Un ERP de gestión de proyectos para mejorar el rendimiento
El mejor ERP para la gestión de proyectos debe tener una serie de características concretas para que realmente ayude a impulsar la actividad empresarial. Que la información sea visual y accesible, que permita la automatización de procesos y que tenga funcionalidades para la coordinación interdepartamental son algunas de las más importantes.
A continuación repasamos qué es un ERP para la gestión de proyectos. Algunas de esas características más relevantes y qué beneficios reales aportará a la empresa que apueste por este tipo de funcionalidades.
¿Qué es un ERP para la gestión de proyectos?
A gestión de proyectos requiere la colaboración de diferentes departamentos dentro de una organización. No sólo desde un punto de vista técnico. Sino también desde la perspectiva de toda la empresa.
Si, por ejemplo, una empresa va a realizar el desarrollo y lanzamiento de una nueva app, tendrá que coordinar recursos humanos de diferentes áreas. Desde el equipo de desarrollo, pasando por diseño o marketing.
Un ERP aplicado a la gestión de proyectos ayuda a coordinar tareas, automatizar acciones y administrar procesos de forma más rápida y fluida. Pero, más allá de lo técnico, con esta herramienta también podremos involucrar otras áreas corporativas que son claves para mejorar los resultados globales de la empresa. Es el caso, por ejemplo, del departamento de contabilidad y finanzas o del de recursos humanos.
Los primeros, para controlar que todo se encuentra correctamente a nivel presupuestario. Los segundos, para corroborar que se cumplen horarios, coordinar evaluaciones de desempeño, etc. Estos son sólo dos ejemplos, pero con el ERP de gestión adecuado se puede ir mucho más allá cuando se trata de mejorar la productividad y eficiencia en una empresa.
Las relaciones con los clientes, con proveedores externos o cualquier otro grupo de valor dentro de la organización puede ser coordinada mediante esta funcionalidad de forma mucho más ágil, rápida y limitando errores. De ahí su importancia.
¿Cuáles son las ventajas de un ERP para la gestión de proyectos? ¿Por qué elegir este tipo de software?
A ERP para la gestión de proyectos ofrece que se detallan a continuación.
1. Visibilidad y sencillez
Con este tipo de herramientas, un Project Manager o responsable de equipo puede visualizar de forma sencilla el estado real del proyecto en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Progreso, gráficos, tiempos, costes… Una visión integral con acceso permanente a todo tipo de información. Que, al mismo tiempo, se representa de forma visual y sencilla, lo que permite entender rápidamente el estado general del proyecto, y agilizar la toma acertada de decisiones para la consecución de objetivos.
Y de forma transversal. A esta información clave no solo accede el Project Manager. También es accesible para RR. HH., que puede comprobar las ausencias y productividad del equipo o la necesidad de nuevos perfiles, itinerarios de formación… También contabilidad, para comprobar que las horas invertidas se ajustan a nivel presupuestario a los requerimientos de rentabilidad.
Se trata de una funcionalidad multidepartamental que aporta información valiosa y real que ayuda a mejorar en cualquier ámbito de la empresa.
2. Mayor rendimiento del proyecto y de la empresa
A raíz de lo anterior, es más fácil detectar y anticipar oportunidades para la optimización de costes. Con un ERP no sólo facilitamos el cumplimiento de objetivos. Si no que, además, podemos reorganizar con facilidad recursos para maximizar aún más los KPIs que hayamos determinado como relevantes.
Imaginemos que nos hemos marcado como objetivo finalizar el desarrollo de una app para dispositivos móviles en tres meses.
Un buen ERP de gestión de proyectos no solo nos permite asegurar el cumplimiento de este objetivo. Sino que, además, nos permitirá detectar rápidamente los puntos de mejora que pueden rebajar aún más ese objetivo inicial. Con el ahorro de costes y mayor rentabilidad que esto supondría para la empresa, que podrá liberar recursos antes para dedicarlos a otros proyectos.
La identificación de proyectos problemáticos permite, por ejemplo, adoptar medidas correctoras:
- Negociar con el cliente
- Cambiar el personal (reasignar tareas a los más jóvenes)
- Encontrar formas de acelerar los proyectos que se están retrasando
Descubre la gestión de proyectos con Stafiz
3. Ahorro de tiempo general y más colaboración
Otra ventaja clave de un ERP para la gestión de proyectos es el ahorro de tiempo para cualquier proceso. No es necesario rellenar manualmente un informe de progreso. Ni avisar de la finalización de tareas anteriores para que puedan comenzar las siguientes. Todas estas comunicaciones quedan centralizadas y automatizadas, de modo que se ahorra mucho tiempo en coordinación.
Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y cuándo lo tiene que hacer, gracias a que los datos están disponibles para todos los miembros del proyecto en todo momento y en tiempo real. Con avisos automatizados y alertas que facilitan la coordinación sin pérdidas extraordinarias de tiempo.
Mejor comunicación y coordinación
Las necesidades de comunicación y el tiempo dedicado a reuniones disminuye considerablemente. Lacalidad de la comunicación Mejorando, a su vez, la calidad de la comunicación, que puede centrarse en aspectos verdaderamente relevantes y estratégicos, y no en temas operativos.
Unos avances que son especialmente útiles cuando se trata de coordinarnos con otros departamentos que, aunque no participen activamente en el desarrollo central de un proyecto, son claves para su rentabilidad
Siguiendo con el ejemplo del desarrollo de aplicaciones, el equipo financiero y de contabilidad no participa en el desarrollo de código para que la app funcione adecuadamente. Sin embargo, su aportación sí es crítica para asegurar el control de gastos, lo que repercute directamente en la rentabilidad.
Otro ejemplo: las reuniones de personal ya no son un quebradero de cabeza. Ya no es necesario enviar correos electrónicos para corregir la agenda, todo está centralizado en una vista clara y sencilla. Como resultado, las reuniones son más rápidas y eficaces.
4. Mayor satisfacción del equipo y de los empleados
Todo lo anterior genera una mayor satisfacción en los equipos y colaboradores. Perciben que la empresa facilita que ellos brillen en las funciones que son realmente claves. Se da relevancia al trabajo de valor que realmente pueden aportar, permitiendo un resultado final de mucha más calidad.
Esto repercute muy positivamente en el clima laborallo que, al mismo tiempo, genera una mayor capacidad de producción por parte de los equipos.
Empleados protagonistas por su desempeño
En definitiva, los empleados pueden centrarse en las tareas que realmente les permiten desarrollar un trabajo de calidad de forma más eficiente. A raíz de ello, entregan un proyecto de mayor valor, lo que permite a la empresa crecer. Un crecimiento corporativo que, al mismo tiempo, permitirá un desarrollo profesional que facilita la creación de planes de carrera que satisfacen las necesidades de crecimiento de los empleados con talento
En una era de crisis de talento, en donde los empleados reclaman que la empresa atienda ciertas necesidades (como su desarrollo profesional) un ERP de gestión de proyectos termina siendo una excelente herramienta para reducir el índice de rotación dentro de una empresa.
Descubre la dotación de personal con Stafiz
¿Quién se beneficia de un ERP para la gestión de proyectos?
Como hemos visto, los beneficios de un ERP para la gestión de proyectos son transversales. En consecuencia toda la empresa se beneficia de las ventajas que aportan este tipo de herramientas.
Empezando por el equipo de operaciones, que tiene una mayor capacidad para dirigir, coordinar y optimizar procesos.
El equipo financiero y contable disponen de un control completo, fiable y en tiempo real de datos clave como los costes y la rentabilidad a través de los indicadores clave de rendimiento del proyecto. Se facilita la facturación y se puede optimizar el flujo de caja, gracias a los recordatorios automáticos de facturación que ofrecen este tipo de herramientas. Además, todos los datos pueden importarse al software de contabilidad con sólo unos clics, lo que refuerza aún más la información relevante proporcionada por el ERP.
Más departamentos que se benefician de un ERP para la gestión de proyectos
Otro gran beneficiado del uso de un ERP para la gestión de proyectos es RRHH. Tiempo efectivo de trabajo, rentabilidad, posibles sobrecargas, ausencias, desempeño, gestión de gastos… Multitud de operativas quedan centralizadas y accesibles. De modo que el departamento de personal ahorra una enorme cantidad de tiempo que puede dedicar a cuestiones de valor.
Como, por ejemplo, mejorar los itinerarios de formación, revisar los incentivos o asegurar un plan de carrera adecuado para todos los empleados. Cuestiones que redundan globalmente en la empresa, mejorando la productividad y colocando a RR. HH. como un departamento clave y estratégico, en lugar de ser sólo un área operativa.
Por último, la Dirección Genera es el gran beneficiado al implantar este tipo de soluciones. Porque todos los procesos de la empresa pasan a ser más eficientes, óptimos y medibles en el tiempo.
