¿Qué es un programa de contabilidad de proyectos y por qué lo necesita?

Existen cientos de soluciones de software de contabilidad en el mercado, a distintos precios y con diferentes promesas de marca.

Puede que se pregunte cuál es el más adecuado para usted, o si debería optar por un software de contabilidad de proyectos en lugar de un programa de contabilidad tradicional.

Es una pregunta pertinente que merece ser explorada. En pocas palabras, el software de contabilidad tradicional proporciona una visión general de la salud financiera general de una empresa.

Aunque gestionan funciones esenciales como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las nóminas, no tienen necesariamente las competencias necesarias para gestionar las finanzas de los proyectos como la asignación de recursos y el seguimiento de costes específicos de la gestión de proyectos.

Los programas de contabilidad de proyectos están especializados en la gestión financiera de proyectos individuales. Ofrecen un nivel granular de detalle que permite a las empresas hacer un seguimiento de los costes, ingresos y rentabilidad a nivel de proyecto, fase y cliente.

Este enfoque específico permite presupuestar, prever y medir el rendimiento medición. Veámoslo más de cerca.

¿Qué es la contabilidad de proyectos y cuáles son sus ventajas?

La contabilidad de proyectos es una forma especializada de contabilidad que hace un seguimiento de todos los aspectos financieros de un proyecto específico.

A diferencia de la contabilidad general, que se ocupa de la salud financiera global de una empresa, la contabilidad de proyectos se centra en el seguimiento de los costes, la facturación y los ingresos de un proyecto. 

Proporciona a los gestores de proyectos las herramientas que necesitan para supervisar los costes directos, los gastos generales y los ingresos para garantizar que el proyecto se mantiene dentro del presupuesto y que se cumplen los objetivos financieros.

La contabilidad de proyectos implica la creación de un plan detallado al inicio del proyecto, en el que se esbocen todos los costes previstos, y la puesta en marcha de métodos de seguimiento y gestión de estos costes a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

Esto incluye seguimiento de los gastos del equipo del proyecto, el equipamiento, los servicios externos y otros recursos.

Contabilidad de proyectos frente a contabilidad financiera

¿En qué se diferencian estas dos herramientas?

Una diferencia clave entre ambas es el periodo de tiempo en el que se centran. La contabilidad de proyectos se ocupa de los resultados financieros de un proyecto concreto dentro de su plazo definido ya sean unos meses o varios años.

La contabilidad financiera, por su parte, proporciona una visión general de las finanzas de la organización durante periodos fijos, como trimestral o anualmente.

En cuanto a la presentación de informes, la contabilidad financiera sigue los principios contables generalmente aceptados (GAAP)  y está normalizada en toda la organización.

En cambio, la contabilidad de proyectos es más flexible y adaptada a las necesidades de cada proyecto. Esto puede significar centrarse en costes específicos, como materiales o mano de obra, en función de los requisitos y objetivos del proyecto.

Por último, la contabilidad de proyectos le permite personalizar los procesos para satisfacer las necesidades únicas de cada proyecto, lo que permite una mayor flexibilidad y precisión.

En cambio, la contabilidad financiera se rige por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y debe cumplir estrictas normas reglamentarias en toda la organización.

¿Cómo funciona la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos consiste en establecer un presupuesto al inicio del proyecto y supervisar continuamente los costes e ingresos a lo largo de su ejecución. Los principales componentes de la contabilidad de proyectos son :

• Creación de un presupuesto: defina todos los costes asociados al proyecto, incluida la mano de obra, los materiales y los servicios externos.
• Control de costes: controle los costes reales comparándolos con el presupuesto previsto y ajústelos según sea necesario para mantener el rumbo.
• Reconocimiento de ingresos: determinar cuándo reconocer los ingresos en función del progreso o la finalización del proyecto.

Los gestores de proyectos y los contables utilizan este seguimiento financiero detallado para asegurarse de que el proyecto sigue siendo viable desde el punto de vista financiero, haciendo los ajustes necesarios para evitar que se rebase el presupuesto y mantenerse dentro de los límites financieros. Puedes obtener más información sobre cómo configurar la contabilidad de un proyecto en nuestro blog. 

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos puede dirigir todo su proyecto hacia el éxito proporcionando información en tiempo real sobre su salud financiera.

Al hacer un seguimiento meticuloso de los costes, los ingresos y el progreso del proyecto, la contabilidad de proyectos le ayuda a mantener el control de su presupuesto y garantiza que su proyecto siga siendo rentable.

Permite a los gestores de proyectos controlar indicadores financieros clave, como los índices de finalización, los márgenes y la producción no facturada, que son esenciales para tomar decisiones con conocimiento de causa.

Con una contabilidad de proyectos precisa, puede identificar rápidamente cualquier desviación del presupuesto. desviaciones del presupuesto y tomar medidas correctivas para mitigar los riesgos.

Este nivel de seguimiento financiero ayuda a prever los costes e ingresos futuros, lo que permite planificar y asignar mejor los recursos.

En última instancia, la contabilidad de proyectos garantiza que su proyecto se complete dentro de los parámetros financieros establecidos, contribuyendo a su éxito y rentabilidad globales.

Estos beneficios pueden percibirse de varias maneras.

• Datos financieros más precisos: la contabilidad de proyectos proporciona información detallada sobre el rendimiento financiero de cada proyecto. Esto permite a los gestores de proyectos tomar decisiones con conocimiento de causa, garantizando que el proyecto siga siendo rentable y se ajuste al presupuesto.

• Mejor gestión de los recursos: al hacer un seguimiento de los costes de mano de obra y material, la contabilidad de proyectos ayuda a optimizar la asignación de recursos. Esto garantiza que los recursos se utilicen de forma eficiente, reduciendo el despilfarro y maximizando la productividad.

• Mejor control presupuestario: Gracias al seguimiento en tiempo real de los gastos e ingresos, la contabilidad de proyectos permite controlar mejor el presupuesto del proyecto. Esto ayuda a detectar los problemas financieros en una fase temprana, lo que permite tomar medidas correctoras rápidas para evitar que el presupuesto se desborde.

• Mejor planificación y previsión de proyectos: los datos históricos de proyectos anteriores pueden utilizarse para mejorar la planificación y previsión de proyectos futuros. La contabilidad de proyectos ofrece una imagen clara de los costes e ingresos, lo que ayuda a crear presupuestos y calendarios más precisos para los nuevos proyectos.

• Identificación y mitigación de riesgos: la contabilidad de proyectos ayuda a identificar posibles riesgos financieros al inicio de un proyecto. Al supervisar de cerca los costes e ingresos, los gestores de proyectos pueden anticipar problemas que podrían afectar a la salud financiera del proyecto y tomar medidas para mitigarlos.

• Mejora de la toma de decisiones: con acceso a datos financieros detallados, los gestores de proyectos pueden tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos, los plazos de los proyectos y otros aspectos críticos de la gestión de proyectos.

• Transparencia y rendición de cuentas: la contabilidad del proyecto garantiza que todas las transacciones financieras relacionadas con el proyecto estén documentadas y sean transparentes. Esto aumenta la responsabilidad de los miembros del equipo y proporciona a las partes interesadas una visibilidad clara de la salud financiera del proyecto.

• Mayor rentabilidad: Al supervisar y gestionar de cerca los costes, la contabilidad de proyectos ayuda a mejorar la rentabilidad global del proyecto. Garantiza que todos los aspectos financieros estén alineados con los objetivos del proyecto, lo que se traduce en mejores resultados financieros.

¿Qué criterios debo tener en cuenta a la hora de elegir un programa de contabilidad de proyectos?

No existe una solución única cuando se trata de software de contabilidad de proyectos. Asegúrate de evaluar la posible solución en función de tus objetivos empresariales, tus necesidades de software y otros criterios propios de tu empresa.

Es esencial elegir un software de contabilidad de proyectos que respalde los objetivos financieros y de gestión de su empresa.

Criterios de la empresa

Comprender las necesidades de su empresa es primordial. El software debe ajustarse a sus requisitos de control de gestión, ayudándole a supervisar y controlar eficazmente el rendimiento del proyecto. (Más información en nuestro artículo sobre control de gestión).
Lo ideal sería que su solución de software de contabilidad de proyectos :

• • Apoyar sus objetivos empresariales generales: esto significa mejorar la rentabilidad de los proyectos, optimizar el uso de los recursos y entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

• • Cumplir los requisitos de su sector: por ejemplo, sectores como la consultoría, la ingeniería o la construcción pueden requerir funciones especializadas para el control del tiempo, la gestión de recursos o el cumplimiento de la normativa sectorial.

• • Adáptese a su presupuesto: considere el coste total de propiedad, incluidos los derechos de licencia, los costes de implantación, la formación y el mantenimiento continuo.

• • Apoyo a la toma de decisiones mediante análisis e informes: incluye información sobre el rendimiento de los proyectos, la salud financiera y la asignación de recursos, lo que permite a la dirección tomar decisiones con conocimiento de causa.

No se centre sólo en la funcionalidad. La solución informática debe adaptarse bien a la empresa en su conjunto.

Criterios de software

A continuación, considere los requisitos de integración del software de contabilidad de proyectos:

Personalización y escalabilidad

Asegúrese de que el software puede personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de sus proyectos y su organización. La capacidad de adaptar el software a sus flujos de trabajo y requisitos de elaboración de informes específicos es crucial. 

Elija un software que pueda crecer con su empresa. A medida que aumenta el número de proyectos y evoluciona su complejidad, el software debe poder adaptarse sin comprometer el rendimiento.

Comunicación y colaboración

Su software debe facilitar la comunicación y la colaboración entre finanzas, gestión de proyectos y otros departamentos.

El software de contabilidad de proyectos es fácil de usar garantiza que todo el mundo esté alineado y trabaje por objetivos comunes. Debe facilitar la comunicación de la información financiera del proyecto a quienes la necesiten, incluidos los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas.

Integración con otros sistemas

Busque un software que se integre perfectamente con otros sistemas empresariales como ERP, CRM y sistemas de compras.

Esto evita la creación de silos de datos y garantiza una visión general de las finanzas de su proyecto. 

El software debe mantener datos coherentes y precisos en los distintos sistemas, reduciendo el riesgo de errores y garantizando que todos los equipos trabajan con la misma información.

Criterios adicionales

Por último, considere los criterios que harán que su equipo sea más eficiente y facilitarán el uso del software:

Solución basada en la nube

El software de contabilidad de proyectos basado en la nube facilita la colaboración, el acceso sobre la marcha y admite equipos híbridos. Esta flexibilidad es cada vez más importante en los dinámicos entornos de trabajo actuales.

Cumplimiento de las normas de seguridad y confidencialidad de los datos

El software debe proteger los datos financieros sensibles contra accesos no autorizados e infracciones. Debe garantizar la realización periódica de copias de seguridad de los datos y su rápida recuperación en caso de fallo del sistema.

Adaptación jurídica para auditorías y fiscalidad

Asegúrese de que el software de contabilidad de proyectos cumple las normas y reglamentos financieros pertinentes (por ejemplo, GAAP, IFRS).

Este cumplimiento es crucial para auditorías e impuestos reduciendo el riesgo de problemas legales.

Servicios para editores de software

Busque un proveedor de software que ofrezca una formación adecuada a los usuarios, garantizando que el software se utiliza de forma eficaz. 

Asegúrese de que el editor ofrece asistencia y servicio de atención al cliente, especialmente durante la implantación y la fase de adopción inicial.

¿Qué software se adapta mejor a mi organización?

Si aún no está seguro de dónde buscar una solución que pueda ayudar a su empresa a satisfacer sus necesidades específicas, ¡siga leyendo!

A continuación, exploramos las mejores opciones de software de contabilidad de proyectos para diversos sectores y necesidades, ya sea el seguimiento de costes, la gestión de recursos o la previsión de ingresos.

Stafiz: el mejor software de contabilidad de proyectos para servicios profesionales

Stafiz es especialista en gestión de proyectos y planificación de equipos.

Esta plataforma de software está diseñada para ayudar a las empresas de servicios, equipos de proyectos y consultorías a mejorar la eficiencia y apoyar el crecimiento en todas las áreas, incluidas las finanzas y la contabilidad. 

Por eso destaca el software de gestión de proyectos y contabilidad Stafiz.

Gestión precisa de costes e ingresos

Stafiz destaca en este ámbito al ofrecer una supervisión separada de los gastos generales y los costes directos, y proporcionar alertas si se superan los costes. 

Esto permite a los gestores de proyectos tomar medidas correctivas antes de que sea demasiado tarde, manteniendo los proyectos dentro del presupuesto y rentables.

Stafiz también ofrece un reconocimiento preciso de los ingresos que es crucial para los proyectos a precio fijo y por tiempo.

El software permite a las empresas supervisar los márgenes y el progreso de los proyectos garantizando la coherencia entre los aspectos financieros y los objetivos del proyecto.

Con estas funciones, las empresas de servicios profesionales pueden gestionar sus finanzas con confianza, sabiendo que la contabilidad de sus proyectos se gestiona con eficacia.

Control del presupuesto del proyecto

El presupuesto es un elemento crucial de la gestión de proyectos, y Stafiz ofrece herramientas completas para crear y editar presupuestos.

El software proporciona una previsión detallada para anticipar los costes e ingresos futuros, teniendo en cuenta los niveles de producción actuales.

Esto se apoya en un análisis de desviaciones que ayuda a las empresas a identificar y resolver cualquier discrepancia entre los presupuestos previstos y los reales.

El presupuesto de Stafiz está diseñado para proporcionar una visión general clara y procesable del rendimiento financiero. Esto permite a las empresas mantenerse al tanto de sus objetivos financieros y tomar decisiones con conocimiento de causa.

Gestión de recursos y cargas de trabajo

La gestión eficaz de los recursos y las cargas de trabajo es clave para el éxito de cualquier empresa de servicios profesionales.

Stafiz ofrece herramientas avanzadas para el seguimiento del uso y la asignación de recursos por proyecto y por empleado. Esto incluye el seguimiento de las tasas de utilización facturables e infrautilizadas, lo que permite a las empresas adaptar los horarios y las cargas de trabajo para optimizar la productividad.

El software también facilita la asignación de presupuestos, con una visibilidad clara de los proyectos, las tareas y los recursos compartidos entre varios proyectos. Este enfoque integral de la gestión de recursos garantiza que las empresas puedan maximizar la eficiencia de su mano de obra y la rentabilidad de sus proyectos.

Las empresas de servicios profesionales eligen Stafiz como su software de contabilidad de proyectos para : 

• sólida gestión de costes e ingresos ;
• herramientas presupuestarias completas ;
• capacidades avanzadas de gestión de recursos.

También puede obtener más información sobre sus herramientas de gestión de la carga de trabajo y gestión de costes de proyectos en línea, o concertando una llamada de descubrimiento.

El mejor software de contabilidad de proyectos para otros sectores

Construcción : Procore

Para el sector de la construcción, Procore es una opción líder en contabilidad de proyectos. Ofrece herramientas diseñadas específicamente para la gestión de proyectos de construcción, incluido el seguimiento detallado de costes, la elaboración de presupuestos y la gestión de recursos. La integración de Procore con varias herramientas específicas de la construcción lo convierte en una solución ideal para proyectos a gran escala que requieren un seguimiento riguroso de los materiales, la mano de obra y los plazos.

Sanidad: AdvancedMD

En el sector sanitario, AdvancedMD es líder en software de contabilidad de proyectos. Ofrece una funcionalidad completa para la gestión de la atención al paciente, la facturación y los informes financieros. AdvancedMD es especialmente adecuado para centros que necesitan integrar la contabilidad de proyectos con sistemas de historia clínica electrónica (HCE), garantizando que todos los aspectos de la atención al paciente y la gestión financiera estén perfectamente conectados.

El mejor software de contabilidad de proyectos para pequeñas empresas

Striven

Striven es una opción excelente para las pequeñas empresas por sus completas funciones de gestión de proyectos, que incluyen CRM, seguimiento de proyectos e informes en tiempo real.

El programa proporciona información sobre pérdidas y ganancias, seguimiento de los ingresos y gestión de la tesorería.

Además, Striven ofrece libros de contabilidad automatizados mediante reconocimiento bancario, lo que facilita a las pequeñas empresas la gestión de sus finanzas.

Sin embargo, Striven tiene una curva de aprendizaje elevada y carece de integración con otras herramientas, lo que puede ser un inconveniente para las empresas que buscan una integración de software perfecta.

Replicon

Replicon es ideal para equipos remotos e híbridos, ya que ofrece registro automático del tiempo para acelerar el proceso de facturación y mejorar la visibilidad de los costes del proyecto.

El software se centra en la movilidad, lo que facilita la colaboración de los trabajadores sin escritorio y permite a los directivos planificar futuros proyectos. 

Previsión de ingresos configurable y hojas de horas configurables simplifican aún más la gestión de proyectos para equipos que operan en distintas ubicaciones.

Aunque Replicon destaca en muchas áreas, no realiza un seguimiento de las horas no facturables. Esto puede suponer una limitación para las empresas que necesitan controlar la productividad general y los índices de finalización de la carga de trabajo.

NetSuite

NetSuite es una solución ERP que incluye módulos de contabilidad de proyectos.

Ofrece mayor visibilidad con información sobre previsiones, reconocimiento de ingresos independiente de la facturación y capacidad para crear, supervisar y editar proyectos a nivel de cartera.

Estas características hacen que NetSuite sea ideal para grandes empresas que necesitan una solución escalable.

Sin embargo, la interfaz de usuario de NetSuite está algo anticuada y el software es menos personalizable que otras opciones, lo que puede suponer una desventaja para las empresas con necesidades específicas.

El mejor ERP con módulos de contabilidad de proyectos :

Semilla contable

Accounting Seed es una opción sólida para las empresas que ya utilizan Salesforce. 

Ofrece libros multicuenta para la contabilidad, soporte multientidad y multidivisa, por lo que es adecuado tanto para pequeñas como para grandes empresas.

Sin embargo, la usabilidad de Accounting Seed está limitada a los usuarios de Salesforce, y sus funciones de generación de informes no son tan personalizables como las que ofrecen otros programas como Stafiz.

El mejor software de contabilidad de proyectos para facturación

Paymo

Paymo es una solución de software para gestión de proyectos contables que integra el seguimiento del tiempo con la facturación, permitiendo a las empresas facturar por tareas, usuarios o crear planes de pago.

También ofrece facturas personalizables mediante código HTML y la posibilidad de enviarlas directamente por correo electrónico. 

Aunque es un excelente software de gestión de proyectos para contables, Paymo puede resultar caro para pequeñas empresas y autónomos, y carece de la capacidad de enviar facturas masivas, lo que puede suponer una limitación para empresas en crecimiento.

Zipbooks

Zipbooks es otro paquete de software de facturación que se integra con los bancos (principalmente en Norteamérica) y clasifica automáticamente las transacciones para ahorrar tiempo.

El programa ofrece funciones como estados financieros con indicadores clave, facturación periódica y la posibilidad de ver todas las transacciones vinculadas a un cliente concreto. 

Sin embargo, Zipbooks carece de notificaciones de facturas impagadas y funciones de escaneado de recibos, que son cruciales para mantener el flujo de caja y el control presupuestario.

Es una de las mejores herramientas de contabilidad de proyectos para autónomos, pero es posible que las grandes empresas quieran buscar en otra parte.

Comparación por pares

A la hora de seleccionar un software de contabilidad de proyectos, lo mejor es tener en cuenta las necesidades específicas de su sector. 

Stafiz destaca como la mejor opción para las empresas de servicios profesionales por su completa gestión de costes e ingresos, sus herramientas de presupuestación de proyectos y sus avanzadas funciones de gestión de recursos. 

Otros sectores pueden beneficiarse de software especializado, como Procore para la construcción o AdvancedMD para la sanidad.

Tanto si gestiona proyectos de construcción como si dirige una consulta de atención sanitaria o una pequeña empresa, seleccionar el software de contabilidad de proyectos adecuado es crucial para su éxito.

El software de contabilidad de proyectos es un programa especializado en gestión financiera que se centra en el seguimiento de costes, ingresos y rentabilidad a nivel de proyecto, ofreciendo información y control más detallados que el software de contabilidad general. Permite elaborar presupuestos, hacer previsiones y medir el rendimiento con precisión, lo que es crucial para que los proyectos se ajusten al presupuesto y sean rentables. El programa mejora la gestión de recursos, la identificación de riesgos y la toma de decisiones, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la normativa financiera.

A la hora de elegir un software de contabilidad de proyectos, es esencial tener en cuenta tanto las necesidades de la empresa como las capacidades del software, como la personalización, la escalabilidad, la integración y la seguridad de los datos.