"La vida es un 10% lo que te ocurre y un 90% cómo reaccionas ante ello". - Charles R. Swindoll
Los proyectos son como salvavidas para las empresas. Cuando se trata de gestión de proyectosEl 10% se refiere al proyecto, y el 90% restante a cómo se gestionan los proyectos y cómo se afrontan los problemas. Casi, 70% de las organizaciones se han enfrentado al fracaso de un proyecto en 12 meses. Independientemente del sector en el que opere, los proyectos son fundamentales para que las empresas pongan a prueba sus ideas, satisfagan las necesidades de los clientes y resuelvan problemas. Así pues, al hablar de los problemas como factor importante en la gestión de proyectos, veremos 10 razones principales que crean problemas y llevan la gestión de proyectos al fracaso. Estas razones nos ayudan a entender cómo lograr un mayor rendimiento con buenas prácticas de gestión de proyectos.
Alcance del proyecto:
En el sector de la gestión de proyectos también se conoce como "scope creep". Los gestores de proyectos y las empresas deben centrarse en tres atributos principales: calendario, presupuesto y calidad. Asegúrese de que estos atributos reciben un valor numérico para analizar el rendimiento del proyecto. Un proyecto sólo puede tener éxito cuando los interesados comprenden el valor que pueden obtener por su aportación, pero sólo el 58% de las organizaciones comprenden plenamente el valor de su proyecto.
Como la mayoría de las organizaciones no comprenden el valor del proyecto, empiezan a malgastar dinero, aumenta la insatisfacción de los empleados y, en última instancia, disminuye el compromiso de los empleados con el proyecto. Además, al planificar los proyectos, las empresas tienden a centrarse más en su margen de beneficios que en ofrecer valor a sus clientes.
Falta de comunicación:
Según un estudio de Bull Horn, el 57% de los proyectos fracasan por problemas de comunicación. Cuando el proyecto se desarrolla a escala mundial, la falta de comunicación entre los jefes de proyecto y otras partes interesadas situadas en distintas partes del mundo puede afectar al resultado global y provocar retrasos.
Por ejemplo, un problema de comunicación relacionado con el pago a un proveedor puede provocar retrasos en el envío si no se aborda adecuadamente. Si la comunicación no es fluida, puede tener importantes consecuencias financieras (sanciones económicas, costes adicionales de envío, etc.). También es importante comunicar con frecuencia el rendimiento de los empleados y recompensarles por sus logros excepcionales.
Gestión de las partes interesadas:
Tres cuartas partes de los proyectos fracasan por falta de implicación de la alta dirección. Dado que los altos directivos desempeñan un papel importante como patrocinadores de los proyectos, deben apoyar a los gestores de proyectos y dar su última palabra en algunas decisiones importantes. Los altos cargos son los que informan del objetivo del director del proyecto y de toda la estrategia del proyecto. Los altos cargos son muy responsables cuando se produce un fracaso en un proyecto.
smart Una encuesta de project UK preguntó a 1.000 directores de proyecto si las funciones, responsabilidades y niveles de autoridad están siempre claros en el proyecto para el que trabajan. Los resultados fueron los siguientes
- Totalmente de acuerdo: 2,8
- De acuerdo: 34,3%
- En desacuerdo: 51,0%
- Totalmente en desacuerdo: 9,7% No sé
- No lo sé 2,3%
Casi el 63% no conoce sus funciones o no ha recibido instrucciones adecuadas de sus superiores.
Gestión de riesgos:
Los microproyectos son más fáciles de gestionar que los macroproyectos porque la tasa de fracaso de los proyectos con presupuestos superiores a 1 millón de dólares es un 50% superior a la de los proyectos con presupuestos inferiores a 350.000 dólares. Cada proyecto es único y tiene su propia incertidumbre en términos de riesgo. Siempre es mejor cuantificar el riesgo. Al planificar un presupuesto financiero, siempre se espera que haya un porcentaje de riesgo y de sobrecoste que podría crear tensiones con los patrocinadores o los clientes. Prepare siempre a los gestores de proyectos con una guía sobre cómo responder a los riesgos específicos vinculados a los proyectos cuando se produzcan. También es importante utilizar las herramientas adecuadas para hacer un seguimiento del progreso del proyecto y de los resultados financieros frente al presupuesto. Algunas buenas herramientas ofrecen ahora visibilidad a largo plazo y alertas cada vez que un proyecto se desvía del presupuesto.
Falta de sesiones de planificación en equipo:
A veces los proyectos fracasan por falta de planificación entre el equipo del proyecto, el director del proyecto y el equipo ejecutivo. Ocurre cuando los tres niveles de gestión no tienen acceso a la información actualizada en tiempo real. Las organizaciones deben organizar sesiones periódicas en las que puedan debatir los problemas, revisar las métricas de rendimiento y los avances y tener una visibilidad compartida sobre el rendimiento de cada tarea. Además, cuando todo el equipo está reunido, es más fácil hacer una lluvia de ideas sobre los problemas y llegar a un consenso. Este tipo de sesiones tienen un impacto beneficioso sobre el rendimiento del proyecto.
Importancia del liderazgo en los proyectos:
Los proyectos son como pruebas que vienen acompañadas de problemas sin solución. Para resolver estos problemas, las organizaciones necesitan gestores de proyectos eficaces con la dedicación adecuada para llevar el proyecto en la dirección correcta según los requisitos. El 80 por ciento de los proyectos de "alto rendimiento" están dirigidos por un gestor de proyectos certificado. Por tanto, elegir al líder adecuado con las competencias necesarias en función del proyecto reducirá el riesgo de fracaso de los proyectos. Una razón típica del fracaso de los proyectos es que los jefes de proyecto no tienen suficiente formación técnica en herramientas de gestión de proyectos, y pueden carecer de las habilidades sociales para manejar el proyecto a nivel global.
Predecir las señales de alarma del proyecto:
Al llegar a la mitad del proyecto, es posible que las organizaciones pasen por alto algunas señales, como un problema con las entradas y salidas de efectivo, el tiempo programado o que el proyecto supere el presupuesto. Los gestores, muy ocupados, no tienen tiempo de estar al tanto de todas las señales de alarma.
La única manera de resolver este problema es con herramientas de gestión de proyectos que proporcionen el nivel de automatización necesario para realizar un seguimiento de las señales de advertencia. En Stafiz, proporcionamos una automatización completa para la gestión de proyectos y Stafiz realiza un seguimiento del progreso del proyecto, los ajustes presupuestarios y el tiempo dedicado a cada actividad. Ayuda a los gestores a trabajar en otros aspectos del proyecto sin perder tiempo.
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Montaje y estimación de costes ilógicos:
Esto ocurre cuando los objetivos fijados no se cumplen según lo previsto y el jefe de proyecto se confunde con las prioridades. Afecta al flujo del proyecto, ya que un equipo tiene que esperar a que otros terminen sus tareas para empezar las suyas. Puede crear un búfer en el calendario que provoque retrasos. También ocurre cuando la organización se centra demasiado en el margen de beneficios e intenta reducir costes pensando que puede entregar con menos gastos y recursos. Estas son las razones que explican que uno de cada seis proyectos tenga un sobrecoste medio del 200% y un retraso en el calendario de casi el 70%.
Importancia de las herramientas de gestión de proyectos:
A medida que los proyectos se hacen más complejos, al gestor le resulta difícil analizar los datos. Deben ir más allá de las hojas de Excel y otras herramientas básicas para planificar, ejecutar y hacer un seguimiento de otros procesos de gestión de proyectos. Es mejor disponer de todas las herramientas necesarias como Diagramas de Gantt, seguimiento del tiempoLa programación y la presupuestación en una sola herramienta, en lugar de utilizar varios programas informáticos.
Una razón importante para que los proyectos no fracasen es que el 77% de los gestores y proyectos de alto rendimiento utilizan el software de gestión de proyectos adecuado. Existe una alta probabilidad de fracaso cuando el 44% de los gestores de proyectos no utilizan una herramienta adecuada para gestionar sus proyectos.
