Projektmanagement: 7 Punkte, um Ihre Teams zu mobilisieren
Projektmanagement: So mobilisieren Sie Ihre Teams besser in 7 Schlüsselpunkten
Die Zeit, in der sich Berater im selben Projekt Dutzende von E-Mails pro Tag gegenseitig schickten, ist vorbei. Wie definiert man die Rollen und Aufgaben jeder Person richtig? Wie kann ich sicher sein, dass alle Teammitglieder über die neueste Version der Dokumente verfügen? Wie vermeidet man Missverständnisse und Trampeln bei den verschiedenen Missionen des Teams?
Durch die weitgehende Digitalisierung haben Unternehmen ihren Zeit- und Kostenaufwand optimiert. Aber wie sieht es mit dem Projektmanagement aus? In der Tat hängt der Abschluss einer Aufgabe von vielen Faktoren ab, einschließlich des wesentlichen Faktors der Teamarbeit und ihres reibungslosen Ablaufs. Stafiz ermöglicht es Unternehmen, eine Lösung für ihren gesamten Betrieb zu nutzen: Projektmanagement und -überwachung gehören dazu.
1. Sparen Sie Zeit und Produktivität
Vernetzte Geschäftsressourcen in einer Umgebung machen die Arbeit effizienter und einfacher. Informationen werden auf der richtigen Ebene ausgetauscht und Kommunikation ist, wie jeder weiß, "die Sehnen des Krieges". Auf einer einzigen Plattform können Beratungsunternehmen ihre kommerzielle Nachverfolgung durchführen, alle ihre Projekte verwalten und die Personalbesetzung automatisieren. Dies ist eine erhebliche Zeitersparnis, insbesondere für Projektmanager und Support-Teams.
Diese Zeitersparnis führt zu einer Steigerung der Produktivität. Unternehmen, die den Sprung in die Digitalisierung gewagt haben, verzeichnen eine Steigerung ihrer Profitabilität, aber auch ihres Umsatzes. Mit mehr verfügbarer Zeit und den richtigen Tools konzentrieren sich die Mitarbeiter mehr auf den Verkauf von Projekten und die Überwachung der Kundenzufriedenheit. Die Rationalisierung und Optimierung der Arbeit der Teams ist eine offensichtliche Ursache.
2. Maximierung von Kreativität und Effizienz
Kollaborativ zu arbeiten bedeutet, dass jedes Mitglied des Teams einen Beitrag zum Gebäude leisten kann. Die menschlichen und fachlichen Fähigkeiten jedes Einzelnen können sich positiv auf den Erfolg des Projekts auswirken. Wozu? Denn erstens ist jeder Teil eines Prozesses der Verbesserung von Aufgaben. Dann sind die Aufgaben, ihre Aufteilung und ihr Fortschritt für alle Teammitglieder sichtbar. Und schließlich zirkulieren Informationen auf optimale Weise.
ERP ist daher das Herzstück dieser neuen Arbeitsweise. Zeitaufwändige Aufgaben im Zusammenhang mit der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern verschwinden. Die Zeit wird zugunsten von Maßnahmen mit echtem Mehrwert optimiert. Man kann sogar sagen, dass diese Befreiung es den Beratern ermöglicht, ihre Aufmerksamkeit auf den Kern ihrer Mission zu richten. Ihre Effizienz steigt, aber auch ihre Fähigkeit, innovativ und kreativ zu sein.
3. Einfacheres Projektmanagement mit Transparenz über alle Vorgänge
Die Projektvisualisierung und -überwachung erfolgt in Echtzeit parallel zur Arbeit der Berater. Mit der Integration verschiedener Projektmanagement-Tools macht Stafiz den Führungskräften das Leben leichter. Vom Portfolio über den Projektbericht bis hin zur Vision der Rentabilität spart die Plattform Zeit. Diese Gesamttransparenz ermöglicht es, sowohl die personellen als auch die eingesetzten materiellen Ressourcen dank der automatischen Berechnung von Margen oder Verlusten anzupassen. Die Person, die das Projekt leitet, kann die Arbeit auch leicht neu gestalten, indem sie die von den Beratern ausgeführten Aufgaben visualisiert.
4. Teams stärken
Mit einer intuitiven und ergonomischen Projektmanagement-Software wird das Projektmanagement viel einfacher. Jede Aufgabe ist vordefiniert und jedes Teammitglied wird auf einem bestimmten Element der Mission positioniert. Dies ermöglicht eine optimale Sichtbarkeit der Mission und ihres Fortschritts. Aber auch, und das ist nicht zu vernachlässigen: Teams müssen nicht mehr ständig verwaltet werden. Sie kennen die Arbeit, die jeder leisten muss, um das Projekt abzuschließen.
Der Projektleiter hat einen Überblick über die Mission. Er verwaltet sein Projekt nach Bedürfnissen, die sich ändern können: Personalwesen, technische oder zeitliche Zwänge, Rechnungsstellung, Überwachung der Zeit des Teams usw.
5. Teams, die sowohl zusammen als auch mobil sind
Mitarbeiter dürfen sich nicht zur gleichen Zeit am selben Ort aufhalten. Und auf organisatorischer Ebene ist das ein wesentlicher Punkt! Wenn einige zu den Kunden vor Ort reisen müssen, kann das Projekt externe Dienstleister einbeziehen, die nicht im Unternehmen arbeiten. Dies ist der Vorteil einer kollaborativen Plattform. Berater und Freiberufler bringen das Projekt voran, wo immer sie sich befinden.
Diese geografische Flexibilität hat beispielsweise keine Auswirkungen auf die einzuhaltenden Fristen. Die kollaborative Plattform bringt die Arbeit des gesamten Teams zusammen und jeder weiß, woran er ist!
6. Teams einbinden
Es wird viel über technologische oder Marketinginnovationen gesprochen. Aber wie sieht es mit dem Management aus? Die einzige Achse, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, ist dennoch ebenso grundlegend. Wozu? Denn die Art und Weise, wie Teams geführt werden, hat einen direkten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Die Schaffung eines Klimas, das Initiative und Innovation fördert, reicht nicht aus, um das Management zu verändern.
Ein guter erster Schritt ist es, den Projektleiter als Beobachter und Coach bei Teams zu platzieren, die effektiv miteinander kommunizieren. Aber für all das gibt es keine Zauberformel! Wir müssen ihnen Werkzeuge an die Hand geben. Das beste von ihnen ist das Projektmanagement-Tool, das auch als kollaborative Plattform bezeichnet werden kann, da es wirklich zu dieser Art des Managements tendiert.
7. Motivieren Sie Teams
Das Projektmanagement-Tool überträgt jedem Berater die Verantwortung für seine Mission im Rahmen des Projekts. Diese Befähigung führt automatisch zu einer neuen Art der Kommunikation mit den Teammitgliedern. Alle müssen in der Lage sein, sich gegenseitig zu hören und zu verstehen, denn die Führungskraft ist nicht mehr da, um Spannungen zu bewältigen. In der Tat fungiert er nicht mehr als Relais zwischen den Teammitgliedern, wenn es um die Kommunikation geht. Diese neue Situation ermöglicht die Entwicklung neuer Fähigkeiten. Berater sind verpflichtet, für den reibungslosen Ablauf ihrer Mission effektiv miteinander zu kommunizieren. In der Folge verändert sich das Team, in dem Sinne, dass es sich seiner Verantwortung bewusster wird. Es ist diese Befähigung bei der Fertigstellung des Projekts, die beide Teams motiviert und zum Handeln antreibt.
Ein weiteres Element der Motivation ist das der Gesamtsicht auf die eigene Handlung. Wenn das Team eine Einheit, ein Ganzes ist, spielt jedes Mitglied eine Rolle, die sich auf das Ergebnis auswirkt. Damit die Teammitglieder einen nahezu unfehlbaren Willen haben, müssen sie in der Lage sein, diese Auswirkungen zu verstehen. Um ein Projektmanagement-Tool herum ist es einfacher, den Beratern zu folgen, ihre Bedürfnisse zu antizipieren oder zu verstehen und so ihre Motivation zu steigern und aufrechtzuerhalten.
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