Der Leitfaden für ein effektives Projektmonitoring

Was ist Projektmonitoring?

Projektüberwachung: Definition

Unter Projektüberwachung versteht man die regelmäßige Analyse des Fortschritts eines Projekts sowie seiner finanziellen Leistung in Bezug auf ein ursprünglich gesetztes Ziel.

Die Projektüberwachung ist eine notwendige Maßnahme, um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen. Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt scheitern kann, daher ist es unerlässlich, Zugang zu Informationen zu haben, die es Ihnen ermöglichen, das Projekt zu verfolgen, wie z. B. den Fortschritt von Aufgaben, die Einhaltung von Budget und Margen oder die Aktualisierung des Rests der zu erledigenden Arbeit.

Im Idealfall sind alle Projekte es wert, verfolgt zu werden. Auch interne Projekte , die keinen Umsatz generieren, sollten überwacht werden, damit die Daten folgende Fragen beantworten können:

• Wer sind die Mitarbeiter, die an diesem Projekt gearbeitet haben?
• Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter insgesamt mit internen Projekten?
• Wie hoch sind die Kosten für interne Projekte?

Bei Projekten, die Einnahmen generieren, ist es aus den oben genannten Gründen umso wichtiger, die Projektnachverfolgung sicherzustellen.

Wer sollte ein Projekt überwachen?

In der Regel ist der Projektmanager für die Überwachung des Projekts verantwortlich. Diese Verantwortung umfasst die Einhaltung eines Zeitziels (feste Dauer oder Frist für die Fertigstellung des Projekts), eines Ziels für die Quantität der Ergebnisse, eines Ziels für die erzielbare Qualität und des Ziels der Einhaltung des Projektbudgets.

Projektmanager müssen in die Verantwortung genommen werden, indem ihnen die Verantwortung für die Projektüberwachung übertragen wird. Sie müssen in der Lage sein, eine Reihe von Dingen zu verfolgen.

• DieAusführung der Aufgaben und die Qualität der Verarbeitung.
• Kostenverfolgung und Budgetierung.
• Einhaltung der gesamten Projekttermine.
• Ggf. Projektfakturierung.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektmanagement?

Oft gleichgesetzt, unterscheiden sich Projektmanagement und Projektmanagement im Umfang ihrer Tätigkeiten.

• Eine strategische Vision

Wie die Unternehmensführung umfasst auch das Projektmanagement eine strategische Vision, die auf Entscheidungsfragen reagiert und Schritte umfasst wie: 

• • Die Maßnahme
  • Erwartung
  • Simulation
  • Passen

• Eine operationelle Dimension

Das Projektmanagement konzentriert sich auf die operative Dimension des Projekts mit einer begrenzteren strategischen Vision. Es umfasst im Wesentlichen die tägliche Überwachung der Produktion.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmonitoring und Projektmanagement?

Auch Projektüberwachung und Projektmanagement werden oft verwechselt.

In der Realität ist das Projektmonitoring ein integraler Bestandteil des Projektmanagements und des Projektmanagements.

• Daten sammeln

Die Überwachung besteht darin, Daten zu sammeln, die für die Entscheidungsfindung verwendet werden.

Tools wie Dashboards, Zeiterfassungen und Besprechungen fließen in diese Datenerfassung ein.

• Vergleichen von Daten

Die Projektüberwachung ist auf laufende Aktivitäten ausgerichtet und muss kontinuierlich und regelmäßig sein. 

Die gesammelten und analysierten Daten helfen dabei, die Diskrepanzen zwischen Ist- und Prognose zu erkennen und zu bewerten .

Wie gelingt ein Projekt mit effektivem Monitoring? 

Bereiten Sie das Projekt sorgfältig vor

Die Vorbereitung ist ein wichtiger Schritt in den fünf Phasen des Projektmanagements. In der Tat werden bestimmte Punkte klargestellt, wie z. B.:

• die erwarteten Leistungen,
• den Haushaltsplan,
• die Fristen,
• Schlüsselkompetenzen
• die verschiedenen Phasen, aus denen sich das Projekt zusammensetzt,
• die Aufgaben für jeden Lieferbestandteil.

Der Projektleiter, auch Projektmanager genannt, muss dann in der Lage sein, realistische Schätzungen abzugeben. Dies beinhaltet:

• die Analyse der verfügbaren Ressourcen (finanziell, personell, materiell),
• unter Berücksichtigung des Kontexts, in dem das Projekt stattfindet,
• Priorisierung von Zielen und Aufgaben
• Antizipation von Risiken.

Wenn die Vorbereitung langwierig und zeitaufwändig ist, können Sie eine solide Grundlage für eine gute Projektnachbereitung und letztendlich für den Gesamterfolg des Projekts schaffen.

Ressourcen strategisch auswählen

Identifizieren Sie verfügbare Ressourcen

Die Ressourcen , die einem Projekt zugewiesen werden, entscheiden über dessen Erfolg.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektmanager genau weiß, welche personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen er hat.

Maximierung der Personalbesetzung 

Was das Personalwesen betrifft, so ist das Verständnis der Herausforderungen der Personalbesetzung und ihrer strategischen Umsetzung von großem Vorteil.

Simulieren und anpassen

Simulieren Sie Szenarien mit Projektmanagement-Tools und passen Sie sie bei Bedarf an.

Um ein qualitativ hochwertiges Projekt pünktlich zu liefern, müssen Sie Ihre Ressourcen sorgfältig organisieren .

Stafiz integriert die fortschrittlichsten Funktionen auf dem Markt in Bezug auf die Personalbesetzung, einschließlich der Kapazitätsplanung – genaue Bedarfsermittlung, Antizipation des Profilbedarfs und des Sourcings – Mitarbeiterzuweisung/-planung sowie Überwachung der Arbeitszeit.

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Schritt 1: Überwachen des Aufgabenplans und der Personalbesetzung

Es überrascht nicht, dass die Überwachung des Projektzeitplans unerlässlich ist, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden.

Dazu gehört die Planung der Projektaufgaben auf jedem Task-Manager und die Überprüfung, ob das Lastniveau richtig kalibriert ist. Die Mitwirkenden dürfen nicht unterbesetzt oder überlastet sein, um die ordnungsgemäße Durchführung des Projekts zu gewährleisten.

GANTT-Diagramme sind im Allgemeinen der am besten geeignete Ansatz, um die einzuhaltenden Fristen für die verschiedenen Aufgaben verfolgen zu können.

Die Fristen sollten regelmäßig vom Projektleiter überprüft werden. Wenn Sie für eine Aufgabe eine größere Auslastung als erwartet planen müssen, sollten Sie den Zeitplan sofort aktualisieren.

Im Idealfall können Sie mit dem Projekt-Tracker zukünftige Kosten neu berechnen, wenn der Projektzeitplan angepasst wird.

Schritt 2: Überwachung der Projektabrechnung als Grundlage für das Management

Neben der Antizipation von Risiken und der Durchführung von Korrekturmaßnahmen ermöglicht Ihnen die Projektüberwachung, einen Schritt zurückzutreten, um zukünftige Projekte besser vorzubereiten und zu budgetieren.

Wenn eine Aktivität viele Projekte erfordert, ist es notwendig, die historische Leistung analysieren zu können , um Korrekturen zu identifizieren, die vorgenommen werden müssen.

Wenn die Margen beispielsweise konstant unter dem Zielwert liegen, müssen Sie verstehen, warum.

• Sind die Zeit, die für das Projekt aufgewendet wird, häufig höher als budgetiert?
• Ist die Zeitverteilung zwischen den verschiedenen Rollen auf die Budgets abgestimmt?
• Sind die Gebühren für die Vergabe von Unteraufträgen und die Käufe korrekt budgetiert?
• Sind die Preise für Projekte zu niedrig?

So viele mögliche Gründe, die bestätigt werden müssen, um die zukünftige Leistung zu verbessern.

Allzu regelmäßig führen Finanzteams oder Management-Controller Analysen selbstständig durch, ohne Informationen in Echtzeit mit den operativen Teams zu teilen. Dies führt zu einer Trägheit in der Projektüberwachung und hindert Unternehmen daran, ihre Rentabilität schnell und effizient zu verbessern.

Schritt 3: Effektive Kommunikation einrichten 

An den Projekten sind mehrere Mitwirkende beteiligt, die über alle möglichen Ressourcen verfügen müssen, um den Fortschritt zu kommunizieren und Informationen miteinander auszutauschen.

Es ist daher notwendig, eine Kommunikation auf der Grundlage von Anhörungen und Projektfolgegesprächen einzurichten, um die Situation zu teilen und während des gesamten Projekts die richtigen Schiedsgerichtsentscheidungen zu treffen.

 

Etablieren Sie eine fürsorgliche Kommunikation

Im Projektmanagement ist der Mensch involviert: Kommunikation ist daher der Schlüssel und bedingt den Erfolg des Projekts.

Die Rolle des Projektmanagers besteht darin, dafür zu sorgen, dass es allen Beteiligten gelingt, sich konstruktiv und wohlwollend auszutauschen, egal ob es sich um interne Teams, Dienstleister oder den Kunden handelt.

 

Wie organisiere ich ein effektives Projekt-Follow-up-Meeting?

Meetings sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Projektmonitorings, auch wenn sie von Teams in der Regel nicht geschätzt werden.

Sie sind regelmäßig und strukturiert organisiert und ermöglichen es dem Management, Feedback über die Realität vor Ort zu erhalten, um die notwendigen Anpassungen in Bezug auf Ressourcen oder sogar Ziele zu identifizieren. Diese Reaktionsfähigkeit ist ein Geschenk des Himmels, um Risiken zu antizipieren. 

 

Die Vorbereitung dieser Folgegespräche erfolgt in fünf Schritten.

 

1. Der Projektmanager stellt sicher, dass die Tracking-Daten aktuell sind und er sie teilen kann.
   
2. Die ausgeführten Aufgaben wurden bereits von der Führungskraft überprüft. Das Projekt-Follow-up-Meeting sollte nicht dazu genutzt werden, die Qualität dieser Aufgaben zu überprüfen, sondern den Status der Aufgaben bestätigen (abgeschlossen, in Bearbeitung, zu überprüfen, storniert usw.).
3. Sie müssen die Engpässe des Projekts identifizieren und die Überprüfung von Aufgaben priorisieren, beginnend mit denen, die einen Engpass darstellen.
4. Überprüfen Sie systematisch den Zeitplan: Antizipieren Sie den Rest, der für jede Aufgabe zu erledigen ist, und ordnen Sie die damit verbundene Last im Zeitplan der Mitarbeiter zu.
5. Stellen Sie sicher, dass die Projektabschlussmarge mit dem Budget übereinstimmt.

 

Follow-up-Meetings strukturieren

Du kennst das Sprichwort: Die kürzesten Witze sind die besten. Das gilt auch für Meetings, die nicht zu lang oder zu häufig sein sollten, auf die Gefahr hin, Frust zu erzeugen. 

Um sie produktiv zu halten, stellen Sie sicher, dass Sie eine Agenda und identifizierte Leistungskennzahlen haben , die Sie verfolgen können. Sie helfen Ihnen bei Ihren Entscheidungen.

 

Erleichterung des Zugangs zu Informationen

Das Aufbrechen von Silos durch die Zugänglichmachung von Informationen ermöglicht eine effektive Projektüberwachung.

In der Tat müssen Teams über das richtige Maß an Informationen verfügen , um die Zusammenarbeit zu erleichtern . So kann jeder seine Rolle effektiv erfüllen .

 

Die verschiedenen Tools zur Projektüberwachung

Die Spezifikationen

Das Lastenheft ist insofern ein wesentliches Element der Projektüberwachung, als es die zu erreichenden Ziele und die erwarteten Ergebnisse definiert.

Es dient als Referenz und strukturiert die Erwartungen des Kunden in Bezug auf Ziele, Termine, Termine, Kosten und Aufwände sowie in der Aufgabenverteilung nach Rollen.

 

Sendepläne

Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm bietet eine grafische Visualisierung des Projekts über einen bestimmten Zeitraum in Form einer Zeitleiste. Es wird verwendet, um den Fortschritt von Aufgaben zu planen und zu überwachen. 

Das Gantt-Diagramm hilft dabei, die Abhängigkeiten von Aufgaben zueinander schnell zu erkennen und so zu erkennen, welche Aufgaben von einer Verzögerung betroffen sein könnten.

 

Die Kanban-Ansicht

Kanban bietet eine andere Art der Betrachtung, diesmal in Form von Spalten. Es ist in der Regel in mindestens 3 Spalten unterteilt: zu erledigen, in Bearbeitung, abgeschlossen. 

Armaturenbretter

Dashboards für die Projektüberwachungsind wertvolle Werkzeuge. Sie ermöglichen es, Informationen zu zentralisieren und zu aggregieren, um eine globale Vision des Projekts zu erhalten.

Jedes Projekt sollte über ein Dashboard verfügen, um die definierten KPIs zu untersuchen. Einige Indikatoren sind bei der Projektüberwachung nach wie vor unerlässlich: 

• die erreichten und verbleibenden Ziele;
• die Statuten der verschiedenen Aufgaben;
• die neuesten Updates.

 

Projektmanagement-Software

Sie können die Projektüberwachung auf zugängliche Weise erleichtern, indem Sie ein spezielles Projektüberwachungstool verwenden. Sie zentralisieren die Daten und machen sie zuverlässig, zugänglich und aktuell.

 

Der Informationsfluss wird flüssiger und erleichtert die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.

Darüber hinaus bieten einige dieser Softwareprogramme Automatisierungsfunktionen. Die Zeitersparnis ist beträchtlich und die Fehler im Zusammenhang mit der doppelten Eingabe sind begrenzt, wodurch Sie präziser werden.

 

Stafiz zentralisiert Daten auf mehreren Ebenen. Alle Kosten sowie die Erlöse werden in einer Logik berücksichtigt, die in der Buchhaltung als Vollkosten bezeichnet wird. Das Aktivitätsmanagement ist von Anfang bis Ende integriert: vom Opportunity-Management bis zur Rechnungsstellung. Sie wandeln Ihre Möglichkeiten sofort mit dem ursprünglichen Plan in eine Mission um; KPIs sind genau und in der Prognose automatisch aktuell.

Erfahre mehr über Stafiz

 

Hier ist eine Liste der Funktionen, die eine Verwaltungssoftware wie Stafiz hat.

 

Kategorie der Bedürfnisse	Bedürfnisse	Beispiel für Werkzeuge
Kommunikation und flüssiger Austausch	Sie möchten, dass Ihr Team synchron ist und sich regelmäßig austauscht Sie müssen Ihre Aufgaben auf einfache Weise organisieren	Microsoft-Projekt, Trello, monday.com
Projekt- und Kundenportfoliomanagement	Sie müssen Ihre Ressourcen und Berater planen, den Qualifikationsbedarf antizipieren Sie möchten Ihre Ressourcen genau verfolgen: Personalbesetzung, Einkauf, Ausgaben und Einfluss auf die Prognose haben Sie müssen Kompromisse eingehen, welche Ressourcen implementiert werden sollen	Stafiz – Projektmanagement und -überwachung

Verfolgung in Echtzeit 

Die Echtzeitüberwachung von Status, Budget und erledigten Aufgaben erleichtert die Reaktionsfähigkeit.

 

Erstellung von Fortschrittsberichten

Diese Funktion hilft bei der Vorbereitung von Fortschrittsbesprechungen , damit sie so produktiv wie möglich sind.

 

Globale Visualisierung 

Das Interesse an Management-Software liegt in ihrer Fähigkeit, eine globale Sicht zu bieten, entweder auf der Ebene eines Projekts oder eines Projektportfolios.

Dies ist auf zwei Ebenen strategisch, sowohl aus Makro- als auch aus Mikroperspektive. 

 

• Makro-Vision

Eine gute Transparenz aus makroökonomischer Sicht wird es ermöglichen, das Projektportfolio und damit die Gesamtheit der Projekte zu überwachen. Zunächst einmal können Sie sicherstellen, dass die laufenden Projekte mit der langfristigen Strategie des Unternehmens übereinstimmen.

Dann verfügen Sie über alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Ressourcen relevant einzusetzen oder Anpassungen vorzunehmen.

 

• Mikro-Vision

Aus der Mikroperspektive verfügen Sie über genaue, zuverlässige und aktuelle Daten, um Ihr Projekt zu verfolgen.

Sie werden dann in der Lage sein, die Lücken zu analysieren und einen klaren Überblick über die erreichten, verbleibenden sowie die verbrauchten Ressourcen zu erhalten.