"Das Leben besteht zu 10 % aus dem, was dir passiert, und zu 90 %, wie du darauf reagierst." – Charles R. Swindoll
Projekte sind wie Rettungsanker für Unternehmen. Wenn es darum geht, Projektmanagement, 10 % beziehen sich auf das Projekt und die restlichen 90 % auf die Art und Weise, wie Projekte verwaltet und Probleme angegangen werden. Fast 70 % der Unternehmen haben innerhalb von 12 Monaten einen Projektausfall erlebt. Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, sind Projekte für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ihre Ideen zu testen, die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen und Probleme zu lösen. Wenn wir also über Probleme sprechen, die einen wichtigen Faktor im Projektmanagement spielen, werden wir 10 Hauptgründe sehen, die Probleme verursachen und das Projektmanagement zum Scheitern führen. Diese Gründe helfen uns zu verstehen, wie wir Erzielen Sie eine höhere Leistung mit guten Projektmanagementpraktiken.
Umfang des Projekts:
In der Projektmanagement-Branche wird es auch als Scope Creep bezeichnet. Die Projektmanager und Unternehmen sollten sich auf 3 Hauptattribute konzentrieren, nämlich Zeitplan, Budget und Qualität. Stellen Sie sicher, dass diese Attribute einen numerischen Wert erhalten, um die Leistung des Projekts zu analysieren. Ein Projekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Stakeholder den Wert verstehen, den sie für ihren Input erzielen können, doch nur 58 % der Unternehmen verstehen den Wert ihres Projekts vollständig.
Da die meisten Unternehmen den Wert des Projekts nicht verstehen, fangen sie an, Geld zu verschwenden, die Unzufriedenheit der Mitarbeiter nimmt zu und führt schließlich zu einem geringeren Engagement der Mitarbeiter im Projekt. Außerdem neigen Unternehmen bei der Planung von Projekten dazu, sich mehr auf ihre Gewinnspanne zu konzentrieren, als ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten.
Mangelnde Kommunikation:
Laut einer Studie von Bull Horn scheitern 57 % der Projekte an Kommunikationsproblemen. Wenn das Projekt auf globaler Ebene durchgeführt wird, kann mangelnde Kommunikation zwischen den Projektmanagern und anderen Interessengruppen in verschiedenen Teilen der Welt die Gesamtleistung beeinträchtigen und zu Verzögerungen führen.
Zum Beispiel kann ein Kommunikationsproblem in Bezug auf die Lieferantenzahlung zu Versandverzögerungen führen, wenn es nicht richtig angegangen wird. Wenn die Kommunikation nicht reibungslos verläuft, kann dies erhebliche finanzielle Folgen haben (Geldstrafen, zusätzliche Versandkosten, ...). Es ist auch wichtig, häufige Rückmeldungen über die Leistung der Mitarbeiter zu kommunizieren und sie für außergewöhnliche Zielerreichungen zu belohnen.
Stakeholder-Management:
Drei Viertel der Projekte scheitern an der mangelnden Einbindung der Geschäftsleitung. Da die Geschäftsleitung als Sponsor der Projekte eine wichtige Rolle spielt, sollte sie die Projektmanager unterstützen und bei einigen wichtigen Entscheidungen das letzte Wort haben. Senior Manager sind diejenigen, die das Ziel des Projektmanagers und die gesamte Projektstrategie briefen. Leitende Positionen sind in hohem Maße verantwortlich, wenn es zu einem Projektversagen kommt.
In einer Umfrage von project smart UK wurden 1000 Projektmanager gefragt, ob Rollen, Verantwortlichkeiten und Autoritätsebenen in dem Projekt, für das sie arbeiten, immer klar sind. Sie erhielten die folgenden Ergebnisse
• Stimmt voll und ganz zu: 2,8 %
• Zustimmung: 34,3 %
• Stimme nicht zu 51,0 %
• Stimme überhaupt nicht zu 9,7 %
• Weiß nicht 2,3 %
Fast 63 % von ihnen kennen ihre Aufgaben nicht oder haben keine richtigen Anweisungen von ihrer Geschäftsleitung erhalten.
Risikomanagement:
Kleinstprojekte sind einfacher zu handhaben als Makroprojekte, da die Misserfolgsrate von Projekten mit Budgets über 1 Million US-Dollar um 50 Prozent höher ist als die von Projekten mit Budgets unter 350.000 US-Dollar. Jedes Projekt ist einzigartig und birgt seine eigenen Unsicherheiten in Bezug auf das Risiko. Es ist immer besser, das Risiko zu quantifizieren. Bei der Planung eines Finanzbudgets wird immer erwartet, dass ein Prozentsatz an Risiko- und Kostenüberschreitung vorliegt, der zu Spannungen mit Sponsoren oder Kunden führen könnte. Bereiten Sie die Projektmanager immer mit einem Leitfaden vor, wie sie auf die spezifischen Risiken reagieren sollen, die mit Projekten verbunden sind, wenn sie auftreten. Es ist auch wichtig, die richtigen Tools zu verwenden, um den Projektfortschritt und die finanzielle Leistung im Vergleich zum Budget zu verfolgen. Einige gute Tools bieten jetzt langfristige Transparenz und Warnmeldungen, wenn ein Projekt vom Budget abweicht.
Fehlende Teamplanungssitzungen:
Manchmal scheitern Projekte aufgrund mangelnder Planung zwischen dem Projektteam, dem Projektmanager und dem Führungsteam. Sie tritt auf, wenn alle drei Managementebenen keinen Zugriff auf die aktualisierten Informationen in Echtzeit haben. Unternehmen müssen wiederkehrende Sitzungen organisieren, in denen sie Probleme diskutieren, Leistungskennzahlen und Fortschritte überprüfen und einen gemeinsamen Überblick über die Leistung der einzelnen Aufgaben haben können. Wenn das gesamte Team versammelt ist, ist es außerdem einfacher, ein Brainstorming zu Themen durchzuführen und einen Konsens zu erzielen. Diese Art von Sitzungen wirkt sich positiv auf die Projektleistung aus.
Bedeutung von Führung in Projekten:
Projekte sind wie Tests, die mit Problemen verbunden sind, ohne dass es Lösungen gibt. Um diese Probleme zu lösen, benötigen Unternehmen effektive Projektmanager mit dem richtigen Engagement, um das Projekt gemäß den Anforderungen in die richtige Richtung zu lenken. 80 Prozent der "High-Performing"-Projekte werden von einem zertifizierten Projektmanager geleitet. Die Auswahl der richtigen Führungskraft mit den notwendigen Fähigkeiten auf der Grundlage des Projekts verringert also das Risiko von Projektfehlern. Ein typischer Grund für das Scheitern von Projekten ist, dass Projektmanager nicht über eine ausreichende technische Ausbildung in Projektmanagement-Tools verfügen und ihnen möglicherweise die sozialen Fähigkeiten fehlen, um das Projekt auf globaler Ebene abzuwickeln.
Vorhersage von Projektwarnzeichen:
Wenn Sie die Hälfte des Projektabschlusses erreicht haben, übersehen Unternehmen möglicherweise einige Anzeichen, wie z. B. ein Problem mit dem Geldzufluss und -abfluss, die geplante Zeit oder die Überschreitung des Budgets. Vielbeschäftigte Manager haben nicht die Zeit, alle Warnzeichen im Auge zu behalten.
Der einzige Weg, wie dies gelöst werden könnte, ist mit Projektmanagement-Tools, die den Automatisierungsgrad bieten, um Warnzeichen im Auge zu behalten. Bei Stafiz bieten wir eine vollständige Automatisierung für das Projektmanagement und Stafiz verfolgt den Projektfortschritt, die Budgetanpassungen und die für jede Aktivität aufgewendete Zeit. Es hilft Managern, ohne Zeitverlust an anderen Aspekten des Projekts zu arbeiten.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter:https://stafiz.com/project-management/
Unlogische Einrichtung und Kostenvoranschläge:
Dies geschieht, wenn die gesetzten Ziele nicht wie geplant erreicht werden und der Projektleiter mit den Prioritäten verwirrt wird. Dies wirkt sich auf den Projektablauf aus, da ein Team darauf warten muss, dass andere Teams ihre Aufgaben erledigt haben, um mit ihren eigenen Aufgaben beginnen zu können. Es kann ein Puffer im Zeitplan entstehen, der zu einer Verzögerung führt. Es kommt auch vor, dass sich das Unternehmen zu sehr auf die Gewinnspanne konzentriert und versucht, die Kosten zu senken, indem es denkt, dass es mit geringeren Kosten und Ressourcen liefern kann. Dies sind die Gründe, die erklären, dass jedes sechste Projekt eine Kostenüberschreitung von durchschnittlich 200 Prozent und eine Zeitplanüberschreitung von fast 70 Prozent aufweist.
Bedeutung von Projektmanagement-Tools:
Wenn Projekte immer komplexer werden, fällt es dem Manager schwer, Daten zu analysieren. Sie müssen über Excel-Tabellen und andere grundlegende Tools hinausgehen, um andere Projektmanagementprozesse zu planen, auszuführen und im Auge zu behalten. Es ist besser, alle notwendigen Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, Zeiterfassung, Planung und Budgetierung in einem Tool, anstatt mehrere Software zu verwenden.
Ein wichtiger Grund dafür, dass Projekte nicht scheitern, ist, dass 77 % der leistungsstarken Projekte und Manager die richtige Projektmanagement-Software verwenden. Die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns ist hoch, wenn 44 % der Projektmanager kein geeignetes Tool zur Verwaltung ihrer Projekte verwenden.
