¿Qué es un software de contabilidad de proyectos y por qué lo necesitas?

Hay cientos de soluciones de software de contabilidad disponibles en el mercado, a varios precios y con diferentes promesas de marca.

Es posible que se pregunte cuál es el adecuado para usted, o si debe optar por un software de contabilidad de proyectos en lugar de un software de contabilidad normal.

Esta es una pregunta relevante que merece ser explorada. En pocas palabras, el software de contabilidad clásico ofrece una visión holística de la salud financiera general de una empresa.

Aunque gestionan funciones esenciales como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las nóminas, no tienen necesariamente las competencias necesarias para gestionar las finanzas de los proyectos como la asignación de recursos y el seguimiento de costes específicos de la gestión de proyectos.

El software de contabilidad de proyectos se especializa en la gestión financiera de proyectos individuales. Ofrecen un nivel granular de detalle, lo que permite a las empresas realizar un seguimiento de los costos, los ingresos y la rentabilidad a nivel de proyecto, fase y cliente.

Este enfoque específico permite una presupuestación, previsión y medición del rendimiento más precisos. ¡Echemos un vistazo más de cerca!

¿Qué es la contabilidad de proyectos y cuáles son sus beneficios?

La contabilidad de proyectos es una forma especializada de contabilidad que realiza un seguimiento de todos los aspectos financieros relacionados con un proyecto específico.

A diferencia de la contabilidad general, que se ocupa de la salud financiera general de una empresa, la contabilidad de proyectos se centra en el seguimiento de los costos, la facturación y los ingresos de un proyecto. 

Proporciona a los gerentes de proyecto las herramientas para monitorear los costos directos, los gastos generales y los ingresos para garantizar que el proyecto no supere el presupuesto y que se cumplan los objetivos financieros.

La contabilidad del proyecto implica la creación de un plan detallado al comienzo del proyecto, en el que se describan todos los costes previstos y se establezcan métodos para realizar un seguimiento y gestionar esos costes a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

Esto incluye el seguimiento de los gastos relacionados con el equipo del proyecto, el equipo, los servicios externos y otros recursos.

Contabilidad de Proyectos vs. Contabilidad Financiera

Entonces, ¿en qué se diferencian estas dos herramientas?

Una diferencia clave entre ambas es el periodo de tiempo en el que se centran. La contabilidad de proyectos se ocupa de los resultados financieros de un proyecto concreto dentro de su plazo definido ya sean unos meses o varios años.

Por el contrario, la contabilidad financiera proporciona una visión general de las finanzas de la organización durante períodos fijos, como trimestrales o anuales.

En cuanto a la presentación de informes, la contabilidad financiera sigue los principios contables generalmente aceptados (GAAP)  y está normalizada en toda la organización.

La contabilidad de proyectos, por otro lado, es más flexible y se adapta a las necesidades de cada proyecto. Esto puede significar centrarse en costos específicos, como materiales o mano de obra, dependiendo de los requisitos y objetivos del proyecto.

Por último, la contabilidad de proyectos ofrece la posibilidad de personalizar los procesos para satisfacer las necesidades únicas de cada proyecto, lo que permite una mayor flexibilidad y precisión.

Por el contrario, la contabilidad financiera se rige por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y debe cumplir con estrictos estándares regulatorios en toda la organización.

¿Cómo funciona la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos funciona mediante la elaboración de presupuestos al principio del proyecto y el seguimiento continuo de los costes e ingresos a lo largo de su ejecución. Los principales componentes de la contabilidad de proyectos incluyen:

• Creación de presupuesto: Defina todos los costos asociados con el proyecto, incluida la mano de obra, los materiales y los servicios externos.
• Seguimiento de costos: Supervise los costos reales en comparación con el presupuesto planificado y ajústelos según sea necesario para mantenerse al día.
• Reconocimiento de ingresos: determine cuándo reconocer los ingresos en función del progreso o la finalización del proyecto.

Los gerentes de proyecto y los contadores utilizan este seguimiento financiero detallado para garantizar que el proyecto siga siendo financieramente viable, haciendo los ajustes necesarios para evitar sobrecostos presupuestarios y mantenerse dentro de los límites financieros. Puede encontrar más información sobre cómo configurar la contabilidad de proyectos en nuestro blog. 

¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos puede preparar todo su proyecto para el éxito al proporcionar información en tiempo real sobre su salud financiera.

Al realizar un seguimiento exhaustivo de los costos, los ingresos y el progreso del proyecto, la contabilidad de proyectos lo ayuda a mantener el control de su presupuesto y garantiza que su proyecto siga siendo rentable.

Permite a los gestores de proyectos supervisar las métricas financieras clave, como las tasas de finalización, los márgenes y la producción no facturada, que son fundamentales para tomar decisiones informadas.

Con una contabilidad de proyectos precisa, puede identificar rápidamente cualquier desviación del presupuesto y tomar medidas correctivas para mitigar los riesgos

Este nivel de supervisión financiera ayuda a predecir los costos e ingresos futuros , lo que permite una mejor planificación y asignación de recursos.

En última instancia, la contabilidad de proyectos garantiza que su proyecto se complete dentro de los parámetros financieros establecidos, lo que contribuye a su éxito y rentabilidad generales.

Estos beneficios se sienten de diferentes maneras.

• Datos financieros más precisos: La contabilidad de proyectos proporciona información detallada sobre el rendimiento financiero de los proyectos individuales. Esto permite a los gestores de proyectos tomar decisiones informadas, asegurando que el proyecto siga siendo rentable y esté dentro del presupuesto.

• Mejor gestión de recursos: Al realizar un seguimiento de los costos de mano de obra y materiales, la contabilidad de proyectos ayuda a optimizar la asignación de recursos. Esto garantiza que los recursos se utilicen de manera eficiente, reduciendo el desperdicio y maximizando la productividad.

• Mejor control del presupuesto: Con el seguimiento en tiempo real de los gastos e ingresos, la contabilidad del proyecto permite un mejor control del presupuesto del proyecto. Esto ayuda a identificar problemas financieros temprano, lo que permite acciones correctivas rápidas para evitar sobrecostos presupuestarios.

• Mejor planificación y previsión de proyectos: Los datos históricos de proyectos anteriores se pueden utilizar para mejorar la planificación y la previsión de proyectos futuros. La contabilidad de proyectos proporciona una imagen clara de los costos e ingresos, lo que ayuda a crear presupuestos y cronogramas más precisos para nuevos proyectos.

• Identificación y mitigación de riesgos: La contabilidad del proyecto ayuda a identificar los posibles riesgos financieros en las primeras etapas del proyecto. Al vigilar de cerca los costos y los ingresos, los gerentes de proyecto pueden anticipar problemas que podrían afectar la salud financiera del proyecto y tomar medidas para mitigarlos.

• Mejora de la toma de decisiones: Con acceso a datos financieros detallados, los gerentes de proyectos pueden tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos, los plazos del proyecto y otros aspectos críticos de la gestión de proyectos.

• Transparencia y rendición de cuentas: La contabilidad del proyecto garantiza que todas las transacciones financieras relacionadas con el proyecto estén documentadas y sean transparentes. Esto aumenta la responsabilidad de los miembros del equipo y proporciona a las partes interesadas una visibilidad clara de la salud financiera del proyecto.

• Aumento de la rentabilidad: Al monitorear y administrar de cerca los costos, la contabilidad del proyecto ayuda a mejorar la rentabilidad general del proyecto. Garantiza que todos los aspectos financieros estén alineados con los objetivos del proyecto, lo que conduce a mejores resultados financieros.

¿Qué criterios debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de contabilidad para proyectos?

No existe una solución única para todos cuando se trata de software de contabilidad de proyectos. Asegúrese de evaluar la posible solución en función de sus objetivos empresariales, necesidades de software y otros criterios exclusivos de su empresa.

Es esencial elegir un software de contabilidad de proyectos que respalde los objetivos financieros y de gestión de su empresa.

Criterios relacionados con el negocio

Comprender las necesidades de su negocio es primordial. El software debe alinearse con sus requisitos de control de gestión, ayudándole a supervisar y controlar eficazmente el rendimiento del proyecto. (Lea más sobre esto en nuestro artículo sobre control de gestión).
Lo ideal es que tu solución de software de contabilidad de proyectos sea:

• • Respalde sus objetivos comerciales generales: Esto incluye mejorar la rentabilidad de los proyectos, optimizar el uso de los recursos y entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

• • Cumpla con los requisitos de su industria: Por ejemplo, sectores como la consultoría, la ingeniería o la construcción pueden requerir funciones especializadas para el seguimiento del tiempo, la gestión de recursos o el cumplimiento de las normativas del sector.

• • Se ajusta a tu presupuesto: Tenga en cuenta el costo total de propiedad, incluidas las tarifas de licencia, los costos de implementación, la capacitación y el mantenimiento continuo.

• • Apoye la toma de decisiones a través de análisis e informes: Esto incluye información sobre el rendimiento del proyecto, la salud financiera y la asignación de recursos, lo que permite a la gerencia tomar decisiones informadas.

No te centres solo en las características. La solución de software debe adaptarse bien a la empresa en su conjunto.

Criterios relacionados con el software

A continuación, considere los requisitos de integración del software de contabilidad del proyecto:

Personalización y escalabilidad

Asegúrese de que el software se pueda personalizar para satisfacer las necesidades específicas de sus proyectos y organización. La capacidad de adaptar el software a sus flujos de trabajo únicos y requisitos de informes es crucial. 

Elija un software que pueda crecer con su negocio. A medida que aumenta el número de proyectos y cambia su complejidad, el software debe ser capaz de adaptarse sin comprometer el rendimiento.

Comunicación y colaboración

Su software debe facilitar la comunicación fluida y la colaboración entre los departamentos de finanzas, gestión de proyectos y otros departamentos.

El software de contabilidad de proyectos fácil de usar garantiza que todos estén alineados y trabajen hacia objetivos comunes. Debe facilitar la comunicación de la información financiera del proyecto a quienes la necesiten, incluidos los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas.

Integración con otros sistemas

Busque un software que se integre perfectamente con otros sistemas empresariales como ERP, CRM y sistemas de compras.

Esto evita la creación de silos de datos y garantiza una visión holística de las finanzas de su proyecto. 

El software debe mantener datos consistentes y precisos en diferentes sistemas, reduciendo el riesgo de errores y asegurando que todos los equipos trabajen con la misma información.

Criterios adicionales

Por último, ten en cuenta los criterios que harán que tu equipo sea más eficiente y fácil de usar el software:

Solución basada en la nube

El software de contabilidad de proyectos basado en la nube permite una colaboración sencilla, acceso sobre la marcha y admite equipos híbridos. Esta flexibilidad es cada vez más importante en los dinámicos entornos de trabajo actuales.

Cumplimiento de la seguridad y la privacidad de los datos

El software debe proteger los datos financieros confidenciales de accesos no autorizados e infracciones. Debe garantizar que los datos se respalden regularmente y se puedan recuperar rápidamente en caso de fallo del sistema.

Adaptación legal para auditorías y fiscalidad

Asegúrese de que el software de contabilidad del proyecto cumpla con las regulaciones financieras y las normas pertinentes (por ejemplo, GAAP, IFRS).

Este cumplimiento es crucial para auditorías e impuestos reduciendo el riesgo de problemas legales.

Servicios de proveedores de software

Busque un proveedor de software que brinde capacitación adecuada a los usuarios, asegurando un uso efectivo del software. 

Asegúrese de que el editor ofrece asistencia y servicio de atención al cliente, especialmente durante la implantación y la fase de adopción inicial.

¿Qué software será el más adecuado para mi organización?

Si aún no estás seguro de dónde buscar una solución que pueda ayudar a tu empresa a satisfacer sus necesidades únicas, ¡sigue leyendo!

A continuación, exploramos las mejores opciones de software de contabilidad de proyectos para diversas industrias y necesidades, ya sea para el seguimiento de costos, la gestión de recursos o la previsión de ingresos.

Stafiz: El mejor software de contabilidad de proyectos para servicios profesionales

Stafiz se especializa en gestión de proyectos y planificación de equipos.

Esta plataforma de software está diseñada para ayudar a las empresas de servicios, equipos de proyectos y empresas de consultoría a mejorar la eficiencia y respaldar el crecimiento en todas las áreas, incluidas las finanzas y la contabilidad. 

He aquí por qué el software de gestión de proyectos y contabilidad de Stafiz destaca.

Gestión precisa de costes e ingresos

Stafiz sobresale en esta área al ofrecer un seguimiento separado de los costos generales y directos, y al proporcionar alertas cuando se exceden los costos. 

Esto permite a los gestores de proyectos tomar medidas correctivas antes de que sea demasiado tarde, manteniendo los proyectos dentro del presupuesto y siendo rentables.

Stafiz también ofrece un reconocimiento preciso de los ingresos que es crucial para los proyectos a precio fijo y por tiempo.

El software permite a las empresas supervisar los márgenes y el progreso de los proyectos garantizando la coherencia entre los aspectos financieros y los objetivos del proyecto.

Con estas características, las empresas de servicios profesionales pueden administrar sus finanzas con confianza, sabiendo que la contabilidad de sus proyectos se administra de manera eficiente.

Control del presupuesto del proyecto

El presupuesto es una parte crucial de la gestión de proyectos, y Stafiz proporciona herramientas completas para crear y editar presupuestos.

El software permite realizar previsiones detalladas para anticipar los costes e ingresos futuros, teniendo en cuenta los niveles de producción actuales.

Esto está respaldado por un análisis de brechas que ayuda a las empresas a identificar y resolver cualquier discrepancia entre los presupuestos proyectados y reales.

El presupuesto de Stafiz está diseñado para proporcionar una visión general clara y procesable del rendimiento financiero. Esto permite a las empresas mantenerse al tanto de sus objetivos financieros y tomar decisiones informadas.

Gestión de recursos y cargas de trabajo

La gestión eficaz de los recursos y las cargas de trabajo es clave para el éxito de cualquier empresa de servicios profesionales.

Stafiz ofrece herramientas avanzadas para realizar un seguimiento del uso y la asignación de recursos por proyecto y empleado. Esto incluye el seguimiento de las tasas de utilización facturables e infrautilizadas, lo que permite a las empresas adaptar los horarios y las cargas de trabajo para optimizar la productividad.

El software también facilita la asignación de presupuestos, con una clara visibilidad de los proyectos, las tareas y los recursos compartidos entre varios proyectos. Este enfoque integral de la gestión de recursos garantiza que las empresas puedan maximizar la eficiencia de su fuerza laboral y la rentabilidad de sus proyectos.

Las empresas de servicios profesionales eligen Stafiz como su software de contabilidad de proyectos para: 

• una sólida gestión de costes e ingresos;
• Herramientas integrales de presupuestación
• Capacidades avanzadas de gestión de recursos.

También puede obtener más información sobre sus herramientas de gestión de cargas de trabajo y gestión de costos de proyectos en línea, o programando una llamada de descubrimiento.

El mejor software de contabilidad de proyectos para otras industrias

Construcción: Procore

Para la industria de la construcción, Procore es la mejor opción para la contabilidad de proyectos. Ofrece herramientas diseñadas específicamente para la gestión de proyectos de construcción, incluido el seguimiento detallado de costos, la elaboración de presupuestos y la gestión de recursos. La integración de Procore con varias herramientas específicas de la construcción lo convierte en una solución ideal para proyectos a gran escala que requieren un seguimiento riguroso de los materiales, la mano de obra y los plazos.

Cuidado de la salud: AdvancedMD

En la industria de la salud, AdvancedMD es líder en software de contabilidad de proyectos. Ofrece funciones integrales para la gestión de la atención al paciente, la facturación y los informes financieros. AdvancedMD es particularmente adecuado para instalaciones que necesitan integrar la contabilidad de proyectos con los sistemas de registros médicos electrónicos (EHR), lo que garantiza que todos los aspectos de la atención al paciente y la gestión financiera estén conectados a la perfección.

El mejor software de contabilidad de proyectos para pequeñas empresas

Esforzado

Striven es una excelente opción para las pequeñas empresas debido a sus funciones integrales de gestión de proyectos, que incluyen CRM, seguimiento de proyectos e informes en tiempo real.

El software ofrece información sobre pérdidas y ganancias, seguimiento de ingresos y gestión del flujo de caja.

Además, Striven ofrece libros de contabilidad automatizados a través del reconocimiento bancario, lo que facilita a las pequeñas empresas la gestión de las finanzas.

Sin embargo, Striven tiene una alta curva de aprendizaje y carece de integraciones con otras herramientas, lo que puede ser una desventaja para las empresas que buscan una integración de software fluida.

Replicón

Replicon es ideal para equipos remotos e híbridos, ya que ofrece un registro automático del tiempo para acelerar el proceso de facturación y mejorar la visibilidad de los costes del proyecto.

El software es mobile-first, lo que facilita la colaboración de los trabajadores sin escritorio y permite a los gerentes planificar proyectos futuros. 

La previsión de ingresos de Replicon y las funciones de hoja de horas configurables simplifican aún más la gestión de proyectos para los equipos que operan en diferentes ubicaciones.

Aunque Replicon destaca en muchas áreas, no realiza un seguimiento de las horas no facturables. Esto puede suponer una limitación para las empresas que necesitan controlar la productividad general y los índices de finalización de la carga de trabajo.

NetSuite (en inglés)

NetSuite es una potente solución ERP que incluye módulos de contabilidad de proyectos.

Proporciona una mayor visibilidad con información sobre previsiones, reconocimiento de ingresos independiente de la facturación y la capacidad de crear, supervisar y editar proyectos a nivel de cartera.

Estas características hacen que NetSuite sea adecuado para grandes empresas que necesitan una solución escalable.

Sin embargo, la interfaz de usuario de NetSuite está algo desactualizada y el software es menos personalizable en comparación con otras opciones, lo que puede ser una desventaja para las empresas con necesidades específicas.

El mejor ERP con módulos de contabilidad de proyectos:

Semilla de contabilidad

Accounting Seed es una opción sólida para las empresas que ya utilizan Salesforce. 

Ofrece libros de cuentas múltiples para contabilidad, soporte de múltiples entidades y múltiples monedas, lo que lo hace adecuado para pequeñas y grandes empresas.

Sin embargo, la usabilidad de Accounting Seed está limitada a los usuarios de Salesforce, y sus funciones de informes no son tan personalizables como las que ofrecen otros softwares como Stafiz.

El mejor software de contabilidad de proyectos para facturación

Paymo

Paymo es una solución de software para gestión de proyectos contables que integra el seguimiento del tiempo con la facturación, permitiendo a las empresas facturar por tareas, usuarios o crear planes de pago.

También ofrece facturas personalizables a través de código HTML y capacidades de correo electrónico directo. 

Si bien es un excelente software de gestión de proyectos para contadores, Paymo puede ser costoso para las pequeñas empresas y los autónomos, y carece de la capacidad de enviar facturas en masa, lo que puede ser una limitación para las empresas en crecimiento.

Libros zip

Zipbooks es otro software centrado en la facturación que se integra con los bancos (principalmente en América del Norte) y categoriza automáticamente las transacciones para ahorrar tiempo.

El software ofrece funciones como estados financieros con métricas clave, facturación recurrente y la capacidad de ver todas las transacciones relacionadas con un cliente específico. 

Sin embargo, Zipbooks carece de notificaciones de facturas impagas y capacidades de escaneo de recibos, que son cruciales para mantener el flujo de caja y el control del presupuesto.

Es una de las mejores herramientas de contabilidad de proyectos para autónomos, pero las empresas más grandes pueden querer buscar en otra parte.

Comparación lado a lado

A la hora de seleccionar un software de contabilidad de proyectos, lo mejor es tener en cuenta las necesidades específicas de su sector. 

Stafiz se destaca como la mejor opción para las empresas de servicios profesionales debido a su integral gestión de costos e ingresos, herramientas de presupuesto de proyectos y funciones avanzadas de administración de recursos. 

Otras industrias pueden beneficiarse de software especializado como Procore para la construcción o AdvancedMD para la atención médica.

Ya sea que esté administrando proyectos de construcción, administrando una práctica de atención médica o administrando una pequeña empresa, seleccionar el software de contabilidad de proyectos adecuado es crucial para su éxito.

El software de contabilidad de proyectos es un software de gestión financiera especializado que se centra en el seguimiento de los costes, los ingresos y la rentabilidad a nivel de proyecto, ofreciendo información y control más detallados que el software de contabilidad general. Permite una presupuestación, previsión y medición del rendimiento precisos, lo cual es crucial para mantenerse dentro del presupuesto de los proyectos y garantizar la rentabilidad. El software permite una mejor gestión de recursos, identificación de riesgos y toma de decisiones, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las regulaciones financieras.

A la hora de elegir un software de contabilidad de proyectos, es esencial tener en cuenta tanto las necesidades relacionadas con el negocio como las capacidades del software, como la personalización, la escalabilidad, la integración y la seguridad de los datos.