Der vollständige Leitfaden zu den Projektspezifikationen

Als echter roter Faden spielt das Lastenheft eine zentrale Rolle für den Erfolg eines Projekts. Die Antwort auf die Frage " Brauchen wir Spezifikationen für ein Projekt?" ist unumstritten: Ja. Dieses unverzichtbare Instrument stellt sicher, dass Ziele, Projektumfang, Fristen und Budget eingehalten werden.

Aber was sollte eine Spezifikation dann enthalten? In diesem Artikel erklären wir, warum dieses Dokument strategisch ist, was die Herausforderungen für jeden Beteiligten sind, und wir schlagen eine klare Projektspezifikationsstruktur vor, die als Vorlage für Ihre zukünftigen Projekte wiederverwendbar ist.

Was ist eine Projektspezifikation?

Bedürfnisse formalisieren

Jedes Projekt erfordert wahrscheinlich Projektspezifikationen: von der Neugestaltung einer Website über den Einsatz von Software bis hin zur Organisation einer Veranstaltung. 

In der Tat handelt es sich um ein wesentliches Dokument, da es alle wesentlichen Elemente für den reibungslosen Ablauf des Projekts und seinen Erfolg formalisiert:

• Bedürfnisse
• ziele
• den Umfang,
• Zwänge
• Funktionen
• Stichtage
• den vorläufigen Haushaltsplan.

Planen und verfolgen

Auf diese Weise bildet es eine Grundlage für die Projektplanung und erleichtert deren späteres Management. Es fasst alle Elemente in einem einzigen Dokument zusammen und bietet ein einheitliches Informationsniveau für alle Beteiligten, sowohl intern als auch extern. 

Ein Vertragsdokument

Das Lastenheft wird in der Planungsphase des Projekts erstellt, nachdem der Kunde seine Erwartungen geäußert hat. 

Obwohl in der Regel der Projektmanager für das Verfassen verantwortlich ist, kann diese Aufgabe an einen externen Berater delegiert werden. In jedem Fall muss das erstellte Dokument offiziell genehmigt und dann vom Kunden und dem Projektteam unterzeichnet werden, so dass es sich um ein Vertragsdokument handelt. Es handelt sich jedoch nicht um einen eigenständigen Vertrag .  

Die verschiedenen Arten von Spezifikationen

Die funktionalen Spezifikationen

Die Funktionsspezifikation beschreibt, wie das Produkt oder die Dienstleistung die Anforderungen erfüllt. Auf diese Weise werden die Verwendungszwecke, Funktionalitäten, Merkmale und Einschränkungen festgelegt. Sie dient als Grundlage für die technischen Spezifikationen, drückt aber keine technische Lösung aus. 

Die technischen Spezifikationen

Die technischen Spezifikationen spiegeln die funktionalen Bedürfnisse aus technischer Sicht wider. So führt er aus: 

• die verwendete technische Lösung,
• die zu berücksichtigenden technischen Aspekte,
• die einzuhaltenden Normen,
• Zwänge
• Features mit technischer Perspektive.

Die gemischten Spezifikationen

Die gemischten Spezifikationen sind eine Kombination aus den funktionalen und technischen Spezifikationen. Sie können separat erstellt oder in ein einziges Dokument integriert werden: die gemischten Spezifikationen. 

Warum sind Spezifikationen für Dienstleistungsunternehmen so wichtig?

Spezifikationen als Kunden-Lieferanten-Sicherheitstool

Die Spezifikationen tragen zu einer gesunden Beziehung zwischen dem Kunden und dem Dienstleister bei. In der Tat klärt es die Geschäftsbeziehung und bietet einen Rahmen für Verpflichtungen, um Streitigkeiten zu vermeiden. 

So dient das Lastenheft als Referenz, um Missverständnisse, unausgesprochene Worte und Ungenauigkeiten zu begrenzen. 

Klar, spezifisch, eindeutig, stellt sicher, dass alle Elemente auf beiden Seiten klar sind, um die gelieferte Qualität zu maximieren. Es legt die Grenzwerte fest, indem es die Ausschlüsse und Einschränkungen angibt. Darüber hinaus erleichtert es die Erstellung des Angebots , indem es die Erwartungen erläutert. 

Die Herausforderungen von Projektmanagement-Spezifikationen

• Projektleiter und Team 

Im Kontext von Dienstleistungsunternehmen stellen die Projektspezifikationen eine große Herausforderung für das Projektteam dar. Die Berater setzen sich aus dem Projektmanager zusammen, der das Projekt entwirft und leitet, und sind dafür verantwortlich, die Einschränkungen der Ausführung, des Umfangs und der Prioritäten zu respektieren. Im Idealfall ist der Projektleiter für die Rentabilität seiner Projekte und die Kundenzufriedenheit verantwortlich.

Probleme

Für das Projektteam ermöglichen die Projektspezifikationen somit: 

• Behalten Sie dank des Projektzeitplans einen Überblick über Aufgaben, Meilensteine und Programme. 
• zu wissen, von wem und wie lange seine Elemente hergestellt werden,
• Missverständnisse und Missverständnisse zu vermeiden,
• Reibungspunkte zu antizipieren.

Risiken 

Die Begrenzung der Projektspezifikationen: 

• Konflikte um Prioritäten, 
• Zweifel an Verantwortlichkeiten und Zuweisungen: Der Projektmanager ist verantwortlich, seine Aufgabe ist es, das Projekt in Übereinstimmung mit den Regeln und pünktlich zu liefern,
• Rückzug des Kunden: Mit der Unterschrift bestätigt der Kunde, dass er informiert ist und mit den bereitgestellten Informationen einverstanden ist.

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Erfahren Sie mehr über die Budgetverfolgung

• Die Geschäftsführung und das Top-Management

Das Management hat andere Bedürfnisse als das Projektteam. Als Verantwortlicher für die strategische Vision ist es ihr Interesse, die Erreichung der Ziele des Projektportfolios sichtbar zu machen: Es handelt sich also um eine konsolidierte Vision der Überwachung der Einhaltung der Spezifikationen, die sie benötigt.

Probleme 

Das Lastenheft muss die Rentabilität der Projekte und die Zufriedenheit der Kunden garantieren. Die Überwachung von Projektberichten muss es ermöglichen, ein Portfolio an den strategischen und finanziellen Zielen auszurichten.

Risiken

Das Lastenheft bietet somit eine Grundlage für die Überwachung der konsolidierten Leistung : Kosten, Termine, Kundenzufriedenheit.

Stafiz ermöglicht es Ihnen, Portfolioprojekte auf einen Blick zu verfolgen. So ist es möglich, schnell die Projekte zu identifizieren, die in Kosten oder Terminen abweichen, aber auch die profitabelsten Projekte und Kunden. Stafiz bietet detaillierte Berichte, um die Ursachen von Abweichungen zu identifizieren, um die Marge oder die Lieferzeiten wiederherstellen zu können.

Finanzielles Projektmanagement

• Projektportfoliomanager 

In einem Dienstleistungsunternehmen spielen PPM-Manager (Business Unit Manager, COO oder Director of Operations) in Verbindung mit Projektmanagern eine Schlüsselrolle bei der Steuerung der Produktion. Ihre Aufmerksamkeit richtet sich dann auf das Management von Ressourcen durch Projekte und deren Rentabilität. Gemeinsam mit den Projektleitern legen sie die vorläufigen Budgets der Projekte im Lastenheft fest, um einen vorgegebenen Spielraum zu generieren.

Probleme

Für Portfoliomanager stellen die Vorgaben eine Ausgangsbasis dar. Dies ermöglicht es ihm, die Ausführung zu organisieren und Ressourcen zu planen , insbesondere während der Personalbesetzung : Organisieren Sie Profile projektübergreifend, identifizieren und besetzen Sie die richtigen Profile zur richtigen Zeit und für die richtige Mission.

Risiken

Ohne genaue Vorgaben sind Portfoliomanager einer schlechten Kalkulation, einer schlechten Beschreibung des Bedarfs und damit der damit verbundenen Personalausstattung ausgesetzt. Dies stellt ein Risiko für die Termine, die Qualität der Ergebnisse und die Verfügbarkeit der richtigen Profil-Projekt-Paare dar, was sich letztendlich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Profilauswahl

Stafiz zentralisiert Ihre Profilanfragen und beschleunigt Ihre Entscheidungsfindung mit allen Informationen, die Sie für die Auswahl und Zuweisung Ihrer Profile benötigen: Übereinstimmung der Fähigkeiten, Verfügbarkeit und sogar Appetit. Ihre Personalbesetzungen sind viel einfacher und schneller.

Vorausschauende Lasttransparenz

Stafiz bietet eine vorausschauende Sichtbarkeit der Arbeitsbelastung der Teams und vermeidet so Unter- oder Überlastung.

• CFOs und Management Controller

Diese Profile sind für die Überwachung der Finanzen verantwortlich. Sie richten ihr Augenmerk auf die Rentabilität und die vertraglichen Risiken. 

Probleme

So nutzt er die Spezifikationen, um die gesetzten Budgets zu überwachen, Kosten, Termine und Margen zu kontrollieren. Das Lastenheft ermöglicht es ihm, den Service und die Produktionskosten genau zu quantifizieren.

Stafiz ermöglicht es insbesondere, eine Vision für die Landung zu erhalten, indem es den Finanziers eine Vorhersagefähigkeit gibt und es so ermöglicht, Abweichungen im Voraus zu antizipieren. Im Beispiel sehen wir, dass die Kurve der geplanten Ressourcen die in Rot dargestellten der maximal geplanten Ressourcen übersteigt, so dass Zeit zum Handeln bleibt.

Risiken

Für Finanzteams stellen unvollständige oder schlecht definierte Kostenangaben ein finanzielles Risiko dar, das aufgrund einer Unterschätzung der Kosten oder einer Überschätzung der für ein Projekt benötigten Ressourcen zu Budgetüberschreitungen führen kann. 

• Vertriebsteams 

Als direkte Gesprächspartner des Kunden konzentrieren sich Vertriebsmitarbeiter und Customer Successes auf die Beziehung zum Kunden : Verfolgen Sie ihn, unterstützen Sie ihn und identifizieren Sie Upselling-Möglichkeiten. 

Probleme

Für sie stellen die Projektspezifikationen einen vertraglichen Bezugspunkt dar, der es ihnen ermöglicht, Erwartungen zu steuern und Verpflichtungen zu formalisieren.

Risiken 

Die Projektspezifikation hilft, ein schlechtes Framing zu vermeiden, das zu Unzufriedenheit der Kunden oder einem Tunnel ohne Sichtbarkeit des Projekts führen könnte. 

Wie schreibe ich eine effektive Projektspezifikation?

Die 9 Schritte, die Sie befolgen müssen, um eine Spezifikation zu schreiben

Sammeln Sie die Informationen 

Der erste Schritt bei der Erstellung einer relevanten Projektspezifikation besteht darin, Informationen von den verschiedenen Stakeholdern einzuholen. Dies kann in Form von Einzelinterviews, Gruppenmeetings oder auch Benchmark-Analysen und Nutzertests erfolgen. 

Festlegen des Kontexts

Dem Projekt einen Kontext zu geben , ist für die Teams, die daran arbeiten, von entscheidender Bedeutung. Aus operativer und strategischer Sicht ist es in der Tat unerlässlich, die Umwelt und die allgemeinen Probleme zu verstehen. 

Dieser erste Teil besteht also aus einer kurzen Präsentation des Unternehmens und insbesondere des Projekts. 

Bei der Präsentation des Unternehmens ist es notwendig zu definieren: 

• das allgemeine Funktionieren der Organisation; Dies ist umso sinnvoller, wenn Sie mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten,
• des Sektors und des Tätigkeitsmarktes,
• die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen,
• die kurz- und langfristige Vision. 

Bei der Präsentation des Projekts wird es notwendig sein, Folgendes zu klären: 

• die Bedürfnisse, auf die das Projekt eingeht,
• die Gründe, die zur Entstehung dieses Projekts geführt haben, 
• warum sie erhoben wurden und warum jetzt, 
• die erwarteten Vorteile und Nutzen.

Darüber hinaus muss der Context den aktuellen Stand des Projekts darstellen, d.h. die bestehenden und alle Versionen, die bisher bereits produziert wurden. Dies kann frühere Versionen, Mockups, Entwürfe oder Präsentationen umfassen.

Ziele definieren

Bei der Definition der Ziele werden die erwarteten Ergebnisse quantifiziert spezifiziert. Die SMART-Methode wird verwendet, um spezifische, messbare, erreichbare, realistische und terminierte Ziele zu definieren. 

Zum Beispiel: Erhöhen Sie den organischen Traffic der Website innerhalb von 6 Monaten um 20%.

Klärung des Anwendungsbereichs

Durch das Definieren des Umfangs können Sie einen Überlauf oder ein schleichendes Ausrollen des Umfangs vermeiden.

Daher ist es wichtig, die Grenzen auf allen Ebenen zu definieren: 

• die Höhe der Intervention (Unternehmen oder Gruppe),
• die beteiligten Personen oder Dienste und die konkret nicht beteiligten Personen,
• die Hauptbegünstigten des Projekts,
• etwaige geografische Grenzen, 
• Sprachen. 

Festlegen der Abhängigkeiten

Zusätzlich zu den Einschränkungen kann das Projekt Einschränkungen enthalten. Besonders: 

• Technische Einschränkungen: Software, Netzwerk, Technologie usw.
• regulatorische Auflagen,
• Zeit
• Budget.

Die Definition von Einschränkungen kann auch von einem Risikomanagement begleitet werden: Was ist im Falle einer Verzögerung zu tun? Wie verwalten Sie Abhängigkeiten? 

Klären Sie die erwarteten Leistungen im Lastenheft

Die Bestimmung der erwarteten Ergebnisse hilft, Unklarheiten, Konflikte oder Enttäuschungen zu vermeiden. Indem Sie festlegen, was in welcher Form geliefert wird, begrenzen Sie das Risiko von Frustration für den Kunden. In diesem Schritt müssen daher die Bedingungen festgelegt werden, die erfüllt sein müssen, damit die Lieferbestandteile als validiert gelten. 

Klären Sie Zeitpläne und Meilensteine

Jedes erfolgreiche Projekt erfordert eine klare Definition des Zeitplans. Nachdem Sie also die für die Vorbereitung, Erfüllung und Prüfung benötigte Zeit geschätzt haben, schlagen Sie einen Liefertermin vor. Seien Sie nicht zu optimistisch, seien Sie vor allem realistisch. Fügen Sie auch Zwischenergebnisse hinzu, dies beruhigt den Kunden und markiert die Höhepunkte für die operativen Teams. 

Um das Projekt zeitlich zu organisieren, können Sie ein Gantt-Diagramm verwenden. Dieses Tool hilft dabei, wichtige Termine, Meilensteine und Liefertermine übersichtlich zu visualisieren. 

Zur Erinnerung: Die Spezifikationen haben nicht den Wert eines Vertrags. Der Liefertermin kann aber in eine Rechnung oder ein Angebot aufgenommen werden und wird dann vertraglich verbindlich.

Legen Sie ein Budget fest 

Um das geplante Projektbudget zu definieren und seinen Verbrauch zu überwachen, verwenden Sie eine Projektmanagement-Software wie Stafiz.

Berücksichtigen Sie alle Spesenposten, Stafiz zum Beispiel, um alle Kosten einzugeben und Ihre verschiedenen Verkaufsmodelle zu verwalten: 

• menschlich (intern oder im Unterverbund),
• Hardware (Software, Infrastruktur, Lizenzen),
• Instandhaltungskosten.

Lassen Sie das Rendering validieren

Sobald das Lastenheft erstellt wurde, müssen Sie sicherstellen, dass es für den Projektauftraggeber geeignet ist. So werden Veränderungen im Projektverlauf vermieden, die den Erfolg gefährden könnten.

Beachten Sie jedoch, dass sich einige Elemente ändern können, z. B. Ressourcen, Zeitplan oder Anforderungen. Jedes geänderte Element hat eine Auswirkung, die sich daher in den anderen Merkmalen widerspiegeln muss.

Nach der Unterzeichnung und Genehmigung kann das Projektbriefing mit dem Rest des Teams geteilt werden, sodass alle über den gleichen Informationsstand verfügen. 

Stafiz ermöglicht es Ihnen, Skill-Dateien zu entwickeln, die Sie Ihrem Kunden präsentieren können, und so die Spezifikationen für die Mitarbeiterkomponente zu validieren, die im Projekt mobilisiert werden soll.

Best Practices für das Schreiben von Projektspezifikationen

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Erstellung relevanter Projektspezifikationen.

• Drücken Sie sich in einer klaren und verständlichen Sprache aus, um keinen Raum für Interpretationen zu lassen.
• Kommunizieren Sie realistische Erwartungen in Bezug auf Funktionen, Fristen oder Budget.
• Berücksichtigen Sie die Sicherheitsmargen.
• Beachten Sie, dass sich die Projektspezifikationen ändern können.
• Veranschaulichen Sie mit Diagrammen, Grafiken und anderen visuellen Elementen, um das Dokument angenehm zu lesen.
• Behalten Sie den Überblick über alle Änderungen , die im Laufe des Projekts vorgenommen werden, mit einer genauen Versionierung.

Häufige Fehler, die Sie in Ihren Spezifikationen vermeiden sollten

Einige häufige Fehler sollten Sie beim Verfassen Ihrer Projektspezifikationen vermeiden. 

• Zu technisch oder zu spezifisch : Dieses Dokument richtet sich an ein heterogenes Publikum.
• Der Umfang wird nicht ausreichend eingerahmt und es kommt zu einer Perimeterdrift. Denken Sie im Falle einer Änderung daran, den Zeitplan oder das Budget entsprechend anzupassen. Unerreichbare Ziele können zu Überlastung und Frustration im Team führen. 
• Vergessen, das Dokument validieren und unterschreiben zu lassen. 

Das Verfassen einer genauen Projektspezifikation ist unerlässlich, um den Erfolg eines Projekts zu garantieren. Wie eine Roadmap klärt sie die Verantwortlichkeiten, legt Prioritäten fest und begrenzt die Risiken von Abdrift und Unklarheiten zwischen allen Beteiligten.

Es ist jedoch immer noch wichtig, den Unterschied zwischen einer Projektcharta und einer Spezifikation zu machen: Die Charta legt die Grundzüge fest und konzentriert sich auf die offizielle Validierung des Projektstarts, während die Spezifikationen detailliert beschreiben, was wann und von wem zu tun ist.

Indem Sie Ihre Spezifikationen klar und erschöpfend strukturieren, wie in dem von uns angebotenen Beispiel, haben Sie alle Chancen, Ihre Projekte effektiv zu verwalten, die Kundenzufriedenheit zu stärken und die Rentabilität Ihrer Missionen zu gewährleisten.