Goede planning en taakverdeling kunnen het verschil maken tussen het slagen of mislukken van een project.
Over het algemeen moet je jezelf altijd winstgevende en realistische doelen stellen. Volg vervolgens 4 stappen om je projecttaken efficiënt en productief te plannen.
Verdeel het project in taken en prioriteer ze.
Beschikbare middelen analyseren.
Wijs taken toe volgens deze middelen.
De uitvoering van taken bewaken en controleren.
Het gebruik van een tool voor taak- en projectbeheer vergemakkelijkt en optimaliseert de planning van taken, maar dat is niet alles. Meer in het algemeen helpen projectbeheer en het beheer van de middelen om een grotere winstgevendheid te bereiken.
De verdeling van projecttaken is dus een strategisch element waarvan de inzet niet onderschat mag worden!
Definieer je doelstellingen voordat je het taakschema maakt
Doelstellingen zijn fundamenteel omdat ze bepalen welke taken, middelen en mensen verantwoordelijk zijn voor het project.
Laten we een concreet voorbeeld nemen.
Stel dat een ontwikkelingsbedrijf van plan is een applicatie te leveren waarvoor het 950 uur programmeertijd heeft ingeschat.
Er zijn drie programmeurs die vijf uur per dag aan de code werken en 100% van hun tijd aan het project besteden:
950 uur / 3 programmeurs = 316,6 uur, in te vullen door elk van hen.
Rekening houdend met het feit dat ze vijf uur per dag besteden, hebben ze 63 werkdagen nodig om het project af te ronden (316,6 uur te besteden door elke programmeur / 5 uur per dag die ze kunnen besteden = 63,3 werkdagen).
De definitie van doelstellingen is essentieel, want als we de applicatie in minder dan twee maanden willen opleveren, hebben we geen andere keuze dan meer personeel in te zetten.
Dit zijn zaken die van invloed zijn op het latere management en de verdeling van taken, dus dat is het eerste dat moet worden opgehelderd.
Zodra de doelstellingen zijn gedefinieerd, is het tijd om de vier belangrijkste stappen te nemen voor het beheren en correct toewijzen van taken.
Stap 1: verdeel het project in taken en prioriteer ze
Verdeel het project met je doelstellingen in taken en subtaken, zodat je ze kunt prioriteren.
Er zijn verschillende hulpmiddelen voor taakplanning om je te helpen.
De Eisenhower-matrix
Dit is een systeem voor het categoriseren van dringende en belangrijke taken, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen kwaliteit en tijdsdruk.
De Eisenhower-matrix
De Eisenhower-matrix heeft vier ruimtes voor het organiseren van je projecttaken.
Belangrijke en dringende taken Dit vak bevat taken die onmiddellijk moeten worden voltooid, meestal als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen in het dagelijks leven. Om het vorige voorbeeld te nemen: de afwezigheid van een van de programmeurs en de noodzaak om het aan hem toevertrouwde werk af te maken voordat dit gebeurt.
Belangrijke taken maar niet dringend: dit zijn taken op lange termijn die kunnen worden uitgesteld.
Niet belangrijke maar dringende taken Dit zijn taken die gedelegeerd kunnen worden aan andere teamleden of die geautomatiseerd moeten worden.
Taken die noch belangrijk noch dringend zijn Dit zijn taken die noch belangrijk noch dringend zijn: ze kunnen dus worden geëlimineerd omdat ze onze tijd verspillen.
De PERT-methode
Het PERT-diagram is een ander hulpmiddel om een project efficiënt op te delen in taken.
Het PERT-diagram
Het bestaat uit van onderling verbonden acties. Het is vooral nuttig bij projecten waarbij de taken afhankelijk zijn van verschillende afdelingen of grote teams.
Het verenigt criteria en versterkt relaties om ervoor te zorgen dat taken soepel en correct worden uitgevoerd, in de juiste volgorde en met prioriteit voor de leverdatum.
De voorstelling doet denken aan een estafette, waarbij werknemer "B" niet kan beginnen met rennen totdat werknemer "A" de taak die aan hem is toegewezen heeft voltooid.
ICE-classificatie
Het ICE-waarderingsmodel(Impact, Confidence, Easy) is een andere methodologie die taken evalueert op basis van drie parameters, waardoor het mogelijk wordt om de belangrijkste taken te prioriteren.
De volgende aspecten krijgen een cijfer van 1 tot 10:
impact Wat is het doel van de taak? 1 is een lage impact en 10 een hoge impact (cruciale taak).
Vertrouwen de zekerheid dat het verwachte effect van de taak zal worden bereikt. Een waarde van 1 komt overeen met een taak waarin we weinig vertrouwen hebben, en een waarde van 10 met beproefde taken waarvan we weten dat ze de verwachte impact zullen hebben.
gemak gemak: de mate van gemak van de taak, gegeven de beperkingen van tijd, middelen, kosten, etc. Hoe makkelijker de taak, hoe hoger de score. Hoe makkelijker de taak, hoe hoger de score.
De ICE-score voor elke taak is het resultaat van de vermenigvuldiging van de waarden voor impact, vertrouwen en gemak. Het hoogste product geeft de volgorde van prioriteit van de taken aan.
De MosCow-methode
De MoSCoW-methode is een taakprioriteringstechniek die vooral in agile management wordt gebruikt.
Het classificeert de vereisten van een taak in vier categorieën.
Must have (onmisbaar),
Zou moeten hebben (belangrijk maar niet kritisch),
Kan hebben (optioneel) en
Zal ik niet hebben (momenteel geen prioriteit).
Om een concreter voorbeeld te geven: in een applicatieontwikkelingsproject zou gebruikersauthenticatie een Must-have kunnen zijn, terwijl een donkere modus een Should-have zou zijn en compatibiliteit met een aangesloten horloge een Won't-have.
Zorg er in dit stadium voor dat het personeel over de nodigevaardigheden beschiktom een bepaald project uit te voeren.
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat dit niet alleen technische kwesties zijn. Afhankelijk van het project kunnen zachte vaardigheden net zo relevant zijn.
Bij projecten waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn, moet bijvoorbeeld worden gecontroleerd of de deelnemers over onderhandelings-, inlevings- of communicatievaardigheden beschikken. Deze vaardigheden zijn nodig om het project succesvol af te ronden.
De juiste profielen identificeren met Stafiz
Controleer de beschikbaarheid en controleer de belasting
Een punt dat vaak over het hoofd wordt gezien is het controleren van de beschikbaarheid van middelenDit is vooral belangrijk voor bedrijven met meerdere projecten en mensen die bij meerdere projecten betrokken zijn.
Het is essentieel om ervoor te zorgen dat we de juiste ontwikkelaar hebben voor een bepaald ontwikkelingsproject en dat ze beschikbaar zijn wanneer we ze nodig hebben.
Dit houdt in dat er moet worden gecontroleerd op vaderschaps- of moederschapsverlof, vakanties, geplande afwezigheden, enz. In het bijzonder zal het nodig zijn om taken te reorganiseren of een vervanger te vinden wanneer de aanvankelijk toegewezen persoon niet beschikbaar is.
In één oogopslag analyseren of de verschillende takenop tijd worden uitgevoerd,
zien wie verantwoordelijk is voor elke taak,
de voortgang van elke taak bewaken,
de besluitvorming versnellen en het project bijsturen als de doelstellingen moeten worden gewijzigd,
instellen doelenrealistisch voor elke taak en voor het project als geheel,
bestuurd door waarschuwingssystemen overschrijdingen - als het project zich blijft ontwikkelen zoals tot nu toe,
realtime bijhouden van werk in uitvoering,
indien nodig profielen en medewerkers flexibel herplaatsen.
Met een projectmanager kunnen we snel profielen vinden met de vaardigheden die we nodig hebben.
Belastingbeheer in Stafiz
Motivatie beoordelen
Dit is een kwestie van personeelsbeleid Is het team gemotiveerd en zijn de juiste voorwaarden aanwezig om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij het project zich 100% inzet?
Als professionals zich zelfverzekerd voelen, raken ze meer betrokken bij projecten. Als ze niet over het juiste kwalificatieniveau beschikken, is het de moeite waard om ze binnen het bedrijf op te leiden.
Op die manier zullen ze merken dat de organisatie om hen geeft en hen voorziet van de middelen die ze nodig hebben om hun werk te doen, wat hen professioneel verrijkt.
Je kunt er dan voor zorgen dat je rekening houdt met de voorkeuren van de professionals bij het toewijzen van taken.
Interesse tonen in een Stafiz-opdracht
Het is geen geheim om de bereidheid en betrokkenheid op een hoog niveau te houden: je moet de werklast eerlijk verdelen.
In dit opzicht is het essentieel omte anticiperen op potentiëlebehoeften door analyses te gebruiken om te voorspellen welke teams het drukker of minder druk zullen hebben, en indien nodig taken te herverdelen over andere medewerkers.
Controleer de beschikbaarheid van werknemers in Stafiz
Stap 3: Projecttaken toewijzen
Als je je project hebt opgedeeld in taken en je personele en technische middelen hebt geïdentificeerd, kun je overgaan naar de derde fase: taakverdeling.
Om dit te doen, wijs je de volgende informatietoe aan elk van de taken waaruit het project bestaat.
Wie is verantwoordelijk?
Hoe lang gaat dit duren en wanneer moet de taak waarvoor hij verantwoordelijk is klaar zijn?
Welke hulpmiddelen zullen wordengebruikt ?
Taken kunnen op verschillende manieren worden toegewezen en weergegeven.
GANTT: het stroomschema van vlaggenschipprojecttaken
Deze taakplanner is een systeem van balken die een bepaalde hoeveelheid tijd in beslag nemen.
In een GANTT-grafiek kun je in één oogopslag zien :
de naam van de taak,
de geschatte tijd voor voltooiing,
de persoon die verantwoordelijk is voor de taak,
onderlinge afhankelijkheid met andere taken.
Een personeelstabel gebruiken
De personeelstabel geeft ook een snel overzicht van de professionals die betrokken zijn bij een project, de taken die aan hen zijn toegewezen en de geschatte tijd die nodig is om ze te voltooien.
De werklast van de beschikbare profielen wordt zowel in de GANTT-grafiek als in de tabellen met het personeelsbestand weergegeven.
Soms, afhankelijk van hoe het project zich ontwikkelt, kan het nodig zijn om deze werklasten opnieuw in evenwicht te brengen om het project goed te kunnen ontwikkelen.
Werklasten in evenwicht brengen
De werklastratio is de indicator waarmee werklasten eerlijk gemeten en gebalanceerd kunnen worden, zonder de doelstellingen en deadlines voor de uitvoering van een project in gevaar te brengen.
De kostenratio is gelijk aan de tijd besteed aan factureerbare projecten gedeeld door de beschikbare tijd. Als een werknemer 5 uur per dag werkt aan factureerbare projecten op een totaal van 7 uur in zijn werkdag, dan is zijn werklastratio voor die dag : 5 / 7 * 100 = 71,42%.
Door de werkbelasting van alle leden van een project te kennen, kun je betere beslissingen nemen over deorganisatie van taken, tijdschema's, enz.
TACE maakt het ook mogelijk om de kosten te organiseren op basis van de werkelijke tijd die door elke persoon is besteed en om de tijd die voor elke taak is ingepland te optimaliseren, waardoor de continuïteit van het project wordt gewaarborgd.
Met personeelssoftware heb je up-to-date gegevens over het hele team, rekening houdend met vakantiedagen, afwezigheidsdagen of ziekte van het personeel , of ze voltijds of deeltijds werken , enz.
Dankzij dit alles zullen de middelen beter worden verdeeld, waardoor het mogelijk wordt omoverbelasting te voorkomen of tekortkomingen op te sporen voordat ze zich voordoen. Dit heeft een positief effect op de algehele ontwikkeling van een project.
Stap 4: Taken nauwgezet bijhouden
Zodra alle middelen zijn toegewezen in lijn met de doelstellingen, is het tijd om taakopvolging zelf.
Zoals we hebben gezien, is planning essentieel. Maar soms vinden er onvoorziene gebeurtenissen plaats waardoor het oorspronkelijke plan moet worden gewijzigd of aangepast.
Het belangrijkste voordeel van deze fase is dat je onvoorziene gebeurtenissen op tijd kunt detecteren, of er zelfs op kunt anticiperen. Hetgebruik van een projectbewakingstool is uiterst nuttig, omdat het je in staat stelt om :
Automatiseer waarschuwingen wanneer bepaalde taken niet op tijd en in de juiste vorm zijn voltooid,
snelhandelen als er veranderingen moeten worden doorgevoerd bij onvoorziene gebeurtenissen ,
goed coördinatiemiddelen om doelstellingen te bereiken - visueel, soepel en eenvoudig,
opsporen knelpunten in bepaalde taken die de ontwikkeling van andere noodzakelijke acties vertragen,
werkbelasting in realtime aan te passen, wat de motivatie en productiviteit van werknemers verhoogten ervoor zorgt dat het project binnen de geplande parameters wordt uitgevoerd,
Budgetafwijkingen opsporen , kosten van uitbesteding of niet-factureerbare kosten controleren,
de communicatie tussen alle teamleden stroomlijnen.
Veelgestelde vragen :
De taken van een project zijn de individuele acties die nodig zijn om het project als geheel uit te voeren in overeenstemming met de gestelde doelen. Een project kan de ontwikkeling van een applicatie voor mobiele apparaten zijn.
Het bevat taken die samen het project vormen. Bijvoorbeeld het maken van een mock-up van het hoofdscherm van de applicatie.
Taken toewijzen op basis van de beschikbare middelen is essentieel voor efficiëntie. Efficiëntie in een project betekent de best mogelijke prestatie bereiken met het juiste gebruik van de beschikbare middelen.
Om taken toe te wijzen, moet je eerst de doelstellingen bepalen die moeten worden bereikt bij het ontwikkelen van een project. Daarna volgen vier fasen:
Plan de afzonderlijke taken die nodig zijn om het project te voltooien, gebaseerd op de eerder gedefinieerde doelstellingen (tijd, kosten, enz.).
Analyseer de personele middelen die nodig zijn om de in het vorige punt geplande taken uit te voeren.
Wijs taken toe op basis van beschikbaarheid en training van het personeel.
Controleer de voltooiing van deze taken en wijs indien nodig managers of werklasten opnieuw toe.
Een task breakdown sheet is een visuele, intuïtieve en flexibele manier om weer te geven wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak. Met hulpmiddelen zoals GANTT-diagrammen kun je :
bekijken aan wie een taak is toegewezen,
zien wanneer het begon en wanneer het zal eindigen,
als het geplande tijdschema wordt aangehouden,
weten welke andere taken afhankelijk zijn van de uitvoering van een vorige taak.
