¿Qué software de PMO elegir en 2025?

La Oficina de Gestión de Proyectos (o PMO) se ha convertido rápidamente en un elemento clave para una empresa que quiere estructurar sus actividades.

Así, han surgido muchos programas de software de PMO, que permiten organizar la gestión de proyectos, la gestión de recursos o la gestión del rendimiento.

Sin embargo, puede ser difícil navegar por la diversidad de opciones. Para ayudarte en tu elección, hemos preparado esta comparativa de software PMO a tener en cuenta en 2025. Hemos seleccionado seis softwares, detallando sus fortalezas, funcionalidades y limitaciones.

¿Qué es el software PMO?

El software PMO es una herramienta integral que proporciona una visibilidad clara y confiable de todos los proyectos en curso.

Normalmente destinado a la oficina de gestión de proyectos, el software PMO ofrece características específicas.

¿Por qué utilizar una herramienta de PMO?

El software PMO satisface necesidades específicas que requieren el uso de una herramienta potente. Centraliza toda la información de un proyecto y permite:

• Organizar los proyectos y la cartera de proyectos,
• facilitar el seguimiento del proyecto, 
• optimizar la gestión de recursos,
• medir y gestionar el tiempo empleado,
• identificar y anticipar riesgos,
• Proporcionar herramientas para la comunicación dentro del equipo y con las diversas partes interesadas.

Así, un software PMO bien configurado y adaptado a su estructura permite ganar en eficiencia. De hecho, facilita la ejecución de proyectos, mejora la calidad entregada y tiene una dimensión estratégica: contribuye a la alineación de la cartera de proyectos con los objetivos generales de la empresa.
Además, hace que los proyectos se dupliquen más fácilmente porque le permite construir un historial.

¿Qué características ofrece el software PMO?

Gestión de proyectos y carteras

Software de PMO que permite una gestión completa de proyectos y carteras de proyectos con capacidades analíticas avanzadas. Deben permitir:

• analizar los recursos disponibles y los márgenes esperados para priorizar mejor los proyectos,
• presupuestar y monitorear el progreso con precisión, comparando el tiempo dedicado frente al facturado y el pronóstico frente al real para optimizar la rentabilidad,
• monitorear los objetivos con alertas en caso de desviaciones, para detectar rápidamente proyectos en riesgo (retrasos, excesos, desvinculaciones),
• Planifique de manera efectiva administrando cronogramas, cronogramas, hitos, dependencias y plazos para garantizar que se cumplan los plazos.

La mayoría de las veces, estas herramientas ofrecen paneles predictivos y en tiempo real, lo que ayuda a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, proporcionando una visibilidad precisa del progreso, el riesgo y la rentabilidad.

Stafiz facilita la planificación de su proyecto

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Gestión de recursos

El software PMO facilita la gestión de recursos para satisfacer las necesidades del proyecto mediante la optimización de las cargas. Permiten:

• obtener visibilidad sobre la disponibilidad y la dotación de personal gracias a un plan de carga de trabajo que combina horarios, habilidades y cargas asignadas,
• buscar rápidamente perfiles adecuados a través de un motor de búsqueda de habilidades, facilitando la selección de los talentos más relevantes para cada misión,
• gestionar la gestión global de las competencias dentro de la organización, con el fin de anticipar las necesidades,
• Implemente un plan de capacidad, identificando las necesidades de recursos con anticipación para ajustar la carga.

Herramientas de comunicación y colaboración

Finalmente, el software PMO incorpora potentes funciones para fomentar la colaboración. De hecho, ayuda a agilizar los intercambios al centralizar la información. El software PMO permite:

• Simplifique la comunicación del proyecto con herramientas dedicadas: creación de informes, presentaciones, chats instantáneos, notificaciones o correos electrónicos automáticos,
• fortalecer la colaboración entre equipos agrupando los intercambios en torno a una plataforma común (chat, notificaciones, documentos, comentarios),
• centralizar la información del proyecto y evitar silos, conectando datos de herramientas CRM, herramientas de gestión, herramientas como Excel o mensajería,
• Garantizar la seguridad de los datos mediante una gestión precisa de los derechos de acceso,
• gestionar de forma eficiente la documentación del proyecto gracias a una nube de documentos (EDM), facilitando el intercambio y la trazabilidad de los archivos,
• Estructure ideas y fases de lluvia de ideas con mapas mentales, para una representación visual clara y digerible de la información.

Estas características garantizan un mejor intercambio de información y contribuyen a una toma de decisiones más rápida. Además, ofrecen una visión común en todos los niveles del proyecto.

Personalización e integraciones

Además, las herramientas de PMO también ofrecen capacidades de personalización para ofrecer interfaces y flujos de trabajo adaptados a las necesidades de la organización. 

Además, las integraciones más o menos numerosas le permiten integrarse con sus herramientas ya existentes. 

Comparaciones del software de PMO que se adoptará en 2025

Stafiz: el software de PMO para profesionales de servicios

• ¿Por qué elegir Stafiz? 

Stafiz es una herramienta francesa de PMO diseñada específicamente para proveedores de servicios, que ofrece una visión global de la cartera de proyectos.

Visión integral del estado de los diferentes proyectos de la cartera en Stafiz 

Con una ergonomía intuitiva y relativamente fácil de implementar, esta solución ofrece un servicio de atención al cliente dedicado, con la asignación de un gestor de cuentas dedicado.

Stafiz ofrece muchas integraciones con herramientas ampliamente utilizadas como Notion, Trello, Hubspot, Salesforce o Cegid.

• Público objetivo

Stafiz está destinado a empresas de consultoría, empresas de servicios de TI y cualquier estructura que venda proyectos con limitaciones de rentabilidad y personal.

• Características

Stafiz ofrece cuatro bloques principales de funciones, lo que permite una gestión de proyectos centralizada y automatizada. 

Gestión de proyectos, con: 

• planificación y seguimiento de proyectos, 
• gestionar y enviar facturas y pagos,
• Generación automática de documentos (PDF, Word) a partir de plantillas.

Gestión de personal y recursos, con: 

• prever recursos en función de las necesidades,
• la asignación de recursos en función de las competencias y la disponibilidad,
• Dotación de personal por misión y por período, 
• personal temporal para anticipar oportunidades, 
• gestión de licencias,
• Informes dedicados para facilitar la contabilidad.

Stafiz también ofrece capacidades detalladas de generación y edición de informes y análisis, así como gestión de gastos para registrar y procesar los gastos relacionados con la misión, utilizando tecnología OCR.

• Debilidades

Dado que la comunidad de Stafiz es más pequeña que la de otro software de PMO, los recursos externos como foros, tutoriales y complementos pueden ser menos. 

Redmine: un software gratuito de PMO para equipos técnicos

• ¿Por qué elegir Redmine? 

Redmine es una herramienta de código abierto conocida por su flexibilidad y capacidades de personalización, particularmente apreciada en entornos de TI. Multilingüe, está disponible en 34 idiomas.

• Público objetivo

Esta herramienta gratuita de PMO está dirigida principalmente a equipos técnicos, departamentos de TI o estructuras de TI con grandes necesidades de personalización.

• Características

Redmine es adecuado para la gestión de múltiples proyectos, ofrece los clásicos diagramas de Gantt, calendarios, entrada de tiempo pasado e histórico.

Su orientación técnica se puede encontrar a través de funciones como informes de errores, wikis, tickets y flujos de trabajo adaptables o la gestión de los derechos de los usuarios mediante la definición de roles.

• Debilidades

Redmine tiene una interfaz algo envejecida. Destinado a perfiles técnicos, su despliegue y configuración requieren habilidades técnicas. 

Al ser de código abierto, los desarrollos de productos dependen de las necesidades de la comunidad. Además, Redmine está limitado en comparación con otros software de PMO en cuanto a planificación estratégica, gestión de carteras y funciones de informes. 

Britix24: la solución PMO todo en uno para pequeñas empresas

• ¿Por qué elegir Britix24?

Britix24 se presenta como un software completo de PMO que atrae a estructuras pequeñas. De hecho, su interfaz es clara y fácil de usar y su versión gratuita es relativamente completa, lo que permite la gestión de proyectos, la gestión del tiempo y el CRM.

Además, ofrece diversas integraciones con herramientas populares como Miro, Zapier o Stripe. 

• Público objetivo

Por lo tanto, Britix24 está destinado principalmente a las pequeñas y medianas empresas o equipos híbridos con necesidades entre la gestión de proyectos y el CRM. 

• Características 

Britix24 tiene 5 bloques de características: 

• Colaboración, con herramientas como el chat, la gestión documental o la mensajería.
• CRM, para la elaboración de presupuestos, la facturación o la automatización de ventas.
• Tareas y proyectos, con diagramas de Gantt, tableros Kanban, seguimiento del tiempo.
• Sitios web y tiendas, para la construcción de sitios web y tiendas online.
• RRHH y automatización, para la gestión de ausencias, la automatización de tareas y flujos de trabajo, y la creación de bases de conocimientos.

Debilidades

Britix24 es un poco ligero en algunas funciones de gestión de proyectos.

Además, si bien la versión gratuita es lo suficientemente completa, actualizar para acceder a más almacenamiento puede volverse costoso rápidamente. Finalmente, la curva de aprendizaje para dominar el software puede ser larga.  

Jira: el software ágil de PMO para equipos técnicos

• ¿Por qué elegir Jira?

Jira, desarrollado por Atlassian (Confluence, Trello, Loom), es una herramienta muy extendida y apreciada. Esta popularidad da acceso a muchos recursos y documentación. Además, se beneficia de las diversas integraciones con los software más utilizados como Miro, Github, Slack, Zendesk o Trello.

Considerado uno de los principales softwares para tratar proyectos ágiles o scrum, Jira es eficiente para el seguimiento de tareas, un backlog y para operar en sprints. 

Extensiones como Advanced Roadmaps, Tempo o Structure enriquecen la versión básica, pero es Align lo que hará de Jira un software de PMO convincente. 

• Público objetivo

Jira está dirigido principalmente a equipos técnicos o empresas de servicios de TI que necesitan una solución modular. 

• Funciones  

Jira es adecuado para la gestión ágil de proyectos y, por lo tanto, ofrece funciones dedicadas: 

• creación y gestión de tareas por backlog o tablero Kanban,
• Seguimiento del progreso a través de estados personalizados
• seguimiento de errores,
• Creación y personalización de flujos de trabajo. 
• Gestión de tickets.

Además, facilita la visualización al ofrecer diferentes vistas como horarios, calendarios, listas y tablas.

• Debilidades

Sin una extensión, la versión básica de Jira no está muy orientada a la gestión de carteras. Además, esta herramienta no es muy adecuada para proyectos no técnicos. Finalmente, Jira puede ser menos poderoso que otro software de PMO cuando se trata de gestión de documentos o colaboración. 

Trabajo en equipo: la herramienta PMO centrada en el cliente para agencias y empresas de servicios de TI

• ¿Por qué elegir Teamwork?

Teamwork se destaca por su enfoque centrado en el cliente en el sentido de que está diseñado para

orientados al servicio y a la satisfacción del cliente.

Su interfaz relativamente intuitiva y ordenada hace que la herramienta sea de fácil acceso. Además, hay una aplicación móvil, que facilita el acceso remoto.

El plan gratuito que se ofrece es bastante completo. Teamwork también tiene varias integraciones como la suite de Google, Stripe, Hubspot y Slack.

• Público objetivo

El trabajo en equipo está dirigido a agencias, ESN orientadas al servicio al cliente y equipos de marketing. 

• Características 

El trabajo en equipo permite la gestión de múltiples proyectos, la gestión del tiempo y la facturación, su punto fuerte.

Una verdadera herramienta de colaboración externa, le permite intercambiar directamente en la plataforma con proveedores de servicios. Además, ofrece funciones de seguimiento de tareas y tiempo, con el fin de controlar el presupuesto y el ROI.

Debilidades

Por otro lado, el trabajo en equipo muestra algunas debilidades a la hora de gestionar carteras, capacidades y recursos. También puede carecer de flexibilidad. 

PrismPPM: la plataforma de PMO dedicada a la gestión estratégica de carteras

• ¿Por qué elegir PrismPPM?

PrismPPM, anteriormente conocido como WorkOtter, es una solución PPM diseñada para proporcionar una gestión estratégica de la cartera de proyectos.

Personalizable, con una interfaz agradable, PrismPPM ofrece soporte dedicado y servicio al cliente. Enriquecido con inteligencia artificial, PrismPPM se presenta como una solución innovadora que está en constante evolución.

• Público objetivo

La herramienta está dirigida principalmente a gerentes de PMO, CIO, empresas de servicios de TI y equipos de proyectos que buscan una solución completa para administrar su cartera de proyectos.

• Características

PrismPPM ofrece los siguientes servicios: 

• gestión de proyectos
• gestión de carteras,
• gestión de ideas y necesidades,
• gestión de recursos,
• seguimiento del tiempo,
• Informes y paneles.

Este software de PMO permite gestionar una cartera de proyectos teniendo en cuenta las dependencias, crear flujos de trabajo, crear tablas de informes personalizadas en tiempo real o crear escenarios. 

• Debilidades

Uno de los puntos débiles de PrismPPM podría ser su documentación, que es un poco más ligera que para otras herramientas de PMO. 

Esta comparación se centra en los seis mejores software de PMO.

Elegir una herramienta de PMO es una decisión estratégica que merece una cuidadosa consideración. Este software es de hecho un verdadero aliado en la gestión de sus proyectos y en el despliegue efectivo de su estrategia.

Por lo tanto, antes de hacer su elección, es esencial identificar sus prioridades: ¿cuáles son sus necesidades, sus limitaciones y las funcionalidades que son realmente esenciales?

Mientras que las empresas de servicios y las empresas de servicios de TI preferirán una solución todo en uno como Stafiz, los equipos técnicos se beneficiarán al favorecer herramientas como Redmine o Jira, que son más adecuadas para estos entornos.