Der Leitfaden für eine effektive Projektverfolgung
23. März 2023
Was ist Projektbegleitung?
Projektbegleitung: Definition
Projektüberwachung ist dieregelmäßige Analyse des Fortschritts eines Projekts sowie seiner finanziellen Leistung im Vergleich zu einem ursprünglich festgelegten Ziel.
Die Projektverfolgung ist eine notwendige Maßnahme, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten. Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt scheitern kann. Daher ist es unerlässlich, auf die Informationen zuzugreifen, die das Projekt verfolgen, wie z. B. den Fortschritt der Aufgaben, die Einhaltung des Budgets und der Margen oder die Aktualisierung der noch zu erledigenden Aufgaben.
Im Idealfall verdienen es alle Projekte, verfolgt zu werden. Selbst interne Projekte, die keinen Umsatz generieren, sollten verfolgt werden, damit die Daten die Beantwortung folgender Fragen ermöglichen:
Welche Mitarbeiter haben an diesem Projekt gearbeitet?
Wie viel Zeit verbringen die Mitarbeiter insgesamt mit internen Projekten?
Wie hoch sind die Kosten für interne Projekte?
Bei Projekten, die Umsätze generieren, ist es aus den oben genannten Gründen noch wichtiger, das Projekt zu verfolgen.
Wer sollte ein Projekt betreuen?
In der Regel ist es der Projektmanager, der die Verantwortung für die Überwachung des Projekts trägt. Diese Verantwortung beinhaltet die Einhaltung eines Zeitziels (festgelegte Dauer oder Frist für die Durchführung des Projekts), eines Ziels für die Quantität der Ergebnisse, eines Ziels für die Qualität der Ergebnisse sowie eines Ziels für die Einhaltung des Budgets für die Durchführung des Projekts.
Die Projektleiter müssen mehr Verantwortung übernehmen, indem sie mit der Projektverfolgung betraut werden. Sie müssen in der Lage sein, eine Reihe von Elementen zu verfolgen.
Die Erfüllung der Aufgaben und die Qualität der Ausführung.
Die Überwachung der Kosten und die Einhaltung des Budgets.
Die Einhaltung der Gesamtfristen des Projekts.
Die Rechnungsstellung für das Projekt, falls zutreffend.
Was ist der Unterschied zwischen Projektsteuerung und Projektmanagement?
Projektsteuerung und Projektmanagement werden oft gleichgesetzt, unterscheiden sich aber im Umfang ihrer Aktionen.
Eine strategische Vision
Wie die Unternehmenssteuerung beinhaltet auch die Projektsteuerung eine strategische Vision, die auf Entscheidungsfragen reagiert, und umfasst Schritte wie :
Die Maßnahme
Antizipation
Die Simulation
Die Anpassung
Eine operative Dimension
Das Projektmanagement konzentriert sich auf die Dimensionoperative des Projekts, mit einer begrenzteren strategischen Vision. Es umfasst im Wesentlichen eine tagesaktuelle Überwachung der Produktion.
Zwischen Projektüberwachung, -management und -steuerung unterscheiden
Was ist der Unterschied zwischen Projektüberwachung und Projektsteuerung?
Projektüberwachung und Projektsteuerung werden ebenfalls häufig verwechselt.
In Wirklichkeit ist die Projektverfolgung ein integraler Bestandteil der Projektsteuerung und des Projektmanagements.
Daten sammeln
Die Überwachung umfasst Folgendes das Sammeln von Daten die zur Entscheidungsfindung herangezogen werden.
Instrumente wie Dashboards, Zeiterfassung und Besprechungen befeuern diese Datensammlung.
Daten vergleichen
Das Projektmonitoring ist auf die laufenden Aktivitäten ausgerichtet und sollte kontinuierlich und regelmäßig erfolgen.
Die gesammelten und analysierten Daten tragen dazu bei, die Abweichungen zwischen dem realisiert und Prognose.
Wie kann ein Projekt durch effektive Nachbereitung erfolgreich sein?
Bereiten Sie das Projekt sorgfältig vor
Die Vorbereitung ist ein wichtiger Schritt in den fünf Phasen des Projektmanagements. In der Vorbereitungsphase werden einige Punkte geklärt, wie z. B. :
die erwarteten Lieferleistungen,
das Budget,
die Fälligkeitstermine,
Schlüsselkompetenzen,
die verschiedenen Phasen, aus denen sich das Projekt zusammensetzt,
die Aufgaben für jedes Deliverable.
Der Projektmanager, auch Projektleiter genannt, muss dann in der Lage sein, Vorschläge zu machen für realistische Schätzungen. Dies geschieht dann durch :
Analyse der verfügbaren Ressourcen (finanziell, personell, materiell),
Berücksichtigung des Kontexts, in dem das Projekt angesiedelt ist,
die Priorisierung von Zielen und Aufgaben
Antizipation von Risiken.
Die Vorbereitung ist zwar langwierig und zeitraubend, aber sie schafft eine solide Grundlage für eine gute Projektnachbereitung und letztlich für den Gesamterfolg des Projekts.
Strategische Auswahl der Ressourcen
Verfügbare Ressourcen identifizieren
Die Ressourcen die einem Projekt zugewiesen werden, bestimmen seinen Erfolg.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektmanager genau weiß, welche Ressourcen ihm zur Verfügung stehen, sowohl menschliche, finanziell als auch materielle.
Simulieren Sie mithilfe von Projektmanagement-Tools Szenarien und passen Sie diese bei Bedarf an.
Um ein qualitativ hochwertiges Projekt in der vorgegebenen Zeit abzuliefern, werden Sie Folgendes tun müssen Ihre Ressourcen organisieren gründlich.
Stafiz integriert die fortschrittlichsten Funktionen des Marktes im Bereich der Stellenbesetzung, einschließlich der Kapazitätsplanung - genaue Bedarfsermittlung, Antizipation des Profilbedarfs & Sourcing -, der Zuweisung/Planung von Mitarbeitern sowie der Verfolgung der Arbeitszeiten.
Schritt 1: Die Überwachung der Aufgabenplanung und des Staffing
Wenig überraschend ist die Überwachung des Projektzeitplans von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden.
Das bedeutet, dass Sie die Projektaufgaben auf jeden Aufgabenverantwortlichen planen und überprüfen müssen, ob das Auslastungsniveau richtig kalibriert ist. Die Mitwirkenden sollten weder unter- noch überfordert sein, um eine reibungslose Durchführung des Projekts zu gewährleisten.
GANTT-Diagramme sind in der Regel der geeignetste Ansatz, um die Fristen, die für die verschiedenen Aufgaben eingehalten werden müssen, verfolgen zu können.
Die geplanten Fristen sollten vom Projektleiter regelmäßig überprüft werden. Wenn geplant werden muss eine unerwartet hohe Belastung einer Aufgabe, muss der Zeitplan sofort aktualisiert werden.
Idealerweise ermöglicht Ihnen das Projektverfolgungstool, die zukünftigen Kosten neu zu berechnen, wenn Sie den Projektplan anpassen.
Welche Maßnahmen können ergriffen werden, wenn die Projektverfolgung eine Minderleistung anzeigt?
Reorganisieren Sie die Besetzung des zukünftigen Projekts mit Mitarbeitern, die vielleicht jünger sind und somit geringere Kosten repräsentieren, aber die Fähigkeit haben, die Aufgabe mit demselben Qualitätsniveau zu erledigen.
Reorganisieren Sie Aufgaben, um die verbleibende Zeit für das Projekt zu reduzieren.
Verhandeln Sie den Preis des Projekts mit dem Kunden neu, um eine Budgetverlängerung zu ermöglichen.
Wenn ein Geschäft die Durchführung zahlreicher Projekte erfordert, muss man die historische Leistung analysieren können, um Korrekturen zu erkennen.
Wenn z. B. die Gewinnspannen ständig unter dem Zielwert liegen, müssen Sie den Grund dafür verstehen.
Ist die für das Projekt aufgewendete Zeit häufig höher als die geplante Zeit?
Ist die Verteilung der Zeit auf die verschiedenen Rollen mit den Budgets abgestimmt?
Sind die Kosten und Einkäufe von Unteraufträgen korrekt budgetiert?
Ist die Preisgestaltung der Projekte zu niedrig?
All dies sind mögliche Gründe, die bestätigt werden müssen, um die künftige Leistung verbessern zu können.
Allzu regelmäßig führen Finanzteams oder Controller eigenständig Analysen durch, ohne die Informationen in Echtzeit mit den operativen Teams zu teilen. Dies führt zu einer Trägheit in der Projektverfolgung und hindert die Unternehmen daran, ihre Rentabilität schnell und effektiv zu verbessern.
Steigern Sie Ihre Projektverfolgung für mehr Effizienz
Stafiz ist das Tool zur Projektverfolgung, das sich an der Rentabilität und dem Engagement der Mitarbeiter orientiert. Sie verwalten Ihr Staffing und steuern Ihre Aktivitäten.
Mit einer integrierten 360°-Überwachung der prognostizierten KPIs - einschließlich der Besetzung, der finanziellen Leistung (Marge etc.), des Projektfortschritts (Fristen) und der Rechnungsstellung - erhalten Sie eine hohe Transparenz, um Ihre Projekte zu planen und anzupassen.
Jeder wird befähigt und befähigt, auf Projektebene oder bis hin zur Vision eines Projektportfolios für das Topmanagement zu handeln.
Die Indikatoren, die für eine effektive Projektsteuerung eingeführt werden sollten, sind :
den prozentualen Fortschritt des Projekts,
den zum Zeitpunkt anerkannten Umsatz,
die Marge des Projekts zum Zeitpunkt der Fertigstellung und die Marge zum Zeitpunkt der Fertigstellung (unter Berücksichtigung dessen, was noch zu tun ist),
die Fortschrittsrate der Aufgaben,
die Rechnungsstellung zum Zeitpunkt im Vergleich zu den zum Zeitpunkt erfassten Umsätzen.
Die Projektbuchhaltung bleibt das Herzstück der Projektüberwachung. Sie ermöglicht eine effizientere Überwachung des finanziellen Teils des Projekts und damit der Gesamtleistung des Projekts.
Warum sollte man in die Einrichtung eines Projektmonitorings investieren?
Die Projektverfolgung ist eine Investition wert, denn es geht um viel: die Verbesserung der Produktivität und Rentabilität.
Außerdem betrifft es die Gesamtheit der Projekte des Unternehmens, sowohl externe, die Kunden einbeziehen, als auch interne, die eine Verbesserung der Prozesse ermöglichen.
Über zuverlässige Daten verfügen
Da Daten die Entscheidungsfindung begleiten, müssen sie zugänglich und aktuell sein . Dies geschieht unter anderem durch die Strukturierung von Prozessen und die Organisation von Informationen.
Ohne eine festgelegte Strategie laufen Sie Gefahr, dass sich Informationen über verschiedene Medien verteilen: Excels-Dateien, E-Mails, Gesprächsfäden und andere Anwendungen.
Diese Praxis ist jedoch kontraproduktiv: Die Aufmerksamkeit wird zerstreut, Zeit geht verloren und es besteht die Gefahr, dass Informationen verloren gehen.
Verbessern Sie die Sichtbarkeit der Leistung
Ziel der Projektüberwachung ist es, festzustellen, ob sich das Projekt auf dem richtigen Weg befindet. Der erste Schritt besteht daher darin ein realistisches Bild zu erhalten der aktuellen Situation zu erstellen.
Wenn Sie in die Projektverfolgung investieren, gewinnen Sie an Ansehen. Sichtbarkeit und verfügen über alle Elemente, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Ressourcen anpassen
Diese Sichtbarkeit wird es dem Projektleiter ermöglichen , die Ressourcen anzupassen.
Eine strenge finanzielle Überwachung wird zum Beispiel dazu beitragen, mögliche Abweichungen zwischen dem Verbrauch des Budgets und der Planung zu erkennen.
Beachten Sie, dass die Anpassung der Ressourcen während des Projekts Beobachtung, Genauigkeit und Flexibilität erfordert .
Schritt 3: Aufbau einer effektiven Kommunikation
An Projekten sind mehrere Mitwirkende beteiligt, die über alle möglichen Ressourcen verfügen müssen, um über den Fortschritt zu kommunizieren und in der Lage zu sein, Informationen untereinander weiterzugeben.
Daher ist es notwendig, eine Kommunikation einzurichten, die auf Zuhören beruht, und Projektüberwachungssitzungen abzuhalten, um die Situation zu teilen und während des gesamten Projekts die richtigen Schiedsentscheidungen zu treffen.
Aufbau einer wohlwollenden Kommunikation
Beim Projektmanagement sind Menschen involviert: Kommunikation ist daher der Schlüssel und bestimmt den Erfolg des Projekts.
Der Projektleiter hat somit die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass es allen Beteiligten gelingt, sich auf eine gute Art und Weise auszutauschen konstruktiv und wohlwollendDies gilt sowohl für die Teams interne, den Dienstleister oder dem Kunde.
Wie organisiert man ein effektives Projektnachbereitungstreffen?
Sitzungen sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Projektüberwachung, auch wenn sie von den Teams im Allgemeinen nicht sehr geschätzt werden.
Wenn sie regelmäßig und strukturiert organisiert werden , ermöglichen sie es dem Management, Feedback über die Realität vor Ort zu erhalten, um notwendige Anpassungen der Ressourcen oder sogar der Ziele zu identifizieren. Diese Reaktionsfähigkeit ist ein Segen für das Antizipieren von Risiken.
Diese Folgetreffen werden in fünf Schritten vorbereitet.
Der Projektleiter stellt sicher, dass die Monitoringdaten aktuell sind und dass er sie weitergeben kann.
Die erledigten Aufgaben wurden bereits vom Manager überprüft. Die Projektverfolgungssitzung sollte nicht dazu dienen, die Qualität dieser Aufgaben zu überprüfen, sondern sollte den Status der Aufgaben bestätigen (erledigt, in Arbeit, zu überarbeiten, abgebrochen...).
Sie sollten die Bottlenecks des Projekts identifizieren und bei der Überprüfung der Aufgaben Prioritäten setzen, indem Sie mit den Aufgaben beginnen, die einen Bottleneck darstellen.
Systematische Überprüfung der Planung: Antizipieren Sie, wie viel von jeder Aufgabe noch zu erledigen ist, und weisen Sie die damit verbundene Belastung in der Planung der Mitarbeiter zu.
Überprüfen Sie, ob die Abschlussmarge des Projekts weiterhin mit der des Budgets übereinstimmt.
Strukturierung der Nachbereitungstreffen
Sie kennen das Sprichwort: Die kürzesten Witze sind die besten. Das gilt auch für Besprechungen, die weder zu lang noch zu häufig sein sollten, da dies zu Frustration führen kann.
Damit sie produktiv sind, stellen Sie sicher, dass Sie eine Tagesordnung aufstellen und Leistungsindikatoren festgelegt haben, die Sie im Auge behalten sollten. Sie werden Ihnen helfen, Ihre Entscheidungen in die richtige Richtung zu lenken.
Den Zugang zu Informationen erleichtern
Aufbrechen von Silos durch Informationen zugänglich machen wird eine effektive Projektverfolgung ermöglichen.
Denn die Teams müssen über das richtige Maß an Informationen verfügen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern . So kann jeder seine Rolle effizient erfüllen.
Die verschiedenen Instrumente der Projektverfolgung
Die Aufgabenstellung
Die Leistungsbeschreibung ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektüberwachung, da sie die zu erreichenden Ziele und die erwartetenErgebnissefestlegt.
Er dient als Referenz und strukturiert die Erwartungen des Kunden in Bezug auf Ziele, Fristen, Termine, Kosten und Ausgaben sowie in der Aufgabenverteilung nach Rollen.
Die Planungen
Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm bietet eine grafische Visualisierung des Projekts über einen Zeitraum bestimmten Zeitraumin Form einer Zeitleiste. Es dient dazu, den Fortschritt der Aufgaben zu planen und zu verfolgen.
Gantt in Stafiz
Das Gantt-Diagramm hilft, schnell die Abhängigkeiten von Aufgaben untereinander zu erkennen und so zu identifizieren, welche Aufgaben von einer Verzögerung betroffen sein könnten.
Die Kanban-Ansicht
Kanban bietet eine weitere Art der Visualisierung, diesmal in Form von Spalten. Es ist in der Regel in mindestens drei Spalten gegliedert: zu erledigen, in Arbeit, erledigt.
Kanban in Stafiz
Die Anzeiger
Dashboards in der Projektverfolgungsind ein wertvolles Instrument. Sie ermöglichen es, Folgendes zu tun zentralisieren und aggregieren Informationen, um einen Gesamtüberblick über das Projekt zu erhalten.
Jedes Projekt sollte ein Dashboard zur Verfügung haben, mit dem die festgelegten KPIs untersucht werden können. Einige Indikatoren bleiben bei der Projektüberwachung wesentlich zu beobachten :
erreichte und verbleibende Ziele ;
den Status der verschiedenen Aufgaben ;
die neuesten Aktualisierungen.
Ein Dashboard in Stafiz mit einer vorausschauenden Sicht auf die KPIs: hier Marge, Fortschritt und Erfüllungsgrad
Software für das Projektmanagement
Sie können die Projektverfolgung auf zugängliche Weise erleichtern, indem Sie eindediziertes Tool zur Projektverfolgung. Sie zentralisieren die DatenDie Daten werden in einer Datenbank zusammengefasst, um sie zuverlässig, zugänglich und aktuell zu machen.
Der Informationsfluss wird dadurch flüssiger und die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten erleichtert.
Darüber hinaus bieten einige dieser ProgrammeAutomatisierungsfunktionen. Das spart viel Zeit, verringertFehler durch doppelte Eingaben und erhöht Ihre Genauigkeit.
Stafiz zentralisiert die Daten auf mehreren Ebenen. Alle Kosten werden berücksichtigt, ebenso wie die Einnahmen im Sinne einer Vollkostenrechnung in der Buchhaltung. Das Aktivitätsmanagement ist von Anfang bis Ende integriert: von der Verwaltung der Gelegenheiten bis zur Rechnungsstellung. Sie können Ihre Chancen sofort in Aufträge umwandeln, indem Sie den ursprünglichen Plan verwenden.
Hier ist eine Liste der Funktionen, die Business-Software wie Stafiz bietet.
Kommunikation und reibungsloser Austausch
Sie brauchen, dass Ihr Team synchronisiert ist und sich regelmäßig austauscht
Sie müssen Ihre Aufgaben auf einfache Weise organisieren
Microsoft project, Trello, monday.com
Verwaltung von Projekt- und Kundenportfolios
Sie müssen Ihre Ressourcen und Berater planen, den Qualifikationsbedarf antizipieren
Sie möchten Ihre Ressourcen genau verfolgen: Staffing, Einkäufe, Ausgaben und die Auswirkungen auf die Prognose.
Sie müssen bei den zu implementierenden Ressourcen abwägen
Stafiz - Projektsteuerung und -verfolgung
Verfolgung in Echtzeit
Die Echtzeitverfolgung des Status, Budget und der Aufgaben wird die Reaktionsfähigkeit erleichtern.
Erstellen von Fortschrittsberichten
Diese Funktion wird bei der Vorbereitung von Fortschrittsbesprechungen um sie so produktiv wie möglich zu gestalten.
Globale Visualisierung
Die Attraktivität von Managementsoftware liegt in dieser Fähigkeit, eine Gesamtansicht zu liefern, entweder auf der Ebene eines Projekts oder eines Projektportfolios.
Diese erweist sich auf zwei Ebenen als strategisch, sowohl aus der Makro- als auch aus der Mikroperspektive.
Makro-Vision
Eine gute Übersicht aus der Makroperspektive wird es Ihnen ermöglichen, das Projektportfolio, also die Gesamtheit der Projekte, im Auge zu behalten. Zunächst einmal können Sie so sicherstellen, dass die laufenden Projekte weiterhin an folgendem ausgerichtet sind der langfristigen Strategie des Unternehmens entsprechen.
Als Nächstes werden Sie über alle Informationen verfügen, die Sie benötigen, um Ihre Ressourcen sinnvoll zu verteilen oder nehmen Sie Anpassungen.
Mikrovision
Aus mikroökonomischer Sicht verfügen Sie über genaue, zuverlässige und aktuelle Daten, um Ihr Projekt zu verfolgen.
Sie können später die Abweichungen analysieren und erhalten einen klaren Überblick über die erreichte Ziele, verbleibendensowie über die verbrauchte Ressourcen.
Häufig gestellte Fragen :
Eine effektive Projektüberwachung beruht auf klaren Zielen, einer sorgfältigen Planung mit klaren Meilensteinen und der Verwendung geeigneter Tools zur zentralen Erfassung der Daten. Es ist unerlässlich, regelmäßig mit den Teams zu kommunizieren und den Plan anzupassen, wenn es Abweichungen zwischen den Prognosen und den erzielten Ergebnissen gibt.
Hier sind die wichtigsten Arten der Projektverfolgung :
Zeitliche Überwachung: Konzentriert sich auf die Einhaltung von Fristen und den Fortschritt im Vergleich zur ursprünglichen Planung.
Finanzielle Überwachung: Bewertet die angefallenen Kosten im Vergleich zum geplanten Budget.
Qualitative Überwachung: Stellt sicher, dass die Lieferungen den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.
Risikoüberwachung: Identifiziert und verwaltet mögliche Bedrohungen, die sich auf das Projekt auswirken könnten.
Leistungsüberwachung: Analysiert die wichtigsten Indikatoren (KPIs), um die Produktivität und die Gesamteffizienz zu messen.
Kombinieren Sie verschiedene Arten der Nachverfolgung für einen vollständigen Überblick und eine optimale Steuerung Ihrer Projekte!
