12 Finanzindikatoren, die für das Projektmanagement zu überwachen sind

Sind Sie Projektmanager oder Planungsleiter? Arbeiten Sie im PMO oder in einer anderen Rolle im Projektportfoliomanagement? Wenn Sie für ein Team verantwortlich sind, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Überwachung der Leistung, des Fortschritts, der Arbeitsbelastung und der Ausführung von Projekten in Echtzeit alles andere als einfach ist.

Um die finanzielle Gesundheit eines Projekts zuverlässig zu überwachen, ist es wichtig, die Relevanz der zu wählenden Leistungsindikatoren zu hinterfragen.

• Was sind die nützlichsten Indikatoren für die finanzielle Begleitung von Projekten?
• Auf welche KPIs sollten Sie sich als Projektmanager konzentrieren?

Hier sind 12 Finanzindikatoren, die beim Management von Projekten und Projektteams zu überwachen sind.

Leistungsindikatoren für Projekte

Unabhängig davon, ob es sich um ein internes Projekt handelt oder einem Kunden in Rechnung gestellt wird, ist die Verwaltung mit Kosten für das Unternehmen verbunden.

Um die Leistung eines Projekts zu überwachen, gibt es mehrere Metriken, die einen Überblick über die Aspekte des Fortschritts und einer guten finanziellen Ausführung bieten.

Die Abschlussrate

Es wird häufig in Festpreisprojekten verwendet und ist das Verhältnis zwischen der theoretischen Bewertung der Zeit, die für das gesamte Projekt aufgewendet werden soll, und der Bewertung der tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Zeit.

Wenn ein Projekt beispielsweise eine 10-Tage-Gebühr von 800 € pro Tag ADR vorsah, das Projekt aber in Wirklichkeit 12 Tage dauerte, beträgt die Fertigstellungsrate 8000 / 9600 = 83,3 %.

• Ziel der Abschlussquote

Dieser Indikator ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Leistung des Projekts in Relation zum Budget zu setzen. Es ist sehr interessant, wenn es sich um ein Projekt handelt, das zu einem Festpreis verkauft wird und der Verkaufspreis in direktem Zusammenhang mit der geschätzten Belastung des Projekts steht.

Wenn also der Verkaufspreis festgelegt wird, ist es üblich, dies zu tun, indem die Zeit berechnet wird, die für die Herstellung aufgewendet wird, und diese Zeit mit dem durchschnittlichen Tageskurs oder ADR multipliziert wird (wenn es sich um eine Tageseinheit handelt).

In diesem Fall kann der Verkaufspreis mit der folgenden Formel ermittelt werden: (Zeit, die für ein Projekt aufgewendet werden soll) * (Durchschnittlicher Tagessatz (Einheit = Tag)).

• Herausforderung für Projektmanager 

Das Ziel ist es dann, diese geplante Anzahl von Tagen einzuhalten oder sogar die Organisation zu verbessern, um sie mit der gleichen Qualität in kürzerer Zeit als geplant und/oder mit profitableren Mitarbeitern für das Projekt durchzuführen. Diese Anpassung ist möglich, indem die ursprünglich für dieses Projekt besetzten Führungsprofile zugunsten von Nachwuchskräften reduziert werden, wenn die Verfügbarkeit von Ressourcen dies zulässt.

Unter diesen Bedingungen besteht die Herausforderung darin, die Kundenzufriedenheit weiterhin mindestens so hoch zu gewährleisten wie mit dem ursprünglich geplanten Plan.

• Wie kann ich die Abschlussrate verfolgen? 

Es ist interessant, sich die Fertigstellungsrate am Ende des Projekts anzusehen, indem man sie mit dem vergleicht, was ursprünglich geplant war. Aber auch und vor allem während des Projekts muss es überwacht werden, denn es ist ein hervorragender Indikator für die prognostizierte Leistung von Projekten.

Um dies zu erreichen, ist es notwendig, das Budget festgelegt zu haben, aber vor allem zu überwachen, was in diesem Projekt noch zu tun ist. Es ist daher notwendig, die bereits abgeschlossene Zeit des Projekts sowie die verbleibende Zeit zu berücksichtigen, um die Arbeit abzuschließen.

Wenn die Besetzung der Mitarbeiter überwacht wird, sind die Daten bereits vorhanden, um diese Abschlussquote berechnen zu können. Im Idealfall ermöglichen Personalwechsel eine sofortige Neubewertung der Abschlussquote, um die prognostizierte Leistung des Projekts zu überprüfen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor es zu spät ist.

Marge bei Beendigung

Die Marge bei Fertigstellung ist die prognostizierte Marge des Projekts bei seiner Fertigstellung. Der Spielraum bei Fertigstellung berücksichtigt daher nicht nur die bereits für das Projekt aufgewendeten Kosten, unabhängig von ihrer Art (Untervergabe, Personal, Kosten usw.), sondern auch die noch offengelegten Kosten, um sie vom geplanten Gesamtumsatz des Projekts abzuziehen.

• Spielraum bis zum Abschlussziel

Die Überwachung der Marge nach Abschluss ist aus mehreren Gründen unerlässlich.

Erstens, um sicherzustellen, dass die prognostizierte Marge eines Projekts nicht negativ ist. Abgesehen von dem Aspekt eines guten Managements, der dazu beiträgt, dass Projekte mit einer positiven Marge abgeschlossen werden, ist diese Überprüfung für die Rechnungslegung obligatorisch, um bei Bedarf von der Rückstellung für Verluste zur Fertigstellung übergehen zu können.

Darüber hinaus ermöglicht die Überwachung der Margen bei Fertigstellung ein besseres Kostenmanagement. Es gibt viele Hebel, um die Marge eines Projekts zu verbessern: die Neuorganisation der Personalbesetzung, die Reduzierung geplanter Reisekosten, die Beschaffung eines zusätzlichen Auftrags und andere.

• Wie kann man diesen Indikator überwachen? 

Um die Margen bei Fertigstellung zuverlässig zu überwachen, ist es notwendig, den prognostizierten Umsatz neu zu schätzen, aber vor allem, um eine Prognose der zukünftigen Kosten erstellen zu können.

In der Regel ist es die Aufgabe des Projektmanagers, das anfängliche Budget zu berechnen und dann im Laufe der Projekte alle diese Kosten für Personal, Untervergabe, Gebühren, Einkäufe und andere zusätzliche Kosten neu zu schätzen.

Es wird dringend empfohlen, alle Projekte regelmäßig zu überprüfen, um diejenigen zu identifizieren, die von der budgetierten Marge abweichen , um so schnell wie möglich Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können.

Produktion ohne Rechnungsstellung

Diese Metrik ist bei einem verwalteten Projekt (nach Zeitaufwand in Rechnung gestellt) nützlicher und ermöglicht es, wie der Name schon sagt, die durchgeführte Produktion (entweder wertmäßig oder zeitlich) zu berechnen, die dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurde.

Um diese nicht fakturierte realisierte Produktion im Wert zu berechnen, wird die Anzahl der Zeiteinheiten, die bereits für das Projekt aufgewendet wurden, mit dem für diese Einheit geltenden Abrechnungssatz multipliziert, z. B. einem durchschnittlichen Tagessatz, und dieser Wert wird dann mit den bisher in Rechnung gestellten Beträgen verglichen.

Die Formel lautet wie folgt: (Anzahl der Zeiteinheiten, die für ein Projekt aufgewendet wurden) * (Abrechnungssatz für diese Einheit)

Verfolgung der nicht fakturierten Produktion und des Fertigstellungsgrades

• Zweck der Verfolgung nicht fakturierter Produktion 

Den Wert der Produktion zu kennen, die ohne Rechnungsstellung durchgeführt wird, ist vor allem für die Verwaltung des Cashflows nützlich. Unabhängig von den Zahlungsbedingungen handelt es sich dabei um Bargeld, das kurzfristig zurückgefordert werden kann. Natürlich ist es nicht immer möglich, diese Produktion sofort nach den mit dem Kunden vereinbarten Terminen in Rechnung zu stellen. Er ist jedoch ein hervorragender Indikator für den zukünftigen Cashflow, insbesondere wenn er konsolidiert betrachtet wird.

• Wie kann man diesen Indikator überwachen? 

Es ist einfacher, diesen Indikator durch eine integrierte Lösung zu überwachen, die die Überwachung der für ein Projekt aufgewendeten Zeit, die durchschnittlichen Tagessätze (oder durchschnittlichen Stundensätze), die jeder der Ressourcen zugewiesen sind, und die auch die Rechnungsstellung verwaltet, da diese Elemente miteinander verglichen werden.

Eine Überprüfung der nicht fakturierten Realisierungen nach Abteilungen oder insgesamt ermöglicht es, bewährte Praktiken in Bezug auf die Rechnungsstellung zu analysieren.

Der prozentuale Anteil des Fortschritts

Mit diesem Indikator können Sie den Status des Fortschritts eines Projekts überprüfen. Der Fortschritt kann mit der Zeiteinheit analysiert werden oder, wenn das Projekt mit einem Umsatz verbunden ist, mit der Werteinheit.

Verfolgung der nicht fakturierten abgeschlossenen Produktion und Prozentsatz der Fertigstellung in Stafiz

Dieser prozentuale Anteil des Fortschritts kann auch in Bezug auf das ursprüngliche Budget oder in Bezug auf die letzte Schätzung analysiert werden. Wenn Ihr Management-Tool einen Umsatz zum Zeitpunkt des Fortschritts berechnet, ist es auch möglich, den Fortschritt in Prozent des Umsatzes zu kennen.

• Prozentsatz des Fertigstellungsziels

Es ist wichtig, den Prozentsatz der Fertigstellung zu verfolgen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Die pünktliche Fertigstellung von Ergebnissen ist ein Hauptziel des Projektmanagements.

Dieses Ziel wird auch oft mit einer anderen Metrik analysiert, der pünktlichen Lieferung, die die Anzahl der pünktlich abgeschlossenen Projekte im Vergleich zur Gesamtzahl der Projekte berechnet. Der Projektmanager muss daher diese wichtige Kennzahl des Projektmanagements immer im Blick haben.

• Wie verfolge ich den Prozentsatz der Fertigstellung? 

Sie müssen das Budget in Bezug auf Zeit und Wert mit dem tatsächlichen Budget vergleichen, das auf den Tätigkeitsberichten der Mitarbeiter basiert. Wenn das von Ihnen verwendete Projektmanagement-Tool es Ihnen auch ermöglicht, die Kosten von Projekten neu zu schätzen, kann der Fortschritt mit der letzten Prognose verglichen werden, so dass er genauer ist.

Indikatoren im Zusammenhang mit dem Teammanagement

Der Gebührensatz (oder TACE)

• Ziel der Auslastung

Die Aktivitätsquote, ohne Feiertage, stellt sicher, dass die Teams Arbeit leisten, die die Rentabilität auf dem erwarteten Niveau bringt. Wenn Projekte an Auftraggeber wie z.B. in Dienstleistungsunternehmen abgerechnet werden – wie z.B. Beratungsunternehmen, ESN oder Agenturen, der Umsatz, hängt direkt von der Fakturierung von Projekten.

Es ist daher wichtig, dass die Hauptressourcen des Unternehmens, d. h. seine Mitarbeiter, ihre Zeit für abrechenbare, d. h. umsatzgenerierende Projekte und nicht für interne Projekte verwenden, obwohl sich letztere positiv auf die Rentabilität auswirken können (Einsatz einer ERP-Lösung zur Erzielung von Produktivitätssteigerungen, Vereinfachung von Prozessen, Geschäftstätigkeit usw.).

Es ist nicht ungewöhnlich, unterschiedliche Ziele für die Auslastung verschiedener Mitarbeiter festzulegen. In einem Beratungsunternehmen wird beispielsweise von Nachwuchskräften oft eine sehr hohe Auslastung erwartet, die oft über 80 % liegt. Auf der anderen Seite verbringen Manager mehr Zeit mit der Entwicklung des Unternehmens und haben daher niedrigere Ziele für die Arbeitsbelastung.

• Wie kann ich die Laderate verfolgen? 

Die Überwachung der Aktivitäten der Mitarbeiter muss es ermöglichen, die Zeit nicht nur für Projekte zu verwenden, die geladen werden können, sondern auch für alle Projekte und Aktivitäten, für die sie Zeit aufwenden müssen: Schulungen, interne Projekte, Arbeit an kommerziellen Angeboten usw.

Die Aktivitätsüberwachungssoftware (Activity Report) muss es ermöglichen, all diesen Kategorien Zeit zuzuweisen und eine konsolidierte Berichterstattung zu erstellen, um einen Überblick über die vergangene und zukünftige Arbeitsbelastung (letztere hängt von der Personalausstattung ab), nach Mitarbeiter, Team oder Art der Mitarbeiterpopulation zu erhalten. Mit dieser Transparenz ist es viel einfacher, die Probleme zu identifizieren, die Sie daran hindern, die Rentabilität zu verbessern.

Auslastung

• Ziel für die Auslastung 

Im Gegensatz zur Auslastung ermöglicht die Auslastung die Überwachung der Gesamtauslastung der Mitarbeiter, sei es bei Projekten, die an Kunden verkauft werden, oder bei anderen Tätigkeiten. Einige Mitarbeiter, auch wenn sie eine geringere Arbeitsbelastung haben, haben nicht unbedingt eine weniger intensive Tätigkeit.

Ein Finanzmanager zum Beispiel arbeitet mehr an internen Projekten als andere Mitarbeiter, oft mit einer hohen Arbeitsbelastung. Sie werden dann eine hohe Auslastung haben.

Die Auslastung wird nach folgender Formel berechnet:

• Wie kann man diesen Indikator überwachen? 

Besonders interessant ist es, eine vorausschauende Sicht auf diese Kennzahl zu haben. Wenn man sich die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter in den kommenden Perioden ansieht, nicht nur bei Projekten, sondern möglicherweise auch bei anderen Tätigkeitskategorien, kann man die Probleme der Über- oder Unterkapazität identifizieren, die sich materialisieren. Sie wird so in der Lage sein, zu reagieren und den Kurs zu korrigieren, indem sie beispielsweise bei Unterkapazitäten einstellt. Um das Ressourcenmanagement zu optimieren, ist es wichtig, eine Projektsteuerung zu haben, um an den Geschäftszielen ausgerichtet zu bleiben.

Verfolgung der Auslastung in Stafiz

Produktion

Wenn die Produktion als Teil eines Projekts definiert wird, kann sie in Wert oder Zeit (in der Regel in Tagen oder Stunden) verfolgt werden.

Wenn wir uns zum Beispiel die Produktion in Tagen ansehen, ist das die Gesamtzeit, die bisher für ein Projekt aufgewendet wurde.

Für die erzielte Produktion ist dies die Gesamtzahl der Tage, die für das Projekt aufgewendet wurden, multipliziert mit dem Wert eines Tages (oft als durchschnittlicher Tagessatz bezeichnet). Die Formel lautet wie folgt: (Anzahl der Tage, die für ein Projekt aufgewendet wurden) * (Wert eines Tages).

• Ziel der Produktionsüberwachung

Oft ist es interessant, die Produktion und die Produktionskapazitäten auf der Ebene eines Teams oder Unternehmens zu verfolgen. Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter und deren Verfügbarkeit ist es möglich, die Produktionskapazitäten in Tagen oder Werten abzulesen. Ein gut organisiertes und optimiertes Unternehmen wird immer versuchen, seine Produktionskapazitäten mit seinen Umsatzzielen und seinem Wachstum in Einklang zu bringen. Die Möglichkeit, diese Metrik zu verfolgen, hilft also sicherzustellen, dass die Geschäftsziele mit den verfügbaren Ressourcen übereinstimmen.

• Beispiel

Die Firma JAVA hat 100 Entwicklermitarbeiter, deren ADR standardmäßig auf 800€ festgelegt ist, und 50 Consultant-Mitarbeiter, die einen ADR von 750€ haben. Im Durchschnitt arbeiten alle Mitarbeiter 217 Tage. Die Gesamtproduktionskapazität beträgt somit :

[100 x 800 + 50 x 750] x 217 = 25.497.500 €.

Theoretisch muss man, wenn die Teams auf dem gleichen Niveau bleiben, mindestens eine Vertragssumme von 25,5 Millionen Euro anstreben.

• Wie kann man diesen Indikator überwachen? 

In einer Aktivitätsmanagement-Lösung haben Sie oft die Möglichkeit, die durchgeführte Produktion, manchmal aber auch die geplante Produktion zu verfolgen. Wenn auch Prognosen verfügbar sind, kann man wissen, welche Kapazität in den nächsten Perioden noch vorhanden ist, d.h. welcher kommerzielle Aufwand unternommen werden muss, um zumindest die Ressourcen des Unternehmens zu decken.

Indikatoren im Zusammenhang mit dem Gesamtmanagement der finanziellen Überwachung von Projekten

Wenn Sie für mehrere Projekte verantwortlich sind oder ein Manager sind, müssen Sie auch Metriken verfolgen, die Ihnen einen ganzheitlicheren Überblick über die Leistung der Aktivität geben. Es ist daher interessant, diese drei Indikatoren zu verfolgen.

Die kommerzielle Pfeife

Verfolgung der Vertriebspipeline

Die kommerzielle Leitung entspricht den identifizierten, aber noch nicht gewonnenen Chancen. Die Überwachung der Vertriebspipeline ermöglicht es, den zukünftigen Umsatz im Zusammenhang mit diesen Möglichkeiten zu antizipieren .

• Zweck der Rohrverfolgung

Die Überwachung der Vertriebspipeline ist in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und zwar nicht nur für diejenigen, die im Projektmodus arbeiten und Dienstleistungen verkaufen. Neben der Antizipation der Vertriebsleistung und der Vorhersage des zukünftigen Umsatzes ermöglicht dieses Monitoring, den Ressourcenbedarf zu antizipieren , um richtig auf zukünftige Projekte reagieren zu können.

In diesem Zusammenhang ist es für Teamleiter und Manager von entscheidender Bedeutung, einen guten Überblick über den Reifegrad von Möglichkeiten und den damit verbundenen Ressourcenbedarf zu haben.

• Wie kann man die Verkaufsleitung verfolgen?

Es ist unerlässlich, ein Projektmanagement-Tool zu haben, um alle Möglichkeiten zu zentralisieren und wenn möglich nach Reife oder Erfolgschancen zu segmentieren.

Im Idealfall ist es möglich, den Fortschrittsgrad der Verkaufschance (Akquise, gesendetes Angebot, laufende Verhandlung usw.) zu identifizieren und einen Prozentsatz der Erfolgschancen anzuwenden, der es Ihnen ermöglicht, den damit verbundenen Betrag zu gewichten und eine realistischere Vision des zukünftigen Umsatzes zu erhalten.

Management von Geschäftschancen

Bereiten Sie Ihre Teams vor und antizipieren Sie Ihren Ressourcenbedarf, sobald sich die Gelegenheit mit Stafiz ergibt. Sobald die Verkaufschance gewonnen wurde, wird das Projekt automatisch erstellt, wobei die zuvor ausgefüllten Personal- und Budgetdaten beibehalten werden, um Ihnen Zeit zu sparen und die Auslastung besser zu optimieren.

Le CRM Stafiz

Wenn das CRM an das Ressourcenmanagement angepasst ist, können Sie auch einen zugehörigen Arbeitslastplan bearbeiten : Welche Arten von Rollen funktionieren für dieses Projekt, wenn es gewonnen wird, wie lange, zu welchem durchschnittlichen Tagessatz und welche Fähigkeiten werden benötigt?

Abhängig von der Reife des Angebots ist es möglich, die Bedürfnisse an die Planungsmanager oder Teamleiter zu "schieben", damit sie die Mitarbeiter identifizieren können, die in der Lage sind, den Bedarf zu decken, oder im Gegenteil, um externe Kandidaten oder Subunternehmer zu identifizieren.

Die Verknüpfung der Vertriebspipeline mit dem Zeitplan der Teams ist daher eine gute Praxis, um Projekte pünktlich zu starten und sicherzustellen, dass das richtige Casting durchgeführt wird, um den Anforderungen des Projekts gerecht zu werden.

Die Kosten der Kundenakquise

Es handelt sich um die Gesamtheit der kommerziellen Kosten , die für den Verkauf der Projekte erforderlich sind. Dies ist die Zeit, die die Teams mit dem Verfassen von Angeboten, die Zeit, die sie mit der Verkaufsaktivität oder unterwegs verbringen, um mit potenziellen Kunden zu diskutieren. Dabei handelt es sich auch um Reisekosten in der Pre-Sales-Phase oder alle anderen Ausgaben, die beispielsweise im Rahmen einer Ausschreibung anfallen.

• Zweck der Anschaffungskostenverfolgung

Die Verfolgung der Kundenakquisitionskosten ist eine weitere wichtige Kennzahl, um die Rentabilität der Geschäftstätigkeit sicherzustellen. In gewisser Weise ist es die Investition, die notwendig ist, um Projekte zu gewinnen.

Es muss sichergestellt werden, dass der Wert, der durch die mit der Tätigkeit verbundenen Verträge generiert wird, viel größer ist als diese kommerzielle Investition. Das Verhältnis des 3-fachen Wertes zu den Anschaffungskosten sticht oft als das Minimum hervor, das erreicht werden muss, um eine gute Rentabilität zu erhalten.

Gut überwacht, ermöglicht dieser Indikator auch den Vergleich der Leistung von Verkäufern untereinander. Dies ist ein hervorragender Indikator, der über den vom Verkäufer erzielten Umsatz hinausgeht.

• Wie kann man die Anschaffungskosten verfolgen?

Um die Geschäftstätigkeit und die Kosten verfolgen zu können, ist es notwendig, über eine Lösung zu verfügen, die es Ihnen ermöglicht, die aufgewendete Zeit, die Ausgaben und Ausgaben zu verfolgen und sie jeder der Verkaufschancen oder allgemeineren Aktivitäten wie z. B. der Akquise per E-Mail oder der Teilnahme an einer Messe zuzuordnen. Wenn man die Kosten jedes Verkäufers kennt, ist es dann möglich, die Gesamtvertriebskosten zu berechnen, die für jede Verkaufschance und für andere Verkaufsaktivitäten pro Mitarbeiter aufgewendet wurden.

Je nachdem, welches Projektmanagement-Tool Sie verwenden, können Sie Berichte verfolgen und erstellen , die die Gesamtbeschaffungskosten pro Team oder Vertriebsmitarbeiter und die Rentabilität dieser Kosten im Verhältnis zu den erzielten Einnahmen genauer angeben.

Tatsächliche und prognostizierte Einnahmen

Die Berechnung des Umsatzes für Projekte kann recht komplex sein, da mehrere Methoden verwendet werden, wie z. B. die Fortschrittsmethode oder die Abschlussmethode.

Die Fortschrittsmethode wird es ermöglichen, den Umsatz in der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Prozentsatz der Fertigstellung zu erfassen. Dieser Fertigstellungsgrad wird in der Regel als Prozentsatz der dem Projekt in Rechnung gestellten Kosten im Vergleich zu den für das Projekt geplanten Gesamtkosten berechnet. Er wird wie folgt berechnet:

Über die Abschlussmethode wird der Umsatz erst am Ende des Projekts erfasst.

• Zweck der Umsatzüberwachung

Es besteht kein Zweifel, dass die Verfolgung von Projektumsätzen ein wichtiger KPI ist. Unabhängig davon, ob Projekte intern oder an Kunden abgerechnet werden, hilft die Anwendung von Einnahmen, die Zeit, die die Ressourcen für das Projekt aufgewendet haben, zu bewerten .

Auch wenn Sie an internen Projekten arbeiten, die nicht in Rechnung gestellt werden, ist es interessant, einen durchschnittlichen Tagessatz auf Ihre Ressourcen anzuwenden, um das Umsatzäquivalent zu ermitteln, das mit den Ressourcen hätte erzielt werden können, wenn das Projekt verkauft worden wäre.

• Wie kann man den Umsatz verfolgen?

Die Verfolgung von Einnahmen kann je nach Größe und Dauer der Projekte recht kompliziert sein. Finanzteams, die für dieses Thema zuständig sind, verwenden oft Excel-Vorlagen, aber die Verwendung einer ERP-Lösung, die die Berechnung automatisiert und sichert , ist ein Vorteil, nicht nur wegen der Zeitersparnis, die sie den Support-Teams bringt, sondern auch, weil diese Metrik so wichtig ist, dass sie in Echtzeit von den Finanzteams, aber auch von Projektmanagern und anderen Managern überwacht werden können muss.

Die Rentabilität der Aktivität

Die Verfolgung der Rentabilität eines Unternehmens, das Projekte durchführt, erfordert die Möglichkeit, die Rentabilität verschiedener Projekte zu verfolgen und die verschiedenen Arten von Kosten zu analysieren: Teamkosten, Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen, Gebühren und andere Arten von Ausgaben usw.

• Ziel der Wirtschaftlichkeitsüberwachung

Diese Überwachung stellt sicher, dass die Aktivität Gewinne auf dem erwarteten Niveau generiert . Nicht alle Projektaktivitäten zielen darauf ab, Gewinn zu generieren, aber wenn sie es tun, ist es wichtig, einen globalen Überblick über die Rentabilität der Aktivität zu haben, indem die vergangene und zukünftige Rentabilität der Projekte verfolgt und mit dem Budget verglichen wird.

Überwachung der Rentabilität der Tätigkeit in Stafiz

• Wie kann man die Rentabilität der Aktivität überwachen?

Auch hier kann die Überwachung einer Excel-Vorlage den Trick machen, wenn es nicht viele Projekte gibt, aber die Verwendung einer dedizierten Lösung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die von der Automatisierung der Überwachung über die Sicherheit von Berechnungen bis hin zur Überwachung von Dashboards reichen, mit denen Sie Probleme mit Budgetüberschreitungen sofort erkennen können. Gründe und lokalisieren die Diskrepanzen.

Fakturierung von Projekten

Ziel ist es, den Fortschritt und die Vollständigkeit der Rechnungsstellung in Bezug auf das, was vorgesehen war, zu überwachen. Diese Überwachung muss so weit gehen, dass sie Zahlungen überwacht, um eine gute Kontrolle über Ihren Cashflow zu haben.

• Zweck der Rechnungsverfolgung

Die Durchführung der Aktivität hört nicht mit der Realisierung auf, es muss sichergestellt werden, dass der verkaufte Betrag eingezogen wird, und wenn möglich so schnell wie möglich, um einen möglichst gesunden Cashflow zu erzielen. Es ist daher notwendig, sicherzustellen, dass der Prozess organisiert ist.

1. Die Fristen für die Rechnungsstellung, d. h. die Leistungen, die die Rechnungsstellung auslösen, werden nachverfolgt und die Kommunikation zwischen Projektmanagern und Rechnungsteams ist hervorragend, um die Rechnungsstellung so schnell wie möglich zu ermöglichen.
2. Alle abrechenbaren Posten wurden fakturiert und nichts wird vergessen: In einem Projekt sind nicht nur die Leistungen abrechenbar, sondern es ist auch üblich, beispielsweise Gebühren neu in Rechnung zu stellen . Es ist wichtig, diese Elemente nachzuverfolgen, da sonst die erneute Rechnungsstellung vergessen wird und das Geld auf dem Tisch liegen bleibt.
3. Die Zahlungsbedingungen werden von den Kunden eingehalten

Nachverfolgung der Projektrechnungsstellung mit Stafi

• Wie kann man diesen Indikator überwachen?

Es ist notwendig, Projekt für Projekt zu verfolgen, was in Rechnung gestellt wurde, was noch in Rechnung gestellt werden muss, was bezahlt wurde, und um die Rechnungen, die nicht bezahlt wurden, leicht identifizieren zu können, wenn sie hätten bezahlt werden sollen. Es ist immer einfacher, wenn die Nachverfolgung der Rechnungsstellung mit der Nachverfolgung des Projekts verknüpft ist.

Wenn beispielsweise die Elemente Fortschrittsverfolgung und Rechnungsstellung verknüpft sind, ist es möglich, den Projektmanager die Produktion einer Lieferung bestätigen zu lassen, um eine Rechnung auszulösen. Die für die Rechnungsstellung zuständigen Teams sehen diese Frist dann als zu erstellende Rechnung und können diese so schnell wie möglich an den Kunden senden. Durch die Beschleunigung des Cashflow-Zyklus verbessert sich der gesamte Cashflow des Unternehmens.

Stafiz hilft Dienstleistungsunternehmen, Transparenz zu gewinnen und den Fortschritt ihrer Projekte mit Echtzeitdaten besser zu verwalten. Stafiz ist ein SaaS für Personalmanagement, Projektmanagement und Business Intelligence. Auf diese Weise werden Budgets und Margen immer eingehalten und Sie treffen bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen.

Verwalten Sie Ihre Projekte mit Stafiz