Horas no facturables: retos y soluciones para los gestores de proyectos

La gestión de las horas facturables y no facturables es un reto crucial para las empresas que dependen de la prestación de servicios para obtener ingresos, como las empresas de consultoría, los bufetes de abogados y las agencias creativas.

Mientras que las horas facturables generan ingresos directos, los  tiempos no facturable sigue siendo esenciales, pero puede afectar a la rentabilidad si no se gestiona adecuadamente.

En este artículo, exploraremos qué son las horas no facturables, por qué son importantes y cómo las empresas pueden optimizar sus operaciones para reducir las ineficiencias, mejorar la productividad y fortalecer su rendimiento financiero.

¿Qué son las horas no facturables?

Tiempo y horas no facturables: definición

Las horas no facturables son el tiempo que los empleados dedican a tareas que no generan directamente ingresos para la para la empresa.

A diferencia de las horas facturables, que se cobran a los clientes las horas no facturables corresponden a actividades esenciales para el buen funcionamiento de la empresa, el desarrollo de los empleados y la captación de nuevos clientes.

Ejemplo de tareas no refacturables

Estos son algunos ejemplos de actividades comunes no facturables en consultoría y otras industrias.

• Tareas administrativas :  correos electrónicos, reuniones internas, gestión de procesos.
• Formación y desarrollo : Desarrollo de competencias, intercambio interno de conocimientos.
• Proyectos internos :  mejora de procesos, documentación, actualización de políticas internas.
• Desarrollo comercial :  redes, marketing, redacción de propuestas de venta.

Diferencia entre tareas facturables y no facturables

El criterio principal para distinguir una hora facturable de una hora no facturable es la posibilidad de facturarla al cliente.

Sin embargo, algunas tareas suelen clasificarse erróneamente, lo que da lugar a errores de seguimiento y a una pérdida de ingresos.

Para evitar estos errores, las empresas deben contar con políticas claras de seguimiento del tiempo y proporcionar directrices claras sobre la clasificacion de las horas facturables.

¿Por qué es importante el seguimiento de las horas no facturables?

El seguimiento de las horas no facturables es esencial para comprender el impacto de la gestión del tiempo en la rentabilidad, la asignación de recursos y el compromiso de los empleados.

Comprender el impacto financiero

Demasiadas horas no facturables afecta directamente a la rentabilidad.

Cada hora que se dedica a reuniones internas, a tareas administrativas o a desarrollo de negocio es una hora menos dedicada a las misiones de los clientes.

Si bien estas actividades son necesarias, un exceso de horas no facturables puede generar menores ingresos, desequilibrio en el flujo de efectivo y dificultades para escalar el negocio.

Los costos ocultos de las horas no facturables

Muchas empresas subestiman el impacto de las horas no facturables en su rentabilidad. En particular, conducen a:

• Menos ventas porque menos tiempo facturable significa menos ingresos
• Ineficiencias operativas debido a un seguimiento deficiente de las horas no facturables, lo que puede dar lugar a una infrautilización de los recursos y a la pérdida de oportunidades de ingresos.

 

Pongamos un ejemplo concreto: una consultora formada por 10 consultores que cobran una media de 150 euros por hora pierde 15.000 euros a la semana si cada consultor dedica sólo 10 horas a tareas administrativas en lugar de al trabajo con el cliente. 

En un año, esto representa casi 780.000 euros de pérdida de ingresos.

 

El papel de la tasa de carga

La tasa de utilización (o TACE) es un indicador clave  de rentabilidad. Mide el porcentaje de tiempo de trabajo dedicado a tareas facturables.

• Una alta tasa de carga de trabajo significa que los empleados dedican más tiempo a actividades generadoras de ingresos.
• Una tarifa baja indica una proporción demasiado alta de horas no facturables, lo que afecta negativamente a la rentabilidad.

Las empresas que no controlan cuidadosamente estas horas se arriesgan a márgenes más bajos,una ralentización del crecimiento y una pérdida de competitividad.

El impacto operativo de las horas no facturables

Aunque no generan ingresos directamente, las horas no facturables son esenciales para el buen funcionamiento del negocio. 

Pero si no se gestionan bien, pueden provocar una pérdida de tiempo y eficiencia, y provocar problemas más importantes.

 

• Ineficacia organizativa :  Sin optimización, las tareas administrativas ocupan más tiempo del necesario.
• Capacidad de proyecto reducida :  El exceso de trabajo interno reduce la disponibilidad para tareas facturables.
• Problemas de gestión del personal :  Una mala asignación del tiempo puede distorsionar la percepción de las necesidades de personal.

 

Pongamos un ejemplo: un consultor senior dedica gran parte de su tiempo a asesorar a los juniors, a participar en decisiones estratégicas y a mejorar los procesos internos. 

Sin un seguimiento preciso, se corre el riesgo de dedicar demasiado tiempo a estas tareas en detrimento de las misiones de los clientes.

Equilibrar las tareas facturables y no facturables es esencial para evitar pérdidas financieras y, al mismo tiempo, garantizar la estabilidad operativa a largo plazo.

 

El impacto de las horas no facturables en la motivación del equipo

La falta de reconocimiento de las tareas no facturables puede desmotivar a los empleados y aumentar el riesgo de agotamiento.

• Falta de reconocimiento : La formación, la tutoría o los proyectos internos pueden pasar desapercibidos.
• Riesgo de sobrecarga :  Una mala distribución de las tareas puede dar lugar a una acumulación de trabajo no facturable, además de los encargos de los clientes.
• Menor satisfacción laboral :  La presión sobre las horas facturables puede crear un clima de estrés y aumentar la rotación de personal.

Puede impulsar el compromiso del equipo reconociendo y valorando los esfuerzos no facturables, incluidas las contribuciones a la formación, los proyectos internos y el desarrollo empresarial. 

Evite la sobrecarga de trabajo integrando estas tareas no facturables en la carga general de empleados para mantener un equilibrio óptimo.

Por último, asegúrate de que tu equipo realiza un seguimiento preciso del tiempo no facturable. Utilice herramientas de administración de la carga de trabajo para asegurarse de que los esfuerzos internos sean visibles y se tengan en cuenta.

Evalúe de un vistazo la distribución de la carga entre los empleados, pero también entre tipos de proyectos, y optimice su asignación de recursos en tiempo récord.s

Asigna tus recursos con Stafiz

¿Cuáles son los desafíos de las horas no facturables?

Administrar el tiempo no facturable es un acto de equilibrio. 

Estos son los principales retos a los que se enfrentan los gestores de proyectos.

Asignación ineficiente de recursos

Cuando se dedica demasiado tiempo a tareas internas no orientadas al cliente, los equipos tienen dificultades para cumplir sus objetivos de horas facturables.

Esto a menudo se debe a:

• dar excesiva prioridad a las tareas administrativas;
• Falta de visibilidad del uso del tiempo, es decir, falta de seguimiento de las actividades .
• Mala asignación de recursos que conduce a la infrautilización del talento facturable.

Falta de contabilidad y seguimiento

Muchas empresas no realizan un seguimiento adecuado de la distinción entre horas facturables y no facturables, lo que da como resultado:

• la subdeclaración de horas facturables, reduciendo así los ingresos;
• la falta de contabilidad del exceso de trabajo no facturable;
• Planificación y presupuesto de proyectos poco claros.

Un sistema de seguimiento del tiempo permite a las empresas controlar mejor estas horas y evitar estos problemas.

Menos tiempo dedicado al crecimiento estratégico

Cuando los empleados dedican demasiado tiempo a tareas no facturables y de bajo valor añadido, tienen menos tiempo para actividades estratégicas como:

• el desarrollo comercial que refuerza las relaciones con los clientes;
• formación y desarrollo de competencias para mejorar la calidad de los servicios;
• innovación y planificación estratégica para preparar a la empresa para el éxito futuro.

Al reducir el tiempo no facturable, las empresas pueden dedicar más recursos a su crecimiento estratégico y a su éxito a largo plazo.

Estrategias para optimizar la gestión del tiempo no facturable

Para superar estos desafíos, las empresas deben contar con sistemas de seguimiento claros, optimizar sus procesos y establecer políticas claras. 

Las siguientes estrategias le ayudarán a minimizar las ineficiencias relacionadas con las horas no facturables, mejorar la asignación de recursos y garantizar el compromiso de los empleados mientras mantiene tasas de gastos óptimas.

Realice un seguimiento de las tasas de personal con una herramienta de gestión del tiempo

A menudo se dice que solo se puede mejorar lo que se mide.  

El seguimiento preciso de las horas facturables y no facturables permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre gestión de personal, la gestión de proyectos y la rentabilidad general.

Sin una supervisión rigurosa, corren el riesgo de sufrir una asignación de recursos ineficaz, cargas de trabajo desequilibradas y márgenes de beneficio inferiores a lo esperado.

Mediante el uso de una herramienta de seguimiento del tiempo como Stafiz, las empresas pueden:

• Optimizar la gestión de la plantilla garantizando que los empleados se asignen eficazmente a los proyectos facturables
• Mejorar la previsión de proyectos identificar tendencias en el trabajo no facturable y ajustar la planificación de recursos en consecuencia
• Aumentar la rentabilidad reduciendo al mínimo las horas innecesarias no facturables y dando prioridad a las tareas facturables

Stafiz ofrece varias funciones para simplificar el seguimiento del tiempo.

1. Seguimiento de proyectos internos y  externos para tener una visión completa de la asignación de tiempo.
2. Registro de horas con facilidad a través de una aplicación móvil o interfaz de escritoriopara un registro de horas rápido y accesible.
3. Exclusión de horas no facturables de los informes de utilización para medir con precisión la eficacia de la carga de trabajo facturable.

Reduzca las tareas no esenciales y optimice los procesos

Reducir el tiempo no facturable significa eliminar las ineficiencias en las operaciones internas.

Muchas empresas pierden inconscientemente horas en tareas administrativas de bajo valor añadido, que podrían optimizarse o automatizarse. 

Para reducir estas horas innecesarias no facturables, las empresas deben:

• Automatizar tareas administrativas :  como el correo electrónico, la programación y la facturación para liberar tiempo valioso para el trabajo facturable
• Agilizar los procesos internos :  eliminando flujos de trabajo redundantes y mejorando la colaboración;
• Utilizar un software PSA (Automatización de Servicios Profesionales) :  para gestionar los recursos y optimizar la ejecución de los proyectos.

Stafiz ofrece funcionalidades avanzadas de planificación de recursos para ayudar a las empresas a reducir el tiempo no facturable y mejorar la eficacia operativa.

• Gestión de recursos 

Aproveche todas las herramientas para pre-staff, seleccionar, asignar y reasignar sus recursos. Este es el final de las largas reuniones de personal y las comunicaciones multicanal, lo que reduce en gran medida el riesgo de error humano.

Las tasas de carga de trabajo están optimizadas: los empleados siempre están ocupados, nunca sobrecargados.

¡Esté atento a la disponibilidad de todos para una tarea rápida!

• Gestión de proyectos

Configura notificaciones que se activen automáticamente cuando un entregable esté listo. Gestores y colaboradores de tareas dependientes para poder agilizar la colaboración.

¡Se acabó la introducción manual de datos! El seguimiento del tiempo se actualiza con informes de progreso y rendimiento para monitorear el pronóstico financiero y automatizar los cierres contables automáticos.

• Facturación

Los entregables activan la facturación automática de un cliente para mejorar su flujo de caja.

Aprovecha las funciones de envío masivo, así como los recordatorios automáticos de contracargos.

Definir claramente las expectativas y los objetivos

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas con el trabajo facturable y no facturable es la falta de claridad. 

Si los empleados no están seguros de lo que cuenta como trabajo facturable, pueden malgastar su tiempo involuntariamente, lo que lleva a una menor productividad y a una pérdida de beneficios.

Para evitar esto, las empresas deben establecer políticas claras que definan: 

• lo que se considera tiempo facturable y no facturable para garantizar un seguimiento preciso del tiempo y la elaboración de informes financieros;
• cómo los empleados deben priorizar las tareas facturables en su carga de trabajo;
• Cómo se reconocerán y recompensarán los esfuerzos no facturables, asegurando que los empleados se mantengan motivados incluso cuando trabajen en proyectos internos. 

Bono: Revisa regularmente las finanzas de tu proyecto 

El exceso de tiempo no facturable puede provocar excesos presupuestariospérdidas de beneficios y  problemas de tesorería.

Para evitarlo, las empresas deben realizar un seguimiento proactivo de las finanzas de sus proyectos utilizando herramientas de gestión presupuestaria de proyectos y realizar ajustes antes de que surjan problemas. 

El seguimiento financiero periódico garantiza que:

• Los proyectos siguen siendo rentables al identificar dónde el tiempo no facturable se filtra en el trabajo facturable;
• los presupuestos se mantienen evitando una asignación excesiva de recursos internos;
• Las pérdidas potenciales se mitigan temprano, lo que permite a los gerentes de proyecto tomar medidas correctivas antes de que los problemas financieros se intensifiquen.

Las horas no facturables son inevitables, pero una buena gestión puede limitar su impacto negativo. 

Mediante el seguimiento de las tasas de carga, la optimización de los procesos internos y el establecimiento de objetivos claros, las empresas pueden mejorar la rentabilidad.