2. Wie geht man mit dem Risiko von Budgetüberschreitungen und der damit verbundenen Rechnungsstellung um?

Je nach Art der Projektabrechnung sind die Risiken von Überschreitungen unterschiedlich hoch und haben unterschiedliche Auswirkungen. In diesem Artikel werden die Auswirkungen auf die Rechnungsstellung bei der Überwachung des Projektbudgets erläutert und vor allem, wie man damit umgeht. Hier finden Sie die Links zu allen Artikeln des Dossiers:

Welche Risiken bestehen in Abhängigkeit von der jeweiligen Art der Projektabrechnung?

i. Pauschalabrechnung: hohes Risiko

Das Risiko für die Gewinnspanne ist größer, wenn das Projekt pauschal abgerechnet wird. Umgekehrt ist es aber auch die Art der Rechnungsstellung, die die höchste Rentabilität ermöglicht.

Das Risiko besteht darin, dass der Betrag, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird, nicht in direktem Zusammenhang mit der Arbeit steht, die geleistet wurde, um den Kunden zu beliefern.

Wenn die Durchführung des Projekts länger als erwartet dauert, hat dies keine Auswirkungen auf die Rechnungsstellung oder den Umsatz. Die Marge wird dadurch jedoch beeinträchtigt.

Daher ist es wichtig, die Marge des Projekts mit Blick auf die Prognose zu überwachen, um sicherzustellen, dass keine Gefahr besteht, vom Budget abzuweichen.  

ii. Rechnungsstellung in Regie: begrenztes Risiko, aber zu kontrollieren

Die Abrechnung in Regie entspricht der Abrechnung nach Zeitaufwand. Der Kunde und der Verkäufer einigen sich auf einen Stunden- oder Tagestarif. Die für das Projekt aufgewendete Zeit wird nach dem ausgehandelten Tarif abgerechnet.

Theoretisch besteht kein Verlustrisiko, wenn der berechnete Verkaufspreis bereits eine Gewinnspanne enthält. Es kommt jedoch vor, dass nicht die gesamte für das Projekt aufgewendete Zeit in Rechnung gestellt wird. Entweder auf Wunsch des Kunden im Rahmen einer Neuverhandlung oder weil die Leistung mehr Zeit in Anspruch genommen hat als veranschlagt und der Verkäufer sie aus kommerziellen Gründen nicht in die Rechnungsstellung einbeziehen möchte. Wenn diese Situation eintritt, kann die Gewinnspanne schnell vom Ziel abweichen. Daher ist es auch wichtig, die Rentabilität zu überwachen, wenn man Leistungen in Eigenregie verkauft.

iii. Rechnungsstellung im Abonnement: genaue Verfolgung und Automatisierung erforderlich

Die Rechnungsstellung im Abonnement betrifft meist eine Rechnungsstellung für die Nutzung einer Software, z. B. als SaaS, oder für eine Basisleistung, für die ein fester Abrechnungsmodus pro Zeitraum ausgehandelt wurde. Beispielsweise kann ein Finanzdirektor auf Timesharing-Basis seine Leistung für den Abschluss und die Aktualisierung des Berichtswesens monatlich zu einem festen Preis in Rechnung stellen, der monatlich abgerechnet wird.

In jedem Fall muss diese Rechnungsstellung im Abonnement automatisiert werden, da ansonsten viel Verwaltungszeit verloren geht. Mithilfe von Tools für die Projektabrechnung lässt sich diese Abrechnung automatisieren.

Wenn Sie die für die Dienstleistung aufgewendete Zeit verfolgen, um den damit verbundenen Umsatz mit der tatsächlichen Zeit zu vergleichen, können Sie die Tragfähigkeit des Geschäftsmodells bestätigen. Im Idealfall, wenn das Abonnement gut ausgehandelt wurde, steigt die Gewinnspanne, je mehr die Arbeit automatisiert wird und je schneller die Aufgaben aufgrund der Lernkurve erledigt werden können. Dieser Effekt führt zu einer höheren Rentabilität.

Häufig wird eine jährliche Tariferhöhung vorgenommen, um die Auswirkungen der Inflation zumindest zu berücksichtigen. Ohne diese Anpassung besteht die Gefahr, dass die Gewinnspannen erodieren.

Wie man die Projektabrechnung überwacht, um Risiken zu begrenzen

Für die pauschale Projektabrechnung:

• Stafiz bietet volle Transparenz über die prognostizierten Margen, indem es berücksichtigt, was für das Projekt noch getan werden muss. Wenn ein Projekt von seinem Budget abzuweichen droht, werden die Verantwortlichen alarmiert, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
• Fälligkeiten werden im Voraus vorbereitet, und Benachrichtigungen ermöglichen es, den Fortschritt der Rechnungsfälligkeiten des Projekts zu verfolgen. Der Projektmanager kann mit einem Klick den für die Rechnungsstellung zuständigen Teams mitteilen, dass eine Fälligkeit in Rechnung gestellt werden kann.

Für die Abrechnung nach Zeitaufwand:

• Stafiz automatisiert die Validierung der aufgewendeten Zeit, damit die Daten zuverlässig sind, und automatisiert dann die Vorbereitung und den Versand der Rechnungen, um so viel Zeit wie möglich zu sparen.
• Bestellscheine werden analysiert, um die Fähigkeit zur Rechnungsstellung zu bestätigen, und die Vertriebsmitarbeiter werden gemahnt, wenn die Bestellscheine fällig sind.

Für die Rechnungsstellung im Abonnement:

• Die Preise für Dienstleistungen können mit einem Standardansatz festgelegt werden (werden aber je nach Projekt angepasst).
• Tarife können massiv angepasst werden, um Tarifentwicklungen zu berücksichtigen.

Die 9 Probleme der Projektabrechnung und wie Stafiz Ihnen dabei hilft, sie zu lösen?

1. Wie schätzt man die Kosten, Preise und die Art der Rechnungsstellung für ein abrechenbares Projekt?

2. Wie geht man mit dem Risiko von Projektüberschreitungen um?

3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?

4. Wie man mit komplexen Rechnungsmodalitäten umgeht

5. Wie berücksichtige ich die Abrechnung von Steuern? und die Abrechnung in mehreren Währungen?

6. Wie man die Rechnungsstellung zwischen verschiedenen Einheiten desselben Unternehmens verwaltet (Intercos-Flüsse)

7. Wie kann man die Kommunikation mit den Kunden vereinfachen?

8. Wie kann ich während des Projekts bestimmte Einstellungen ändern, die sich auf die Rechnungsstellung auswirken werden?

9. Wie richte ich ein Tool zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen für Projekte ein?

Die 9 Probleme der Projektabrechnung