Welche PMO-Software sollte man sich im Jahr 2025 entscheiden?

Das Project Management Office (oder PMO) hat sich schnell zu einem Schlüsselelement für ein Unternehmen entwickelt, das seine Aktivitäten strukturieren möchte.

So sind viele PMO-Softwareprogramme entstanden, die es ermöglichen, das Projektmanagement, das Ressourcenmanagement oder das Performance Management zu organisieren.

Es kann jedoch schwierig sein, sich in der Vielfalt der Optionen zurechtzufinden. Um Ihnen bei Ihrer Wahl zu helfen, haben wir diesen Vergleich von PMO-Software vorbereitet, den Sie im Jahr 2025 in Betracht ziehen sollten. Wir haben sechs Softwares ausgewählt, die ihre Stärken, Funktionalitäten und Grenzen detailliert beschreiben.

Was ist PMO-Software?

PMO-Software ist ein umfassendes Tool, das einen klaren und zuverlässigen Einblick in alle laufenden Projekte bietet.

PMO-Software ist in der Regel für das Projektmanagement-Büro gedacht und bietet spezifische Funktionen.

Warum ein PMO-Tool verwenden?

PMO-Software erfüllt spezifische Anforderungen, die den Einsatz eines leistungsstarken Tools erfordern. Es zentralisiert alle Informationen zu einem Projekt und ermöglicht so:

• Projekte und das Projektportfolio zu organisieren,
• Erleichterung der Projektüberwachung, 
• das Ressourcenmanagement zu optimieren,
• Messen und verwalten Sie die aufgewendete Zeit,
• Risiken zu erkennen und zu antizipieren,
• Stellen Sie Werkzeuge für die Kommunikation innerhalb des Teams und mit den verschiedenen Stakeholdern bereit.

Eine gut konfigurierte und an ihre Struktur angepasste PMO-Software ermöglicht Ihnen also einen Effizienzgewinn. Es erleichtert die Durchführung von Projekten, verbessert die gelieferte Qualität und hat eine strategische Dimension: Es trägt zur Ausrichtung des Projektportfolios an den Gesamtzielen des Unternehmens bei.
Darüber hinaus macht es Projekte leichter duplizierbar, da Sie eine Historie erstellen können.

Welche Funktionen bietet die PMO-Software?

Projekt- und Portfoliomanagement

PMO-Software, die ein vollständiges Projekt- und Projektportfoliomanagement mit fortschrittlichen Analysefunktionen ermöglicht. Sie müssen es ermöglichen,

• die verfügbaren Ressourcen und die erwarteten Margen zu analysieren, um Projekte besser zu priorisieren,
• den Fortschritt genau zu budgetieren und zu überwachen, indem er die aufgewendete Zeit mit der abgerechneten und die prognostizierte mit der tatsächlichen Zeit vergleicht, um die Rentabilität zu optimieren.
• Überwachung der Ziele mit Warnungen im Falle von Abweichungen, um gefährdete Projekte (Verzögerungen, Überschreitungen, Abbrüche) schnell zu erkennen,
• Planen Sie effektiv , indem Sie Zeitpläne, Zeitpläne, Meilensteine, Abhängigkeiten und Fristen verwalten, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.

In den meisten Fällen bieten diese Tools sowohl prädiktive als auch Echtzeit-Dashboards, die dabei helfen, wichtige Leistungsindikatoren zu verfolgen und einen genauen Einblick in Fortschritt, Risiko und Rentabilität zu bieten.

Stafiz erleichtert Ihnen die Projektplanung

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Ressourcenmanagement

PMO-Software erleichtert die Verwaltung von Ressourcen, um die Projektanforderungen zu erfüllen, indem die Auslastung optimiert wird. Sie ermöglichen es:

• Transparenz über Verfügbarkeit und Personalbesetzung dank eines Arbeitslastplans, der Zeitpläne, Fähigkeiten und zugewiesene Auslastungen kombiniert,
• schnelle Suche nach geeigneten Profilen über eine Kompetenzsuchmaschine, die die Auswahl der relevantesten Talente für jede Mission erleichtert,
• Verwaltung des allgemeinen Managements von Fähigkeiten innerhalb der Organisation, um den Bedarf zu antizipieren,
• Implementieren Sie einen Kapazitätsplan, der den Ressourcenbedarf im Voraus identifiziert, um die Auslastung anzupassen.

Kommunikations- und Kollaborationstools

Schließlich enthält PMO-Software leistungsstarke Funktionen, um die Zusammenarbeit zu fördern. In der Tat hilft es, den Austausch durch die Zentralisierung von Informationen zu rationalisieren. Die PMO-Software ermöglicht es somit:

• Vereinfachen Sie die Projektkommunikation mit speziellen Tools: Berichterstellung, Präsentationen, Sofort-Chats, Benachrichtigungen oder automatische E-Mails,
• die Zusammenarbeit zwischen Teams zu stärken , indem der Austausch auf einer gemeinsamen Plattform (Chat, Benachrichtigungen, Dokumente, Kommentare) zusammengefasst wird,
• Projektinformationen zu zentralisieren und Silos zu vermeiden, indem Daten aus CRM-Tools, Management-Tools, Tools wie Excel oder Messaging miteinander verbunden werden,
• Gewährleistung der Datensicherheit durch präzise Verwaltung der Zugriffsrechte,
• effiziente Verwaltung der Projektdokumentation dank einer Dokumenten-Cloud (EDM), die die gemeinsame Nutzung und Rückverfolgbarkeit von Dateien erleichtert,
• Strukturieren Sie Ideen und Brainstorming-Phasen mit Mindmaps, um eine klare und verständliche visuelle Darstellung von Informationen zu erhalten.

Diese Funktionen sorgen für einen besseren Informationsaustausch und tragen zu einer schnelleren Entscheidungsfindung bei. Darüber hinaus bieten sie eine gemeinsame Vision auf allen Ebenen des Projekts.

Anpassung und Integrationen

Darüber hinaus bieten PMO-Tools auch Anpassungsmöglichkeiten, um Schnittstellen und Workflows anzubieten, die auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sind. 

Darüber hinaus ermöglichen Ihnen die mehr oder weniger zahlreichen Integrationen die Integration mit Ihren bereits vorhandenen Tools. 

Vergleiche von PMO-Software, die im Jahr 2025 eingeführt werden soll

Stafiz: die PMO-Software für Serviceprofis

• Warum Stafiz wählen? 

Stafiz ist ein französisches PMO-Tool, das speziell für Dienstleister entwickelt wurde und einen globalen Überblick über das Projektportfolio bietet.

Umfassende Sicht auf den Status der verschiedenen Projekte im Portfolio in Stafiz 

Mit intuitiver Ergonomie und relativ einfach zu implementieren, bietet diese Lösung einen engagierten Kundenservice mit der Zuweisung eines dedizierten Kundenbetreuers.

Stafiz bietet viele Integrationen mit weit verbreiteten Tools wie Notion, Trello, Hubspot, Salesforce oder Cegid.

• Zielgruppe

Stafiz richtet sich an Beratungsunternehmen, IT-Dienstleistungsunternehmen und alle Strukturen, die Projekte mit Rentabilitäts- und Personalbeschränkungen verkaufen.

• Funktionen

Stafiz bietet vier Hauptfunktionsblöcke, die ein zentralisiertes und automatisiertes Projektmanagement ermöglichen. 

Projektmanagement, mit: 

• Projektplanung und -überwachung, 
• Verwaltung und Versand von Rechnungen und Zahlungen,
• Automatische Generierung von Dokumenten (PDF, Word) aus Vorlagen.

Personal- und Ressourcenmanagement mit: 

• Prognose der Ressourcen auf der Grundlage des Bedarfs,
• die Zuweisung von Ressourcen nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit,
• Personalbesetzung nach Dienstreisen und Zeiträumen, 
• Zeitarbeit, um Chancen zu antizipieren, 
• Urlaubsmanagement,
• Dedizierte Berichterstattung zur Erleichterung der Buchhaltung.

Stafiz bietet auch detaillierte Berichts- und Analysefunktionen, Generierungs- und Bearbeitungsfunktionen sowie Ausgabenmanagement, um missionsbezogene Ausgaben mithilfe von OCR-Technologie zu erfassen und zu verarbeiten.

• Schwächen

Da die Community von Stafiz kleiner ist als bei anderer PMO-Software, können externe Ressourcen wie Foren, Tutorials und Plugins geringer sein. 

Redmine: eine kostenlose PMO-Software für technische Teams

• Warum Redmine wählen? 

Redmine ist ein Open-Source-Tool, das für seine Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten bekannt ist und besonders in IT-Umgebungen geschätzt wird. Es ist mehrsprachig und in 34 Sprachen verfügbar.

• Zielgruppe

Dieses kostenlose PMO-Tool richtet sich in erster Linie an technische Teams, IT-Abteilungen oder IT-Strukturen mit großem Anpassungsbedarf.

• Funktionen

Redmine eignet sich für Multiprojektmanagement, es bietet die klassischen Gantt-Diagramme, Kalender, vergangene und historische Zeiteinträge.

Die technische Ausrichtung findet sich durch Features wie Bug-Reports, Wikis, Tickets und anpassbare Workflows oder die Verwaltung von Benutzerrechten durch die Definition von Rollen.

• Schwächen

Redmine hat eine etwas in die Jahre gekommene Benutzeroberfläche. Die Bereitstellung und Konfiguration sind für technische Profile gedacht und erfordern technische Kenntnisse. 

Da es sich um Open Source handelt, hängen Produktentwicklungen von den Bedürfnissen der Community ab. Darüber hinaus ist Redmine im Vergleich zu anderen PMO-Softwares in Bezug auf strategische Planung, Portfoliomanagement und Reporting-Funktionen eingeschränkt. 

Britix24: die All-in-One-PMO-Lösung für kleine Unternehmen

• Warum Britix24 wählen?

Britix24 präsentiert sich als komplette PMO-Software, die kleine Strukturen anspricht. In der Tat ist die Benutzeroberfläche klar und benutzerfreundlich und die kostenlose Version ist relativ vollständig und ermöglicht Projektmanagement, Zeitmanagement und CRM.

Darüber hinaus bietet es verschiedene Integrationen mit beliebten Tools wie Miro, Zapier oder Stripe. 

• Zielgruppe

Britix24 richtet sich daher vor allem an Kleinstunternehmen und KMU oder hybride Teams mit Bedürfnissen zwischen Projektmanagement und CRM. 

• Funktionen 

Britix24 hat 5 Funktionsblöcke: 

• Zusammenarbeit mit Tools wie Chat, Dokumentenmanagement oder Messaging.
• CRM, für die Angebotserstellung, Rechnungsstellung oder Vertriebsautomatisierung.
• Aufgaben und Projekte, mit Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Zeiterfassung.
• Websites und Shops, für den Aufbau von Websites und Online-Shops.
• HR und Automatisierung, für Abwesenheitsmanagement, Aufgaben- und Workflow-Automatisierung und Erstellung von Wissensdatenbanken.

Schwächen

Britix24 ist bei einigen Projektmanagement-Funktionen etwas leicht.

Auch wenn die kostenlose Version umfassend genug ist, kann ein Upgrade für den Zugriff auf mehr Speicherplatz schnell teuer werden. Schließlich kann die Lernkurve zur Beherrschung der Software lang sein.  

Jira: die agile PMO-Software für technische Teams

• Warum Jira wählen?

Jira, entwickelt von Atlassian (Confluence, Trello, Loom), ist ein sehr weit verbreitetes und geschätztes Tool. Diese Popularität ermöglicht den Zugang zu vielen Ressourcen und Dokumentationen. Darüber hinaus profitiert es von den verschiedenen Integrationen mit der am häufigsten verwendeten Software wie Miro, Github, Slack, Zendesk oder Trello.

Jira gilt als eine der führenden Software für den Umgang mit agilen oder Scrum-Projekten und ist effizient für die Aufgabenverfolgung, ein Backlog und für die Arbeit in Sprints. 

Erweiterungen wie Advanced Roadmaps, Tempo oder Structure bereichern die Basisversion, aber es ist Align, das Jira zu einer überzeugenden PMO-Software machen wird. 

• Zielgruppe

Jira richtet sich vor allem an technische Teams oder IT-Dienstleistungsunternehmen, die eine modulare Lösung benötigen. 

• Funktionen  

Jira eignet sich für agiles Projektmanagement und bietet somit dedizierte Funktionen: 

• Erstellung und Verwaltung von Aufgaben per Backlog oder Kanban-Board,
• Fortschrittsverfolgung über benutzerdefinierte Status
• Fehlerverfolgung,
• Erstellung und Anpassung von Workflows. 
• Ticket-Verwaltung.

Darüber hinaus erleichtert es die Visualisierung, indem es verschiedene Ansichten wie Zeitpläne, Kalender, Listen und Tabellen anbietet.

• Schwächen

Ohne Erweiterung ist die Basisversion von Jira wenig auf das Portfoliomanagement ausgerichtet. Darüber hinaus ist dieses Tool für nicht-technische Projekte nicht sehr gut geeignet. Schließlich kann Jira weniger leistungsfähig sein als andere PMO-Software, wenn es um Dokumentenmanagement oder Zusammenarbeit geht. 

Teamwork: das kundenzentrierte PMO-Tool für Agenturen und IT-Dienstleistungsunternehmen

• Warum sollten Sie sich für Teamwork entscheiden?

Teamwork zeichnet sich durch seinen kundenorientierten Ansatz aus , da es darauf ausgelegt ist,

serviceorientierte und kundenzufriedenheitsorientierte Teams.

Die relativ intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche macht das Tool leicht zugänglich. Darüber hinaus gibt es eine mobile Anwendung, die den Fernzugriff erleichtert.

Der angebotene kostenlose Plan ist recht umfassend. Teamwork verfügt auch über verschiedene Integrationen wie die Google Suite, Stripe, Hubspot und Slack.

• Zielgruppe

Teamwork richtet sich an Agenturen, kundenserviceorientierte ESNs und Marketingteams. 

• Funktionen 

Teamarbeit ermöglicht Multiprojektmanagement, Zeitmanagement und Rechnungsstellung, ihre Stärke.

Es ist ein echtes externes Kollaborationstool, mit dem Sie sich direkt auf der Plattform mit Dienstleistern austauschen können. Darüber hinaus bietet es Aufgaben- und Zeiterfassungsfunktionen, um Budget und ROI zu kontrollieren.

Schwächen

Auf der anderen Seite zeigt Teamwork einige Schwächen, wenn es um die Verwaltung von Portfolios, Fähigkeiten und Ressourcen geht. Es kann auch an Flexibilität mangeln. 

PrismPPM: die PMO-Plattform für strategisches Portfoliomanagement

• Warum PrismPPM wählen?

PrismPPM, früher bekannt als WorkOtter, ist eine PPM-Lösung, die für strategisches Projektportfoliomanagement entwickelt wurde.

Anpassbar, mit einer angenehmen Benutzeroberfläche, bietet PrismPPM engagierten Support und Kundenservice. Angereichert mit künstlicher Intelligenz präsentiert sich PrismPPM als innovative Lösung, die sich ständig weiterentwickelt.

• Zielgruppe

Das Tool richtet sich vor allem an PMO-Manager, CIOs, IT-Dienstleistungsunternehmen und Projektteams, die eine Komplettlösung für das Management ihres Projektportfolios suchen.

• Funktionen

PrismPPM bietet folgende Dienstleistungen an: 

• Projektmanagement
• Portfoliomanagement,
• Management von Ideen und Bedürfnissen,
• Ressourcenmanagement,
• Zeiterfassung
• Berichterstellung und Dashboarding.

Diese PMO-Software ermöglicht es Ihnen, ein Projektportfolio unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten zu verwalten, Workflows zu erstellen, personalisierte Berichtstabellen in Echtzeit zu erstellen oder Szenarien zu erstellen. 

• Schwächen

Eine der Schwachstellen von PrismPPM könnte die Dokumentation sein, die etwas leichter ist als bei anderen PMO-Tools. 

Dieser Vergleich konzentriert sich auf die sechs besten PMO-Softwares.

Die Wahl eines PMO-Tools ist eine strategische Entscheidung, die eine sorgfältige Überlegung verdient. Diese Software ist in der Tat ein echter Verbündeter bei der Verwaltung Ihrer Projekte und der effektiven Umsetzung Ihrer Strategie.

Bevor Sie also Ihre Wahl treffen, ist es wichtig, Ihre Prioritäten zu identifizieren: Was sind Ihre Bedürfnisse, Ihre Einschränkungen und die Funktionen, die wirklich wichtig sind?

Während Dienstleistungsunternehmen und IT-Dienstleistungsunternehmen eine All-in-One-Lösung wie Stafiz bevorzugen, profitieren technische Teams von der Bevorzugung von Tools wie Redmine oder Jira, die für diese Umgebungen besser geeignet sind.