Projectmanagement: 7 punten om je teams te mobiliseren
Projectmanagement: 7 belangrijke punten om je teams beter te mobiliseren
De tijd is voorbij dat consultants die aan hetzelfde project werkten elke dag tientallen e-mails naar elkaar stuurden. Hoe bepaal je ieders rollen en taken? Hoe weet je zeker dat alle teamleden de laatste versie van documenten hebben? Hoe voorkom je misverstanden en struikelpartijen over de verschillende taken van het team?
Door grotendeels digitaal te gaan werken, hebben bedrijven hun tijd en kosten geoptimaliseerd. Maar hoe zit het met projectmanagement? De voltooiing van een project is afhankelijk van een aantal factoren, waaronder teamwork en het soepele verloop van het project. Stafiz stelt bedrijven in staat om één oplossing te gebruiken voor al hun activiteiten, inclusief projectbeheer en -monitoring.
1. Bespaar tijd en verhoog de productiviteit
Bedrijfsmiddelen die in dezelfde omgeving zijn aangesloten, maken het werk efficiënter en eenvoudiger. Informatie wordt op het juiste niveau gedeeld en zoals we allemaal weten is communicatie "de pees van de oorlog". Op één enkel platform kunnen adviesbureaus hun verkoop monitoren, al hun projecten beheren en de personeelsbezetting automatiseren. Dit bespaart veel tijd, vooral voor projectmanagers en supportteams.
De bespaarde tijd betekent een hogere productiviteit. Bedrijven die de stap naar digitalisering hebben gezet, zien hun winstgevendheid en omzet stijgen. Met meer beschikbare tijd en de juiste tools zijn werknemers meer gefocust op het verkopen van projecten en het bewaken van de klanttevredenheid. Het stroomlijnen en optimaliseren van het werk van teams is een voor de hand liggende reden hiervoor.
2. creativiteit en efficiëntie maximaliseren
Samenwerken betekent dat elk lid van het team een bijdrage kan leveren aan het project. Ieders menselijke en professionele vaardigheden kunnen een positieve invloed hebben op het resultaat van het project. Waarom? Omdat, ten eerste, iedereen deel uitmaakt van een proces om taken te verbeteren. Ten tweede zijn de taken, hun verdeling en voortgang zichtbaar voor alle teamleden. En tot slot wordt informatie op de best mogelijke manier verspreid.
ERP vormt de kern van deze nieuwe manier van werken. Tijdrovende taken in verband met communicatie tussen leden van hetzelfde team verdwijnen. De tijd wordt geoptimaliseerd ten gunste van acties met een echte toegevoegde waarde. Je zou zelfs kunnen zeggen dat deze bevrijding consultants in staat stelt om hun aandacht te richten op de kern van hun missie. Dit verhoogt niet alleen hun efficiëntie, maar ook hun vermogen om te innoveren en te creëren.
3. Eenvoudiger projectbeheer met overzicht over alle activiteiten
Projecten kunnen in realtime worden bekeken en gemonitord terwijl de consultants aan het werk zijn. Door verschillende projectmanagementtools te integreren, maakt Stafiz het leven van managers eenvoudiger. Van portfolio's tot projectrapporten en een overzicht van de winstgevendheid, het platform bespaart tijd. Deze algemene zichtbaarheid maakt het mogelijk om de ingezette personele en materiële middelen aan te passen, dankzij de automatische berekening van marges of verliezen. De projectmanager kan het werk ook gemakkelijk heroriënteren door de taken van de consultants te bekijken.
4. Teams machtigen
Met intuïtieve, gebruiksvriendelijke projectmanagementsoftware wordt projectmanagement veel eenvoudiger. Elke taak is vooraf gedefinieerd en elk teamlid is toegewezen aan een specifiek onderdeel van het project. Dit geeft een optimale zichtbaarheid van het project en de voortgang ervan. En niet onbelangrijk: teams hoeven niet langer voortdurend te worden aangestuurd. Ze weten wat elk individu moet doen om het project tot een goed einde te brengen.
De projectmanager heeft een algemeen beeld van de missie. Hij stuurt het project in functie van de veranderende behoeften: human resources, technische of tijdsbeperkingen, facturatie, team time tracking, enz.
5. Teams die zowel samen als mobiel zijn
Werknemers zijn niet altijd op hetzelfde moment op dezelfde plaats. En in termen van organisatie is dit een essentieel punt! Als sommige mensen naar klantlocaties moeten reizen, kunnen externe dienstverleners die niet in het bedrijf werken bij het project worden betrokken. Dat is het voordeel van een samenwerkingsplatform. Consultants en freelancers kunnen aan het project werken waar ze ook zijn.
Deze geografische flexibiliteit heeft bijvoorbeeld geen invloed op deadlines. Het samenwerkingsplatform brengt het werk van het hele team samen, zodat iedereen weet waar hij aan toe is!
6. Teams betrekken
We praten veel over technologische of marketinginnovatie. Maar hoe zit het met management? Het is het enige gebied dat zich richt op mensen, maar de evolutie ervan is net zo fundamenteel. En waarom is dat? Omdat de manier waarop teams worden gemanaged een directe impact heeft op het succes van het bedrijf. Een klimaat creëren dat initiatief en innovatie aanmoedigt, is niet voldoende om het management te veranderen.
Een goede eerste stap is om de projectmanager te positioneren als waarnemer en coach, met teams die effectief met elkaar communiceren. Maar er is geen toverformule voor dit alles! Je moet ze hulpmiddelen geven. De beste daarvan is de projectmanagementtool, die je ook een samenwerkingsplatform kunt noemen, omdat hij echt gericht is op dit type management.
7. Teams motiveren
De projectmanagementtool maakt elke consultant verantwoordelijk voor zijn of haar rol in het project. Deze empowerment leidt automatisch tot een nieuwe manier van communiceren met teamleden. Iedereen moet met elkaar kunnen opschieten en elkaar begrijpen, want de manager is er niet meer om spanningen te managen. Hij of zij is niet langer de schakel tussen de teamleden in termen van communicatie. Deze nieuwe situatie maakt de ontwikkeling van nieuwe vaardigheden mogelijk. De consultants zijn verplicht om effectief met elkaar te communiceren om hun opdracht goed te laten verlopen. Als gevolg hiervan verandert het team in die zin dat het zich meer bewust wordt van zijn verantwoordelijkheden. Het is dit gevoel van verantwoordelijkheid voor het succes van het project dat teams motiveert en tot actie aanzet.
Een ander element van motivatie is het hebben van een globaal beeld van wat je aan het doen bent. Als het team een geheel is, speelt elk lid een rol die van invloed is op het resultaat. Om teamleden een bijna onwrikbare wil te geven, moeten ze deze impact kunnen begrijpen. Met behulp van een projectmanagementtool is het eenvoudiger om consultants bij te houden, te anticiperen op hun behoeften en deze te begrijpen, en zo hun motivatie te vergroten en te behouden.
