PSA-Software: Alles verstehen, bevor Sie das richtige Tool für Ihr IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen auswählen

Kurz gesagt: PSA-Software zentralisiert Personal, Zeit und Rechnungsstellung in einer einzigen Umgebung und ersetzt die fragmentierten Werkzeuge (Excel + CRM + Buchhaltung) von Dienstleistungsunternehmen.

>In Beratungsfirmen und ESNs hängt die Rentabilität jeder Aufgabe von der Projektmarge und der Auslastungsrate der Berater ab. Die meisten Strukturen verwalten diese Indikatoren jedoch mit vier oder fünf Tools, die nicht miteinander kommunizieren: ein CRM, eine Personaltabelle, Rechnungssoftware und Berichterstattung, die jede Woche neu kompiliert wird.

Daher bleibt der tatsächliche Umfang der Missionen bis zum Ende des Projekts unklar, wenn es zu spät ist, das Budget anzupassen. Berater finden sich in einem Inter-Contract wieder, ohne dass der Manager die Sicht hatte, sie rechtzeitig neu zu positionieren. Und der prognostizierte Umsatz basiert auf bereits veralteten Daten.

Professional Services Automation (PSA)-Software vereint den gesamten Zyklus in einer einzigen Schnittstelle – von der Geschäftsmöglichkeit bis zum Cash-Out. Der Projektmarge wird im Verlauf der Aufgabe lesbar, die Personalplanung kann über 90 Tage geplant werden, und jede von den Beratern eingetragene Stunde fließt direkt in die Rechnungsstellung ein.

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Dieser Artikel beschreibt die fünf Bausteine der PSA-Software, die messbaren Ergebnisse nach der Einführung, die Kriterien zur Bewertung einer Lösung und die Fallstricke, die während der Implementierung zu vermeiden sind.

Was ist PSA-Software?

PSA steht für Professional Services Automation (Professional Services Automation). In der internationalen Literatur wird diese Kategorie von Werkzeugen auch als Professional Services Automation Software bezeichnet.

PSA-Software unterstützt jede Phase des Lebenszyklus eines Kundenprojekts:

• Geschäftsmöglichkeiten,
• Zuweisung von Beratern,
• Durchführung der Mission,
• Zeiterfassung
• Rechnungsstellung,
• Margenmanagement,
• Vor der Buchhaltung.

Während ein ERP für Dienstleistungsunternehmen Buchhaltung, Einkauf und Personalwesen bereichsübergreifend abdeckt, fügt PSA-Software die Profitabilitätsüberwachung hinzu: kompetenzbasierte Personalplanung, Zeitüberwachung durch Berater, Multi-Contract-Rechnungsstellung und Management der Marge missionsabhängig.

Diese Funktionen existieren in einem traditionellen ERP selten, und wenn doch, erfordern sie monatelange Konfiguration. In einer PSA sind sie native und miteinander verknüpft: Eine Stunde, die ein Berater eingibt, aktualisiert die Projektmarge, der Rest wird ohne erneute Eintragung abgerechnet.

Vom Angebot zum Bargeld: Was PSA-Software abdeckt

Die PSA-Software deckt fünf Bereiche ab: von der Geschäftschance bis zur Margenprognose. Seine Besonderheit: Diese Ziegel sind miteinander verflochten und kommunizieren nativ. Die Zuweisung eines Beraters zu einem Projekt aktualisiert automatisch die Finanzprognose, da das System bereits seine ADR und die Dauer des Auftrags kennt. Mit separaten Werkzeugen (Asana + Excel + Sage) besteht diese Verbindung nicht.

Personal- und Kapazitätsplanung

Personalplanung und Kapazitätsplanung umfassen das Management von Projektressourcen: das Finden der richtigen Profile, das Antizipieren der Belastung und das Management von Über- oder Unterlastung. Eine in die PSA integrierte Personalsoftware ermöglicht es:

• Vorbereitungsberater, sobald sich die kommerzielle Gelegenheit ergibt, bevor der Vertrag unterzeichnet wird, um die Mitarbeiter effizienter zu organisieren;
• Visualisieren Sie die bevorstehende Arbeitsbelastung und identifizieren Sie Fälle von Überbesetzung oder Unterbesetzung (Inter-Contract);
• Verwalten Sie Outsourcing und Freelancer im selben Arbeitsablauf wie interne Mitarbeitende.
• Rechnen Sie mit Ressourcen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Profile für zukünftige Projekte haben.

Die fortschrittlichsten PSA-Lösungen bieten außerdem:

• automatische Vorschläge von Profilen entsprechend Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Appetit;
• Risiken von Unter- oder Überlastung von Beratern erkennen, bevor sie sich materialisieren.

Seien Sie vorsichtig, diese Intelligenzebene ersetzt nicht die Entscheidung des Managers: Sie präsentiert ihm die relevantesten Optionen, damit er schneller und mit einer vollständigen Vision des Projekts (oder Portfolios) schlichten kann.

Die native Integration der Kapazitätsplanung unterscheidet PSA-Software von Kapazitätsplanungssoftware oder einem einfachen Projektmanagement-Werkzeug: In einer PSA steht die Arbeitslast pro Berater in direkter Beziehung zum Projektmarge und zur Rechnungsstellung. Ohne diesen Brick bleibt die Personalbesetzung ungefähr, basierend auf dem Speicher der Manager und den gemeinsam genutzten .xls-Dateien.

Zeitüberwachung und CRA (Aktivitätsberichterstattung)

Jede in eine PSA-Software eingetragene Stunde fließt automatisch in die Berechnung der Marge und des restlichen zu fakturierenden Betrags ein. Zeitüberwachung ist der tägliche Kontaktpunkt zwischen den Beratern und dem System: flexible Eingabe (pro Tag, pro halben Tag, pro Stunde), Validierungsworkflow durch den Manager und direkte Verbindung zur Rechnungsstellung.

Da es keinen direkten Zusammenhang zwischen Zeiterfassung und Rechnungsstellung gibt, werden die gearbeiteten Stunden nie in Rechnung gestellt, was auf Vergesslichkeit oder eine Diskrepanz zwischen den beiden Systemen zurückzuführen ist. Dieser verlorene Umsatz lässt sich im Nachhinein nicht mehr aufholen, daher ist die Zeiterfassung in die Rechnungsstellung integriert.

Multi-Vertrags-Rechnungsstellung

Bereitschaftsdienste, Pakete, Bereitschaftsdienste, Managed Services und Abonnements, Lizenzen: Ein PSA-Tool verwaltet diese unterschiedlichen Projektabrechnungsmodelle von derselben Schnittstelle aus. Projektmanagement-Tools oder traditionelle ERPs hingegen erfordern ein separates Rechnungsstellungstool.

Die erweiterten Funktionen eines PSA wie Stafiz umfassen:

• Intercompany-Re-Rechnungsstellung zwischen juristischen Personen;
• E-Rechnungskonformität (Factur-X, Peppol);
• monatliche Massenabrechnung für zeitbasierte Aufgaben;
• die Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen und der Rest wird abgerechnet.

Projektfinanzmanagement

Projektfinanzmanagement umfasst die Überwachung der Marge nach Mission und die konsolidierte Vision der Aktivitäten auf Unternehmensebene. Zwei Ebenen, bei denen Finanzteams – insbesondere der CFO – und Projektteams – wie der Betriebsleiter – die tägliche Nutzung von PSA-Software schätzen:

• Rentabilität der Projekte: vorläufig vs. tatsächliches Budget, Landungsmarge, automatische Berechnung von FAE/PCA (zu erstellen Rechnungen und aufgeschobene Erlöse), Prognose durch BU;
• Strategisches Management der Aktivitäten: Konsolidierte Vision des Projektportfolios und finanzielles Management der Aktivitäten auf Unternehmensebene. Das PSA versorgt auch die Vorabbuchhaltung und erwartet dank der API-Synchronisation mit der Buchhaltungssoftware den Abschluss.

Die PSA fasst alle Projektkosten und -erlöse Einnahmen in einer einzigen Übersicht zusammen: ADR und CJM der zugewiesenen Mitarbeiter, Subunternehmer, Spesenberichte und Einkäufe. Ohne PSA befinden sich diese Daten im HRIS, in einer Subunternehmer-Tabelle und in einem nicht zusammenhängenden Ausgabenmanagement-Tool.

Infolgedessen wird der Marge einer Aufgabe während der Ausführung lesbar, nicht beim Abschluss der Buchhaltung. Die fortschrittlichsten PSA-Tools gehen noch weiter: Sie erkennen, wann ein Projekt sein Budget schneller verbraucht als erwartet, und informieren den Missionsleiter, bevor die Marge aufgebraucht ist.

Automatisierte Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe zwischen Teams

In einem Beratungs- und IT-Dienstleistungsunternehmen, das in Silos arbeitet, basiert die Koordination zwischen Pre-Sales, Produktion und Rechnungsstellung auf E-Mails und Anrufen. In jeder Phase kann jemand zurückfallen oder vergessen, wichtige Informationen zu vermitteln. PSA-Software ersetzt diese manuellen Übergänge durch automatische Arbeitsabläufe.

Diese Funktion wird besonders wichtig bei Aufgaben mit mehreren Teams oder mehreren Standorten, bei denen ein Berater an 2-3 gleichzeitigen Projekten mit verschiedenen Gesprächspartnern arbeiten kann.

PSA Software vs. Generalist ERP vs. Projektmanagement vs. CRM

Diese Tabelle zeigt den Unterschied zwischen den vier Kategorien von Werkzeugen, die Dienstleistungsunternehmen am häufigsten nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen einer PSA-Software und einem Projektmanagement-Tool? Abrechnung.

Ein Tool wie Monday oder Asana kümmert sich um Aufgaben, nicht um Marge. Er weiß nicht, dass ein Berater auf Vertragsbasis 800 Euro pro Tag verlangt und dass seine dreimonatige Mission einen Umsatz von 48.000 Euro einbringen muss. Im PSA hat jeder besetzte Tag einen Preis, und jede eingegebene Stunde wirkt sich auf die Marge aus.

Welche Branchen nutzen PSA-Software?

PSA-Software richtet sich an professionelle Dienstleistungsunternehmen, deren Geschäftsmodell auf dem Verkauf von Arbeitszeit, Fähigkeiten oder Lieferergebnissen basiert. Ob es sich um eine PSA-Software für eine Beratungsfirma, eine PSA-Software für ein IT-Dienstleistungsunternehmen oder eine PSA-Software für ein Dienstleistungsunternehmen handelt – die funktionale Basis bleibt gleich. Vier Sektoren stechen durch ihre spezifischen Herausforderungen hervor.

Beratungsfirmen (Management, Strategie, Projektmanagement)

Dies ist das historische Ziel der PSA. Das Unternehmen verwaltet Festpreis- und zeitbasierte Aufgaben, oft gleichzeitig. Die Prioritätspunkte: Überwachung der Marge missionsabhängig, Maximierung der Auslastungsrate der Berater und eine zuverlässigere Prognose der Umsatzprognose für die Partner. Kompetenzbasierte Personalplanung und Projektfinanzmanagement sind die wichtigsten Bausteine.

ESN und digitale Dienstleistungsunternehmen

Im ESN ist das vorherrschende Modell das Managementsystem: Berater werden bei Kunden für Aufträge von 3 bis 18 Monaten eingesetzt. Die spezifischen Herausforderungen: schnelle Abstimmung zwischen Kundenbedarf und verfügbarem Profil, Verwaltung von CRAs (Activity Reports), monatliche Massenabrechnung und Überwachung des Intercontracts. Das PSA-System muss außerdem die Positionierung von Profilen im Pre-Sales und die Überwachung von Bereitschaftsaufgaben steuern.

Softwareintegratoren und Verlage

Diese Strukturen kombinieren Festpreisprojekte, Zeitmanagement, Abonnements oder verwaltete Dienste und manchmal auch den Kauf/Wiederverkauf von Lizenzen. Die Rechnungsstellung ist der komplexeste Baustein: Zeitpläne, Meilensteine, Arbeitseinheiten. Die PSA-Lösung muss diese Vielfalt an Modellen unterstützen, ohne die Werkzeuge zu vervielfachen.

Marketing- und Kommunikationsagenturen

Die Agenturen betreuen kurze Kundenprojekte (2 bis 6 Wochen), wobei die Teams für jede Mission neu zusammengesetzt werden. Die größte Herausforderung: Transparenz über die Arbeitsbelastung der Teams und die Marge pro Kundenprojekt sowie Flexibilität und Granularität in der Planung (manchmal kurze Arbeitszeit bei Projekten). Der Wortschatz unterscheidet sich (Agenturen verwenden "Teamplanung" und "Kundenprojekte" statt "Personalisierung" und "Missionen"), aber der operative Bedarf bleibt gleich.

PSA vs. PPM: zwei Logiken, zwei Anwendungen

Es gibt eine starke Überschneidung zwischen PPM-Software ( Project Portfolio Management) und PSA-Software für Beratungsfirmen: Beide verwalten ein Portfolio aus Aufgaben, Projekten, Kunden und Ressourcen. Aus diesem Grund werden die beiden Kategorien oft verwechselt, und deshalb entdecken einige Firmen Stafiz, indem sie nach "PPM-Software" suchen. Aber ihre zentrale Logik ist nicht dieselbe.

• PPM denkt in erster Linie an ein Portfolio von Initiativen: die Auswahl, Priorisierung und Schlichtung von Projekten. Die zentrale Frage: "Machen wir die richtigen Projekte?"
• PSA denkt in erster Linie an wirtschaftliche und operative Aktivitäten: Sie leitet ein Dienstleistungsunternehmen von Anfang bis Ende, von der Vorabverkäufe über die Produktion bis hin zur Rechnungsstellung und Marge.

Täglich stellt sich ein IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen vier Fragen.

1. Wer sollte für das neue Projekt eingesetzt werden? Wer ist wann verfügbar?
2. Wie hoch ist die derzeit prognostizierte Marge?
3. Was soll ich diesen Monat verlangen?
4. Wie viele Tage Interkontrakt nächsten Monat?

Das PSA beantwortet diese vier Fragen. Das PPM, nein.

Wann sollte man sich für eine PPM oder PSA entscheiden?

Du brauchst ein PPM, wenn:

• Sie verwalten ein Portfolio interner Initiativen (F&E, Transformation, interne IT);
• Ihr Hauptproblem ist die Haushaltsvermittlung zwischen konkurrierenden Projekten;
• Ihre Projekte erzeugen keine direkte Kundenabrechnung.

Du brauchst eine PSA, wenn:

• Ihr Unternehmen basiert auf der Verkaufszeit und den Fähigkeiten.
• Sie berechnen Kunden nach Zeit- und Kostenbasis, einem Festpreis oder einem gemischten Modell;
• Ihre größte Herausforderung ist die Marge pro Mission und die Auslastungsrate.

Vielleicht benötigen Sie beides, wenn Sie ein großer Integrator oder ein Softwareunternehmen mit einer bedeutenden Dienstleistungsbranche sind. In diesem Fall verwaltet die PSA die Ausführung und Rechnungsstellung, die PPM die Verwaltung des Portfolios.

Warum PSA-Software einsetzen, wenn man ein Dienstleistungsunternehmen ist?

Weil die Fragmentierung der Werkzeuge teurer ist als die PSA selbst. Außerdem gibt es eine Opportunitätskosten, wenn man eine PSA nicht einführt: die zusätzliche Leistung, die man nicht erhält, wenn man sie nicht nutzt. Alle Beratungs- und IT-Dienstleistungsunternehmen, die Stafiz übernommen haben, nennen denselben Wendepunkt: den Moment, in dem Excel unhandhabbar wurde.

Ihr Hauptproblem: die Fragmentierung von Informationen zwischen verschiedenen Software wie Excel für Personalplanung, einem CRM, einem klassischen Projektmanagement-Tool, Buchhaltungssoftware und Power BI für Berichterstattung.

Anwendungsfall: Wenn Tabellenkalkulationen nicht mehr mit dem Wachstum einer Beratungsfirma Schritt halten

Greenworking ist eine Beratungsfirma und Ausbildungsorganisation, die sich auf Geschäftstransformationen spezialisiert hat, mit 40 Mitarbeitern in Frankreich.

Die vorläufige Personalplanung und Rechnungsstellung wurden in Excel-Dateien verwaltet, die manuell vom COO bearbeitet wurden. Mit dem Wachstum blieb die Arbeitsbelastung unklar, die Nachverfolgung der Bestellungen verzögerte sich, und die verbleibende Kapazität der Praxis war nicht nachweisbar.

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Stafiz bietet einen schnellen und genauen Überblick über mehrere Schlüsselindikatoren im Management eines Beratungsunternehmens: Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Arbeitsbelastung, Rechnungsstellung von Aufgaben und Nachverfolgung von Bestellungen. Das ist ein echter Unterschied zu Excel-Dateien, die in alle Richtungen bearbeitet werden müssen, und die Daten können in Echtzeit und sofort auf dem Tool abgerufen werden.

Florentin Seux
COO

Nach der Einführung von Stafiz hat Greenworking einen sofortigen Überblick über die Verfügbarkeit von Beratern, die Arbeitsbelastung, die Rechnungsstellung von Aufgaben und die Nachverfolgung von Bestellungen. Die Abrechnungsüberwachung ist vereinfacht und das Unternehmen weiß in Echtzeit, ob seine Kapazität erreicht ist.

Die Abwesenheitsmanagement-Software wurde entfernt.

Anwendungsfall: Wie man 250 Mitarbeiter in 5 Ländern mit einer PSA-Lösung verwaltet

PMP ist ein internationales Beratungsunternehmen, das in Frankreich, Spanien, Kanada, dem Vereinigten Königreich und der Benelux-Region tätig ist.

Vor Stafiz lebten Projektlast- und Margendaten in Tabellenkalkulationen, die zwischen den Büros geteilt wurden. Die Akten waren nie aktuell, die Zusammenarbeit zwischen den Ländern war begrenzt, und Projektleiter erkannten Budgetrisiken erst nachträglich.

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Stafiz hat es uns ermöglicht, unsere Teams effizienter auszubauen. Die Struktur, die Stafiz uns bietet, ermöglicht es uns, immer mehr Projekte zu managen und gleichzeitig das erwartete Maß an Zuverlässigkeit beizubehalten.

Frédéric Jover
Mitbegründer

Nach der Einführung von Stafiz maß PMP eine Marge von +25 % und eine Lastrate von +30 %. Projektleiter werden in Echtzeit über Budgetrisiken informiert, und Personalbesprechungen werden durch eine konsolidierte Mehrländerperspektive unterstützt.

Was deine Praxis ohne PSA-Software verliert

Die Finanzabteilung weiß erst, wie viel ein Projekt einbringt, wenn es abgeschlossen ist. Sie verfügt nicht über eine granulare Vision (Phasen, Aufgaben) und gleichzeitig eine konsolidierte und prognostizierte Vision der Leistung von Projekten, Unternehmen und Kunden. Traditionelles Management erfolgt mit verschiedenen Werkzeugen – Projektmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung – die nicht miteinander kommunizieren. Buchhaltungswerkzeuge sind nicht in Projekte integriert: Daten müssen daher manuell abgestimmt und konsolidiert werden, um eine aktuelle Berichterstattung zu erhalten. Wenn Zeiterfassung und Rechnungsstellung in zwei getrennten Tools funktionieren, werden einige gearbeitete Stunden möglicherweise nie berechnet. Dieser verlorene Umsatz lässt sich nachträglich nicht wiederherstellen.

Der Betriebsleiter hat keine aktuelle und zukunftsorientierte Vision für die Arbeitsbelastung, Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Teams. Es kann daher keine Kapazitätsplanung optimieren oder vorhersehen. Wieder einmal kommunizieren klassische Werkzeuge nicht miteinander:

1. das CRM/Pre-Sales ist nicht mit dem Projektmanagement-Tool verbunden, was es erschwert, kommende Projekte vorherzusehen;
2. das Projektmanagement-Tool und das HRIS ermöglichen es nicht, einen direkten Zusammenhang zwischen Projektbedarf und der Talentbasis hinsichtlich Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Appetit herzustellen;
3. Alle Projekteinnahmen und -kosten sind nicht automatisch zentralisiert oder prognostiziert, was es nicht ermöglicht, die Projektfinanzierung mit Voraussicht und Proaktivität zu überwachen (Käufe, Ausgaben, externe Talente usw.);
4. Das Rechnungswerkzeug ist nicht mit Projekten verbunden. Rechnungen und Bestellungen werden nicht zur richtigen Zeit erwartet und ausgelöst, um die durchschnittlichen Zahlungszeiten zu verkürzen.

Der Personalmanager erkennt den Zwischenvertrag im Nachhinein. Fünfzehn Arbeitstage Unterabrechnung für einen leitenden Berater mit 700 Euro pro Tag Gehaltskosten, das entspricht 10.500 Euro, die ohne Vergütung abgezogen werden.

Das allgemeine Management präsentiert dem Vorstand eine Umsatzprognose basierend auf manuell zusammengestellten Daten, die bereits um zwei Wochen verzögert wurde und vor allem nicht prognostiziert wird. Rekrutierungs- und Investitionsentscheidungen basieren auf einem verschwommenen Bild.

Welche Ergebnisse kann man von der PSA-Software erwarten?

Eine Erhöhung der Nutzungsrate von Beratern

Die Studie von Consulting BenchPress 2023 (The Wow Company, 233 unabhängige Beratungsfirmen im Vereinigten Königreich) zeigt, dass die Einführung eines PSA zu einer durchschnittlichen Steigerung der Beraterauslastungsrate von 48 % bis 73 % und einer in Echtzeit sichtbaren Marge führt.

Konkret bedeutet die Einführung eines PSA-Tools, dass ein Berater im Durchschnitt 55 Tage mehr für abrechenbare Aufgaben verbringt (im Vergleich zu nicht-produktiver Zeit: Zwischenaufträge, Schulungen, interne Verwaltung). Für ein Unternehmen mit 50 Beratern und einem durchschnittlichen ADR von 800 Euro entspricht dies einem Umsatzpotenzial von 2,2 Millionen Euro , das in den Zwischenverträgen und schlecht kalibrierten Aufgaben ruhend war.

Bessere Kontrolle über die Marge

Laut derselben Studie messen Beratungsfirmen mit PSA-Software ihre Bruttomarge mindestens einmal pro Quartal. Im Vergleich dazu muss ein Drittel der Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, die auf mehrere dezentrale Werkzeuge setzen, bis die Buchhaltung abgeschlossen ist, warten, um zu wissen, ob ihre Aktivitäten profitabel sind oder nicht.

PSA-Software macht die Marge frühzeitig sichtbar, um zu handeln: Decke eine Budgetüberschreitung während der Mission, identifiziere die Gründe für diese Abweichungen, verhandle eine Änderung neu oder verweise einen Berater, bevor sich die Rentabilität des Projekts ändert.

Was Beratungsfirmen nach der Einführung von Stafiz messen

Die Trends in der Studie werden durch die Zahlen der Unternehmen bestätigt, die Stafiz übernommen haben:

Wann sollte man auf PSA-Software umsteigen?

Über 20 Mitarbeiter hinaus kostet die manuelle Koordination zwischen verschiedenen Tools mehr als die PSA-Plattform, ganz zu schweigen von der zusätzlichen Leistung, die man ohne PSA-Plattform nicht freischalten kann. Hier sind sechs Warnsignale, auf die Sie achten sollten:

1. Ihr Unternehmen überschreitet 20 Mitarbeiter und das Excel-Personal erreicht seine Grenzen (Sie nehmen Korrekturen per E-Mail oder Telefon vor);
2. Sie verwalten mehr als 15 aktive Aufgaben gleichzeitig mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen.
3. Ihre Teams sind über- oder unterbesetzt und Sie können Ihre Talente nicht vorhersehen und einsetzen, um die Produktion zu maximieren;
4. Die Finanzabteilung verbringt mehr Zeit mit der Datenkonsolidierung als mit der Leistungsanalyse;
5. Nach Ende der Missionen entdeckt man Budgetüberschreitungen.
6. Die Rekrutierung beschleunigt sich und du hast keine verlässliche Übersicht über die 90-Tage-Last.

Wachsamkeit: Unter 15 bis 20 Mitarbeitern manifestiert sich der ROI eines PSA-Tools langsamer. Während die Komplexität von Personal und Rechnungsstellung gering bleibt, könnten leichtere Werkzeuge vorübergehend ausreichen. Das Risiko besteht darin, das Werkzeug im Verhältnis zum tatsächlichen Bedarf zu überdimensionieren.

Welche Tools ersetzt PSA-Software und mit welchen Systemen sollte sie integriert werden?

PSA-Software ersetzt nicht alles: Sie zentralisiert den operativen Kern und verbindet sich mit dem Rest Ihres Ökosystems. Die folgende Tabelle zeigt, was verschwindet, was vom PSA absorbiert wird und was bei einer API-Synchronisation noch vorhanden bleibt.

Vor und nach der Einführung der PSA-Software: Was ändert sich in Ihrem Stack

Mit welchen Tools sollte sich die PSA integrieren?

Die wichtigsten Fragen, die man sich beim Vergleich zweier PSA-Software stellen sollte: Bietet das Tool eine offene API an oder nur native Connectors?

Native Connectors erleichtern die Bereitstellung, aber eine offene API bewahrt die Skalierbarkeit, da Ihr IS komplexer wird. Stafiz bietet native Connectors und eine offene API für Sage, Cegid, Salesforce, Power BI und mehr als 30 Tools an.

Wie man PSA-Software bewertet: Funktionen, KPIs und Fallstricke, die man vermeiden sollte.

Die 14 Kriterien zur Bewertung von PSA-Software

Diese Liste von Fragen ermöglicht es Ihnen, die Fähigkeit der PSA-Software zu beurteilen, die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Dienstleistungsunternehmens abzudecken.

1. Beinhaltet Workforce Management das, was ich brauche? Kapazitätsplanung mit Kompetenzmanagement, flexible Zuteilung.
2. Werden meine aktuellen und zukünftigen Vertriebsmodelle unterstützt (Festpreis, Vertrieb und Verkaufsdienste, Managed Services usw.)?
3. Ist die Marge während der Mission sichtbar oder nur in der Bilanz?
4. Werden FAE/BCP automatisch berechnet?
5. Ist die Integration mit deinem Buchhaltungstool (Sage, Cegid) oder deinem ERP (SAP) native oder erfordert sie eine maßgeschneiderte Entwicklung?
6. Verwaltet das Tool Subunternehmer und Freiberufler im selben Arbeitsablauf wie Praktikanten?
7. Skaliert PSA von 20 auf 500 Mitarbeiter, ohne das Werkzeug zu wechseln?
8. Ist der Support französischsprachig mit einem engagierten Support?
9. Ist das Datenhosting europäisch und DSGVO-konform?
10. Bietet das Tool eine mobile Anwendung für den Feldeintritt an?
11. Verwaltet die PSA nativ Multi-Währung und Multi-Entity?
12. Ist der Verlag auf Ihren Bereich spezialisiert (Beratungsfirma, IT-Dienstleistungsunternehmen, Integrator) oder Generalist?
13. Veröffentlicht der Anbieter seine Produktroadmap und wie oft liefert er Updates?
14. Verwaltet das Tool die Einhaltung der E-Rechnungsstellung (Factur-X, Peppol)?

Welche KPIs sollte ich in PSA-Software verfolgen?

Ein PSA-System muss die folgenden Indikatoren nativ erzeugen, ohne manuellen Export oder Neukompilierung:

1. TACE (Aktivitätsrate ohne Urlaub): Anteil der produktiven Zeit, d. h. in Rechnung, im Verhältnis zur verfügbaren Zeit;
2. Auslastungsrate: misst die Zeit, die für interne oder externe Projekte aufgewendet wird;
3. Bruttomarge und Nettomarge nach Mission: Während der Mission, nicht beim Abschluss der Buchhaltung;
4. Prognostizierte vs. tatsächliche Fluktuation: 3, 6 und 12 Monate Rolling-Vision;
5. Verbleibende Rechnungsstellung: Höhe der erbrachten, aber noch nicht abgestellten Leistungen;
6. Tatsächlicher ADR vs. verkaufter ADR: Differenz zwischen dem ausgehandelten Tagessatz und dem tatsächlich angewandten Satz;
7. Durchschnittliche Dauer des Inter-Contracts: durchschnittliche Anzahl der Tage zwischen zwei Einsätzen pro Berater;
8. Abrechnungsverzögerung: Die Zeit, die zwischen dem Service und der Ausstellung der Rechnung vergangen ist.

Diese 8 Indikatoren bilden die Mindestbewertung für ein Dienstleistungsunternehmen, das seine Rentabilität effektiv steuern möchte. Um weiterzugehen, stellen wir in diesem Artikel die 12 finanziellen Indikatoren vor, die Sie zur Steuerung Ihrer Projekte beachten sollten .

Kümmert sich die PSA-Software um Outsourcing und Freelancer?

Ja, vorausgesetzt, du wählst ein PSA, das für den französischen Markt entwickelt wurde.

In Frankreich setzen IT-Dienstleistungsunternehmen und Beratungsfirmen in großer Zahl Subunternehmer und Freiberufler ein, um Spitzenarbeit zu übernehmen oder spezialisierte Fähigkeiten zu erhalten. Die meisten traditionellen Tools (funktionsübergreifende ERPs, Tabellenkalkulationen, Projektmanagement-Tools) verwalten jedoch nur interne Mitarbeiter. Das Ergebnis: zwei parallele Arbeitsabläufe, Margen, die durch das Fehlen der tatsächlichen Outsourcing-Kosten verzerrt wurden, und eine unvollständige Übersicht über die verfügbare Belastung.

Ein PSA-Tool, das an den französischen Markt angepasst ist, wie Stafiz, integriert externe Mitarbeiter in denselben Ablauf wie interne.

• Einheitliche Personalbesetzung: Die Matching-Engine sucht nach Profilen nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit, egal ob es sich um einen festangestellten Berater oder einen Freiberufler handelt. Der Personalmanager sieht alle verfügbaren Kapazitäten in einer einzigen Ansicht.
• Tatsächlicher Missionsmarge: Die Kosten des Subunternehmers (Anschaffung von ADR) werden rollierend in die Berechnung der Marge einbezogen, zusammen mit den Gehaltskosten der Praktikanten. Ohne diese Konsolidierung ist die angegebene Marge irreführend.
• Rechnungsstellung und Abstimmung: Verwaltung von Lieferanten-Bestellungen, Abstimmung zwischen der CRA des Subunternehmers und dessen Rechnung, unternehmensinterne Nachrechnung zwischen Unternehmen. Dieser Stromkreis verhindert Überberechnungen und zu spät entdeckte Margenabweichungen.
• Vertragseinhaltung: Überwachung von Rahmenverträgen, Untervergabeobergrenzen pro Auftraggeber oder pro Auftrag, Rahmenbedingungen. In einem Kontext, in dem Auftraggeber immer mehr Transparenz über die Untervergatenkette verlangen, wird diese Rückverfolgbarkeit zu einer Voraussetzung.

Wenn deine PSA-Lösung keine externen Probleme bewältigt, musst du Excel oder ein separates Tool daneben behalten. Und du verlierst die Sichtbarkeit, die dir das PSA eigentlich geben sollte.

Die 6 Fallstricke, die man bei der Einführung von PSA-Software vermeiden sollte

1. Wähle Montag oder Asana, weil sie bekannt sind. Diese Projektmanagement-Tools übernehmen Aufgaben, nicht Rechnungsstellung oder Margen. Eine Beratungsfirma braucht ein Tool, das Personalbesetzung mit Umsatz verknüpft.
2. Individualisiere das Tool von Anfang an übermäßig. Fang mit dem Standard-Setup an und iteriere als Nächstes. 15 benutzerdefinierte Felder auf Jobkarten zu erstellen und Genehmigungsworkflows neu zu konfigurieren, würde viel Zeit verschwenden. Passen Sie stattdessen nach 3 Monaten tatsächlicher Nutzung an: Änderungen sind umso relevanter, wenn sie auf Felddaten basieren.
3. Setzen Sie das Tool ein, ohne Berater einzuarbeiten. Wenn Ihre Berater weiterhin aus Gewohnheit ihre Zeit in Excel eingeben, läuft die PSA leer: keine Zeitdaten, keine berechenbare Marge, keine zuverlässige Rechnungsstellung. Schulen Sie Ihre Berater ab der ersten Woche in der Dateneingabe und ernennen Sie pro Team einen Referenzen.
4. Daten migrieren, ohne sie zu bereinigen. Staffing-Excel-Dateien enthalten oft Projekte, die seit zwei Jahren geschlossen sind, Berater, die das Unternehmen verlassen haben, und veraltete ADRs. Planen Sie eine Woche Aufräumarbeiten vor der Migration ein.
5. Wählen Sie eine PSA, die von der Buchhaltung getrennt ist. Wenn die Integration mit deiner Buchhaltungssoftware (Sage, Cegid) nicht native ist, erstellst du einen Doppeleintrag, anstatt ihn zu löschen.
6. Ich denke, dass die Einführung des PSA die Teams monatelang mobilisieren wird. Ein SaaS-PSA kann in 4 bis 12 Wochen für ein KMU bereitgestellt werden. Selbst bei großen Unternehmen bleibt das Projekt leichter als ein traditionelles ERP, da die Geschäftsprozesse (Personalplanung, Management-/Festpreisrechnung, Zeiterfassung) bereits vorkonfiguriert sind.

Wie wählt man die richtige PSA-Software für Ihr Beratungsunternehmen aus?

Wenn Ihr Unternehmen weiterhin Personalbesetzung in einer Tabelle, die Rechnung in separater Software und die Berichterstattung in Power BI verwaltet, sind die Kosten dieser Fragmentierung Verluste an Konsolidierungsstunden, unentdeckten Margen und vergessenen Rechnungen jeden Monat.

Die PSA-Software existiert, um diese Bricks zusammenzuführen. Die Frage ist nicht mehr "Brauchen Sie eine PSA?", sondern "Welche PSA passt zu Ihrer Struktur, Größe und Abrechnungsmodell?" Die 14 Kriterien und BenchPress-Daten, die in diesem Artikel vorgestellt werden, geben Ihnen den Rahmen zur Bewertung.

Stafiz verbindet Pre-Sales, Personalplanung, Projektmanagement und Finanzen in einer einzigen Umgebung, die für Beratungsfirmen und IT-Dienstleistungsunternehmen konzipiert ist. Zum ersten Mal sehen Sie Ihr Unternehmen, wie es wirklich ist.

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