PSA-software: alles wat u moet weten voordat u de juiste oplossing voor uw IT-advies- en dienstverleningsbedrijf kiest

Kort gezegd: PSA-software brengt personeelsplanning, urenregistratie en facturering samen in één omgeving en vervangt de versnipperde tools (Excel + CRM + boekhouding) die dienstverlenende bedrijven gebruiken.

>Bij adviesbureaus en IT-dienstverleners hangt de winstgevendheid van elke opdracht af van de projectmarge en de bezettingsgraad van de consultants. Toch beheren de meeste organisaties deze indicatoren met vier of vijf tools die niet met elkaar communiceren: een CRM-systeem, een spreadsheet voor personeelsplanning, facturatiesoftware en een rapportage die wekelijks opnieuw wordt samengesteld.

Het gevolg: de werkelijke marge van de opdrachten blijft onduidelijk tot het einde van het project, wanneer het te laat is om het budget bij te sturen. De consultants komen tussen twee opdrachten in zonder dat de manager voldoende inzicht heeft gehad om hen tijdig elders in te zetten. En de begrote omzet is gebaseerd op gegevens die op dat moment al achterhaald zijn.

PSA-software (Professional Services Automation) brengt de volledige cyclus samen in één interface, van de verkoopkans tot de incasso. De projectmarge wordt al tijdens de opdracht zichtbaar, de personeelsbezetting kan tot 90 dagen vooruit worden gepland en elk uur dat door de consultants wordt geregistreerd, wordt direct verwerkt in de facturering.

Vraag een demo van Stafiz aan

In dit artikel worden de vijf bouwstenen van een PSA-softwarepakket, de meetbare resultaten na implementatie, de criteria voor het beoordelen van een oplossing en de valkuilen bij de implementatie toegelicht.

Wat is PSA-software?

PSA staat voor Professional Services Automation (oftewel automatisering van professionele dienstverlening). In de internationale literatuur wordt deze categorie tools ook wel Professional Services Automation-software genoemd.

PSA-software begeleidt elke fase van de levenscyclus van een klantproject:

• zakelijke kansen,
• inzet van consultants,
• uitvoering van de opdracht,
• tijdregistratie,
• facturering,
• margebesturing,
• voorbereiding van de boekhouding.

Waar een ERP-systeem voor dienstverlenende bedrijven de boekhouding, inkoop en HR op een overkoepelende manier omvat, voegt PSA-software daar het rendementsbeheer aan toe: personeelsbezetting op basis van competenties, tijdregistratie per consultant, facturering voor meerdere contracten en het beheer van de marge per opdracht.

Deze functies zijn zelden aanwezig in een klassiek ERP-systeem, en als ze er al zijn, vergen ze maanden van configuratie. In een PSA zijn ze standaard ingebouwd en onderling gekoppeld: zodra een consultant een uur invoert, worden de projectmarge en het nog te factureren bedrag automatisch bijgewerkt, zonder dat dit opnieuw hoeft te worden ingevoerd.

Van offerte tot incasso: wat PSA-software allemaal omvat

De PSA-software omvat vijf modules, van de commerciële kans tot de margeprognose. Het bijzondere hieraan is dat deze modules naadloos in elkaar grijpen en onderling communiceren. Wanneer een consultant aan een project wordt toegewezen, wordt de financiële prognose automatisch bijgewerkt, omdat het systeem zijn gemiddelde dagtarief en de duur van de opdracht al kent. Bij afzonderlijke tools (Asana + Excel + Sage) bestaat deze koppeling niet.

Personeelsplanning en capaciteitsplanning

Personeelsplanning en capaciteitsplanning omvatten het beheer van projectmiddelen: het zoeken naar de juiste profielen, het inschatten van de werkdruk en het beheersen van overbezetting of onderbezetting. Met personeelsplanningssoftware die in het PSA is geïntegreerd, kunt u:

• consultants al bij het ontstaan van een zakelijke kans, nog vóór de ondertekening van het contract, in te schakelen om de medewerkers efficiënter in te zetten;
• de toekomstige werkdruk in kaart brengen en gevallen van overbezetting of onderbezetting (tussen twee contracten in) signaleren;
• het beheer van onderaannemers en freelancers in dezelfde workflow als interne medewerkers;
• vooruit te plannen wat betreft personeel, om ervoor te zorgen dat we over de juiste profielen beschikken voor toekomstige projecten.

De meest geavanceerde PSA-oplossingen bieden ook:

• automatische suggesties voor profielen op basis van vaardigheden, beschikbaarheid en interesses;
• het opsporen van risico’s op onderbezetting of overbezetting van consultants voordat deze zich voordoen.

Let op: deze intelligentielaag vervangt de beslissing van de manager niet; ze biedt hem de meest relevante opties, zodat hij sneller een beslissing kan nemen met een volledig overzicht van het project (of de portefeuille).

De native integratie van capaciteitsplanning onderscheidt PSA-software van capaciteitsplanningssoftware of een eenvoudige projectmanagementtool: in een PSA-systeem is de werkbelasting per consultant rechtstreeks gekoppeld aan de projectmarge en de facturering. Zonder deze module blijft de personeelsbezetting bij benadering, gebaseerd op het geheugen van managers en gedeelde Excel-bestanden.

Tijdregistratie en CRA (activiteitenverslag)

Elk uur dat in een PSA-software wordt ingevoerd, wordt automatisch meegenomen in de berekening van de marge en het nog te factureren bedrag. De tijdregistratie vormt het dagelijkse contactpunt tussen de consultants en het systeem: flexibele invoer (per dag, per halve dag, per uur), een validatieworkflow door de manager en een directe koppeling met de facturering.

Zonder directe koppeling tussen de tijdregistratie en de facturering worden gewerkte uren nooit in rekening gebracht, hetzij door een vergissing, hetzij door een discrepantie tussen de twee systemen. Deze gederfde omzet kan achteraf onmogelijk worden teruggewonnen; vandaar dat een tijdregistratiesysteem dat in de facturering is geïntegreerd, onontbeerlijk is.

Facturering voor meerdere contracten

Beheer, vaste tarieven, on-call-vergoedingen, managed services en abonnementen, licenties: een PSA-tool beheert deze verschillende factureringsmodellen voor projecten vanuit één en dezelfde interface. Klassieke projectmanagementtools of ERP-systemen vereisen daarentegen een aparte factureringstool.

De geavanceerde functies van een PSA zoals Stafiz omvatten:

• de interne doorberekening tussen juridische entiteiten;
• naleving van de regels voor elektronische facturering (Factur-X, Peppol);
• de maandelijkse bulkfacturering voor opdrachten op basis van uren;
• het bijhouden van openstaande vorderingen en nog te factureren bedragen.

Financiële sturing van het project

De financiële projectsturing omvat zowel de monitoring van de marge per opdracht als het geconsolideerde overzicht van de activiteiten op bedrijfsniveau. Op beide niveaus maken de financiële teams — met name de financieel directeur — en de projectteams — zoals de operationeel directeur — graag dagelijks gebruik van PSA-software:

• rendabiliteit van projecten: begroting versus werkelijke cijfers, winstmarge bij afsluiting, automatische berekening van FAE/PCA (te factureren bedragen en vooruitontvangen opbrengsten), prognoses per bedrijfsonderdeel;
• strategische bedrijfssturing: een geconsolideerd overzicht van de projectportefeuille en financiële sturing op bedrijfsniveau. Het PSA-systeem levert ook gegevens aan de voorboekhouding en bereidt de boekhoudkundige afsluiting voor dankzij API-synchronisatie met boekhoudsoftware.

PSA brengt alle kosten en opbrengsten van het project samen in één overzicht: de gemiddelde dag- en maandkosten van de toegewezen medewerkers, uitbesteding, onkostendeclaraties en aankopen. Zonder PSA staan deze gegevens verspreid over het HR-systeem, een spreadsheet voor uitbesteding en een tool voor onkostenbeheer, die onderling niet met elkaar zijn gekoppeld.

Het resultaat: de marge van een opdracht wordt al tijdens de uitvoering zichtbaar, en niet pas bij de boekhoudkundige afsluiting. De meest geavanceerde PSA-tools gaan nog een stap verder: ze signaleren wanneer een project zijn budget sneller opgebruikt dan verwacht en waarschuwen de projectleider voordat de marge wordt aangetast.

Samenwerking en geautomatiseerde workflows tussen teams

In een IT-advies- en dienstverleningsbedrijf dat in silo’s werkt, verloopt de coördinatie tussen pre-sales, productie en facturering via e-mails en telefoontjes. Bij elke stap bestaat het risico dat iemand achterop raakt of vergeet belangrijke informatie door te geven. PSA-software vervangt deze handmatige overgangen door automatische workflows.

Deze functie is met name van cruciaal belang bij opdrachten waarbij meerdere teams of vestigingen betrokken zijn, waarbij een consultant aan twee tot drie projecten tegelijk kan werken met verschillende contactpersonen.

PSA-software versus algemene ERP-software versus projectbeheer versus CRM

Deze tabel toont het verschil tussen de vier categorieën tools die dienstverlenende bedrijven het meest gebruiken.

Wat is het verschil tussen PSA-software en een projectmanagementtool? De facturering.

Een tool als Monday of Asana beheert taken, geen marges. Het weet niet dat een consultant 800 euro per dag in rekening brengt op basis van gewerkte uren en dat zijn opdracht van drie maanden 48.000 euro omzet moet opleveren. In het PSA-systeem heeft elke bemande dag een prijs, en heeft elk geregistreerd uur invloed op de marge.

Welke sectoren maken gebruik van PSA-software?

PSA-software is bedoeld voor professionele dienstverleners waarvan het bedrijfsmodel is gebaseerd op de verkoop van manuren, expertise of deliverables. Of het nu gaat om PSA-software voor adviesbureaus, PSA-software voor IT-dienstverleners of PSA-software voor dienstverlenende bedrijven, de functionele basis blijft hetzelfde. Er zijn vier sectoren die zich onderscheiden door hun specifieke uitdagingen.

Adviesbureaus (management, strategie, bedrijfsadvies)

Dit is de historische doelgroep van PSA. Het bureau voert opdrachten uit op basis van een vast bedrag en op regiebasis, vaak tegelijkertijd. De belangrijkste uitdagingen zijn: de marge per opdracht bijhouden, de bezettingsgraad van de consultants maximaliseren en de omzetprognoses voor de vennoten betrouwbaarder maken. Personeelsbezetting op basis van vaardigheden en de financiële sturing van projecten zijn de meest cruciale bouwstenen.

ESN en digitale dienstverleners

In de IT-dienstensector is het dominante model de detachering: consultants die bij klanten worden ingezet voor opdrachten van 3 tot 18 maanden. De specifieke uitdagingen: snelle matching tussen een klantbehoefte en een beschikbaar profiel, beheer van CRA's (activiteitenverslagen), maandelijkse massafacturering en opvolging van de periode tussen contracten. Het PSA-systeem moet ook de positionering van profielen in de pre-sales en de opvolging van de bereikbaarheidsdiensten beheren.

Systeemintegrators en softwareontwikkelaars

Deze structuren combineren projecten op basis van een vast bedrag, projectbeheer, abonnementen of managed services, en soms ook de aankoop en doorverkoop van licenties. De facturering vormt hierbij het meest complexe onderdeel: betalingsschema’s, mijlpalen, werkuren. De PSA-oplossing moet deze diversiteit aan modellen ondersteunen zonder dat er steeds meer tools nodig zijn.

Marketing- en communicatiebureaus

De bureaus beheren korte klantprojecten (2 tot 6 weken) met teams die voor elke opdracht opnieuw worden samengesteld. De belangrijkste uitdaging: inzicht in de werkbelasting van de teams en de marge per klantproject, evenals flexibiliteit en gedetailleerdheid in de planning (soms korte werkperiodes voor projecten). De terminologie verschilt (bureaus gebruiken 'teamprognose' en 'klantprojecten' in plaats van 'personeelsbezetting' en 'opdrachten'), maar de operationele behoefte blijft hetzelfde.

PSA versus PPM: twee benaderingen, twee toepassingen

Er is een sterke overlap tussen PPM-software (Project Portfolio Management) en PSA-software voor adviesbureaus: beide beheren een portfolio van opdrachten, projecten, klanten en middelen. Dit is dan ook de reden waarom deze twee categorieën vaak door elkaar worden gehaald, en waarom sommige bureaus Stafiz ontdekken terwijl ze op zoek zijn naar „PPM-software“. Maar hun onderliggende logica is niet dezelfde.

• De PPM denkt in de eerste plaats in termen van een initiatievenportefeuille: projecten selecteren, prioriteren en afwegen. De centrale vraag: „Doen we de juiste projecten?“
• PSA denkt in de eerste plaats in termen van economische en operationele activiteiten: het aansturen van een dienstverlenend bedrijf van begin tot eind, van de pre-sales tot de productie, en vervolgens tot de facturering en de winstmarge.

In de dagelijkse praktijk stelt een advies- en IT-dienstverlener zich vier vragen.

1. Wie gaan we inzetten voor het nieuwe project? Wie is er beschikbaar en wanneer?
2. Wat is de huidige verwachte marge?
3. Wat moet ik deze maand in rekening brengen?
4. Hoeveel dagen tussen twee contracten zijn er volgende maand?

Het PSA geeft antwoord op deze vier vragen. Het PPM niet.

Wanneer kies je voor een PPM of een PSA?

U hebt een PPM nodig als:

• u beheert een portfolio van interne initiatieven (R&D, transformatie, interne IT);
• uw belangrijkste uitdaging is het maken van budgettaire afwegingen tussen concurrerende projecten;
• uw projecten leiden niet tot directe facturering aan klanten.

U hebt een PSA nodig als:

• uw bedrijf is gebaseerd op de verkoop van tijd en vaardigheden;
• u factureert klanten op basis van uren, een vast bedrag of een combinatie daarvan;
• uw belangrijkste uitdagingen zijn de marge per opdracht en de bezettingsgraad.

Misschien hebt u beide nodig als u een grote systeemintegrator of softwareontwikkelaar bent met een omvangrijke dienstentak. In dat geval zorgt het PSA-systeem voor de uitvoering en facturering, terwijl het PPM-systeem het beheer van de portfolio op zich neemt.

Waarom zou een dienstverlenend bedrijf PSA-software gaan gebruiken?

Omdat de versnippering van tools duurder is dan het PSA zelf. Bovendien zijn er opportuniteitskosten verbonden aan het niet invoeren van een PSA: de extra prestaties die u misloopt door het niet te gebruiken. Alle adviesbureaus en IT-dienstverleners die Stafiz hebben geïmplementeerd, noemen hetzelfde omslagpunt: het moment waarop Excel onbeheersbaar werd.

Hun grootste probleem: de versnippering van informatie over verschillende softwareprogramma’s, zoals Excel voor personeelsplanning, een CRM-systeem, een klassieke projectmanagementtool, boekhoudsoftware en Power BI voor rapportage.

Toepassingsvoorbeeld: wanneer spreadsheets de groei van een adviesbureau niet meer kunnen bijhouden

Greenworking is een adviesbureau en opleidingsinstituut dat gespecialiseerd is in bedrijfstransformaties, met 40 medewerkers in Frankrijk.

De personeelsplanning en facturering werden bijgehouden in Excel-bestanden, die handmatig door de COO werden bewerkt. Naarmate het bedrijf groeide, bleef de bezettingsgraad onduidelijk, liep de opvolging van de bestelbonnen vertraging op en was de resterende capaciteit van het kantoor niet in kaart te brengen.

❝

Met Stafiz krijgt u snel en nauwkeurig inzicht in verschillende belangrijke indicatoren voor het beheer van een adviesbureau: de beschikbaarheid van medewerkers, de bezettingsgraad, de facturering van opdrachten en het beheer van inkooporders. Dit is een groot verschil ten opzichte van Excel-bestanden die u in alle richtingen moet bewerken. De gegevens zijn in realtime en direct in de tool te raadplegen.

Florentin Seux
COO

Sinds de implementatie van Stafiz heeft Greenworking direct inzicht in de beschikbaarheid van consultants, de bezettingsgraad, de facturering van opdrachten en de opvolging van inkooporders. De facturatie wordt eenvoudiger en het bureau weet in realtime of de capaciteit is bereikt.

De software voor verzuimbeheer is verwijderd.

Toepassingsvoorbeeld: hoe je met een PSA-oplossing 250 medewerkers in 5 landen aanstuurt

PMP is een internationaal adviesbureau met vestigingen in Frankrijk, Spanje, Canada, het Verenigd Koninkrijk en de Benelux.

Vóór Stafiz werden de gegevens over de werkbelasting en de projectmarge bijgehouden in spreadsheets die tussen de kantoren werden gedeeld. De bestanden waren nooit up-to-date, de samenwerking tussen landen was beperkt en projectmanagers ontdekten budgettaire risico’s pas achteraf.

❝

Dankzij Stafiz hebben we onze teams efficiënter kunnen uitbreiden. De structuur die Stafiz ons biedt, stelt ons in staat om steeds meer projecten te beheren met behoud van de verwachte betrouwbaarheid.

Frédéric Jover
Medeoprichter en partner

Na de implementatie van Stafiz noteerde PMP een stijging van 25 % in de marge en 30 % in de bezettingsgraad. Projectmanagers worden in realtime op de hoogte gebracht van budgettaire risico’s, en bij personeelsbesprekingen wordt gebruikgemaakt van een geconsolideerd overzicht voor meerdere landen.

Wat uw praktijk misloopt zonder PSA-software

De financiële afdeling weet pas hoeveel een project opbrengt voordat het is afgerond. Ze beschikt niet tegelijkertijd over een gedetailleerd overzicht (fasen, taken) en een geconsolideerd en prognostisch overzicht van de prestaties van projecten, entiteiten en klanten. Het traditionele beheer vindt plaats via verschillende tools – projectbeheer, tijdregistratie, boekhouding – die niet met elkaar communiceren. De boekhoudtools zijn niet geïntegreerd in de projecten: de gegevens moeten dus handmatig worden afgestemd en geconsolideerd om over actuele rapportages te beschikken. Wanneer de tijdregistratie en de facturering in twee afzonderlijke tools plaatsvinden, kan het voorkomen dat bepaalde gewerkte uren nooit worden gefactureerd. Deze gederfde omzet is achteraf onmogelijk te reconstrueren.

De operationeel directeur heeft geen actueel en toekomstgericht overzicht van de werkdruk van de teams, de beschikbaarheid en de vaardigheden. Hij kan de capaciteitsplanning dus niet optimaliseren of daarop anticiperen. Ook hier geldt weer dat de traditionele tools niet met elkaar communiceren:

1. het CRM/pre-sales-systeem is niet gekoppeld aan de projectmanagementtool, waardoor het moeilijk is om te anticiperen op toekomstige projecten;
2. met de projectmanagementtool en het HRIS is het niet mogelijk om een direct verband te leggen tussen de projectbehoeften en het talentbestand wat betreft beschikbaarheid, vaardigheden en voorkeuren;
3. de totale inkomsten en kosten van de projecten worden niet automatisch gecentraliseerd en er worden geen prognoses opgesteld, waardoor het niet mogelijk is om de projectfinanciën op een proactieve manier te volgen (aankopen, kosten, externe medewerkers, enz.);
4. Het facturatiesysteem is niet gekoppeld aan de projecten. Facturen en inkooporders worden niet op het juiste moment voorbereid en gegenereerd om de gemiddelde betalingstermijn te verkorten.

De personeelsverantwoordelijke merkt de periode zonder opdracht pas achteraf op. Vijftien werkdagen met te weinig werk voor een senior consultant tegen 700 euro per dag aan loonkosten, dat komt neer op 10.500 euro die zonder tegenprestatie is opgeslokt.

De algemene directie legt de raad van bestuur een omzetprognose voor op basis van handmatig verzamelde gegevens, die al twee weken achterlopen en vooral geen prognoses zijn. Beslissingen over personeelswerving en investeringen worden genomen op basis van een vaag beeld.

Welke resultaten kunt u van PSA-software verwachten?

Een stijging van het gebruik van consultants

Uit het onderzoek Consultancy BenchPress 2023 (The Wow Company, 233 onafhankelijke adviesbureaus in het Verenigd Koninkrijk) blijkt dat de invoering van een PSA leidt tot een gemiddelde stijging van 48 % tot 73 % in de bezettingsgraad van consultants en een marge die in realtime zichtbaar is.

Concreet betekent de invoering van een PSA-tool dat een consultant gemiddeld 55 dagen meer aan factureerbare opdrachten kan besteden (in tegenstelling tot niet-productieve tijd: tussen twee opdrachten, opleiding, interne administratie). Voor een bureau met 50 consultants, met een gemiddeld dagtarief van 800 euro, betekent dit een potentieel van 2,2 miljoen euro aan omzet die verloren ging door de periode tussen contracten en slecht afgestemde opdrachten.

Meer controle over de marge

Volgens hetzelfde onderzoek meten adviesbureaus die over PSA-software beschikken hun brutomarge minstens één keer per kwartaal. Ter vergelijking: een derde van de advies- en dienstverlenende bedrijven die gebruikmaken van verschillende gedecentraliseerde tools, moet wachten tot de boekhoudkundige afsluiting om te weten of hun activiteiten winstgevend zijn of niet.

De PSA-software maakt de marge tijdig zichtbaar, zodat er actie kan worden ondernomen: halverwege een opdracht een budgetoverschrijding signaleren, de oorzaken van deze afwijkingen achterhalen, opnieuw onderhandelen over een aanvullende overeenkomst of een consultant elders inzetten, voordat de winstgevendheid van het project in gevaar komt.

Wat adviesbureaus meten na de implementatie van Stafiz

De trends uit het onderzoek worden bevestigd door de cijfers die worden gepresenteerd door bedrijven die Stafiz hebben geïmplementeerd:

Wanneer is het tijd om over te stappen op PSA-software?

Bij meer dan 20 medewerkers kost de handmatige coördinatie tussen afzonderlijke tools meer dan het PSA-platform, nog afgezien van de extra prestaties die u zonder PSA-platform niet kunt realiseren. Hier zijn zes waarschuwingssignalen om op te letten:

1. uw kantoor telt meer dan 20 medewerkers en de personeelsplanning via Excel stuit op zijn grenzen (u brengt correcties aan via e-mail of telefoon);
2. u beheert tegelijkertijd meer dan 15 lopende opdrachten met verschillende factureringsmodellen;
3. uw teams hebben te veel of te weinig personeel en u slaagt er niet in om goed vooruit te kijken en uw personeel zo in te zetten dat de productie wordt gemaximaliseerd;
4. de financiële afdeling besteedt meer tijd aan het consolideren van gegevens dan aan het analyseren van de prestaties;
5. u ontdekt pas na afloop van de opdrachten dat het budget is overschreden;
6. De werving neemt toe en u hebt geen betrouwbaar beeld van de werkdruk over de komende 90 dagen.

Let op: bij minder dan 15 tot 20 medewerkers is het rendement op de investering (ROI) van een PSA-tool minder snel zichtbaar. Als de complexiteit van personeelsplanning en facturering beperkt blijft, kan een eenvoudiger tool tijdelijk volstaan. Het risico is dat de tool te groot wordt gekozen in verhouding tot de werkelijke behoefte.

Welke tools vervangt de PSA-software en waarmee moet deze worden geïntegreerd?

Een PSA-systeem vervangt niet alles: het centraliseert de operationele kern en sluit aan op de rest van uw ecosysteem. De onderstaande tabel laat zien wat verdwijnt, wat door het PSA-systeem wordt overgenomen en wat blijft bestaan via API-synchronisatie.

Voor en na de implementatie van PSA-software: wat er verandert in uw stack

In welke tools moet het PSA worden geïntegreerd?

De belangrijkste vragen die u zich moet stellen wanneer u twee PSA-softwarepakketten vergelijkt: biedt de tool een open API, of alleen native koppelingen?

Native connectoren vergemakkelijken de implementatie, maar een open API zorgt ervoor dat het systeem schaalbaar blijft naarmate uw IT-omgeving complexer wordt. Stafiz biedt native connectoren en een open API voor Sage, Cegid, Salesforce, Power BI en meer dan 30 andere tools.

Hoe beoordeel je PSA-software: functionaliteiten, KPI’s en valkuilen die je moet vermijden

De 14 criteria voor het beoordelen van PSA-software

Aan de hand van deze vragenlijst kunt u beoordelen in hoeverre een PSA-softwarepakket voldoet aan de werkelijke behoeften van uw dienstverlenende bedrijf.

1. Biedt workforce management alles wat ik nodig heb? Capaciteitsplanning met competentiebeheer en flexibele inzet.
2. Worden mijn huidige en toekomstige verkoopmodellen ondersteund (vast bedrag, op basis van gewerkte uren, managed services, enz.)?
3. Is de marge zichtbaar tijdens de opdracht of alleen in de balans?
4. Worden de FAE/PCA automatisch berekend?
5. Is de integratie met uw boekhoudprogramma (Sage, Cegid) of uw ERP-systeem (SAP) standaard beschikbaar of is hiervoor maatwerk nodig?
6. Wordt er in de tool op dezelfde manier omgegaan met onderaannemers en freelancers als met interne medewerkers?
7. Kan de PSA van 20 naar 500 medewerkers opschalen zonder van systeem te veranderen?
8. Is de klantenservice Franstalig en biedt deze specifieke ondersteuning?
9. Wordt de data in Europa gehost en voldoet dit aan de AVG?
10. Biedt de tool een mobiele app voor gegevensverzameling in het veld?
11. Ondersteunt het PSA-systeem standaard meerdere valuta’s en meerdere entiteiten?
12. Is de uitgever gespecialiseerd in uw sector (adviesbureau, IT-dienstverlener, systeemintegrator) of is het een algemene uitgever?
13. Publiceert de uitgever zijn productroadmap en hoe vaak brengt hij updates uit?
14. Ondersteunt de tool de naleving van de regelgeving inzake elektronische facturering (Factur-X, Peppol)?

Welke KPI's moet je bijhouden in PSA-software?

Een PSA-systeem moet de volgende indicatoren standaard genereren, zonder dat er een export of handmatige hercompilatie nodig is:

1. TACE (arbeidsparticipatiegraad exclusief verlof): het aandeel van de productieve tijd, dat wil zeggen de gefactureerde tijd, ten opzichte van de beschikbare tijd;
2. gebruikspercentage: meet de tijd die aan interne of externe projecten wordt besteed;
3. brutomarge en nettomarge per opdracht: tijdens de opdracht, niet op de balansdatum;
4. Verwachte omzet versus gerealiseerde omzet: voortschrijdend gemiddelde over 3, 6 en 12 maanden;
5. nog te factureren: het bedrag van de geleverde diensten die nog niet zijn gefactureerd;
6. Werkelijk dagtarief versus verkocht dagtarief: verschil tussen het overeengekomen dagtarief en het daadwerkelijk toegepaste tarief;
7. gemiddelde periode tussen opdrachten: het gemiddelde aantal dagen tussen twee opdrachten per consultant;
8. factureringstermijn: de tijd die verstrijkt tussen het verlenen van de dienst en het versturen van de factuur.

Deze 8 indicatoren vormen het minimale dashboard voor een dienstverlenend bedrijf dat zijn winstgevendheid effectief wil sturen. Voor meer informatie geven we in dit artikel een gedetailleerd overzicht van de 12 financiële indicatoren die u moet volgen om uw projecten te sturen.

Beheert PSA-software ook onderaannemers en freelancers?

Ja, op voorwaarde dat u een PSA kiest die speciaal voor de Franse markt is ontworpen.

In Frankrijk doen IT-dienstverleners en adviesbureaus op grote schaal een beroep op onderaannemers en freelancers om pieken in de werkdruk op te vangen of toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden. Toch zijn de meeste gangbare tools (bedrijfsbrede ERP-systemen, spreadsheets, projectmanagementtools) alleen geschikt voor het beheer van interne medewerkers. Het resultaat: twee parallelle workflows, vertekende marges door het ontbreken van de werkelijke kosten van uitbesteding en een onvolledig beeld van de beschikbare capaciteit.

Een PSA-tool die is afgestemd op de Franse markt, zoals Stafiz, integreert externe medewerkers in dezelfde workflow als interne medewerkers.

• Gecentraliseerde personeelsinzet: de matching-engine zoekt profielen op basis van vaardigheden en beschikbaarheid, of het nu gaat om een vaste medewerker of een freelancer. De personeelsverantwoordelijke krijgt in één overzicht het volledige beschikbare aanbod te zien.
• Werkelijke opdrachtmarge: de kosten van de onderaannemer (gemiddelde dagprijs) worden in realtime meegenomen in de margeberekening, naast de loonkosten van het eigen personeel. Zonder deze integratie is de weergegeven marge misleidend.
• Facturering en afstemming: beheer van inkooporders van leveranciers, afstemming tussen de CRA van de onderaannemer en zijn factuur, interne doorberekening tussen entiteiten. Dit proces voorkomt dat facturen worden vergeten en dat margeverschillen te laat worden ontdekt.
• Contractuele naleving: monitoring van raamovereenkomsten, uitbestedingslimieten per klant of per opdracht, en voorwaarden voor loonadministratie. In een context waarin opdrachtgevers steeds meer transparantie eisen over de uitbestedingsketen, wordt deze traceerbaarheid een vereiste.

Als uw PSA-oplossing geen externe medewerkers ondersteunt, zult u Excel of een apart programma moeten blijven gebruiken. En dan verliest u het overzicht dat de PSA u juist had moeten bieden.

De 6 valkuilen die je moet vermijden bij de aanschaf van PSA-software

1. Kies voor Monday of Asana omdat ze bekend zijn. Deze projectmanagementtools beheren taken, maar geen facturering of winstmarges. Een adviesbureau heeft een tool nodig die de personeelsbezetting koppelt aan de omzet.
2. Pas het systeem in het begin niet te veel aan. Begin met de standaardinstellingen en pas deze vervolgens stap voor stap aan. Als je meteen 15 aangepaste velden aan de projectfiches toevoegt en de validatieworkflows opnieuw configureert, kost dat je veel tijd. Pas het systeem liever aan na drie maanden daadwerkelijk gebruik: de aanpassingen zullen des te relevanter zijn omdat ze gebaseerd zijn op praktijkgegevens.
3. Implementeer het systeem zonder de consultants erbij te betrekken. Als uw consultants uit gewoonte hun uren in Excel blijven invoeren, draait het PSA-systeem op leeg: geen tijdgegevens, geen berekenbare marge, geen betrouwbare facturering. Train uw consultants vanaf de eerste week in het invoeren van gegevens en wijs per team een contactpersoon aan.
4. Gegevens migreren zonder ze op te schonen. Excel-bestanden met personeelsgegevens bevatten vaak projecten die al twee jaar zijn afgesloten, consultants die het bureau hebben verlaten en verouderde dagtarieven. Reserveer een week voor het opschonen van de gegevens vóór de migratie.
5. Kies een ERP-systeem dat niet aan de boekhouding is gekoppeld. Als er geen standaardintegratie met uw boekhoudsoftware (Sage, Cegid) is, zorgt u voor dubbele invoer in plaats van dat u een invoer wegneemt.
6. Men denkt vaak dat de implementatie van een PSA-systeem maandenlang werk voor de teams met zich meebrengt. Een SaaS-PSA-systeem kan bij een MKB-bedrijf binnen 4 tot 12 weken worden geïmplementeerd. Zelfs voor grote ondernemingen is het project minder omvangrijk dan een klassiek ERP-systeem, omdat de bedrijfsprocessen (personeelsplanning, facturering op basis van uren of forfaitaire bedragen, tijdregistratie) al vooraf zijn geconfigureerd.

Hoe kies je de juiste PSA-software voor je adviesbureau?

Als uw kantoor de personeelsplanning nog steeds in een spreadsheet bijhoudt, de facturering in aparte software en de rapportage in Power BI, dan vertaalt deze versnippering zich elke maand in verloren uren aan consolidatiewerk, gemiste marges en vergeten facturen.

PSA-software is bedoeld om al deze onderdelen samen te brengen. De vraag is niet langer „hebben we PSA nodig?“, maar „welke PSA past bij uw organisatie, uw omvang en uw factureringsmodellen?“. De 14 criteria en de BenchPress-gegevens die in dit artikel worden gepresenteerd, bieden u een kader om dit te beoordelen.

Stafiz brengt pre-sales, personeelszaken, projectbeheer en financiën samen in één omgeving die speciaal is ontworpen voor adviesbureaus en IT-dienstverleners. Voor het eerst krijgt u een realistisch beeld van uw bedrijfsactiviteiten.

Ontdek de PSA van Stafiz