Adviesbureaus: Voorbereiding op het schooljaar na COVID-19

1. Vooruitzichten opvolgen
2. Voorbereidingen treffen voor een gewijzigde start van het schooljaar, mogelijk in verschillende fasen
3. Meer inzicht krijgen in de teamplanning

De start van het academiejaar 2020, en in het bijzonder het post-COVID-19-jaar, is anders dan alle andere. Adviesbureaus en professionele dienstverleners zullen worden blootgesteld aan een ongekende economische context, die bijzonder moeilijk te voorzien en te temmen zal zijn. De praktische voorwaarden voor deze terugkeer naar het werk zullen een bijzondere uitdaging vormen na enkele maanden van thuiswerken en onderbroken activiteiten sinds maart, maar ook de hardnekkige onmogelijkheid om terug te keren naar "business as usual": werken op afstand zal om gezondheidsredenen misschien moeten worden voortgezet, teamvergaderingen op kantoor en met klanten op locatie zullen nog lange tijd worden belemmerd... 

Er is geen "one-size-fits-all" oplossing voor dit "terug-naar-school"-seizoen, maar eerder een mozaïek van situaties en antwoorden. De periode van terug naar school vraagt om creativiteit, flexibiliteit, het vermogen om afstand te nemen en onszelf in vraag te stellen met het oog op juridische, logistieke, gezondheids- en economische kwesties. Dit zal waarschijnlijk vragen om een radicale verandering van werkmethoden, werknemersrelaties en de tools die dagelijks worden gebruikt. 

Naast het controleren en naleven van gezondheids- en veiligheidsinstructies, moet er rekening worden gehouden met nieuwe factoren om weer veilig en strategisch aan het werk te gaan.

Vooruitzichten opvolgen

Ten eerste, omdat het begin van het schooljaar 2020 in het teken staat van weer aan het werk gaan, is het duidelijk dat je je prospects opnieuw moet lanceren en je klantenbestand nieuw leven moet inblazen. Je moet jezelf onmisbaar voor hen maken wanneer ze weer aan het werk gaan en je moet nooit uit hun omgeving verdwijnen: je moet in hun gedachten blijven zodat ze je niet kunnen vergeten.

Er bestaan verschillende technieken die in alle sectoren van de sector worden gebruikt. Het verspreiden van een nieuwsbrief naar je doelgroep, het bijvoegen van elementen die je expertise, je ervaring en de echte toegevoegde waarde van je dienst aantonen, regelmatige activiteit op sociale netwerken en andere media, het regelmatig creëren van relevante inhoud van hoge kwaliteit, enz. zijn allemaal voorbeelden van technieken die kunnen worden gebruikt.

De situatie na COVID-19 blijft echter ongekend en vereist speciale aandacht. Adviesbureaus en professionele dienstverleners zullen in de huidige situatie niet zo gemakkelijk als voorheen klanten kunnen ontmoeten of deelnemen aan face-to-face netwerkevenementen.

Voorbereidingen treffen voor een gewijzigde start van het schooljaar, mogelijk in verschillende fasen

            Na enkele maanden van quarantaine, opsluiting en economische vertraging stelt de start van het boekjaar 2020 ons voor uitdagingen die we ons een jaar geleden nog niet konden voorstellen. En in deze nog steeds onvoorspelbare en risicovolle omgeving zullen bedrijven flexibel moeten zijn. 

Er zal nog steeds werk thuis te doen zijn en minder mogelijkheden om te reizen: niet veel bezoeken aan klanten, niet veel teams die samenkomen op kantoor, veel werknemers nog steeds thuis (met alle problemen van dien)...

Om te beginnen is het duidelijk informeren van werknemers over veiligheidsinstructies en nieuwe procedures een prioriteit, niet alleen om aan de wet te voldoen, maar ook om de veiligheid van werknemers, potentiële bezoekers en klanten te garanderen. Dit helpt ook om de gemoederen en angsten van mensen te bedaren als ze weer persoonlijk aan het werk gaan. Het doel is om structuren te beschermen tegen de echte risico's, maar ook tegen indrukken en twijfels.

Links naar de officiële richtlijnen van de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk : 

https://www.ecdc.europa.eu/en/COVID-19/national-sources

https://www.ecdc.europa.eu/en/covid-19/facts/infographics

https://ec.europa.eu/info/live-work-travel-eu/health/coronavirus-response_en

https://oshwiki.eu/wiki/COVID-19:_guidance_for_the_workplace

Ten tweede, als het haalbaar is voor je bedrijf, bied werknemers dan de optie van flexibiliteit, thuisblijven en/of terugkeren naar kantoor, met name progressieve flexibiliteit, in fases. Bij organisaties als Nationwide en Barclays werkt bijvoorbeeld meer dan 80% van de werknemers thuis. 

Als gevolg hiervan moeten bedrijven zich aanpassen aan deze flexibiliteit en leren omgaan met een nieuwe werkverdeling en afwezigheidsbeheer op een manier die meer begrip toont en aangepast is aan het gebrek aan face-to-face interactie.

Ten derde zullen adviesbureaus en professionele dienstverleners er zelf baat bij hebben om actief naar hun klanten en netwerken te luisteren over de verschillende zorgen die zij hebben over het beheer van organisaties en mogelijke strategieën voor terugkeer naar werk. Door naar alle betrokken spelers te luisteren, kunnen we samenwerken om de best mogelijke werkomgeving te creëren door leiderschap en werknemers in deze nieuwe context voor iedereen met elkaar in contact te brengen.

Inzicht krijgen in de teamroosters

De terug-naar-school periode na COVID-19 is ook een kans voor bedrijven om van deze moeilijke tijden te profiteren om ze om te zetten in een optimalisatiefase met als doel hun prestaties te maximaliseren. Dit betekent dat er meer duidelijkheid en zichtbaarheid moet komen over teambeheer, planning, werkdrukbewaking en middelenbeheer.

Er rijzen veel vragen:

Consultancy- en professionele dienstverleners hebben geleerd dat het noodzakelijk is om zich uit te rusten met tools die voldoende flexibel en krachtig zijn om het werk van teams inzichtelijk te maken en het mogelijk te maken om processen op afstand te vereenvoudigen, vooral wanneer teams zich op verschillende locaties bevinden. Onder de huidige omstandigheden is de intelligente verdeling van werklast op basis van individuele en technische capaciteiten en het zorgvuldig bewaken van de productiecapaciteit in relatie tot de verwachte werklast een essentieel element in het beheersen van de kosten in deze onzekere tijden.

            Hulpmiddelen zoals deze maken het mogelijk om de prioritaire en essentiële taken voor de start van het schooljaar 2020 duidelijk in beeld te brengen. 

Geoptimaliseerde prestaties personeel op het werk

Werken op afstand heeft de behoefte van bedrijven vergroot om zich uit te rusten met gecentraliseerde uitwisselings- en communicatieplatforms die hen in staat stellen om de voortgang van verschillende projecten te controleren, maar ook om het welzijn van hun teams te garanderen door de werkbelasting op de best mogelijke manier toe te wijzen. Het management moet een beter zicht hebben op de werklast van zijn teams: wie is beschikbaar, wanneer, met welke vaardigheden, enz. Het personeel is flexibeler geworden, net als de werknemers zelf: de LSE Business Review stelt vast dat de bereidheid om samen te werken, flexibel te zijn en zich snel aan te passen, is toegenomen. 

Effectief verbinden en uitwisselen

 Met de onvermijdelijke spreiding van het personeel aan het begin van het nieuwe schooljaar is een op maat gemaakt overzicht op basis van expliciete en relevante gegevens van fundamenteel belang voor het bewaken van de prestaties en de inzet van teams in deze moeilijke context. Een gedetailleerd inzicht in de verschillende activiteiten maakt het mogelijk om taken op de lange en korte termijn op de juiste manier in het rooster te plaatsen en te organiseren. Aan de andere kant kunnen hiaten in schema's worden opgespoord om ze te optimaliseren.

Ten slotte moeten werknemers in staat zijn om hun prestaties en de moeilijkheden die ze dagelijks ondervinden, in detail en voor aandachtige oren te verantwoorden.  

Vooral adviesbureaus en professionele dienstverleners houden zich hiermee bezig. In feite kunnen hun werk- en uitwisselingsruimten zich uitstrekken van het kantoor tot de woning van de werknemer, maar ook, en vooral, tot de locatie van de klant. Deze delicate en veelvuldige geografische flexibiliteit leidt tot afstandelijkheid en maakt communicatie moeilijker. Het afleggen van verantwoording over iemands prestaties, het duidelijk uitleggen van iemands schema, het werken in teamverband, enz. worden op deze gebieden veel complexer en vragen om een dringende reactie.

Flexibiliteit op de proef gesteld door COVID-19

Een sociale of individuele crisis, zoals COVID-19, heeft een directe impact op het personeelsbestand en de werkpraktijken. Het reactievermogen van onze structuren is doorslaggevend als we effectief, snel en adequaat willen reageren, maar ook als we al bij de start van het academisch jaar 2020 willen leren van elk van deze moeilijkheden.

Adviesbureaus en professionele dienstverleners moeten investeren in tools die thuiswerken en virtuele samenwerking tussen hun werknemers mogelijk maken en vergemakkelijken. 

Deze ongewone reflexen zullen veel flexibiliteit vergen van bedrijven en individuen. We moeten het middelenbeheer en de personeelsbezetting volledig herzien om september 2020 met de grootst mogelijke impact te kunnen aanvallen. 

De start van het academische jaar 2020 belooft vol uitdagingen te zitten voor adviesbureaus en professionele dienstverleners. COVID-19 verplicht niet alleen tot het toepassen en monitoren van ongekende procedures op het gebied van gezondheid en veiligheid, maar betekent ook dat teams zich vanaf september op een geheel nieuwe manier zullen moeten inzetten. Naast een traditionele terugkeer naar het werk, is deze periode ook een kans om de prestaties van elke structuur te optimaliseren, door vanop afstand een stap terug te zetten over de afgelopen maanden. Flexibiliteit, zichtbaarheid en connectiviteit zijn allemaal sleutelwoorden om prioriteit aan te geven in deze post-COVID-19 terug-naar-school periode.

Klik hier voor meer informatie over hoe Stafiz uw adviesbureau kan helpen!