Wie wählt man die richtige Ressourcenplanungssoftware aus?

Es gibt mehrere Ressourcenplanungssoftware auf dem Markt, aber es ist unerlässlich, dass Sie die richtige für Ihr Unternehmen auswählen.

Die Besetzung eines Beratungsunternehmens wird ganz anders gehandhabt als beispielsweise die eines Lagers oder eines Verbandes.

Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, müssen Sie zunächst die Lösungen identifizieren, die für Ihre Bedürfnisse und Ihre Branche am besten geeignet sind.

Welche Kriterien sind zu berücksichtigen, wenn Sie ein an Ihr Unternehmen angepasstes Personalbesetzungstool erwerben möchten?

Herkömmliche Funktionen für das Ressourcenmanagement 

Eine Ressourcenplanungssoftware sollte in der Lage sein, Ihre Mitarbeiter zu erkennen. 

Zu diesem Zweck müssen Sie in der Lage sein, so viele Informationen wie möglich in das Tool einzugeben, die Ihre Zuteilungsentscheidungen in den Zeitplänen unterstützen können.

Erstellung von Mitarbeiterprofilen

Der einfachste Weg, Ihre Mitarbeiter zu identifizieren, besteht natürlich darin, für jeden von ihnen ein Profil zu erstellen.

Er muss mindestens folgende Daten enthalten:

• den Namen,
• den Vornamen,
• Der Name der Position, die er oder sie innehat.

Optional können Sie, wenn die Software es zulässt, auch das Datum des Eintritts in das Unternehmen, die Abteilung, an die die Position angehängt ist, und sogar ein Profilbild angeben.

Kompetenzmanagement

Ihr Personalbesetzungstool muss in der Lage sein, die eingegebenen Informationen als solche zu identifizieren: Die Erstellung einer Datenbank ist dann unerlässlich.

Es ist in der Tat unerlässlich, die beruflichen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter in ihre Profile zu integrieren, um schnell zu erkennen, ob eine Person für eine bestimmte Art von Aufgabe oder sogar für eine bestimmte Art von Projekt qualifiziert ist oder nicht.

Zeiterfassung und Zeiterfassungsverwaltung

Um die Produktion in Echtzeit zu verfolgen und Produktionsberichte zu analysieren, sollte jede gute Ressourcenplanungssoftware Parameter für das Zeit- und Aktivitätsmanagement enthalten.

Dies ermöglicht es uns, den ursprünglichen Zeitplan mit dem zu vergleichen, was erreicht wurde. Der Zeiteintrag kann dann als Referenz verwendet werden, um zukünftige Projekte zu planen oder die Produktivität zu analysieren.

• Urlaub und Abwesenheiten: um die Verfügbarkeit in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Verpflichtungen und den verschiedenen Arten von Verträgen (Halbzeit, fester Tag) einzurichten.
• Zeiterfassung: Sie muss schnell und an Ihre Tätigkeit angepasst sein: Eine Agentur benötigt eine feine Granularität, während ein IT-Dienstleistungsunternehmen Profile über längere Zeiträume positionieren möchte. Stafiz ermöglicht es Ihnen, beide Optionen gleichzeitig zu verwalten.

Zuordnung von Ressourcen zu Aufgaben und Projekten

Suche nach Profil

Die bereits erwähnte Integration von Fähigkeiten und Zeitmanagement ist nützlich für die Aufgabe der Zuweisung von Profilen zu Projekten.

In der Tat können Sie mit einer Suchleiste das/die Profil(e) finden, das/die den Qualifikationen und Anforderungen entspricht, die für die Ausführung einer Aufgabe erforderlich sind.

Die Profilsuchmaschine von Stafiz ermöglicht es Ihnen, qualifizierte Mitarbeiter basierend auf dem Ressourcenbedarf zuzuweisen

Die Suchmaschine muss in der Lage sein, Fähigkeiten zu berücksichtigen, aber diese Suchkriterien können variieren und sich gegenseitig ergänzen.

Das Kriterium der Erfahrung

Oft ist es sinnvoll, Erfahrungen in die Forschung zu integrieren: Hat dieses Profil bereits an einem Projekt bei diesem Kunden teilgenommen? Hat er jemals an dieser Art von Projekt gearbeitet? 

Dies ermöglicht es, die Suche mit bereits zu diesem Thema trainierten Profilen zu verfeinern und effektiver auf die Bedürfnisse eines Kunden einzugehen.

Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit, die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter zu integrieren, so dass sie für Fähigkeiten mobilisiert werden können, die sie vertiefen oder perfektionieren möchten, oder für Arten von Missionen, die ihnen gefallen.

Das Verfügbarkeitskriterium 

Wenn Sie ein Profil besetzen möchten, geschieht dies in der Regel über einen bestimmten Zeitraum.

Aber es ist nicht unbedingt Vollzeit für den gesamten Zeitraum: Es kann an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten sein, über einen bestimmten Zeitraum, aber nicht zu 100%, oder nur an bestimmten Wochentagen. 

Die Szenarien variieren, und Ihre Ressourcenplanungssoftware sollte Ihnen dabei helfen, diese Kriterien zu erfüllen.

Es ist auch eine Möglichkeit, ein qualifiziertes Profil nicht zu beeinträchtigen, das bereits auf einer anderen Mission positioniert ist oder einfach nicht vorhanden ist.

Insbesondere bietet Stafiz die Möglichkeit, personalisierte Kategorien in Benutzerprofilen zu erstellen , die Sie nach Belieben beschriften und an Ihre Bedürfnisse und Prozesse anpassen können.

Hier sind die Kategorien "Schulung", "Tools" und "Zertifizierungen" Beispiele für benutzerdefinierte Kategorien

Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit, die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter zu integrieren, so dass sie für Fähigkeiten mobilisiert werden können, die sie vertiefen oder perfektionieren möchten, oder für Arten von Missionen, die ihnen gefallen.

Mitarbeiter, die Einblick in Projekte haben, können ihr Interesse bekunden.

Und das ist gut für die Mitarbeiterzufriedenheit!

Einfache Ressourcenzuweisung

Um produktiv zu bleiben, sollte das Taschengeld keine Kopfschmerzen bereiten! Dies ist wahrscheinlich einer der Gründe, warum Sie sich entschieden haben, Ihre Excel-Tabellen gegen eine geeignete Software auszutauschen. 

Stafiz ermöglicht eine große Granularität beim Ausfüllen von Stundenzetteln, die von einer Stunde über einen halben Tag bis hin zu einem ganzen Tag reichen.

Sie können Ihre Projektzeitpläne von verschiedenen Standorten aus mit nur wenigen Klicks bearbeiten, um den Zeitaufwand für Navigation und technische Planung zu reduzieren.

Intelligente Vorschläge 

Mit einer soliden und vollständigen Benutzerdatenbank können Sie dank automatischer Vorschläge noch mehr Zeit und Genauigkeit bei der Erstellung Ihres Zeitplans sparen.

Das Smart Matching von Stafiz ist ein gutes Beispiel. Von der Erstellung eines Projekts an oder einfach während einer Suche werden automatisch die verfügbaren und qualifiziertesten Kandidaten angezeigt, Sie müssen nur Ihre Auswahl bestätigen.

Dieser Algorithmus wurde entwickelt, um die Optimierung Ihrer Laderaten zu erleichtern und Ihnen zu helfen, Ihre Produktivität zu steigern.

Transparenz in der Ressourcenplanung

Die Ressourcenmanagement-Software muss den Teams volle Transparenz bieten: Der Mitarbeiter muss einen besseren Überblick über seinen Zeitplan haben, und darüber hinaus müssen die Manager in der Lage sein, die Mitarbeiterzuweisungen zu Projekten und Projektaufgaben einfach zu verwalten.

Sichtbarkeit für Mitarbeiter und Verbindung mit Kalendern

Es ist wichtig, dem Mitarbeiter einen Überblick über seinen Zeitplan und seine Ziele zu geben. 

Wenn das Management den Mitarbeiter einem Projekt zuweist, muss die Ressourcenplanungssoftware den Mitarbeiter oder Subunternehmer benachrichtigen.

Im Idealfall ergänzt das Briefing, das mit dieser Aufgabe verbunden ist, die Informationen zum Zeitplan. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, ihren Zeitplan leicht herauszufinden, indem sie sich über ihre mobile Anwendung anmelden.

Wenn die Personalbeschaffungssoftware auch mit der Agenda des Mitarbeiters verbunden ist, ist die Transparenz noch wichtiger.

Mit Besetzungswerkzeugen, die mit Kalendern verbunden sind, können Sie die Besetzung bei Bedarf in beide Richtungen ändern: vom Tool zum Kalender und vom Kalender zum Tool.

Transparenz und Verwaltung

Auf der Managementseite sind es die globalen Ansichten, die den größten Wert haben, um nach Rolle und Team zu filtern und zu wissen, wer von was betroffen ist. 

Das Ressourcenmanagement-Tool sollte es einfach machen, die Arbeitslast von einem Mitarbeiter auf einen anderen umzuverteilen oder Zuweisungen von einem Datum auf ein anderes zu verschieben, wenn sich das Projekt verzögert.

Den Projektmanagern muss ein klarer Überblick über den Zeitplan, die Verfügbarkeit und die Auslastung zur Verfügung stehen.

Die Lastverfolgung in Stafiz gibt Ihrem Führungsteam einen vollständigen Überblick über die Aktivitäten Ihrer Teams.

Das Rechtemanagement ist hier sehr wichtig: Welche Sichtbarkeit kann dem Manager gegeben werden? Alle Profile des Unternehmens oder nur die seines Teams? 

Wenn die Besetzungssoftware es zulässt, können Rechtestufen definiert werden.

Funktionen für Arbeitsauslastung und Kapazität

Eine gut verteilte und ausgewogene Last ist notwendig, um das richtige Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten. 

Aus diesem Grund muss Ihre Ressourcenplanungssoftware Ihnen Echtzeit-, aber auch vorausschauende Transparenz bieten.

Lastenausgleich

Um die Effizienz und Produktivität von Teams zu verbessern, liegt der entscheidende Erfolgsfaktor in einer optimierten Lastverteilung.

Dies muss zwischen den Mitarbeitern so weit wie möglich geglättet werden, um Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden. 

Die Möglichkeit, diese Auslastungsprobleme auf einen Blick zu erkennen, ermöglicht es Managern, die Arbeit neu zu organisieren , so dass sie besser verteilt wird.

Neben einem Produktivitätsgewinn führt ein gutes Lastmanagement zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Keine Unannehmlichkeiten mehr durch Überlastung oder mangelnde Aktivität!

Szenarien für die Ladungsplanung

Einer der großen Vorteile von Ressourcenmanagement-Tools ist, dass sie Antizipation bieten.

Sie geben einen Ausblick auf mögliche Kapazitätsengpässe. Es ist dann möglich zu entscheiden, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, um diese Qualifikationslücken zu schließen: Rekrutierung, Schulung, Zusammenarbeit mit Freiberuflern usw. Die Möglichkeiten sind zahlreich!

Sie müssen es ermöglichen, die zukünftige Auslastung unter Berücksichtigung der gesamten Belegung zu skripten: Kundenprojekte, interne Projekte, Abwesenheiten, aber auch Chancen und Projekte, die zum Starten gebracht werden könnten.

Visualisierung der prognostizierten Auslastung unter Berücksichtigung von Projekten mit einer bestimmten prozentualen Chance, im Pre-Sales in Stafiz unterschrieben zu werden

Je nach ausgewähltem Umfang können sich die Auswirkungen auf die Last ändern.

Im Idealfall können Sie Profile für Projekte, die sich noch im Pre-Sales befinden, vorab besetzen. Abhängig von der prozentualen Erfolgsaussicht wird die Mehrbelastung berücksichtigt.

Sie können also die prognostizierte Gebühr ablesen , indem Sie entscheiden, ob die Elemente im Vorverkauf berücksichtigt werden sollen oder nicht.

Die Schaffung von Bedürfnissen

Mitarbeiter, egal ob es sich um Außendienstmitarbeiter oder Projektmanager handelt, müssen in der Lage sein, Ressourcenbedarf zu schaffen, indem sie bestimmte Kriterien erfüllen.

Schaffung einer Nachfrage nach Personalbedarf in Stafiz

Diese Bedürfnisse müssen dann an die für die Personalbesetzung verantwortlichen Personen gerichtet werden. Dies bedeutet, dass die Ressourcenmanagement-Software eine Funktion zur Erstellung von Anforderungen bietet, mit der Sie Folgendes angeben können:

• die Kompetenzkriterien;
• die Kriterien der Erfahrung;
• den Ladezeitraum;
• alle anderen benutzerdefinierten Kriterien, die Sie benötigen.

Überwachung der Produktion und ihrer finanziellen Auswirkungen

Verfolgen Sie die zukünftige Produktion

Durch die Zuordnung von Profilen zu Projekten oder Aufgaben erstellen und aktualisieren Sie systematisch die Finanzprognose, ohne es unbedingt zu wissen.

Hinter der Zuweisung eines Profils kann ein Ressourcenplanungstool mit Finanz- und Berichtsfunktionen Ihnen noch mehr Wert bringen, dank:

• um den Fortschritt eines Projekts und den damit verbundenen Umsatz zu berechnen;
• Berechnung der Auswirkungen von Prognosen auf die Rentabilität;
• , um alle Elemente an ein ERP zu senden, um die Prognose zu aktualisieren.

Es ist dann nicht mehr notwendig, einerseits den Zeitplan zu aktualisieren und dann die Arbeit zu wiederholen, indem die noch zu erledigenden Reste aktualisiert werden.

Berechnen Sie Margen während des gesamten Projekts

Wenn Ihre Personalsoftware es Ihnen ermöglicht, Kosten für jeden Benutzer einzurichten (ein Gehalt für einen Mitarbeiter oder einen Selbstkostenpreis für einen projektspezifischen Lieferanten), berechnet das Lastmanagement die zukünftige Rentabilität des Projekts.

Wenn Sie Subunternehmer besetzen und ihre Kosten angeben können, ist dies sogar noch besser, da Sie die Produktion und die zukünftigen Kosten des Subunternehmers vorhersagen können.

Andere Kosten wirken sich auf Ihr Projekt aus: Produktkäufe, Reisekosten, die nicht in Rechnung gestellt werden können, usw. Um alles integrieren zu können und eine zuverlässige Finanzüberwachung in Echtzeit zu erhalten, stellen Sie sicher, dass die gewählte Personalbeschaffungslösung dies zulässt.

Sie können Ihr Zeiterfassungstool mit Ihrer Ressourcenplanungssoftware verbinden, um die realisierte (die bereits gearbeitete Zeit) und die Prognose zu erhalten. Wenn Ihre Software jedoch eine Zeitwirtschaft wie Stafiz integriert, erfolgt die Berechnung automatisch.

Eine native Integration des Realisierten und der Prognose ist immer noch ideal, um Datenprobleme und andere Fehler zu vermeiden, die Konnektoren manchmal verursachen können.

Alles, was bleibt, ist, das Projekt-Dashboard zu lesen und zu prüfen, ob die berechnete prognostizierte Rentabilität nahe am Ziel liegt oder ob die Projektmargen abweichen.

Anbindung einer Ressourcenplanungssoftware an ein ERP

Die Aktualisierung von Projekten und der Rest der zu erledigenden Aufgaben müssen regelmäßig in das ERP integriert werden.

Im Idealfall arbeiten die Mitarbeiter in einer einfacheren und intuitiveren Lösung wie dem Planungstool, bevor die Daten automatisch per API an das ERP gesendet werden.

Die Finanzfunktionen können dann die Vorbereitung des Buchhaltungsabschlusses übernehmen.

Mögliche Integrationen mit Stafiz