Wat is projectboekhoudsoftware en waarom heb je het nodig?

Er zijn honderden boekhoudsoftware-oplossingen op de markt, tegen verschillende prijzen en met verschillende merkbeloftes.

Je vraagt je misschien af welke voor jou geschikt is, of dat je moet kiezen voor een projectboekhoudsoftware in plaats van traditionele boekhoudsoftware.

Het is een pertinente vraag die het verdient om onderzocht te worden. Simpel gezegd geeft traditionele boekhoudsoftware een overzicht van de algehele financiële gezondheid van een bedrijf. algehele financiële gezondheid van een bedrijf.

Hoewel ze essentiële functies zoals crediteuren, debiteuren en salarisadministratie beheren, hebben ze niet noodzakelijk de vaardigheden die nodig zijn om projectfinanciën beherenzoals de toewijzing van middelen en het bijhouden van kosten die specifiek zijn voor projectmanagement.

Projectboekhoudsoftware is gespecialiseerd in het financieel beheer van individuele projecten. Ze bieden een granulaire mate van detail, waardoor bedrijven kosten, opbrengsten en winstgevendheid op project-, fase- en klantniveau kunnen volgen.

Deze gerichte aanpak maakt budgettering, prognoses en prestatiemeting meten. Laten we eens verder kijken!

Wat is projectboekhouding en wat zijn de voordelen?

Projectboekhouding is een gespecialiseerde vorm van boekhouden die alle financiële aspecten van een specifiek project bijhoudt.

In tegenstelling tot algemene boekhouding, die zich bezighoudt met de algemene financiële gezondheid van een bedrijf, richt projectboekhouding zich op het bijhouden van de kosten, facturering en inkomsten van een project. 

Het biedt projectmanagers de hulpmiddelen die ze nodig hebben om de directe kosten, overheadkosten en inkomsten te bewaken om ervoor te zorgen dat het project binnen het budget blijft en dat de financiële doelstellingen worden gehaald.

Projectadministratie houdt in dat er aan het begin van het project een gedetailleerd plan wordt gemaakt, waarin alle verwachte kosten worden geschetst, en dat er methoden worden ingevoerd om deze kosten gedurende de hele levenscyclus van het project bij te houden en te beheren. 

Dit omvat uitgaven bewaken projectteam, apparatuur, externe diensten en andere middelen.

Projectboekhouding vs. financiële boekhouding

Waarin verschillen deze twee tools van elkaar?

Een belangrijk verschil tussen de twee is de tijdsperiode waarop ze zich richten. Projectboekhouding houdt zich bezig met de financiële prestaties van een bepaald project binnen zijn gedefinieerd tijdsbestekOf dit nu een paar maanden of meerdere jaren is.

Financiële boekhouding daarentegen geeft een overzicht van de financiën van de organisatie. financiën van de organisatie over vaste periodes, zoals per kwartaal of per jaar.

In termen van verslaglegging volgt de financiële boekhouding algemeen aanvaarde algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) (GAAP) en is gestandaardiseerd binnen de hele organisatie.

Projectboekhouding daarentegen is flexibeler en meer op maat op de behoeften van elk project. Dit kan betekenen dat je je richt op specifieke kosten, zoals materiaal of arbeid, afhankelijk van de vereisten en doelstellingen van het project.

Tot slot kun je met project accounting processen aanpassen aanpassen aan de unieke behoeften van elk project, waardoor meer flexibiliteit en nauwkeurigheid mogelijk zijn.

Financiële boekhouding wordt daarentegen geregeld door de Financial Accounting Standards Board (FASB) en moet in de hele organisatie voldoen aan strenge regelgevende normen.

Hoe werkt projectboekhouding?

Project accounting werkt door het opstellen van een budget aan het begin van het project en het continu bewaken van de kosten en opbrengsten tijdens de uitvoering ervan. De belangrijkste onderdelen van project accounting zijn :

• Een budget opstellen: Bepaal alle kosten van het project, inclusief arbeid, materialen en externe diensten.
• Kostenbewaking: Controleer de werkelijke kosten ten opzichte van het geplande budget en pas waar nodig aan om op schema te blijven.
• Opbrengstverantwoording: Bepalen wanneer opbrengsten moeten worden opgenomen op basis van de voortgang of voltooiing van het project.

Projectmanagers en accountants gebruiken deze gedetailleerde financiële tracking om ervoor te zorgen dat het project financieel levensvatbaar blijft, door de nodige aanpassingen te doen om budgetoverschrijdingen te voorkomen en binnen de financiële grenzen te blijven. Meer informatie over het opzetten van projectadministratie vind je op onze blog. 

Wat zijn de voordelen van projectboekhouding?

Projectboekhouding kan je hele project naar succes sturen door realtime informatie te verschaffen over de financiële gezondheid.

Door kosten, inkomsten en projectvoortgang nauwgezet bij te houden, helpt project accounting je om controle te houden over je budget en zorgt het ervoor dat je project winstgevend blijft.

Het stelt projectmanagers in staat om belangrijke financiële indicatoren te controleren, zoals voltooiingspercentages, marges en niet gefactureerde productie, die essentieel zijn voor het nemen van weloverwogen beslissingen.

Met een nauwkeurige projectadministratie kunt u snel eventuele afwijkingen van het budget en corrigerende maatregelen nemen om risico's te beperken

Dit niveau van financiële controle helpt om toekomstige kosten en inkomsten te voorspellen, waardoor een betere planning en toewijzing van middelen mogelijk wordt.

Uiteindelijk zorgt projectboekhouding ervoor dat je project binnen de gestelde financiële parameters wordt afgerond, wat bijdraagt aan het algehele succes en de winstgevendheid ervan.

Deze voordelen zijn op verschillende manieren voelbaar.

• Nauwkeurigere financiële gegevens: Projectboekhouding geeft gedetailleerde informatie over de financiële prestaties van individuele projecten. Hierdoor kunnen projectmanagers weloverwogen beslissingen nemen en ervoor zorgen dat het project winstgevend blijft en binnen het budget blijft.

• Beter middelenbeheer: Door de arbeids- en materiaalkosten bij te houden, helpt de projectboekhouding bij het optimaliseren van de toewijzing van middelen. Dit zorgt ervoor dat middelen efficiënt worden gebruikt, waardoor verspilling wordt tegengegaan en de productiviteit wordt gemaximaliseerd.

• Betere budgetcontrole: Door de uitgaven en inkomsten in realtime te volgen, maakt projectboekhouding een betere controle van het projectbudget mogelijk. Dit helpt om financiële problemen in een vroeg stadium te identificeren, zodat er snel corrigerende maatregelen kunnen worden genomen om budgetoverschrijdingen te voorkomen.

• Betere projectplanning en prognoses: Historische gegevens van eerdere projecten kunnen worden gebruikt om de planning en prognoses voor toekomstige projecten te verbeteren. Projectadministratie geeft een duidelijk beeld van kosten en opbrengsten en helpt om nauwkeurigere budgetten en planningen te maken voor nieuwe projecten.

• Risico's identificeren en beperken: Projectboekhouding helpt bij het identificeren van potentiële financiële risico's aan het begin van een project. Door de kosten en opbrengsten op de voet te volgen, kunnen projectmanagers anticiperen op problemen die de financiële gezondheid van het project kunnen beïnvloeden en stappen ondernemen om ze te beperken.

• Verbeterde besluitvorming: Met toegang tot gedetailleerde financiële gegevens kunnen projectmanagers beter geïnformeerde beslissingen nemen over de toewijzing van resources, projecttijden en andere kritieke aspecten van projectmanagement.

• Transparantie en verantwoording: Projectboekhouding zorgt ervoor dat alle projectgerelateerde financiële transacties gedocumenteerd en transparant zijn. Dit vergroot de verantwoordingsplicht van teamleden en biedt belanghebbenden duidelijk inzicht in de financiële gezondheid van het project.

• Verhoogde winstgevendheid: Door de kosten nauwlettend te bewaken en te beheren, helpt project accounting de algehele winstgevendheid van het project te verbeteren. Het zorgt ervoor dat alle financiële aspecten zijn afgestemd op de projectdoelstellingen, wat leidt tot betere financiële resultaten.

Met welke criteria moet ik rekening houden bij het kiezen van projectboekhoudsoftware?

Er bestaat geen pasklare oplossing voor projectboekhoudsoftware. Zorg ervoor dat je de potentiële oplossing evalueert op basis van je bedrijfsdoelstellingen, softwarebehoeften en andere criteria die uniek zijn voor jouw bedrijf.

Het is essentieel om projectboekhoudsoftware te kiezen die de financiële en managementdoelstellingen van je bedrijf ondersteunt.

Bedrijfscriteria

Inzicht in uw bedrijfsbehoeften is van het grootste belang. De software moet aansluiten op je eisen voor managementcontrole, zodat je de projectprestaties effectief kunt bewaken en controleren. (Lees meer hierover in ons artikel over managementcontrole).
In het ideale geval moet je softwareoplossing voor projectadministratie :

• • Uw algemene bedrijfsdoelstellingen ondersteunen: dit betekent de winstgevendheid van projecten verbeteren, het gebruik van resources optimaliseren en projecten op tijd en binnen budget opleveren.

• • Voldoen aan de vereisten van uw sector: bedrijfstakken zoals consultancy, engineering of bouw kunnen bijvoorbeeld gespecialiseerde functionaliteit nodig hebben voor het bijhouden van uren, resourcebeheer of naleving van sectorvoorschriften.

• • Past binnen je budget: overweeg de totale eigendomskosten, inclusief licentiekosten, implementatiekosten, training en doorlopend onderhoud.

• • Ondersteuning van besluitvorming door analyse en rapportage: Dit omvat informatie over projectprestaties, financiële gezondheid en toewijzing van middelen, zodat het management weloverwogen beslissingen kan nemen.

Focus niet alleen op functionaliteit. De softwareoplossing moet goed aangepast zijn aan het bedrijf als geheel.

Software criteria

Overweeg vervolgens de integratievereisten van de projectboekhoudsoftware:

Aanpassing en schaalbaarheid

Zorg ervoor dat de software kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw projecten en organisatie. De mogelijkheid om de software aan te passen aan uw unieke workflows en rapportagevereisten is cruciaal. 

Kies software die kan meegroeien met uw bedrijf. Naarmate het aantal projecten toeneemt en de complexiteit ervan evolueert, moet de software zich kunnen aanpassen zonder afbreuk te doen aan de prestaties.

Communicatie en samenwerking

Uw software moet soepele communicatie en samenwerking mogelijk maken tussen financiën, projectmanagement en andere afdelingen.

Software voor projectadministratie is gemakkelijk te gebruiken zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en naar gemeenschappelijke doelen toewerkt. Het moet het makkelijk maken om financiële projectinformatie te communiceren naar degenen die het nodig hebben, inclusief projectsponsors en andere belanghebbenden.

Integratie met andere systemen

Zoek software dienaadloos integreert met andere bedrijfssystemen zoals ERP, CRM en inkoopsystemen.

Dit voorkomt het ontstaan van gegevenssilo's en garandeert een overzicht van je projectfinanciën. 

De software moet consistente en nauwkeurige gegevens in verschillende systemen bijhouden, het risico op fouten verkleinen en ervoor zorgen dat alle teams met dezelfde informatie werken.

Aanvullende criteria

Tot slot moet je nadenken over de criteria die je team efficiënter zullen maken en het gebruik van de software zullen vergemakkelijken:

Cloud-gebaseerde oplossing

Cloud-gebaseerde projectboekhoudsoftware maakt eenvoudige samenwerking en toegang onderweg mogelijk en ondersteunt hybride teams. Deze flexibiliteit wordt steeds belangrijker in de huidige dynamische werkomgevingen.

Naleving van gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid

De software moet gevoelige financiële gegevens beschermen tegen onbevoegde toegang en inbreuken. De software moet ervoor zorgen dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt van de gegevens en dat deze snel kunnen worden hersteld in geval van een systeemstoring.

Juridische aanpassing voor audits en belastingen

Zorg ervoor dat de projectboekhoudsoftware voldoet aan de relevante financiële regelgeving en standaarden (bijv. GAAP, IFRS).

Deze naleving is cruciaal voor audits en belastingenen vermindert het risico op juridische problemen.

Diensten voor software-uitgevers

Ga op zoek naar een softwareleverancier die adequate training biedt voor gebruikers, zodat de software effectief wordt gebruikt. 

Zorg ervoor dat de uitgever ondersteuning en klantenservice biedt, vooral tijdens de implementatie en en eerste adoptiefase.

Welke software past het beste bij mijn organisatie?

Als je nog steeds niet zeker weet waar je moet zoeken naar een oplossing die jouw bedrijf kan helpen aan zijn unieke behoeften te voldoen, lees dan verder!

Hieronder bekijken we de beste projectboekhoudsoftware voor verschillende branches en behoeften, of het nu gaat om het bijhouden van kosten, het beheren van resources of het voorspellen van inkomsten.

Stafiz: de beste projectboekhoudsoftware voor professionele services

Stafiz is gespecialiseerd in projectmanagement en teamplanning.

Dit softwareplatform is ontworpen om dienstverlenende bedrijven, projectteams en adviesbureaus te helpen hun efficiëntie te verbeteren en groei te ondersteunen op alle gebieden, inclusief financiën en boekhouding. 

Daarom onderscheidt Stafiz software voor projectbeheer en boekhouding zich.

Nauwkeurig beheer van kosten en opbrengsten

Stafiz blinkt uit op dit gebied door afzonderlijke bewaking van overheadkosten en directe kosten te bieden en waarschuwingen te geven als de kosten worden overschreden. 

Dit stelt projectmanagers in staat om corrigerende maatregelen nemen voordat het te laat is, zodat projecten binnen budget en winstgevend blijven.

Stafiz biedt ook nauwkeurige omzetverantwoordingwat cruciaal is voor projecten met een vaste prijs en tijdgebonden projecten.

Met de software kunnen bedrijven marges en projectvoortgang te bewakenen zorgt zo voor afstemming tussen financiële aspecten en projectdoelstellingen.

Met deze functies kunnen professionele dienstverleners hun financiën met vertrouwen beheren, wetende dat hun projectadministratie efficiënt wordt beheerd.

Projectbudgetcontrole

Het budget is een cruciaal onderdeel van projectmanagement en Stafiz biedt uitgebreide tools voor het maken en bewerken van budgetten.

De software biedt een gedetailleerde voorspelling om te anticiperen op toekomstige kosten en inkomsten, rekening houdend met huidige productieniveaus.

Dit wordt ondersteund door een variantieanalyse die bedrijven helpt bij het identificeren en oplossen van afwijkingen tussen verwachte en werkelijke budgetten.

Stafiz budgettering is ontworpen om een duidelijk en bruikbaar duidelijk en bruikbaar overzicht van financiële prestaties. Dit stelt bedrijven in staat om bovenop hun financiële doelstellingen te blijven zitten en weloverwogen beslissingen te nemen.

Middelen en werklasten beheren

Effectief beheer van resources en werkdruk is de sleutel tot het succes van elk professioneel dienstverlenend bedrijf.

Stafiz biedt geavanceerde tools voor het bijhouden van het gebruik en de toewijzing van resources per project en per medewerker. Dit omvat het bijhouden van factureerbare en onderbenutte benuttingspercentages, zodat bedrijven schema's en werklasten kunnen aanpassen om de productiviteit te optimaliseren.

De software vergemakkelijkt ook de toewijzing van budgetten, met duidelijke zichtbaarheid van projecten, taken en resources die gedeeld worden tussen meerdere projecten. Deze uitgebreide benadering van resource management zorgt ervoor dat bedrijven de efficiëntie van hun personeel en de winstgevendheid van hun projecten kunnen maximaliseren.

Professionele dienstverleners kiezen Stafiz als hun projectboekhoudsoftware voor : 

• robuust kosten- en inkomstenbeheer ;
• uitgebreide budgetteringshulpmiddelen;
• geavanceerde mogelijkheden voor resourcebeheer.

Je kunt ook online meer te weten komen over hun tools voor werkdrukbeheer en projectkostenbeheer, of door een kennismakingsgesprek in te plannen.

De beste projectboekhoudsoftware voor andere bedrijfstakken

Bouw : Procore

Voor de bouwsector is Procore een toonaangevende keuze voor projectadministratie. Het biedt tools die speciaal zijn ontworpen voor bouwprojectbeheer, waaronder gedetailleerde kostentracking, budgettering en resourcebeheer. De integratie van Procore met verschillende bouwspecifieke tools maakt het een ideale oplossing voor grootschalige projecten waarbij materialen, arbeid en deadlines nauwkeurig moeten worden bijgehouden.

Gezondheidszorg: AdvancedMD

In de gezondheidszorg is AdvancedMD toonaangevend op het gebied van projectboekhoudsoftware. Het biedt uitgebreide functionaliteit voor het beheer van patiëntenzorg, facturering en financiële rapportage. AdvancedMD is met name geschikt voor instellingen die projectadministratie moeten integreren met systemen voor elektronische patiëntendossiers (EHR), zodat alle aspecten van patiëntenzorg en financieel beheer naadloos op elkaar aansluiten.

De beste projectboekhoudsoftware voor kleine bedrijven

Striven

Striven is een uitstekende keuze voor kleine bedrijven vanwege de uitgebreide functies voor projectbeheer, waaronder CRM, projecttracering en realtime rapportage.

De software biedt informatie over winst en verlies, inkomstenbewaking en cashflowbeheer.

Daarnaast biedt Striven een geautomatiseerde boekhouding via bankherkenning, waardoor het voor kleine bedrijven eenvoudiger wordt om hun financiën te beheren.

Striven heeft echter een hoge leercurve en is niet geïntegreerd met andere tools, wat een nadeel kan zijn voor bedrijven die op zoek zijn naar naadloze software-integratie.

Replicon

Replicon is ideaal voor externe en hybride teams en biedt automatische automatische tijdregistratie om het facturatieproces te versnellen en de zichtbaarheid van projectkosten te verbeteren.

De software is mobiel gericht, waardoor samenwerken gemakkelijker wordt voor mensen zonder bureau en managers toekomstige projecten kunnen plannen. 

Configureerbare omzetprognoses en configureerbare urenstaten maken projectbeheer nog eenvoudiger voor teams die op verschillende locaties werken.

Hoewel Replicon op veel gebieden uitblinkt, volgt het niet niet-factureerbare urenDit kan een beperking zijn voor bedrijven die de algehele productiviteit en het aantal voltooide werklasten willen controleren.

NetSuite

NetSuite is een ERP-oplossing oplossing die projectboekhoudmodules bevat.

Het biedt een verbeterde zichtbaarheid met prognose-informatie, opbrengstverantwoording los van facturering en de mogelijkheid om projecten aan te maken, te bewaken en te bewerken op portfolioniveau.

Deze functies maken NetSuite ideaal voor grote ondernemingen die een schaalbare oplossing nodig hebben.

De gebruikersinterface van NetSuite is echter enigszins verouderd en de software is minder aanpasbaar dan andere opties, wat een nadeel kan zijn voor bedrijven met specifieke behoeften.

De beste ERP met projectboekhoudmodules :

Boekhouding Zaad

Accounting Seed is een robuuste optie voor bedrijven die Salesforce al gebruiken. 

Het biedt boeken met meerdere rekeningen voor boekhouding, ondersteuning voor meerdere entiteiten en meerdere valuta, waardoor het geschikt is voor zowel kleine als grote bedrijven.

De bruikbaarheid van Accounting Seed is echter beperkt tot Salesforce-gebruikers en de rapportagefuncties zijn niet zo aanpasbaar als die van andere software zoals Stafiz.

De beste projectboekhoudsoftware voor facturering

Paymo

Paymo is een softwareoplossing voor boekhoudkundig projectbeheer softwareoplossing die tijdregistratie integreert met facturatie, zodat bedrijven factureren per taakgebruikers of betalingsplannen maken.

Het biedt ook aanpasbare facturen via HTML-code en directe e-mailmogelijkheden. 

Hoewel het een uitstekende projectmanagementsoftware voor accountants is, kan Paymo duur zijn voor kleine bedrijven en freelancers, en het mist de mogelijkheid om bulkfacturen te versturen, wat een beperking kan zijn voor groeiende bedrijven.

Zipbooks

Zipbooks is een ander factureringssoftwarepakket dat integreert met banken (voornamelijk in Noord-Amerika) en transacties automatisch categoriseert om tijd te besparen.

De software biedt functies zoals financiële overzichten met belangrijke indicatoren, terugkerende facturering en de mogelijkheid om alle transacties gekoppeld aan een specifieke klant te bekijken. 

Zipbooks mist echter meldingen voor onbetaalde facturen en mogelijkheden voor het scannen van ontvangstbewijzen, die cruciaal zijn voor het behouden van de cashflow en budgetcontrole.

Het is een van de beste projectboekhoudprogramma's voor freelancers, maar grotere bedrijven kunnen beter ergens anders kijken.

Zij-aan-zij vergelijking

Bij het kiezen van projectboekhoudsoftware kun je het beste rekening houden met de specifieke behoeften van jouw branche. 

Stafiz is de beste optie voor professionele dienstverleners vanwege het uitgebreide kosten- en inkomstenbeheer, de tools voor projectbudgettering en de geavanceerde functies voor resourcebeheer. 

Andere branches kunnen profiteren van gespecialiseerde software zoals Procore voor de bouw of AdvancedMD voor de gezondheidszorg.

Of je nu bouwprojecten beheert, een praktijk in de gezondheidszorg runt of een klein bedrijf runt, het kiezen van de juiste projectboekhoudsoftware is cruciaal voor je succes.

Projectboekhoudsoftware is gespecialiseerde software voor financieel beheer die zich richt op het bijhouden van kosten, opbrengsten en winstgevendheid op projectniveau en die meer gedetailleerde informatie en controle biedt dan algemene boekhoudsoftware. Het maakt nauwkeurige budgettering, prognoses en prestatiemeting mogelijk, wat cruciaal is om projecten binnen budget en winstgevend te houden. De software ondersteunt beter middelenbeheer, risico-identificatie en besluitvorming, en zorgt er tegelijkertijd voor dat de financiële voorschriften worden nageleefd.

Bij het kiezen van projectboekhoudsoftware is het essentieel om zowel de behoeften van het bedrijf als de mogelijkheden van de software, zoals maatwerk, schaalbaarheid, integratie en gegevensbeveiliging, in overweging te nemen.