Wat is projectboekhoudsoftware en waarom heb je het nodig?

Er zijn honderden boekhoudsoftware-oplossingen op de markt, tegen verschillende prijzen en met verschillende merkbeloftes.

Je vraagt je misschien af welke voor jou geschikt is, of dat je moet kiezen voor een projectboekhoudsoftware in plaats van traditionele boekhoudsoftware.

Het is een pertinente vraag die het verdient om onderzocht te worden. Simpel gezegd geeft traditionele boekhoudsoftware een overzicht van de algehele financiële gezondheid van een bedrijf. algehele financiële gezondheid van een bedrijf.

Hoewel ze essentiële functies zoals crediteuren, debiteuren en salarisadministratie beheren, hebben ze niet noodzakelijk de vaardigheden die nodig zijn om projectfinanciën beherenzoals de toewijzing van middelen en het bijhouden van kosten die specifiek zijn voor projectmanagement.

Projectboekhoudsoftware is gespecialiseerd in het financieel beheer van individuele projecten. Deze software biedt een gedetailleerd overzicht, waardoor bedrijven de kosten, inkomsten en winstgevendheid kunnen volgen op project-, fase- en klantniveau.

Deze gerichte aanpak maakt budgettering, prognoses en prestatiemeting meten. Laten we eens verder kijken!

Wat is projectboekhouding en wat zijn de voordelen?

Projectboekhouding is een gespecialiseerde vorm van boekhouden die alle financiële aspecten van een specifiek project bijhoudt.

In tegenstelling tot de algemene boekhouding, die zich bezighoudt met de algemene financiële gezondheid van een bedrijf, richt projectboekhouding zich op het bijhouden van de kosten, facturering en inkomsten van een project. 

Het biedt projectmanagers de hulpmiddelen die ze nodig hebben om de directe kosten, overheadkosten en inkomsten te bewaken om ervoor te zorgen dat het project binnen het budget blijft en dat de financiële doelstellingen worden gehaald.

Projectboekhouding houdt in dat aan het begin van het project een gedetailleerd plan wordt opgesteld waarin alle verwachte kosten worden beschreven, en dat er methoden worden ingevoerd om deze kosten gedurende de hele levenscyclus van het project bij te houden en te beheren. 

Dit omvat uitgaven bewaken projectteam, apparatuur, externe diensten en andere middelen.

Projectboekhouding vs. financiële boekhouding

Waarin verschillen deze twee tools van elkaar?

Een belangrijk verschil tussen de twee is de tijdsperiode waarop ze zich richten. Projectboekhouding houdt zich bezig met de financiële prestaties van een bepaald project binnen zijn gedefinieerd tijdsbestekOf dit nu een paar maanden of meerdere jaren is.

Financiële boekhouding daarentegen geeft een overzicht van de financiën van de organisatie. financiën van de organisatie over vaste periodes, zoals per kwartaal of per jaar.

In termen van verslaglegging volgt de financiële boekhouding algemeen aanvaarde algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) (GAAP) en is gestandaardiseerd binnen de hele organisatie.

Projectboekhouding daarentegen is flexibeler en meer op maat op de behoeften van elk project. Dit kan betekenen dat je je richt op specifieke kosten, zoals materiaal of arbeid, afhankelijk van de vereisten en doelstellingen van het project.

Tot slot kun je met project accounting processen aanpassen aanpassen aan de unieke behoeften van elk project, waardoor meer flexibiliteit en nauwkeurigheid mogelijk zijn.

Financiële boekhouding wordt daarentegen geregeld door de Financial Accounting Standards Board (FASB) en moet in de hele organisatie voldoen aan strenge regelgevende normen.

Hoe werkt projectboekhouding?

Projectboekhouding werkt door aan het begin van het project een begroting op te stellen en tijdens de uitvoering voortdurend de kosten en inkomsten bij te houden. De belangrijkste onderdelen van projectboekhouding zijn:

• Opstellen van een begroting: alle kosten in verband met het project vaststellen, inclusief arbeidskosten, materialen en externe diensten.
• kostenbewaking: de werkelijke kosten vergelijken met het geplande budget en indien nodig bijsturen om op koers te blijven;
• erkenningsmoment van inkomsten: bepalen wanneer inkomsten moeten worden erkend op basis van de voortgang of voltooiing van het project.

Projectmanagers en accountants gebruiken deze gedetailleerde financiële monitoring om ervoor te zorgen dat het project financieel haalbaar blijft, door de nodige aanpassingen door te voeren om budgetoverschrijdingen te voorkomen en binnen de financiële grenzen te blijven. 

Wat zijn de voordelen van projectboekhouding?

Projectboekhouding kan uw hele project naar succes leiden door realtime informatie te verstrekken over de financiële gezondheid ervan aan de hand van betrouwbare financiële indicatoren.

Door de kosten, inkomsten envoortgang van het project nauwkeurig bij te houden, helpt projectboekhouding u om controle te houden over uw budget en zorgt het ervoor dat uw project rendabel blijft.

Het stelt projectmanagers in staat om belangrijke financiële indicatoren te controleren, zoals voltooiingspercentages, marges en niet gefactureerde productie, die essentieel zijn voor het nemen van weloverwogen beslissingen.

Met een nauwkeurige projectadministratie kunt u snel eventuele afwijkingen van het budget en corrigerende maatregelen nemen om risico's te beperken

Dit niveau van financiële controle helpt om toekomstige kosten en inkomsten te voorspellen, waardoor een betere planning en toewijzing van middelen mogelijk wordt.

Uiteindelijk zorgt projectboekhouding ervoor dat je project binnen de gestelde financiële parameters wordt afgerond, wat bijdraagt aan het algehele succes en de winstgevendheid ervan.

Deze voordelen zijn op verschillende manieren voelbaar.

• Nauwkeurigere financiële gegevens: Projectboekhouding geeft gedetailleerde informatie over de financiële prestaties van individuele projecten. Hierdoor kunnen projectmanagers weloverwogen beslissingen nemen en ervoor zorgen dat het project winstgevend blijft en binnen het budget blijft.
• Beter middelenbeheer: Door de arbeids- en materiaalkosten bij te houden, helpt de projectboekhouding bij het optimaliseren van de toewijzing van middelen. Dit zorgt ervoor dat middelen efficiënt worden gebruikt, waardoor verspilling wordt tegengegaan en de productiviteit wordt gemaximaliseerd.
• Betere budgetcontrole: Door de uitgaven en inkomsten in realtime te volgen, maakt projectboekhouding een betere controle van het projectbudget mogelijk. Dit helpt om financiële problemen in een vroeg stadium te identificeren, zodat er snel corrigerende maatregelen kunnen worden genomen om budgetoverschrijdingen te voorkomen.
• Betere projectplanning en prognoses: Historische gegevens van eerdere projecten kunnen worden gebruikt om de planning en prognoses voor toekomstige projecten te verbeteren. Projectadministratie geeft een duidelijk beeld van kosten en opbrengsten en helpt om nauwkeurigere budgetten en planningen te maken voor nieuwe projecten.
• Risico's identificeren en beperken: Projectboekhouding helpt bij het identificeren van potentiële financiële risico's aan het begin van een project. Door de kosten en opbrengsten op de voet te volgen, kunnen projectmanagers anticiperen op problemen die de financiële gezondheid van het project kunnen beïnvloeden en stappen ondernemen om ze te beperken.
• Verbeterde besluitvorming: Met toegang tot gedetailleerde financiële gegevens kunnen projectmanagers beter geïnformeerde beslissingen nemen over de toewijzing van resources, projecttijden en andere kritieke aspecten van projectmanagement.
• Transparantie en verantwoording: Projectboekhouding zorgt ervoor dat alle projectgerelateerde financiële transacties gedocumenteerd en transparant zijn. Dit vergroot de verantwoordingsplicht van teamleden en biedt belanghebbenden duidelijk inzicht in de financiële gezondheid van het project.
• Verhoogde winstgevendheid: Door de kosten nauwlettend te bewaken en te beheren, helpt project accounting de algehele winstgevendheid van het project te verbeteren. Het zorgt ervoor dat alle financiële aspecten zijn afgestemd op de projectdoelstellingen, wat leidt tot betere financiële resultaten.

Met welke criteria moet ik rekening houden bij het kiezen van projectboekhoudsoftware?

Er bestaat geen standaardoplossing voor projectboekhoudsoftware. Zorg ervoor dat u de potentiële oplossing beoordeelt op basis van uw bedrijfsdoelstellingen, softwarebehoeften en andere criteria die uniek zijn voor uw bedrijf.

Het is essentieel om projectboekhoudsoftware te kiezen die de financiële en managementdoelstellingen van je bedrijf ondersteunt.

Bedrijfscriteria

Het is van cruciaal belang dat u de behoeften van uw bedrijf begrijpt. De software moet aansluiten bij uw eisen op het gebied van managementcontrole, zodat u de prestaties van het project effectief kunt bewaken en controleren. (Lees hier meer over in ons artikel over managementcontrole).

Idealiter zou uw projectboekhoudsoftwareoplossing het volgende moeten bieden:

• uw algemene commerciële doelstellingen ondersteunen: we hebben het hier over het verbeteren van de rentabiliteit van projecten, het optimaliseren van het gebruik van middelen en het realiseren van projecten binnen de gestelde termijn en het budget;
• voldoen aan de eisen van uw sector: bijvoorbeeld sectoren zoals consulting, engineering of bouw kunnen gespecialiseerde functies nodig hebben voor tijdregistratie, resourcebeheer of naleving van sectorale regelgeving;
• binnen uw budget passen: houd rekening met de totale eigendomskosten, inclusief licentiekosten, implementatiekosten, training en doorlopend onderhoud;
• ondersteuning van de besluitvorming door middel van analyses en rapportages: dit omvat informatie over de prestaties van projecten, de financiële gezondheid en de toewijzing van middelen, zodat het management weloverwogen beslissingen kan nemen.

Focus niet alleen op functionaliteit. De softwareoplossing moet goed aangepast zijn aan het bedrijf als geheel.

Software criteria

Houd vervolgens rekening met de integratie-eisen van de projectboekhoudsoftware.

Aanpassing en schaalbaarheid

Zorg ervoor dat de software kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw projecten en organisatie. De mogelijkheid om de software aan te passen aan uw unieke workflows en rapportagevereisten is cruciaal. 

Kies software die kan meegroeien met uw bedrijf. Naarmate het aantal projecten toeneemt en de complexiteit ervan evolueert, moet de software zich kunnen aanpassen zonder afbreuk te doen aan de prestaties.

Communicatie en samenwerking

Uw software moet soepele communicatie en samenwerking mogelijk maken tussen financiën, projectmanagement en andere afdelingen.

Software voor projectadministratie is gemakkelijk te gebruiken zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en naar gemeenschappelijke doelen toewerkt. Het moet het makkelijk maken om financiële projectinformatie te communiceren naar degenen die het nodig hebben, inclusief projectsponsors en andere belanghebbenden.

Integratie met andere systemen

Zoek software dienaadloos integreert met andere bedrijfssystemen zoals ERP, CRM en inkoopsystemen.

Dit voorkomt het ontstaan van gegevenssilo's en garandeert een overzicht van je projectfinanciën. 

De software moet consistente en nauwkeurige gegevens in verschillende systemen bijhouden, het risico op fouten verkleinen en ervoor zorgen dat alle teams met dezelfde informatie werken.

Aanvullende criteria

Ten slotte moet u rekening houden met de criteria die uw team efficiënter maken en het gebruik van de software vergemakkelijken.

Cloud-gebaseerde oplossing

Cloud-gebaseerde projectboekhoudsoftware maakt eenvoudige samenwerking en toegang onderweg mogelijk en ondersteunt hybride teams. Deze flexibiliteit wordt steeds belangrijker in de huidige dynamische werkomgevingen.

Naleving van gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid

De software moet gevoelige financiële gegevens beschermen tegen onbevoegde toegang en inbreuken. De software moet ervoor zorgen dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt van de gegevens en dat deze snel kunnen worden hersteld in geval van een systeemstoring.

Juridische aanpassing voor audits en belastingen

Zorg ervoor dat de projectboekhoudsoftware voldoet aan de relevante financiële regelgeving en standaarden (bijv. GAAP, IFRS).

Deze naleving is cruciaal voor audits en belastingenen vermindert het risico op juridische problemen.

Diensten voor software-uitgevers

Ga op zoek naar een softwareleverancier die adequate training biedt voor gebruikers, zodat de software effectief wordt gebruikt. 

Zorg ervoor dat de uitgever ondersteuning en klantenservice biedt, vooral tijdens de implementatie en en eerste adoptiefase.

Of je nu bouwprojecten beheert, een praktijk in de gezondheidszorg runt of een klein bedrijf runt, het kiezen van de juiste projectboekhoudsoftware is cruciaal voor je succes.

Projectboekhoudsoftware is gespecialiseerde financiële beheersoftware die zich richt op het bijhouden van kosten, inkomsten en winstgevendheid op projectniveau en die meer gedetailleerde informatie en controle biedt dan algemene boekhoudsoftware. Het maakt nauwkeurige budgettering, prognoses en prestatiemeting mogelijk, wat cruciaal is om binnen het projectbudget te blijven en de winstgevendheid van projecten te waarborgen. De software ondersteunt een beter beheer van middelen, het identificeren van risico's en besluitvorming, terwijl tegelijkertijd de naleving van financiële regelgeving wordt gegarandeerd.

Bij het kiezen van projectboekhoudsoftware is het essentieel om zowel de behoeften van het bedrijf als de mogelijkheden van de software, zoals maatwerk, schaalbaarheid, integratie en gegevensbeveiliging, in overweging te nemen.