.

El departamento de recursos humanos es un buen ejemplo de parte que debe participar en el intercambio de información. Pueden controlar las ausencias, pero también la productividad del equipo. Esto puede servir para determinar las necesidades de contratación o formación, por ejemplo.

Los departamentos de contabilidad también son buenos candidatos, para comprobar que las horas invertidas se presupuestan de acuerdo con los requisitos de rentabilidad.

Se trata de una funcionalidad multidepartamental que aporta información valiosa y real que ayuda a mejorar en cualquier ámbito de la empresa.

¿Cómo facilita un ERP el seguimiento de presupuestos y plazos en un proyecto?

Gracias a lo anterior, es más fácil detectar y anticipar oportunidades para optimizar costes.

Con ERP, no sólo facilitamos la consecución de objetivos. Es más, podemos reorganizar fácilmente los recursos para maximizar aún más los KPI que hayamos identificado como relevantes.

💡 Ejemplo práctico: imaginemos que nos hemos propuesto completar el desarrollo de una aplicación para dispositivos móviles en tres meses.

Un buen sistema de gestión de proyectos ERP no sólo nos garantizará la consecución de este objetivo. También nos permitirá identificar rápidamente las áreas de mejora que deben abordarse de forma prioritaria para evitar reducir aún más este objetivo inicial.

Analizando los escenarios de planificación para obtener la rentabilidad prevista, los recursos movilizados pueden liberarse antes de sus tareas para dedicarlos a otros proyectos.

Al identificar los riesgos potenciales, podemos adoptar medidas correctoras como :

• renegociar con el cliente ;
• modificar la dotación de personal (reasignar tareas a perfiles más subalternos);
• encontrar formas de acelerar los proyectos que se están retrasando.

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Ahorro de tiempo gracias a una colaboración eficaz

Otra ventaja clave del ERP para la gestión de proyectos es que ahorro de tiempo en la optimización de procesos.

Ya no es necesario rellenar manualmente un informe de actividad. Ya no hay que depender de la comunicación multimedia para notificar la finalización de las tareas anteriores de modo que puedan comenzar las siguientes.

Todas estas comunicaciones están centralizadas y automatizadas, lo que ahorra mucho tiempo de coordinación.

Todo el mundo sabe qué hay que hacer y cuándo, porque los datos están a disposición de todos los miembros del proyecto en todo momento y en tiempo real. Como ventaja añadida, las notificaciones y alertas automatizadas facilitan la coordinación, sin pérdida de tiempo.

Las necesidades de comunicación y el tiempo dedicado a reuniones se reducen considerablemente. La calidad de la comunicación mejora y puede centrarse en los aspectos realmente relevantes y estratégicos, en lugar de en cuestiones operativas.

Unos avances que son especialmente útiles cuando se trata de coordinarnos con otros departamentos que, aunque no participen activamente en el desarrollo central de un proyecto, son claves para su rentabilidad

Siguiendo con el ejemplo del desarrollo de aplicaciones, el equipo financiero y de contabilidad no participa en el desarrollo de código para que la app funcione adecuadamente. Sin embargo, su aportación sí es crítica para asegurar el control de gastos, lo que repercute directamente en la rentabilidad.

Otro ejemplo: las reuniones de personal ya no son un quebradero de cabeza. Ya no es necesario enviar correos electrónicos para corregir la agenda, todo está centralizado en una vista clara y sencilla. Como resultado, las reuniones son más rápidas y eficaces.

Mayor satisfacción de los empleados y del equipo

Todos los elementos anteriores generan una mayor satisfacción entre los equipos y los empleados.

Perciben que la empresa les facilita brillar en funciones que son verdaderamente esenciales. Su trabajo se centra en tareas de alto valor añadido y menos en tareas operativas y administrativas, a menudo consideradas monótonas. El resultado final es un producto de mucha mayor calidad.

Esto tiene un impacto muy positivo en ambiente de trabajo que, al mismo tiempo, genera una mayor capacidad de producción por parte de los equipos.

Mayor garantía de calidad

Esto significa que los empleados pueden concentrarse en sus tareas yentregar un proyecto de mayor calidad, lo que permite a laempresa crecer ymejorar su tasa de rotación.

crecimiento de la empresa que, al mismo tiempo, permitirá el desarrollo profesional que facilitará la creación de planes de carrera que respondan a las necesidades de crecimiento de los empleados con talento.

En un momento de crisis de talento, cuando los empleados exigen que la empresa satisfaga ciertas necesidades, un sistema de gestión de proyectos ERP es una excelente herramienta para reducir la rotación dentro de una empresa.

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¿Quién utiliza el ERP para la gestión de proyectos en las empresas?

Los beneficios de un ERP para la gestión de proyectos son transversales. Como resultado, toda la empresa se beneficia de las ventajas que ofrece este tipo de herramienta.

El equipo operativo no es una excepción. Tienen mayor capacidad para dirigir, coordinar y optimizar procesos.

Elequipo financiero y contable tiene un control completo, fiable y en tiempo real de datos clave como los costes y la rentabilidad a través de indicadores clave de rendimiento del proyecto.

Este tipo de herramienta facilita la facturación y optimiza la tesorería gracias a los recordatorios automáticos de facturas. Además, todos los datos pueden importarse al software de contabilidad con unos pocos clics, lo que mejora aún más la información relevante proporcionada por el ERP.

Otro gran beneficiario del uso de un ERP para la gestión de proyectos es los recursos humanos. Tiempo de trabajo efectivo, rentabilidad, equilibrio de posibles sobrecargas, ausencias, rendimiento, gestión de gastos... Multitud de operaciones centralizadas y accesibles.

Esto ahorra al departamento de RRHH una cantidad considerable de tiempo, que puede dedicar a cuestiones valiosas como mejorar el ritmo de la formación, revisar los incentivos o asegurarse de que todos los empleados tienen un plan de carrera adecuado.

Estos temas tienen un impacto global en la empresa, mejorando la productividad y posicionando a RRHH como un departamento clave. 

Por último, la Dirección Genera es el gran beneficiado al implantar este tipo de soluciones. Porque todos los procesos de la empresa pasan a ser más eficientes, óptimos y medibles en el tiempo.