¿Cómo elegir el software de planificación de recursos adecuado?

Hay varios programas de planificación de recursos en el mercado, pero es imperativo que elijas el adecuado para tu negocio.

La dotación de personal de una empresa de consultoría se gestionará de forma muy diferente a la de un almacén o una asociación, por ejemplo.

Antes de poner sus ojos en una herramienta, primero debe identificar las soluciones que mejor se adapten a sus necesidades y a su industria.

¿Qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de adquirir una herramienta de programación de personal adecuada para tu empresa?

Funciones tradicionales de administración de recursos 

El software de planificación de recursos debe ser capaz de reconocer a sus empleados. 

Para hacer esto, debe poder completar la mayor cantidad de información posible en la herramienta que pueda respaldar sus decisiones de asignación en los horarios.

Creación de perfiles de empleados

La forma más sencilla de identificar a tus empleados es, obviamente, poder crear un perfil para cada uno de ellos.

Deberá contener, al menos, los siguientes datos:

• el nombre,
• el nombre de pila,
• el nombre del cargo que ocupa.

Opcionalmente, si el software te lo permite, también puedes incluir la fecha de entrada en la empresa, el departamento al que está adscrito el puesto, e incluso una foto de perfil.

Gestión de competencias

Su herramienta de dotación de personal debe ser capaz de identificar la información introducida como tal: la creación de una base de datos.

De hecho, es esencial integrar las habilidades profesionales de sus empleados en sus perfiles para identificar rápidamente si una persona está calificada o no para ser asignada a un tipo específico de tarea, o incluso a un tipo específico de proyecto.

Registro de tiempo y gestión de hojas de horas

Para realizar un seguimiento de la producción en tiempo real y analizar los informes de producción, cualquier buen software de planificación de recursos debe contener parámetros de gestión del tiempo y la actividad.

Esto nos permite comparar el cronograma inicial con lo que se ha logrado. La entrada de tiempo se puede utilizar como referencia para planificar proyectos futuros o analizar la productividad.

• Permisos y ausencias: para establecer la disponibilidad de acuerdo con las obligaciones legales y los diferentes tipos de contratos (media jornada, jornada determinada).
• Entrada de tiempo: debe ser rápida y adaptada a su actividad: una agencia necesitará una granularidad fina, mientras que una empresa de servicios de TI querrá posicionar los perfiles durante períodos prolongados. Stafiz te permite gestionar ambas opciones simultáneamente.

Asignación de recursos a tareas y proyectos

Búsqueda por perfil

La integración de competencias y gestión del tiempo mencionada anteriormente será útil para la tarea de asignación de perfiles a los proyectos.

Con una barra de búsqueda podrá encontrar el perfil o perfiles que se ajusten a los requisitos y requisitos necesarios para llevar a cabo una tarea.

El motor de búsqueda de perfiles de Stafiz le permite asignar empleados calificados en función de las necesidades de recursos

El motor de búsqueda debe ser capaz de tener en cuenta las habilidades, pero estos criterios de búsqueda pueden variar y complementarse entre sí.

El criterio de la experiencia

A menudo es útil integrar la experiencia en la investigación: ¿este perfil ya ha participado en un proyecto en este cliente? ¿Ha trabajado alguna vez en este tipo de proyectos? 

Esto permite afinar la búsqueda con perfiles ya formados en la materia, lo que nos permite responder cada vez mejor a las necesidades de un cliente.

Además, le permite integrar las preferencias de sus empleados para movilizarlos hacia las competencias que desean desarrollar o perfeccionar, o hacia los tipos de misiones que les gustan.

El criterio de disponibilidad 

Cuando busque contratar un perfil suele ser por un periodo fijo.

Pero no es necesariamente a tiempo completo durante todo el período: puede ser en días u horas específicos, durante un período pero no al 100%, o solo en ciertos días de la semana. 

Los escenarios varían, y su software de planificación de recursos debe ayudarlo a cumplir con estos criterios.

También es una forma de no afectar a un perfil cualificado pero ya posicionado en otra misión, o simplemente ausente.

En particular, Stafiz ofrece crear categorías personalizadas en perfiles de usuario que puede etiquetar y personalizar como desee, de acuerdo con sus necesidades y procesos.

Aquí, las categorías de formación, herramientas y certificaciones son ejemplos de categorías personalizadas

Además, le permite integrar las preferencias de sus empleados para que puedan movilizarse en función de las competencias que deseen desarrollar o perfeccionar, o de los tipos de misiones que les gusten.

Los empleados con visibilidad de los proyectos pueden indicar su interés.

¡Y eso es bueno para la satisfacción de los empleados!

Facilidad de asignación de recursos

Para seguir siendo productivo ,la asignación de tareas no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Esa es probablemente una de las razones por las que ha decidido cambiar sus hojas de cálculo Excel por el software adecuado.

Stafiz permite un alto grado de granularidad en la cumplimentación de partes de horas desde horas a medias jornadas o jornadas completas.

Puede editar los cronogramas de sus proyectos desde diferentes ubicaciones con solo unos pocos clics para reducir el tiempo dedicado a la navegación y la planificación técnica.

Sugerencias inteligentes 

Con una base de datos de usuarios sólida y completa, puede ahorrar aún más tiempo y precisión en el desarrollo de su programación gracias a las sugerencias automáticas.

El Smart La combinación de Stafiz es un gran ejemplo. Desde la creación de un proyecto o simplemente durante una búsqueda, se presentarán automáticamente los candidatos disponibles y más calificados, solo tendrás que validar tus elecciones.

Este algoritmo ha sido diseñado para facilitar la optimización de sus índices de carga para ayudarle a aumentar la productividad.

Visibilidad de la planificación de recursos

El software de gestión de recursos debe dar una visibilidad completa a los equipos: el empleado debe tener una mejor visibilidad en su horario y, además, los gerentes también deben poder gestionar fácilmente las asignaciones de los empleados en proyectos y tareas de proyectos.

Visibilidad para los empleados y conexión con calendarios

Es importante dar al empleado visibilidad sobre su horario y objetivos. 

Así, cuando la dirección asigna al empleado a un proyecto, el software de planificación de recursos debe notificar al empleado o al subcontratista.

Lo ideal es que la sesión informativa asociada a esta tarea complemente la información del programa. Los empleados deben poder averiguar facilmente su horario iniciando sesión desde su aplicacion movil.

Cuando el software de dotación de personal también está conectado a la agenda del empleado, la visibilidad es aún más importante.

Las herramientas de dotación de personal que se conectan a los calendarios le permiten cambiar la dotación de personal en ambas direcciones si es necesario: de la herramienta al calendario y del calendario a la herramienta.

Visibilidad y gestión

Por el lado de la gestión, son las visiones globales las que tienen más valor para filtrar por rol, por equipo y saber a quién afecta qué. 

La herramienta de gestión de recursos debe facilitar la reasignación de la carga de trabajo de un empleado a otro, o el cambio de asignaciones de una fecha a otra si el proyecto se retrasa.

Los gestores de proyectos deben tener una visión clara de la planificación, la disponibilidad y carga de trabajo .

El seguimiento de la carga en Stafiz proporciona a su equipo de liderazgo una visibilidad completa de la actividad de sus equipos.

La gestión de derechos es muy importante aquí: ¿qué visibilidad se puede dar al gestor? ¿Todos los perfiles de la empresa o solo los de su equipo? 

Si el software de dotación de personal lo permite, se pueden definir los niveles de derechos.

Características de carga de trabajo y capacidad

Una carga bien distribuida y equilibrada es necesaria para mantener el nivel adecuado de productividad. 

Es por eso que su software de planificación de recursos debe brindarle visibilidad en tiempo real, pero también anticipatoria.

Equilibrio de carga

Para mejorar la eficiencia y la productividad de los equipos, el factor clave del éxito radica en una distribución optimizada de la carga.

Esto debe suavizarse tanto como sea posible entre los empleados para evitar cuellos de botella y retrasos. 

Ser capaz de identificar estos problemas de carga de un vistazo permite a los gerentes reorganizar el trabajo para que se distribuya mejor.

Además de aumentar la productividad una buena gestión de la carga de trabajo también aumenta la satisfacción de los empleados. Se acabaron los inconvenientes causados por la sobrecarga o la falta de actividad.

Escenarios de planificación de carga

Una de las grandes ventajas de las herramientas de gestión de recursos es que proporcionan anticipación.

Dan una visión de posibles faltantes de capacidad. De este modo, es posible decidir qué acciones tomar para colmar estas carencias de competencias: contratación, formación, colaboración con autónomos, etc. ¡Las posibilidades son numerosas!

Deben permitir planificar las cargas de trabajo futuras teniendo en cuenta el conjunto de la ocupación: proyectos de clientes, proyectos internos, ausencias, pero también oportunidades y proyectos que podrían ponerse en marcha.

Visualización de la carga de trabajo proyectada con consideración de proyectos con cierto porcentaje de probabilidad de ser firmados en preventa en Stafiz

En función del ámbito de aplicación elegido, el impacto sobre el puede cambiar.

Lo ideal es que puedas pre-contratar perfiles de proyectos que aún están en preventa. Dependiendo del porcentaje de posibilidades de éxito, se tiene en cuenta la carga adicional.

Por lo tanto, puede leer el cargo proyectado decidiendo si tener en cuenta o no los elementos en la preventa.

La creación de necesidades

Los empleados, ya sean representantes de ventas o gerentes de proyectos, deben ser capaces de crear necesidades de recursos cumpliendo ciertos criterios.

Creación de una demanda de necesidades de recursos humanos en Stafiz

Estas necesidades deben dirigirse a las personas a cargo de la dotación de personal. Esto implica que el software de gestión de recursos ofrece una función de "creación de requisitos" que le permite indicar:

• los criterios de competencia;
• los criterios de la experiencia;
• el período de carga;
• cualquier otro criterio personalizado que necesite.

Seguimiento de la producción y su impacto financiero

Seguimiento de la producción futura

Al asignar perfiles a proyectos o tareas, crea y actualiza sistemáticamente la previsión financiera, sin conocerla necesariamente.

De hecho, detrás de la asignación de un perfil, una herramienta de planificación de recursos que tenga funcionalidades financieras y de informes puede aportarle aún más valor gracias a:

• para calcular el progreso de un proyecto y el volumen de negocios asociado;
• calcular el impacto de las previsiones en la rentabilidad;
• para enviar todos los elementos a un ERP para actualizar la previsión.

Entonces ya no es necesario actualizar el cronograma, por un lado, y luego rehacer el trabajo actualizando los restos por hacer.

Calcular los márgenes a lo largo del proyecto

Si su software de dotación de personal le permite configurar los costos para cada usuario (un salario para un empleado o un precio de costo para un proveedor específico del proyecto), entonces la gestión de carga calculará la rentabilidad futura del proyecto.

Si puede dotar de personal a los subcontratistas e indicar su costo, es aún mejor, porque puede predecir la producción y el costo futuro del subcontratista.

Otros costes también repercutirán en su proyecto, como las compras de productos y los gastos de viaje que no pueden volver a facturarse. seguimiento financiero del proyecto en tiempo real asegúrese de que la solución de dotación de personal que ha elegido.

Puede conectar su herramienta de hoja de horas a su software de planificación de recursos para obtener el realizado (el tiempo ya trabajado) y la previsión. Sin embargo, si tu software integra la gestión del tiempo como Stafiz, el cálculo será automático.

La integración nativa de datos reales y previsiones sigue siendo la forma ideal de evitar los problemas de datos y otros errores que a veces pueden causar los conectores.

Todo lo que queda es leer el tablero del proyecto y verificar si la rentabilidad proyectada calculada está cerca del objetivo, o si los márgenes del proyecto se están desviando.

Conexión del software de planificación de recursos a un ERP

La actualización de los proyectos y el resto por realizar deben integrarse regularmente en el ERP.

Lo ideal es que los empleados trabajen en una solución más sencilla e intuitiva como la herramienta de planificación, antes de que los datos se envíen automáticamente a través de la API al ERP.

A continuación, las funciones financieras pueden tomar el relevo para preparar el cierre contable.

Posibles integraciones con Stafiz