Die 4 Schritte der Aufgabenplanung

Eine gute Planung und Zuweisung von Aufgaben können den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts ausmachen. Generell sollten wir uns kostengünstige und realistische Ziele setzen. Anschließend sollten wir die folgenden Schritte für eine effektive Planung unternehmen:

1. Unterteilen Sie das Projekt in Aufgaben und priorisieren Sie diese.
2. Analysieren Sie die verfügbaren Ressourcen.
3. Weisen Sie Aufgaben entsprechend dieser Ressourcen zu. 
4. Ihre Ausführung verfolgen und kontrollieren.

Die Verwendung eines Tools zur Aufgabenverwaltung und Projektsteuerung erleichtert und optimiert die Planung von Aufgaben, aber auch ganz allgemein das Projektmanagement und die Verwaltung der damit verbundenen Ressourcen, um eine höhere Rentabilität zu erzielen.

Definieren Sie die Ziele des Projekts

Die Definition der Ziele eines Projekts ist von entscheidender Bedeutung, da sie die restlichen Schritte des Projektmanagements und die Zuweisung von Aufgaben bestimmt. Es gibt verschiedene Arten von Zielen :

• Temporal.
• Wirtschaftlich. 
• Verbunden mit der Verwaltung des Personals.
• Leistung.
• Techniken. 

Ziele sind grundlegend, denn sie bestimmen, welche Aufgaben, Ressourcen und Personen mit dem Projekt betraut werden. Sehen wir uns das anhand eines Beispiels an.

Angenommen, eine Entwicklungsfirma plant die Auslieferung einer Anwendung, für die sie 950 Stunden Programmieraufwand veranschlagt hat. Sie hat drei Programmierer, die den Code fünf Stunden pro Tag entwickeln und 100 % dieser Zeit für das Projekt aufwenden :

• 950 Stunden / 3 Programmierer = 316,6 Stunden, die jeder von ihnen absolvieren muss.
• Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass sie fünf Stunden pro Tag aufwenden werden, benötigen sie 63 Arbeitstage, um das Projekt durchzuführen (316,6 Stunden, die jeder Programmierer leisten muss / 5 Stunden pro Tag, die sie aufwenden können = 63,3 Arbeitstage). 

Die Festlegung der Ziele ist von entscheidender Bedeutung, denn wenn wir die Anwendung in weniger als zwei Monaten liefern wollen, haben wir keine andere Wahl, als mehr Personal einzusetzen. Dies sind Fragen, die das spätere Management und die Aufgabenverteilung betreffen, daher ist dies der erste Punkt, der geklärt werden muss.

Welche Schritte sind bei der Zuweisung von Aufgaben zu beachten?
Nachdem Sie die Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, die vier wichtigsten Schritte zu unternehmen, um Aufgaben richtig zu verwalten und zuzuweisen.

Schritt 1: Unterteilen Sie das Projekt in Aufgaben und priorisieren Sie diese.

Wenn wir die Ziele im Auge behalten, müssen wir das Projekt in Aufgaben unterteilen und diese nach Priorität ordnen. Es gibt verschiedene Tools, die uns bei dieser Planung helfen.

Eisenhower-Matrix

Es handelt sich um ein System, mit dem man Aufgaben in dringende und wichtige Aufgaben unterteilt. Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Räumen :

• Die Aufgaben wichtig und dringend : In diesem Feld befinden sich Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und die sich in der Regel aus unvorhergesehenen Ereignissen im Alltag ergeben. Um beim vorherigen Beispiel zu bleiben: Die Abwesenheit eines der Programmierer und die Notwendigkeit, die ihm übertragene Arbeit vor diesem Ereignis zu erledigen.
• Die Aufgaben wichtig aber nicht dringend: Hierbei handelt es sich um langfristige Aufgaben, die aufgeschoben werden können.
• Die Aufgaben nicht wichtig, aber dringend : Dies sind Fragen, die an andere Teammitglieder delegiert werden können oder die man automatisieren sollte.
• Aufgaben weder wichtig noch dringend : Daher könnten sie eliminiert werden, da sie unsere Zeit verschwenden.

PERT

Das PERT-Diagramm ist ein weiteres Hilfsmittel, um ein Projekt effizient in Aufgaben zu unterteilen.

Er besteht aus Sätzen aus miteinander verknüpften Handlungen. Er ist besonders nützlich bei Projekten, bei denen die Aufgaben von verschiedenen Abteilungen oder großen Teams abhängen. Er dient dazu, Kriterien zu vereinheitlichen und Beziehungen enger zu knüpfen, damit Aufgaben korrekt und reibungslos in der vorgesehenen Reihenfolge ausgeführt werden und Liefertermine Vorrang haben.

Seine Darstellung erinnert an einen Staffellauf, bei dem Arbeitnehmer "B" erst dann mit dem Laufen beginnen kann, wenn Arbeitnehmer "A" die ihm zugewiesene Aufgabe erledigt hat.

ICE-Rating

Das ICE-Bewertungsmodell (engl. Impact, Confidence, Easy) ist eine weitere Methodik, die bewertet die Aufgaben auf der Grundlage von drei Parametern, wodurch die wichtigsten Aufgaben priorisiert werden können. Die folgenden Aspekte werden mit Noten von 1 bis 10 bewertet:

• Auswirkung : Was ist das Ziel der Aufgabe. 1 ist ein niedriger Impact und 10 ein hoher Impact (entscheidende Aufgabe).
• Zuversicht : Die Gewissheit, dass die erwartete Wirkung der Aufgabe erreicht wird. Der Wert 1 steht für eine Aufgabe, der wir wenig Vertrauen entgegenbringen, und der Wert 10 für bewährte Aufgaben, von denen wir wissen, dass sie die erwartete Wirkung erzielen werden.
• Leichtigkeit : Der Grad der Leichtigkeit der Aufgabe unter Berücksichtigung der Einschränkungen durch Zeit, Ressourcen, Kosten usw. Je leichter die Aufgabe ist, desto höher ist die Bewertung.

Der ICE-Wert für jede Aufgabe ergibt sich aus der Multiplikation der Werte, die für "Auswirkung", "Vertrauen" und "Einfachheit" angegeben wurden. Das höchste Produkt bezeichnet die Reihenfolge der Aufgabenpriorität.

Schritt 2: Analyse der verfügbaren Humanressourcen

Der zweite Schritt besteht darin, die verfügbaren Humanressourcen gut zu planen und dabei drei Aspekte zu berücksichtigen:

• Kompetenzen überprüfen.
• Ihre Verfügbarkeit.
• Willenskraft.

Kompetenzen überprüfen

In diesem Stadium müssen wir uns fragen, ob die Personal über die richtigen Fähigkeiten verfügt die für die Durchführung eines bestimmten Projekts erforderlich sind.

Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass es nicht nur um technische Fragen geht. Je nach Projekt können soziale Kompetenzen ebenso relevant sein. 

Bei Projekten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, wird es z. B. notwendig sein, zu überprüfen, ob die Teilnehmer über Verhandlungsgeschick, Einfühlungsvermögen oder Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Diese Fähigkeiten werden benötigt, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. 

Verfügbarkeit prüfen und Last überwachen

Ein oft vernachlässigter Punkt ist die Überprüfung der Verfügbarkeit von RessourcenDies gilt vor allem für Unternehmen, die mehrere Projekte durchführen und Profile haben, die in mehrere Projekte involviert sind.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass wir sicherstellen, dass wir den richtigen Entwickler für die Durchführung einer bestimmten Entwicklung haben. Und dass er auch tatsächlich zur Verfügung steht, wenn wir ihn brauchen.

Es geht darum, mögliche Vaterschafts- oder Mutterschaftsurlaube, Urlaube, geplante Abwesenheiten usw. zu überprüfen. Es geht darum, Aufgaben neu zu organisieren oder einen Ersatz zu finden, wenn die ursprünglich zugeteilte Person nicht verfügbar ist.

Um die Personalressourcen richtig zu verwalten und die besten Entscheidungen zu treffen, müssen wir uns auf eine Staffing-Management-Software wie Stafiz stützen. Dank solcher Tools können wir :

• Visualisieren schnell und einfach die Arbeitsbelastungen.
• Analysieren auf einen Blick, ob die verschiedenen Aufgaben sind durchgeführt in der vorgegebenen Zeit erledigt werden.
• Sehen, wer zuständig ist verantwortlich ist für jede Aufgabe.
• Der Status Fortschritt jeder Aufgabe.
• Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung und das Projekt neu ausrichten wenn die Ziele geändert werden müssen.
• Festlegen von Ziele realistisch für jede Aufgabe und für das Projekt als Ganzes.
• Kontrollieren Sie durch Warnsysteme ob man außerhalb des Zeitrahmens liegt, falls sich das Projekt weiter so entwickelt wie bisher.
• Aktualisieren Sie in Echtzeit die laufende Arbeiten.
• Bei Bedarf agile Neuzuordnung von Profilen und Mitarbeitern. Mit einem Projektmanager ist es möglich, schnell Profile mit den benötigten Fähigkeiten zu finden.

Motivation bewerten

Dieser Punkt fällt in den Bereich der Personalmanagement : Ist das Team motiviert und sind die Voraussetzungen gegeben, dass sich die Projektteilnehmer zu 100 % für das Projekt engagieren?

Wie kann man die Motivation der Mitarbeiter verbessern?

Um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern und ihr Engagement zu maximieren, muss zunächst sichergestellt werden, dass sie über die richtigen erforderlichen Fähigkeiten haben, um die Aufgaben zu erfüllen. Wenn sich eine Fachkraft sicher fühlt, ist ihr Engagement für Projekte größer.

Wenn sie diese nicht besitzen, lohnt es sich, diese Arbeitnehmer innerhalb des Unternehmens auszubilden. Auf diese Weise werden sie wahrnehmen, dass sich die Organisation um sie kümmert und ihnen die Ressourcen zur Verfügung stellt, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, was sie beruflich bereichert. 

Zweitens müssen wir die Präferenzen der Fachkräfte einbeziehen in die Aufgabenverteilung einbeziehen.

Der dritte Schritt, um ein hohes Maß an Bereitschaft und Engagement aufrechtzuerhalten, besteht darin die Arbeitsbelastung gerecht zu teilen. In diesem Zusammenhang ist es von entscheidender Bedeutung, den möglichen Bedarf durch Analysen zu antizipieren, die vorhersagen, welche Teams mehr oder weniger ausgelastet sein werden, und die Mitarbeiter gegebenenfalls umzuverteilen.

Schritt 3: Aufgaben zuweisen

Sobald wir das Projekt in Aufgaben unterteilt haben und wissen, welche personellen und technischen Ressourcen uns zur Verfügung stehen, gehen wir zum dritten Schritt über: die Zuweisung der Aufgaben. Dazu müssen wir jeder der Aufgaben die das Projekt bilden, die folgenden Informationen :

• Wer wird verantwortlich ?
• Wie lange Zeit wird das dauern und wann muss die Aufgabe, für die sie verantwortlich ist, fertig sein?
• Mit welchen Werkzeugen wird sie durchgeführt?

Die Zuweisung von Aufgaben kann durchgeführt und in GANTT-Diagrammen und Stellenplänen dargestellt werden.

GANTT-Diagramm

Es handelt sich um ein System von Balken, die einen bestimmten zeitlichen Raum einnehmen. In einem GANTT-Diagramm sehen Sie auf einen Blick :

• Der Name der Aufgabe.
• Die geschätzte Zeit für ihre Durchführung.
• Die Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist. 
• Die Interdependenz mit anderen Aufgaben.

Stellenplan

Der Stellenplan ermöglicht außerdem einen schnellen Überblick über die an einem Projekt beteiligten Fachkräfte, die ihnen zugewiesenen Aufgaben und die geschätzte Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt wird. 

Sowohl im GANTT-Diagramm als auch in den Stellenplänen werden die Arbeitsbelastungen der verfügbaren Profile angezeigt. Manchmal kann es je nach Projektverlauf notwendig sein, diese Arbeitsbelastungen neu auszutarieren, um das Projekt korrekt zu entwickeln. 

Arbeitsbelastung ausgleichen

Der Auslastungsgrad ist der Indikator, mit dem die Arbeitsbelastung gemessen und gerecht ausgeglichen werden kann, ohne die Ziele und Fristen, die für die Durchführung eines Projekts festgelegt wurden, in Frage zu stellen.

Die Aufwandsquote ist gleich der Zeit, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wurde, geteilt durch die verfügbare Zeit. Wenn ein Mitarbeiter 5 Stunden pro Tag an abrechenbaren Projekten von insgesamt 7 Stunden an seinem Arbeitstag arbeitet, beträgt seine Belastungsquote für diesen Tag : 5 / 7 * 100 = 71,42%.

Wenn wir die Auslastungsquoten aller Mitglieder eines Projekts kennen, können wir bessere Entscheidungen über die Organisation von Aufgaben, Arbeitszeiten usw. treffen. Es ermöglicht uns auch, die Kosten auf der Grundlage der von jeder Person tatsächlich aufgewendeten Zeit zu organisieren. Es ermöglicht auch, die für jede Aufgabe vorgesehene Zeit zu optimieren und so die Kontinuität des Projekts zu gewährleisten. 

Mit einer Staffing-Software verfügen wir über aktuelle Daten. über das gesamte Team. Unter Berücksichtigung der Urlaubstage der Mitarbeiter, der Fehlzeiten oder Krankheit, ob sie in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten Vollzeit oder Teilzeitusw.

Dank all dessen werden die Ressourcen besser verteilt, sodass Überlastungen vermieden oder mögliche Unzulänglichkeiten erkannt werden können, bevor sie überhaupt entstehen. Dies wird sich positiv auf die Gesamtentwicklung eines Projekts auswirken.

Schritt 4: Überwachung und Kontrolle

Sobald alle Ressourcen entsprechend den Zielen zugewiesen wurden, ist es an der Zeit, die Verfolgung der Aufgaben an sich zu erledigen. Wie wir gesehen haben, ist die Planung von entscheidender Bedeutung. Manchmal treten jedoch unvorhergesehene Ereignisse ein, die Änderungen oder Modifikationen der ursprünglichen Planung erforderlich machen.

Unvorhergesehenes rechtzeitig zu erkennen oder gar vorauszusehen, ist der Hauptnutzen dieser Phase. Die Verwendung eines Werkzeug zur Projektverfolgung ist von großem Nutzen, denn :

• Es ermöglicht Warnungen zu automatisieren wenn bestimmte Aufgaben nicht zeit- und formgerecht erledigt werden.
• Es ermöglicht uns, zu handeln schnell wenn es notwendig ist, Änderungen aufgrund von Ereignissen umzusetzen. unvorhergesehenen Ereignissen.
• Er fördert eine Koordination korrekten Einsatz der Ressourcen zur Erreichung der Ziele. Auf visuelle, agile und einfache Weise.
• Erkennt Engpässe in bestimmten Aufgaben, die die Entwicklung anderer notwendiger Maßnahmen verzögern.
• Ermöglicht es die Arbeitsbelastung in Echtzeit neu anpassen. Dies fördert die Motivation der Arbeiter, erhöht die Produktivität und stellt sicher, dass das Projekt gemäß den geplanten Parametern durchgeführt wird.
• Es ermöglicht auch die Erkennung von Abweichungen im BudgetSie können unter anderem die Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen oder nicht abrechenbare Kosten kontrollieren. Finanzindikatoren für die Projektsteuerung. Schlüsselfragen, um vorausschauend zu planen und Entscheidungen zu treffen, die die maximale Rentabilität des Projekts und damit auch des Unternehmens fördern.
• Rationalisiert die Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Projektaufgaben?

Die Aufgaben eines Projekts sind die einzelne Aktionen die notwendig sind, um das Projekt als Ganzes gemäß den festgelegten Zielen auszuführen. Ein Projekt könnte z. B. die Entwicklung einer Anwendung für Mobilgeräte sein.

Es wird Aufgaben enthalten, die in ihrer Gesamtheit das Projekt ausmachen. Zum Beispiel die Erstellung eines Modells des Hauptbildschirms der Anwendung. 

Welche Funktion und Vorteile hat die Zuweisung von Aufgaben in einem Projekt?

Die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen ist von entscheidender Bedeutung, weil sie effizient. Effizienz in einem Projekt bedeutet das Erreichen der beste Leistung die mit der angemessenen Nutzung der verfügbaren Ressourcen möglich ist.

Welche Methodik ist für die Zuweisung von Aufgaben am besten geeignet?

Für Aufgaben zuzuweisenZunächst müssen Sie die Ziele festlegen, die Sie bei der Entwicklung eines Projekts erreichen wollen. Von da an folgen vier Phasen aufeinander :

1. Planen Sie die Aufgaben Einzelne, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, auf der Grundlage der zuvor festgelegten Ziele (Zeit, Kosten usw.).
2. Analysieren Sie die Erforderliche Personalressourcen zur Durchführung der im vorherigen Punkt geplanten Aufgaben.
3. Weisen Sie die Aufgaben zu je nach Verfügbarkeit und Ausbildung des Personals.
4. Verfolgen Sie die Durchführung dieser Aufgaben und weisen Sie ggf. Verantwortliche oder Arbeitsbelastungen neu zu.

Was ist ein Aufgabenblatt und wie funktioniert es?

Ein Aufgabenverteilungsblatt ist eine Möglichkeit visuell, intuitiv und agil, um darzustellen, wer für welche Aufgabe zuständig ist. für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist. Durch die Verwendung von Tools wie GANTT-Diagrammen können wir :

• Visualisieren, wem eine Aufgabe zugewiesen wurde.
• Sehen, wann sie begonnen hat und wann sie enden wird. 
• Ob der vorgesehene Zeitplan eingehalten wird. 
• Wissen, welche anderen Aufgaben von der Ausführung einer vorherigen Aufgabe abhängen.