2. ¿Cómo gestionar el riesgo de exceso de gasto y la facturación correspondiente?

Según el tipo de facturación de un proyecto, los riesgos de sobrecoste no son los mismos ni tienen el mismo impacto. Este artículo explora el impacto del seguimiento del presupuesto del proyecto en la facturación y, sobre todo, cómo gestionarlo. Descubre a continuación los enlaces a todos los artículos del dossier:

¿Cuáles son los riesgos en función del método de facturación de cada proyecto?

i. Facturación a tanto alzado: riesgo significativo

El riesgo en el margen es mayor cuando el proyecto se factura a un precio fijo. Pero a la inversa, también es el método de facturación que te permite generar la mejor rentabilidad.

El riesgo está relacionado con el hecho de que el importe que se factura al cliente no está directamente relacionado con el trabajo realizado para entregarlo.

Si el tiempo empleado en completar el proyecto es más largo de lo esperado, no cambiará la facturación ni la facturación. Por otro lado, se penalizará el margen.

Por lo tanto, es importante supervisar el margen del proyecto con visibilidad en la previsión para garantizar que no haya riesgo de desviarse del presupuesto.  

ii. Facturación por parte de contratistas directos: riesgo limitado pero a controlar

La facturación por gestión directa corresponde a la facturación por tiempo empleado. El cliente y el vendedor acuerdan una tarifa por hora o por día. El tiempo dedicado al proyecto se factura a la tarifa negociada.

En teoría, no hay riesgo de pérdida si el precio de venta calculado ya incluye un margen. Sin embargo, a veces no se factura todo el tiempo dedicado al proyecto. Ya sea a solicitud del cliente como parte de una renegociación, o porque el servicio requirió más tiempo del estimado y el vendedor no desea incluirlo en la facturación por motivos comerciales. Cuando se produce esta situación, el margen puede desviarse rápidamente del objetivo. Por lo tanto, también es importante controlar la rentabilidad cuando se venden servicios de forma directa.

 iii. Facturación de suscripciones: se requiere un seguimiento preciso y automatización

La facturación por suscripción suele referirse a la facturación por el uso de software SaaS, por ejemplo, o por un servicio básico para el que se ha negociado un método de facturación fijo por período. Por ejemplo, un CFO de tiempo compartido puede facturar cada mes por su servicio de cierre y actualización de informes a un precio fijo, facturado mensualmente.

En cualquier caso, esta facturación de suscripciones debe automatizarse, de lo contrario la pérdida de tiempo administrativo es significativa. Las herramientas de facturación de proyectos permiten automatizar esta facturación.

Hacer un seguimiento del tiempo empleado en el servicio para comparar la facturación asociada con el tiempo real permite validar la viabilidad del modelo de negocio. Idealmente, si la suscripción está bien negociada, el margen aumenta a medida que el trabajo se automatiza y la curva de aprendizaje permite que las tareas se completen más rápido. Este efecto conduce a un aumento de la rentabilidad.

A menudo se aplica un aumento anual de los aranceles para tener en cuenta, al menos, los efectos de la inflación. Sin este ajuste, existe el riesgo de que los márgenes se erosionen.

Cómo supervisar la facturación de los proyectos para mitigar el riesgo

Para la facturación de proyectos a precio fijo :

• Stafiz da una visibilidad completa de los márgenes proyectados teniendo en cuenta lo que queda por hacer en el proyecto. Cuando un proyecto corre el riesgo de desviarse de su presupuesto, se alerta a los responsables para que tomen medidas correctivas.
• Los plazos se preparan con antelación y las notificaciones se utilizan para realizar un seguimiento del progreso de los plazos de facturación del proyecto. El gerente de proyecto puede decirle a los equipos de facturación que se puede facturar una fecha límite con un solo clic.

Para la facturación basada en tiempo :

• Stafiz automatiza la validación del tiempo empleado para que los datos sean fiables, luego automatiza la preparación y el envío de facturas para ahorrar el mayor tiempo posible.
• Las órdenes de compra se analizan para confirmar la capacidad de facturar y se realizan recordatorios a los representantes de ventas cuando vencen las órdenes de compra.

Para la facturación de suscripciones :

• Las tarifas de los servicios se pueden establecer con un enfoque estándar (pero ajustado de acuerdo con cada proyecto)
• Las tarifas pueden ajustarse en masa para tener en cuenta los cambios de precios

Los 9 problemas de la facturación de proyectos y ¿cómo te ayuda Stafiz a resolverlos?

1. ¿Cómo calculo los costos, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?

2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de sobrecoste del proyecto?

3. ¿Cómo hacer que los clientes les paguen más rápido?

4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos

5. ¿Cómo contabilizo la facturación fiscal y la facturación multidivisa?

6. Cómo gestionar la facturación entre diferentes entidades de una misma empresa (flujos intercompañía)

7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?

8. ¿Cómo puedo modificar ciertos parámetros que afectarán a la facturación durante los proyectos?

9. ¿Cómo configuro una herramienta de cotización y facturación de proyectos?

Los 9 problemas de la facturación de proyectos