¿Qué es un ERP de gestión de proyectos?

Un ERP debe tener una serie de características específicas para ayudar realmente a impulsar la actividad de la empresa.

Entre los más importantes se encuentran la accesibilidad a la información, la automatización de procesos y cualquier funcionalidad que facilite las colaboraciones interdepartamentales. 

Si, por ejemplo, una empresa está a punto de desarrollar y lanzar una nueva aplicación, tendrá que coordinar los recursos humanos de diferentes industrias. Desde el equipo de desarrollo hasta el diseño y el marketing.

Para cumplir con todas estas especificidades, la elección de un ERP especializado en la gestión de proyectos se vuelve aún más interesante, ya que le permitirá administrar de manera centralizada, sin tener que adaptarse a las molestias y otras disfunciones a veces relacionadas con la integración de varias herramientas. Hacemos balance.

¿Qué es un ERP para la gestión de proyectos?

Un ERP para la gestión de proyectos agiliza y facilita la coordinación de tareas, la automatización de acciones y la gestión de procesos. 

Más allá de los aspectos técnicos, esta herramienta también permite involucrar a otras áreas de la empresa, que son esenciales para alcanzar los objetivos estratégicos.

Es el caso, por ejemplo, de la gestión contable y financiera del proyecto, o de la gestión de los recursos. El primer sector permite controlar el cumplimiento del presupuesto. El segundo, para corroborar el cumplimiento de los cronogramas, coordinar las evaluaciones de desempeño y ajustar los cronogramas de los proyectos.

Estos son solo dos ejemplos, pero con el sistema de gestión ERP adecuado, se puede llegar mucho más lejos cuando se trata de mejorar la productividad y la eficiencia de una empresa.

¿Es realmente necesario un ERP para la gestión de proyectos?

Dicha herramienta también permite centralizar las relaciones con clientes, proveedores externos o cualquier otro interlocutor privilegiado dentro de la organización.

Las relaciones con los clientes, con proveedores externos o cualquier otro grupo de valor dentro de la organización puede ser coordinada mediante esta funcionalidad de forma mucho más ágil, rápida y limitando errores. De ahí su importancia.

¿Cuáles son las características clave de un ERP para la gestión de proyectos?   

Como se mencionó anteriormente, el ERP de gestión de proyectos tiene muchas características, con un prisma que a veces es micro, a veces macro.

Si bien todas estas características técnicas son útiles, es posible que no sean necesarias para su propósito específico.

Para guiarte, aquí tienes una lista de características importantes que debes buscar en un software ERP de gestión de proyectos. ¡Anítalos y clasifícalos de acuerdo con tus objetivos estratégicos!

Características financieras

Para una gestión óptima, tu ERP debe ser capaz de combinar el seguimiento del consumo del presupuesto del proyecto con la rentabilidad total de la empresa.

De esta manera, se mantienen al día las transacciones financieras como la facturación, los cierres contables y la imputación de costos para la adquisición de recursos o materiales. ¡Esto evitará sorpresas desagradables y facturas elevadas!

✏️ Ejemplos de funciones de seguimiento financiero para un ERP: orden de compra, seguimiento del tiempo, rentabilidad prevista, seguimiento del progreso del proyecto, gestión de costes, gestión de la facturación de clientes, gestión de la facturación externa.

Funciones de planificación de proyectos

¡Están en el corazón de sus necesidades!

Estas características de un ERP de gestión de proyectos le permiten alinear la gestión de recursos con el presupuesto de un compromiso.

✏️ Ejemplos de funciones de planificación de proyectos para un ERP: perfil del empleado, gestión de habilidades, asignación de recursos a tareas, seguimiento de la carga de trabajo y la disponibilidad, carga proyectada, gestión de ausencias, CRM, seguimiento del tiempo, gestión de necesidades de recursos, seguimiento de la contratación.

Funciones de gestión de proyectos

Usted elige utilizar un ERP de gestión de proyectos para supervisar su negocio en su conjunto y facilitar su gestión.

Por lo tanto, ciertas características son esenciales para poder mantener una buena visibilidad sobre la ejecución operativa y la gestión de proyectos, sin confundir la información.

✏️ Ejemplos de funciones de gestión de proyectos para un ERP: cuadros de mando de rendimiento, gestión de proyectos multicliente y de unidades de negocio, Power BI, automatización de procesos, alertas de desviaciones, herramientas de informes, gestión de derechos de acceso.

¿Cuáles son las ventajas de un ERP para la gestión de proyectos? ¿Por qué elegir este tipo de software?

Uno El ERP para la gestión de proyectos ofrece ventajas específicas.

Mejor visibilidad y gestión simplificada

Con este tipo de herramienta, un gerente de proyecto o equipo puede ver fácilmente el estado real del proyecto en cualquier momento.

Avances, gráficos, plazos, costes... Una visión global debe permitir el acceso permanente a todo tipo de información con una representación visual y sencilla que promueva una rápida comprensión del estado de salud del proyecto, y acelere la toma de decisiones adecuadas para la consecución de los objetivos.

El intercambio de información también debe ser transversal. Sería contraproducente involucrar solo a los gerentes de proyecto. 

El departamento de recursos humanos es un buen ejemplo de una parte que debe integrarse en el intercambio de información. Pueden realizar un seguimiento de las ausencias, pero también de la productividad del equipo. Esto permite, por ejemplo, identificar las necesidades de contratación o formación.

Los departamentos de contabilidad también son buenos candidatos, para comprobar que las horas invertidas se ajustan a nivel presupuestario a los requerimientos de rentabilidad.

Se trata de una funcionalidad multidepartamental que aporta información valiosa y real que ayuda a mejorar en cualquier ámbito de la empresa.

¿Cómo facilita un ERP el seguimiento de los presupuestos y plazos de un proyecto?

Lo anterior facilita la detección y anticipación de oportunidades de optimización de costos.

Con un ERP, no solo facilitamos el logro de objetivos. Además, podemos reorganizar fácilmente los recursos para maximizar aún más los KPI que hemos determinado que son relevantes.

💡 Un ejemplo: noshemos fijado el objetivo de completar el desarrollo de una aplicación para dispositivos móviles en tres meses.

Un buen sistema de gestión de proyectos ERP no solo nos permite asegurarnos de que lograremos este objetivo. También nos permitirá identificar rápidamente las áreas de mejora que deben priorizarse para evitar reducir aún más este objetivo inicial.

Al analizar los escenarios de planificación para lograr la rentabilidad proyectada, los recursos movilizados pueden liberarse de sus tareas antes para centrarse en otros proyectos.

Al identificar los riesgos potenciales, se pueden tomar medidas correctivas como:

• renegociar con el cliente;
• cambiar la dotación de personal (reasignar tareas a perfiles más jóvenes);
• Encuentre formas de acelerar los proyectos rezagados.

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Ahorre tiempo a través de una colaboración eficiente

Otra ventaja clave de un ERP para la gestión de proyectos es el ahorro de tiempo en la optimización de procesos.

¡No es necesario completar manualmente un informe de actividad ! ¡No más dependencia de la comunicación multimedia para notificar la finalización de las tareas anteriores para que puedan comenzar las siguientes!

Todas estas comunicaciones están centralizadas y automatizadas, lo que ahorra mucho tiempo en términos de coordinación.

Todo el mundo sabe lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo, porque los datos están disponibles para todos los participantes del proyecto en todo momento y en tiempo real. El pequeño extra, las notificaciones y alertas automatizadas que facilitan la coordinación sin perder tiempo.

Los requisitos de comunicación y el tiempo dedicado a las reuniones se reducen significativamente. Esto mejora la calidad de la comunicación y puede centrarse en los aspectos realmente relevantes y estratégicos, en lugar de en cuestiones operativas.

Unos avances que son especialmente útiles cuando se trata de coordinarnos con otros departamentos que, aunque no participen activamente en el desarrollo central de un proyecto, son claves para su rentabilidad

Siguiendo con el ejemplo del desarrollo de aplicaciones, el equipo financiero y de contabilidad no participa en el desarrollo de código para que la app funcione adecuadamente. Sin embargo, su aportación sí es crítica para asegurar el control de gastos, lo que repercute directamente en la rentabilidad.

Otro ejemplo, las reuniones de personal ya no son un dolor de cabeza. No es necesario enviar correos electrónicos de programación correctiva, todo está centralizado en una vista clara y sencilla. Esto hace que las reuniones sean más eficientes y rápidas.

Mayor satisfacción de los equipos y empleados

Todos los elementos anteriores generan una mayor satisfacción entre los equipos y empleados.

Perciben que la empresa les facilita brillar en las funciones que son verdaderamente esenciales. Su trabajo se centra en tareas de alto valor y menos en tareas operativas y administrativas, a menudo vistas como tareas domésticas. Esto da como resultado un resultado final de mucha mayor calidad.

Esto repercute muy positivamente en el ambiente de trabajo que, al mismo tiempo, genera una mayor capacidad de producción por parte de los equipos.

Una mayor garantía de calidad

De este modo, los empleados pueden centrarse en sus tareas, entregandoun proyecto de mejor calidad, lo que permite a la empresa crecer y mejorar su tasa de abandono.

Un crecimiento de la empresa que, al mismo tiempo, permitirá un desarrollo profesional que facilitará la creación de trayectorias profesionales que satisfagan las necesidades de crecimiento de los empleados con talento.

En una época de crisis de talento, donde los empleados exigen que la empresa satisfaga ciertas necesidades, un sistema de gestión de proyectos ERP es una gran herramienta para reducir la rotación dentro de una empresa.

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¿Quién utiliza un ERP para la gestión de proyectos en las empresas?

Los beneficios de un ERP para la gestión de proyectos son transversales. Por lo tanto, toda la empresa se beneficia de los beneficios que ofrecen este tipo de herramientas.

El equipo operativo no es una excepción. Tiene una mayor capacidad para dirigir, coordinar y optimizar procesos.

El equipo de finanzas y contabilidad tiene un control completo, fiable y en tiempo real de datos clave como los costes y la rentabilidad a través de los KPI del proyecto.

La facturación se facilita y se puede optimizar el flujo de caja , gracias a los recordatorios automáticos de facturación que ofrecen este tipo de herramientas. Además, todos los datos se pueden importar al software de contabilidad con solo unos pocos clics, lo que mejora aún más la información relevante proporcionada por el ERP.

Otro de los principales beneficiarios del uso de un ERP para la gestión de proyectos es el de recursos humanos. Tiempo de trabajo efectivo, rentabilidad, equilibrio de posibles sobrecargas, ausencias, rendimiento, gestión de gastos... Una multitud de operaciones están centralizadas y son accesibles.

Esto ahorra al departamento de RRHH una cantidad considerable de tiempo que puede dedicar a cuestiones valiosas como mejorar los ritmos de formación, revisar los incentivos o asegurar un plan de carrera adecuado para todos los empleados.

Estos problemas tienen un impacto general en el negocio, mejorando la productividad y posicionando a RRHH como un departamento clave. 

Por último, la Dirección Genera es el gran beneficiado al implantar este tipo de soluciones. Porque todos los procesos de la empresa pasan a ser más eficientes, óptimos y medibles en el tiempo.