"La vida es un 10% de lo que te pasa y un 90% de cómo reaccionas ante ello".
Los proyectos son como salvavidas para las empresas. Cuando se trata de gestión de proyectos, el 10% es sobre el proyecto, y el 90% restante es cómo se gestionan los proyectos y cómo se abordan los problemas. Casi El 70% de las organizaciones se han enfrentado a un fracaso de proyecto en el lapso de 12 meses. Independientemente del sector empresarial en el que opere, los proyectos son fundamentales para que las empresas prueben sus ideas, satisfagan las necesidades de los clientes y resuelvan problemas. Entonces, al hablar de que los problemas juegan un factor importante en la gestión de proyectos, veremos 10 razones principales que crean problemas y llevan a la gestión de proyectos a fracasos. Estas razones nos ayudan a entender cómo Logre un mayor rendimiento con buenas prácticas de gestión de proyectos.
Alcance del proyecto:
También se conoce como scope creep en el sector de la gestión de proyectos. Los gerentes de proyectos y las empresas deben centrarse en 3 atributos principales, que son el cronograma, el presupuesto y la calidad. Asegúrese de que a estos atributos se les asigne un valor numérico para analizar el rendimiento del proyecto. Un proyecto puede ser exitoso solo cuando las partes interesadas pueden comprender el valor que pueden obtener por sus aportes, sin embargo, solo el 58% de las organizaciones entienden completamente el valor de su proyecto.
Dado que la mayoría de las organizaciones no entienden el valor del proyecto, comienzan a desperdiciar dinero, la insatisfacción entre los empleados aumenta y, finalmente, conduce a un menor compromiso de los empleados en el proyecto. Además, al planificar proyectos, las empresas tienden a centrarse más en su margen de beneficio que en ofrecer valor a su cliente.
Falta de comunicación:
Según una investigación de Bull Horn, el 57% de los proyectos fracasan debido a problemas de comunicación. Cuando el proyecto se lleva a cabo a nivel global, la falta de comunicación entre los gerentes del proyecto y otras partes interesadas ubicadas en diferentes partes del mundo puede afectar la producción general y provocar retrasos.
Por ejemplo, un problema de comunicación relacionado con el pago del proveedor puede provocar retrasos en el envío si no se aborda adecuadamente. Si la comunicación no es fluida, podría tener consecuencias financieras significativas (sanciones financieras, costos adicionales de envío, ...). También es importante comunicar comentarios frecuentes sobre el rendimiento de los empleados y recompensarlos por los logros excepcionales de los objetivos.
Gestión de Grupos de Interés:
Tres cuartas partes de los proyectos fracasan debido a la falta de participación de la alta dirección. Debido a que la alta gerencia juega un papel importante como patrocinadores de los proyectos, deben apoyar a los gerentes de proyecto y dar su última palabra para algunas decisiones importantes. Los altos directivos son los que informan sobre el objetivo del director del proyecto y toda la estrategia del proyecto. Los altos cargos son muy responsables cuando se produce el fracaso del proyecto. Una encuesta del proyecto smart UK preguntó a 1000 gerentes de proyectos si los roles, responsabilidades y niveles de autoridad siempre están claros en el proyecto para el que trabajan. Recibieron los siguientes resultados • Muy de acuerdo: 2,8% • Aprobado 34.3% • En desacuerdo 51.0% • Totalmente en desacuerdo 9.7% • No sabe 2.3% Casi el 63% de ellos no conoce sus funciones o no ha recibido las instrucciones adecuadas de su alta dirección.
Gestión de riesgos:
Los microproyectos son más fáciles de manejar que los macroproyectos porque la tasa de fracaso de los proyectos con presupuestos superiores a 1 millón de dólares es un 50 por ciento más alta que la de los proyectos con presupuestos inferiores a 350.000 dólares. Cada proyecto es único y tiene su propia incertidumbre en términos de riesgo. Siempre es mejor cuantificar el riesgo. Al planificar un presupuesto financiero, siempre se espera que tenga un porcentaje de riesgo y sobrecosto que podría crear tensión con los patrocinadores o clientes. Siempre prepare a los gerentes de proyecto con una guía sobre cómo responder a los riesgos específicos asociados a los proyectos cuando ocurran. También es importante utilizar las herramientas adecuadas para realizar un seguimiento del progreso del proyecto y el rendimiento financiero en comparación con el presupuesto. Algunas buenas herramientas ahora brindan visibilidad a largo plazo y alertas cuando un proyecto se desvía del presupuesto.
Falta de sesiones de planificación del equipo:
A veces, los proyectos fracasan debido a una falta de planificación entre el equipo del proyecto, el gerente del proyecto y el equipo ejecutivo. Ocurre cuando los tres niveles de gestión no tienen acceso a la información actualizada en tiempo real. Las organizaciones deben organizar sesiones periódicas en las que puedan discutir problemas, revisar las métricas de rendimiento y el progreso y tener visibilidad compartida sobre el rendimiento de cada tarea. Además, cuando todo el equipo está reunido, es más fácil hacer una lluvia de ideas sobre los problemas y llegar a un consenso. Este tipo de sesiones tienen un impacto beneficioso sobre el rendimiento del proyecto.
Importancia del liderazgo en los proyectos:
Los proyectos son como pruebas que vienen con problemas adjuntos sin ninguna solución. Para resolver estos problemas, las organizaciones necesitan gerentes de proyectos efectivos con la dedicación adecuada para llevar el proyecto en la dirección correcta según los requisitos. El 80 por ciento de los proyectos de "alto rendimiento" son dirigidos por un gerente de proyecto certificado. Por lo tanto, elegir al líder adecuado con las habilidades necesarias en función del proyecto reducirá el riesgo de fracasos del proyecto. Una razón típica del fracaso de los proyectos es que los gerentes de proyectos no tienen suficiente capacitación técnica en herramientas de gestión de proyectos y pueden carecer de las habilidades sociales para manejar el proyecto a nivel global.
Predicción de las señales de advertencia del proyecto:
A medida que se llega a la mitad de la finalización del proyecto, las organizaciones pueden pasar por alto algunas señales, como un problema con la entrada y salida de efectivo, el tiempo programado, el proyecto que excede el presupuesto. Los gerentes ocupados no tienen tiempo para realizar un seguimiento de todas las señales de advertencia.
La única forma de resolver esto es con herramientas de gestión de proyectos que proporcionen el nivel de automatización para realizar un seguimiento de las señales de advertencia. En Stafiz, proporcionamos automatización completa para la gestión de proyectos y Stafiz realiza un seguimiento del progreso del proyecto, los ajustes del presupuesto y el tiempo dedicado a cada actividad. Ayuda a los gerentes a trabajar en otros aspectos del proyecto sin perder tiempo.
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Configuración ilógica y estimaciones de costos:
Esto sucede cuando los objetivos establecidos no se cumplen según lo planeado y el líder del proyecto se confunde con las prioridades. Afecta el flujo del proyecto, ya que un equipo tiene que esperar a que otros equipos completen sus tareas para comenzar con sus propias tareas. Puede crear un búfer en la programación que provoque retrasos. También sucede, cuando la organización se enfoca demasiado en el margen de ganancia y trata de reducir costos pensando que podrían entregar con menos gastos y recursos. Estas son las razones que explican que uno de cada seis proyectos tenga un sobrecosto del 200% en promedio y un sobrecosto de cronograma de casi el 70 por ciento.
Importancia de las herramientas de gestión de proyectos:
A medida que los proyectos se vuelven complejos, al gerente le resulta difícil analizar los datos. Deben ir más allá de las hojas de Excel y otras herramientas básicas para planificar, ejecutar y realizar un seguimiento de otros procesos de gestión de proyectos. Es mejor tener todas las herramientas necesarias como Diagramas de Gantt, Seguimiento del tiempo, la programación y la elaboración de presupuestos en una sola herramienta en lugar de utilizar varios software.
Una razón importante para que los proyectos no fracasen es que el 77% de los proyectos y gerentes de alto rendimiento utilizan el software de gestión de proyectos adecuado. Existe una alta probabilidad de fracaso cuando el 44% de los gestores de proyectos no utilizan una herramienta adecuada para gestionar sus proyectos.
