Niet-factureerbare uren: problemen en oplossingen voor projectmanagers

De beheer van factureerbare en niet-factureerbare uren is een cruciale uitdaging voor dienstverlenende bedrijven zoals adviesbureaus, advocatenkantoren en creatieve bureaus.

Terwijl factureerbare uren direct inkomen genereren, zijn niet-factureerbare niet-factureerbare tijd essentieel, maar kan de winstgevendheid beïnvloeden als deze niet goed wordt beheerd.

In dit artikel zullen we onderzoeken wat niet declareerbare uren zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe bedrijven hun activiteiten kunnen optimaliseren om inefficiënties te verminderen, de productiviteit te verbeteren en hun financiële prestaties.

Wat zijn niet-factureerbare uren?

Niet-factureerbare tijd en uren: definitie

Niet-factureerbare uren zijn de tijd die werknemers besteden aan taken die niet direct inkomsten genereren voor het bedrijf. taken die niet direct inkomsten genereren voor het voor het bedrijf.

In tegenstelling tot factureerbare uren, die aan klanten in rekening worden gebrachthebben niet-factureerbare uren betrekking op activiteiten die essentieel zijn voor de goede werking van het bedrijf, de ontwikkeling van werknemers en het werven van nieuwe klanten.

Voorbeeld van taken die niet opnieuw kunnen worden gefactureerd

Hier volgen enkele voorbeelden van niet declareerbare activiteiten die gebruikelijk zijn in de consultancy en andere sectoren.

• Administratieve taken Administratieve taken: e-mails, interne vergaderingen, procesbeheer.
• Training en ontwikkeling Ontwikkeling van vaardigheden, interne kennisdeling.
• Interne projecten Interne projecten: procesverbetering, documentatie, bijwerken van intern beleid.
• Zakelijke ontwikkeling Netwerken, marketing, verkoopvoorstellen schrijven.

Verschil tussen factureerbare en niet-factureerbare taken

Het belangrijkste criterium om een factureerbaar uur te onderscheiden van een niet-factureerbaar uur is of het uur kan worden gefactureerd kan worden aan de klant.

Bepaalde taken worden echter vaak verkeerd geclassificeerd, wat leidt tot volgfouten en een verlies van inkomstenverlies.

Om deze fouten te voorkomen, moeten bedrijven een duidelijk tijdregistratiebeleid opstellen en duidelijke richtlijnen geven over hoe ze classificatie van factureerbare uren.

Waarom is het belangrijk om niet-factureerbare uren bij te houden?

Bezoek Het bijhouden van niet-factureerbare uren is essentieel om de impact van tijdmanagement op winstgevendheid, toewijzing van middelen en betrokkenheid van medewerkers te begrijpen.

Inzicht in de financiële impact

Een buitensporig volume aan factureerbare uren heeft een directe invloed op de winstgevendheid.

Elk uur dat wordt besteed aan interne vergaderingen, administratieve taken of bedrijfsontwikkeling is een uur minder besteed aan klantprojecten.

Hoewel deze activiteiten noodzakelijk zijn kan een teveel aan niet factureerbare uren kan leiden tot een daling van de inkomsten, een onevenwichtige kasstroom kasstroom en moeite om het bedrijf te laten groeien.

De verborgen kosten van niet-gefactureerde uren

Veel bedrijven onderschatten de impact van factureerbare uren op hun winstgevendheid. Ze leiden met name tot :

• lagere omzet omdat minder factureerbare tijd minder inkomsten betekent;
• Operationele inefficiëntie door het slecht bijhouden van niet factureerbare uren, wat kan leiden tot onderbenutting van middelen en gemiste inkomstenkansen.

 

Laten we een concreet voorbeeld nemen: een adviesbureau met 10 consultants die gemiddeld €150 per uur rekenen, verliest €15.000 per week als elke consultant slechts 10 uur besteedt aan administratieve taken in plaats van aan klantenwerk. 

Over een jaar komt dit neer op bijna €780.000 aan gederfde inkomsten.

 

De rol van de belastingsfactor

De beladingsgraad (of TACE) is een belangrijke indicator van belangrijke winstgevendheidsindicatorHet meet het percentage van de werktijd dat wordt besteed aan factureerbare taken.

• Een hoge belastingsfactor betekent dat werknemers meer tijd besteden aan inkomensgenererende activiteiten.
• Een laag tarief duidt op een te hoog aandeel niet declareerbare uren, met een negatieve impact op de winstgevendheid.

Bedrijven die deze uren niet zorgvuldig controleren, riskeren een lagere margeseen vertraging van de groei en een verlies aan concurrentievermogen.

De operationele impact van niet-factureerbare uren

Hoewel ze niet direct inkomsten genereren, zijn niet-factureerbare uren essentieel voor de goede werking van het bedrijf. 

Maar als ze niet goed worden beheerd, kunnen ze leiden tot verlies van tijd en efficiëntie, en tot ernstiger problemen leiden.

 

• Organisatorische inefficiëntie Zonder optimalisatie nemen administratieve taken meer tijd in beslag dan nodig is.
• Verminderde projectcapaciteit Overmatig intern werk vermindert de beschikbaarheid voor factureerbare opdrachten.
• Problemen met personeelsbeheer Een slechte tijdsindeling kan de perceptie van personeelsbehoeften vertekenen.

 

Laten we een voorbeeld nemen: een senior consultant besteedt een groot deel van zijn tijd aan het begeleiden van juniors, het deelnemen aan strategische beslissingen en het verbeteren van interne processen. 

Zonder nauwkeurige controle lopen ze het risico te veel tijd aan deze taken te besteden, wat ten koste gaat van de klantopdrachten.

Het in evenwicht brengen van factureerbare en niet-factureerbare taken is essentieel om financiële verliezen te vermijden en tegelijkertijd operationele stabiliteit op lange termijn te garanderen.

 

De impact van niet factureerbare uren op teammotivatie

Een gebrek aan erkenning voor niet-factureerbare taken kan werknemers demotiveren en het risico op risico op burn-out.

• Gebrek aan erkenning Training, mentoring of interne projecten kunnen onopgemerkt blijven.
• Risico op overbelasting Een slechte taakverdeling kan leiden tot een opeenstapeling van niet-factureerbaar werk naast de opdrachten aan klanten.
• Minder voldoening in het werk Druk op factureerbare uren kan een klimaat van stress creëren en het personeelsverloop doen toenemen.

Je kunt de betrokkenheid van het team vergroten door niet-factureerbare inspanningen te erkennen en te belonen, zoals bijdragen aan opleidingen, interne projecten en bedrijfsontwikkeling. 

Vermijd werkoverbelasting integreer deze niet-factureerbare taken in de totale werklast van werknemers om een optimaal evenwicht te behouden.

Zorg er ten slotte voor dat je team de niet-factureerbare tijd nauwkeurig bijhoudt. Gebruik tools voor werkdrukbeheer om ervoor te zorgen dat interne inspanningen zichtbaar zijn en worden verantwoord.

In één oogopslag kunt u de verdeling van de werklast over medewerkers en projecttypen beoordelen en in recordtijd de toewijzing van uw middelen optimaliseren.s

Resources toewijzen met Stafiz

Wat zijn de uitdagingen van niet-factureerbare uren?

Niet-factureerbare tijd beheren is een evenwichtsoefening. 

Dit zijn de belangrijkste uitdagingen voor projectmanagers.

Inefficiënte toewijzing van middelen

Wanneer er te veel tijd wordt besteed aan interne taken die niet klantgericht zijn, hebben teams moeite om hun targets voor factureerbare uren te halen. targets voor factureerbare uren.

Dit komt vaak door :

• buitensporige prioriteit voor administratieve taken ;
• een gebrek aan zichtbaarheid op het gebruik van tijd, d.w.z. een gebrek aan monitoring van activiteiten;
• slechte toewijzing van middelen, wat leidt tot onderbenutting van factureerbaar talent.

Gebrek aan boekhouding en controle

Veel bedrijven maken geen correct onderscheid tussen factureerbare en niet-factureerbare uren, wat resulteert in :

• a onderdeclaratie declarabele uren, waardoor het inkomen daalt;
• een gebrek aan boekhouding voor overtollig niet-factureerbaar werk;
• onnauwkeurige projectplanning en budgettering.

A tijdregistratiesysteem stelt bedrijven in staat om deze uren beter te controleren en deze problemen te vermijden.

Minder tijd besteed aan strategische groei

Wanneer werknemers te veel tijd besteden aan niet factureerbare taken met een lage toegevoegde waarde, hebben ze minder tijd voor strategische activiteiten zoals :

• de bedrijfsontwikkelingdie de relaties met klanten versterkt;
• training en ontwikkeling van vaardighedenom de kwaliteit van de diensten te verbeteren;
• innovatie en strategische planningom het bedrijf voor te bereiden op toekomstig succes.

Door de niet factureerbare tijd te verminderen, kunnen bedrijven meer middelen besteden aan hun strategische groei en succes op lange termijn.

Strategieën voor het optimaliseren van het beheer van niet-factureerbare tijd

Om deze uitdagingen te overwinnen, moeten bedrijven duidelijke controlesystemen invoeren, hun processen optimaliseren en nauwkeurig beleid opstellen. 

De volgende strategieën helpen u om de inefficiëntie van niet-factureerbare uren te minimaliseren, om de toewijzing van middelen te verbeteren en de betrokkenheid van uw werknemers te garanderen, terwijl u optimale tarieven handhaaft.

Bewaak de personeelsbezetting met een tijdmanagementtool

Er wordt vaak gezegd dat je alleen kunt verbeteren wat je meet.  

Door het nauwkeurig bijhouden van factureerbare en niet-factureerbare uren kunnen bedrijven weloverwogen beslissingen nemen over personeelsbeheerprojectbeheer en algehele winstgevendheid.

Zonder rigoureuze controle lopen ze het risico te lijden onder inefficiënte toewijzing van middelen, onevenwichtige werkbelasting en lagere winstmarges. winstmarges onder marges.

Door een tijdregistratietool zoals Stafiz te gebruiken, kunnen bedrijven :

• Personeelsbeheer optimaliseren Ervoor zorgen dat werknemers efficiënt worden toegewezen aan factureerbare projecten;
• projectprognoses verbeteren trends in niet factureerbaar werk te identificeren en de resourceplanning hierop aan te passen;
• winstgevendheid verhogen door onnodige niet-factureerbare uren te minimaliseren en prioriteit te geven aan factureerbare opdrachten.

Stafiz biedt een aantal functies om het bijhouden van tijd te vereenvoudigen.

1. Bewaking van interne en en externe projecten voor een volledig overzicht van de tijdsbesteding.
2. Gemakkelijk uren opnemen via een mobiele applicatie mobiele applicatie of desktopinterfacevoor snelle, toegankelijke tijdregistratie.
3. Uitsluiting van niet factureerbare uren Gebruiksrapporten om de effectiviteit van factureerbare werklast nauwkeurig te meten.

Niet-essentiële taken verminderen en processen optimaliseren

Het verminderen van niet factureerbare tijd houdt in het elimineren van inefficiënties in interne operaties.

Veel bedrijven verspillen onbewust uren aan administratieve taken met weinig toegevoegde waarde, die geoptimaliseerd of geautomatiseerd zouden kunnen worden. 

Om deze onnodige factureerbare uren te verminderen, moeten bedrijven :

• administratieve taken automatiseren zoals e-mail, planning en facturatie om waardevolle tijd vrij te maken voor factureerbaar werk;
• interne processen stroomlijnen door overbodige workflows te elimineren en de samenwerking te verbeteren;
• PSA-software (Professional Services Automation) gebruiken software om resources te beheren en de uitvoering van projecten te optimaliseren.

Stafiz biedt geavanceerde functionaliteiten voor resourceplanning om bedrijven te helpen niet factureerbare tijd te verminderen en de operationele efficiëntie te verbeteren.

• Beheer van hulpbronnen 

Profiteer van alle tools die je nodig hebt om je resources voor te bereiden, te selecteren, toe te wijzen en opnieuw toe te wijzen. Dit maakt een einde aan lange personeelsvergaderingen en communicatie via meerdere kanalen, en vermindert het risico op menselijke fouten aanzienlijk.

De werkdruk wordt geoptimaliseerd: het personeel is altijd druk, nooit overwerkt.

Houd ieders beschikbaarheid in de gaten voor een snelle opdracht!

• Projectbeheer

Stel notificaties in die automatisch worden geactiveerd wanneer een deliverable klaar is. Zorg ervoor dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor en bijdragen aan de taken van elkaar op de hoogte zijn, zodat de samenwerking soepeler verloopt.

Geen handmatige gegevensinvoer meer! Tijdregistratie kan worden bijgewerkt met voortgangs- en prestatierapporten om financiële prognoses te controleren en boekhoudkundige afsluitingen te automatiseren.

• Facturering

Deliverables triggeren automatische facturatie van een klant om je cashflow te verbeteren!

Profiteer van functies voor massamailings en automatische betalingsherinneringen.

Verwachtingen en doelstellingen duidelijk definiëren

Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven met betrekking tot factureerbaar en niet-factureerbaar werk is het gebrek aan duidelijkheid. 

Als werknemers niet zeker weten wat telt als factureerbaar werk, kunnen ze onbedoeld hun tijd verkeerd indelen, wat leidt tot een lagere productiviteit en winstverlies.

Om dit te voorkomen moeten bedrijven een duidelijk beleid opstellen waarin : 

• wat wordt beschouwd als factureerbare en niet-factureerbare tijd om een nauwkeurige tijdsregistratie en financiële rapportage te garanderen;
• hoe werknemers prioriteit moeten geven aan factureerbare taken in hun werklast;
• hoe niet-factureerbare inspanningen worden erkend en beloond, zodat werknemers ook gemotiveerd blijven als ze aan interne projecten werken. 

Bonus: controleer regelmatig de financiën van je project 

Overmatige niet factureerbare tijd kan leiden tot budgetoverschrijdingenresulterend in gederfde winst en cashflow cashflow problemen.

Om dit te voorkomen moeten bedrijven hun projectfinanciën proactief bewaken met behulp vantools voor projectbudgetbeheer en aanpassingen maken voordat er problemen ontstaan. 

A regelmatig financieel toezicht zorgt ervoor dat :

• projecten winstgevend blijven door vast te stellen waar niet-factureerbare tijd het factureerbare werk infiltreert;
• budgetten worden gehandhaafd terwijl een buitensporige toewijzing van interne middelen wordt vermeden;
• Potentiële verliezen worden vroegtijdig beperkt, zodat projectmanagers corrigerende maatregelen kunnen nemen voordat financiële problemen escaleren.

Niet-factureerbare uren zijn onvermijdelijk, maar goed beheer kan hun negatieve impact beperken. 

Door de werklast te controleren, interne processen te optimaliseren en duidelijke doelstellingen te definiëren, kunnen bedrijven hun winstgevendheid verbeteren.