"Het leven is 10% wat je overkomt en 90% hoe je erop reageert." - Charles R. Swindoll
Projecten zijn als levenslijnen voor bedrijven. Als het gaat om projectmanagement10% gaat over het project en de overige 90% gaat over hoe projecten worden gemanaged en hoe problemen worden aangepakt. Bijna, 70% van de organisaties hebben te maken gehad met één mislukt project in een periode van 12 maanden. Ongeacht de bedrijfssector waarin je actief bent, zijn projecten van cruciaal belang voor bedrijven om hun ideeën te testen, aan de behoeften van klanten te voldoen en problemen op te lossen. Nu we het dus hebben over problemen die een belangrijke factor zijn in projectmanagement, zullen we 10 belangrijke redenen bekijken die problemen veroorzaken en projectmanagement tot mislukkingen leiden. Deze redenen helpen ons te begrijpen hoe we betere prestaties bereiken met goede projectmanagementpraktijken.
Reikwijdte van het project:
Het staat ook bekend als scope creep in de projectmanagementindustrie. Projectmanagers en bedrijven moeten zich richten op 3 hoofdattributen, namelijk planning, budget en kwaliteit. Zorg ervoor dat deze attributen een numerieke waarde krijgen om de prestaties van het project te analyseren. Een project kan alleen succesvol zijn als de belanghebbenden begrijpen welke waarde ze kunnen krijgen voor hun inbreng, maar toch begrijpt slechts 58% van de organisaties de waarde van hun project volledig.
Omdat de meeste organisaties de waarde van het project niet begrijpen, beginnen ze geld te verspillen, neemt de ontevredenheid onder werknemers toe en leidt dit uiteindelijk tot een lagere betrokkenheid van werknemers bij het project. Ook hebben bedrijven de neiging om zich bij het plannen van projecten meer te richten op hun winstmarge dan op het leveren van waarde aan hun klant.
Gebrek aan communicatie:
Volgens onderzoek van Bull Horn mislukt 57% van de projecten door communicatieproblemen. Als het project wereldwijd wordt uitgevoerd, kan een gebrek aan communicatie tussen de projectmanagers en andere belanghebbenden in verschillende delen van de wereld de algehele output beïnvloeden en leiden tot vertraging.
Een communicatieprobleem met betrekking tot de betaling van leveranciers kan bijvoorbeeld leiden tot vertragingen bij de verzending als het probleem niet goed wordt aangepakt. Als de communicatie niet soepel verloopt, kan dit aanzienlijke financiële gevolgen hebben (boetes, extra verzendkosten, ...). Het is ook belangrijk om regelmatig feedback te geven over de prestaties van werknemers en hen te belonen voor uitzonderlijke prestaties.
Beheer van belanghebbenden:
Driekwart van de projecten mislukt door een gebrek aan betrokkenheid van het senior management. Omdat het senior management een belangrijke rol speelt als sponsor van de projecten, zouden ze de projectmanagers moeten ondersteunen en het laatste woord moeten hebben over een aantal belangrijke beslissingen. Senior managers zijn degenen die het doel van de projectmanager en de hele projectstrategie briefen. Senior posities zijn in hoge mate verantwoordelijk wanneer een project mislukt.
In een enquête van project smart UK werd aan 1000 projectmanagers gevraagd of rollen, verantwoordelijkheden en gezagsniveaus altijd duidelijk zijn in het project waarvoor ze werken. Ze kregen de volgende resultaten
- Zeer mee eens: 2,8%
- Mee eens 34,3%
- Oneens 51,0%
- Zeer oneens 9,7%
- Weet het niet 2,3%
Bijna 63% van hen kent hun rol niet of heeft geen goede instructies gekregen van hun senior management.
Risicobeheer:
Microprojecten zijn gemakkelijker aan te pakken dan macroprojecten omdat het mislukkingspercentage van projecten met een budget van meer dan $1 miljoen 50 procent hoger ligt dan dat van projecten met een budget van minder dan $350.000. Elk project is uniek en heeft zijn eigen onzekerheid in termen van risico. Het is altijd beter om het risico te kwantificeren. Bij het plannen van een financieel budget wordt altijd een percentage verwacht van risico's en kostenoverschrijdingen die spanningen kunnen opleveren met sponsors of klanten. Bereid de projectmanagers altijd voor met een handleiding over hoe ze moeten reageren op de specifieke risico's die aan projecten verbonden zijn wanneer ze zich voordoen. Het is ook belangrijk om de juiste tools te gebruiken om de voortgang van het project en de financiële prestaties ten opzichte van het budget bij te houden. Sommige goede tools bieden nu zichtbaarheid op lange termijn en waarschuwen wanneer een project afwijkt van het budget.
Gebrek aan teamplanningssessies:
Soms mislukken projecten door een gebrek aan planning tussen het projectteam, de projectmanager en het managementteam. Dit gebeurt wanneer alle drie de managementniveaus geen toegang hebben tot de bijgewerkte informatie in real-time. Organisaties moeten terugkerende sessies organiseren waar ze problemen kunnen bespreken, prestatiecijfers en voortgang kunnen bekijken en gezamenlijk zicht hebben op de prestaties van elke taak. Als het hele team bij elkaar is, is het ook gemakkelijker om te brainstormen over problemen en tot een consensus te komen. Dit soort sessies heeft een gunstige invloed op de projectprestaties.
Het belang van leiderschap in projecten:
Projecten zijn net tests die gepaard gaan met problemen zonder oplossingen. Om deze problemen op te lossen, hebben organisaties effectieve projectmanagers nodig met de juiste toewijding om het project in de juiste richting te leiden volgens de vereisten. 80 procent van de "goed presterende" projecten wordt geleid door een gecertificeerde projectmanager. Door dus de juiste leider te kiezen met de nodige vaardigheden op basis van het project, verminder je het risico op mislukte projecten. Een typische reden voor het mislukken van projecten is dat projectmanagers niet genoeg technische training hebben gehad in projectmanagementtools en dat ze mogelijk de sociale vaardigheden missen om het project op mondiaal niveau aan te kunnen.
Projectwaarschuwingssignalen voorspellen:
Als je halverwege het project bent, kan het zijn dat organisaties een aantal signalen missen, zoals een probleem met de in- en uitstroom van geld, geplande tijd, of een project dat het budget overschrijdt. Drukke managers hebben geen tijd om alle waarschuwingssignalen bij te houden.
De enige manier om dit op te lossen is met projectmanagementtools die het niveau van automatisering bieden om waarschuwingssignalen bij te houden. Bij Stafiz bieden we volledige automatisering voor projectmanagement en Stafiz houdt de voortgang van het project, budgetaanpassingen en de aan elke activiteit bestede tijd bij. Het helpt managers om aan andere aspecten van het project te werken zonder tijd te verspillen.
Ga voor meer informatie hierover naar:https://stafiz.com/project-management/
Onlogische opzet en kostenramingen:
Dit gebeurt wanneer de gestelde doelen niet worden gehaald zoals gepland en de projectleider in de war raakt van de prioriteiten. Het beïnvloedt de doorstroom van het project omdat het ene team moet wachten tot andere teams klaar zijn met hun taken om aan hun eigen taken te kunnen beginnen. Het kan een buffer creëren in de planning, wat kan leiden tot vertraging. Het gebeurt ook wanneer de organisatie zich teveel focust op de winstmarge en de kosten probeert te drukken door te denken dat ze met minder kosten en middelen kunnen leveren. Dit zijn de redenen waarom één op de zes projecten een kostenoverschrijding heeft van gemiddeld 200% en een planningoverschrijding van bijna 70%.
Het belang van projectmanagementtools:
Naarmate projecten complexer worden, vindt de manager het moeilijk om gegevens te analyseren. Ze moeten verder gaan dan excelbladen en andere basistools om te plannen, uit te voeren en andere projectmanagementprocessen bij te houden. Het is beter om alle noodzakelijke hulpmiddelen te hebben, zoals Gantt-diagrammen, tijdregistratiePlanning en budgettering in één tool in plaats van meerdere software te gebruiken.
Een belangrijke reden waarom projecten niet mislukken is dat 77% van de goed presterende projecten en managers de juiste projectmanagementsoftware gebruiken. Er is een grote kans op mislukking wanneer 44% van de projectmanagers geen geschikte tool gebruikt om hun projecten te beheren.
