Nicht abrechenbare Stunden: Herausforderungen und Lösungen für Projektmanager
Die Verwaltung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden ist eine entscheidende Herausforderung für Unternehmen, die auf die Bereitstellung von Dienstleistungen angewiesen sind, um Einnahmen zu erzielen, wie z. B. Beratungsunternehmen, Anwaltskanzleien und Kreativagenturen.
Während abrechenbare Stunden direkte Einnahmen generieren, bleibt nicht abrechenbare Zeit wichtig, kann sich aber auf die Rentabilität auswirken, wenn sie nicht gut kontrolliert wird.
In diesem Artikel untersuchen wir, was nicht abrechenbare Stunden sind, warum sie wichtig sind und wie Unternehmen ihre Abläufe optimieren können, um Ineffizienzen zu reduzieren, die Produktivität zu verbessern und ihre finanzielle Leistung zu stärken.
Was sind nicht abrechenbare Stunden?
Nicht abrechenbare Zeit und Stunden: Definition
Nicht abrechenbare Stunden sind die Zeit, die Mitarbeiter für Aufgaben aufwenden , die nicht direkt Einnahmen für das Unternehmen generieren.
Im Gegensatz zu abrechenbaren Stunden, die den Kunden in Rechnung gestellt werden, handelt es sich bei nicht abrechenbaren Stunden um Aktivitäten, die für den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Mitarbeiterentwicklung und die Neukundenakquise unerlässlich sind.
Beispiel für nicht abrechenbare Aufgaben
Hier sind einige Beispiele für gängige nicht abrechenbare Tätigkeiten in der Beratung und anderen Branchen.
- Administrative Aufgaben : E-Mails, interne Besprechungen, Prozessmanagement.
- Aus- und Weiterbildung : Kompetenzentwicklung, interner Wissensaustausch.
- Interne Projekte : Prozessverbesserung, Dokumentation, Aktualisierung interner Richtlinien.
- Geschäftsentwicklung : Networking, Marketing, Schreiben von Geschäftsvorschlägen.
Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben
Das Hauptkriterium für die Unterscheidung einer abrechenbaren Stunde von einer nicht abrechenbaren Stunde ist die Möglichkeit , sie dem Kunden in Rechnung zu stellen.
Einige Aufgaben werden jedoch oft falsch klassifiziert, was zu Nachverfolgungsfehlern und Umsatzeinbußen führt.
| Abrechenbare Zeit | Nicht abrechenbare Zeit |
|---|---|
| Besprechung mit einem Kunden | Interne Teambesprechung |
| Entwicklung einer Kundenstrategie | Entwicklung der unternehmensinternen Strategie |
| Von einem Kunden angeforderte Recherche | Persönliche Forschung zur Entwicklung von Fähigkeiten |
Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen über klare Zeiterfassungsrichtlinien verfügen und klare Richtlinien für die Klassifizierung der abrechenbaren Stunden bereitstellen.
Warum ist die Nachverfolgung nicht abrechenbarer Stunden wichtig?
Die Verfolgung nicht abrechenbarer Stunden ist wichtig, um die Auswirkungen des Zeitmanagements auf die Rentabilität, die Ressourcenzuweisung und das Engagement der Mitarbeiter zu verstehen.
Die finanziellen Auswirkungen verstehen
Zu viele nicht abrechenbare Stunden wirken sich direkt auf die Rentabilität aus.
Jede Stunde, die Sie in internen Besprechungen, für administrative Aufgaben oder im Business Development verbringen, ist eine Stunde weniger, die für Kundenmissionen aufgewendet wird.
Diese Aktivitäten sind zwar notwendig, aber ein Überschuss an nicht abrechenbaren Stunden kann zu geringeren Einnahmen, einem Ungleichgewicht im Cashflow und Schwierigkeiten bei der Skalierung des Unternehmens führen.
Die versteckten Kosten von nicht abrechenbaren Stunden
Viele Unternehmen unterschätzen die Auswirkungen von nicht abrechenbaren Stunden auf ihre Rentabilität. Sie führen insbesondere zu:
- Geringerer Umsatz , da weniger abrechenbare Zeit weniger Umsatz bedeutet.
- Betriebliche Ineffizienzen aufgrund einer schlechten Nachverfolgung von nicht abrechenbaren Stunden, die zu einer unzureichenden Auslastung von Ressourcen und verpassten Umsatzmöglichkeiten führen können.
Was sind die Herausforderungen bei nicht abrechenbaren Stunden?
Die Verwaltung nicht abrechenbarer Zeit ist ein Balanceakt.
Hier sind die wichtigsten Herausforderungen, mit denen Projektmanager konfrontiert sind.
Ineffiziente Allokation von Ressourcen
Wenn zu viel Zeit für interne Aufgaben aufgewendet wird, die nicht vom Kunden übernommen werden, haben Teams Schwierigkeiten, ihre Ziele für abrechenbare Stunden zu erreichen.
Dies ist häufig auf folgende Ursachen zurückzuführen:
- übermäßige Priorität, die administrativen Aufgaben eingeräumt wird;
- Mangelnde Transparenz der Zeitnutzung, d. h. mangelnde Verfolgung von Aktivitäten .
- Fehlallokation von Ressourcen, die zu einer unzureichenden Auslastung abrechenbarer Talente führt.
Fehlende Buchhaltung und Nachverfolgung
Viele Unternehmen verfolgen die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden nicht richtig, was zu Folgendem führt:
- Untererfassung abrechenbarer Stunden, wodurch der Umsatz sinkt
- mangelnde Abrechnung von überschüssiger, nicht abrechenbarer Arbeit;
- Unübersichtliche Projektplanung und Budgetierung.
Ein Zeiterfassungssystem ermöglicht es Unternehmen, diese Stunden besser zu kontrollieren und diese Probleme zu vermeiden.
Weniger Zeitaufwand für strategisches Wachstum
Wenn Mitarbeiter zu viel Zeit mit nicht abrechenbaren Aufgaben mit geringer Wertschöpfung verbringen, haben sie weniger Zeit für strategische Aktivitäten wie:
- Geschäftsentwicklung, die die Kundenbeziehungen stärkt;
- Aus- und Weiterbildung und Kompetenzentwicklung, die die Qualität der Dienstleistungen verbessern;
- Innovation und strategische Planung, die das Unternehmen für den zukünftigen Erfolg aufstellen.
Durch die Reduzierung nicht abrechenbarer Zeit können Unternehmen mehr Ressourcen für ihr strategisches Wachstum und ihren langfristigen Erfolg einsetzen.
Strategien zur Optimierung des Managements von nicht abrechenbarer Zeit
Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Unternehmen über klare Nachverfolgungssysteme verfügen, ihre Prozesse optimieren und klare Richtlinien festlegen.
Die folgenden Strategien helfen Ihnen, Ineffizienzen im Zusammenhang mit nicht abrechenbaren Stunden zu minimieren, die Ressourcenzuweisung zu verbessern und das Engagement der Mitarbeiter bei gleichzeitiger Beibehaltung optimaler Kostensätze sicherzustellen.
Verfolgen Sie den Personaleinsatz mit einem Zeitmanagement-Tool
Es wird oft gesagt, dass man nur das verbessern kann, was man misst.
Die genaue Verfolgung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über das Personalmanagement, das Projektmanagement und die Gesamtrentabilität zu treffen.
Ohne strenge Überwachung riskieren sie, unter einer ineffizienten Ressourcenzuweisung, unausgewogener Arbeitsbelastung und niedriger als erwarteten Gewinnmargen zu leiden.
Durch den Einsatz eines Zeiterfassungstools wie Stafiz können Unternehmen:
- Optimieren Sie das Personalmanagement , indem Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter effizient abrechenbaren Projekten zugewiesen werden.
- Verbessern Sie die Projektprognose, indem Sie Trends im Zusammenhang mit nicht abrechenbarer Arbeit identifizieren und die Ressourcenplanung entsprechend anpassen.
- Steigern Sie die Rentabilität, indem Sie unnötige, nicht abrechenbare Stunden minimieren und abrechenbare Aufgaben priorisieren.
Stafiz bietet mehrere Funktionen, um die Zeiterfassung zu vereinfachen.
- Überwachung von internen und externen Projekten für einen vollständigen Überblick über die Zeiteinteilung.
- Die Zeiterfassung erfolgt ganz einfach über eine mobile App oder eine Desktop-Oberfläche und sorgt so für eine schnelle und zugängliche Eingabe.
- Ausschließen von nicht abrechenbaren Stunden aus Auslastungsberichten, um die Effektivität der abrechenbaren Arbeitsauslastung genau zu messen.
Reduzieren Sie nicht zum Kerngeschäft gehörende Aufgaben und optimieren Sie Prozesse
Die Reduzierung nicht abrechenbarer Zeit bedeutet, Ineffizienzen in internen Abläufen zu beseitigen.
Viele Unternehmen verschwenden unbewusst Stunden mit administrativen Aufgaben mit geringer Wertschöpfung, die optimiert oder automatisiert werden könnten.
Um diese unnötigen, nicht abrechenbaren Stunden zu reduzieren, sollten Unternehmen:
- Automatisieren Sie administrative Aufgaben wie E-Mails, Terminplanung und Rechnungsstellung, um wertvolle Zeit für abrechenbare Arbeit freizusetzen.
- Optimieren Sie interne Prozesse , indem Sie redundante Arbeitsabläufe beseitigen und die Zusammenarbeit verbessern.
- Verwenden Sie Professional Services Automation (PSA)-Software , um Ressourcen zu verwalten und die Projektausführung zu optimieren.
Stafiz bietet fortschrittliche Funktionen zur Ressourcenplanung , die Unternehmen dabei helfen, nicht abrechenbare Zeit zu reduzieren und die betriebliche Effizienz zu verbessern.
- Ressourcenmanagement
Nutzen Sie alle Tools, um Ihre Ressourcen vorab zu besetzen, auszuwählen, zuzuweisen und neu zuzuweisen. Dies ist das Ende langwieriger Personalbesprechungen und Multi-Channel-Kommunikation, wodurch das Risiko menschlicher Fehler erheblich reduziert wird.
Die Auslastung wird optimiert: Die Mitarbeiter sind immer beschäftigt, nie überlastet.
Behalten Sie die Verfügbarkeit aller im Auge, um einen schnellen Auftrag zu erhalten!
- Projektmanagement
Richten Sie Benachrichtigungen ein, die automatisch aktiviert werden, wenn ein Lieferbestandteil fertig ist. Manager und Mitwirkende von abhängigen Aufgaben, um die Zusammenarbeit optimieren zu können.
Keine manuelle Dateneingabe mehr! Die Zeiterfassung wird mit Fortschritts- und Leistungsberichten aktualisiert, um die Finanzprognose zu überwachen und automatische Buchhaltungsabschlüsse zu automatisieren.
- Fakturierung
Lieferbestandteile lösen die automatische Rechnungsstellung eines Kunden aus, um Ihren Cashflow zu verbessern!
Profitieren Sie von Funktionen für Massensendungen sowie automatischen Rückbuchungserinnerungen.
Klare Definition von Erwartungen und Zielen
Eine der größten Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei abrechenbaren und nicht abrechenbaren Arbeiten konfrontiert sind, ist der Mangel an Klarheit.
Wenn sich die Mitarbeiter nicht sicher sind, was als abrechenbare Arbeit gilt, können sie ihre Zeit unbeabsichtigt falsch verschwenden, was zu einer geringeren Produktivität und Gewinneinbußen führt.
Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen klare Richtlinien festlegen, die Folgendes definieren:
- was als abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit gilt, um eine genaue Zeiterfassung und Finanzberichterstattung zu gewährleisten;
- wie Mitarbeiter abrechenbare Aufgaben in ihrer Arbeitsbelastung priorisieren sollten;
- Wie nicht abrechenbare Bemühungen anerkannt und belohnt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auch bei der Arbeit an internen Projekten motiviert bleiben.
Bonus: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Projektfinanzen
Übermäßige nicht abrechenbare Zeit kann zu Budgetüberschreitungen führen, was zu Gewinneinbußen und Cashflow-Problemen führt.
Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen ihre Projektfinanzen mithilfe von Projektbudgetmanagement-Tools proaktiv überwachen und Anpassungen vornehmen, bevor Probleme auftreten.
Eine regelmäßige Finanzüberwachung stellt sicher, dass:
- Projekte bleiben profitabel, indem sie identifizieren, wo nicht abrechenbare Zeit in abrechenbare Arbeit einsickert;
- Die Budgets werden aufrechterhalten, indem eine übermäßige Zuweisung interner Ressourcen vermieden wird.
- Potenzielle Verluste werden frühzeitig gemindert, so dass Projektmanager Korrekturmaßnahmen ergreifen können, bevor finanzielle Probleme eskalieren.
Nicht abrechenbare Stunden sind unvermeidlich, aber ein gutes Management kann ihre negativen Auswirkungen begrenzen.
Durch die Verfolgung von Auslastungsraten, die Optimierung interner Prozesse und die Festlegung klarer Ziele können Unternehmen die Rentabilität verbessern.
Vielleicht interessieren Sie sich auch für andere Artikel
