La programación de personal para un mejor control económico de proyectos

Para completar un proyecto paso a paso, es necesario prever todos los recursos necesarios. Esto es posible gracias a la asignación de personal. Un buen plan de personal debe ser muy detallado y debe incluir todo lo que se necesita para completar el proyecto: la cantidad de mano de obra, equipos y otros materiales. Una buena planificación es lo que da confianza a los interesados para embarcarse en un proyecto.

¿Por qué hacer la asignación de personal cuando se está a cargo de un proyecto?

La planificación de personal comienza durante la fase de planificación del proyecto. Lo establece el responsable de la gestión de recursos del proyecto, que identifica los recursos necesarios para el mismo. Una buena dotación de personal contribuirá a reducir el presupuesto y ayudará a comprender mejor los diferentes gastos. Si podemos darle una recomendación, sería crear una plantilla de personal estándar.

Durante la gestión de equipos, intenta crear dos tipos de planes:

• Un plan hipotético de recursos: sin sus limitaciones
• Un plan real: basado en su disponibilidad real

Prepárese para diferentes eventualidades creando escenarios hipotéticos durante su planificación para anticipar mejor lo inesperado. A continuación, intégrelos en la planificación real del proyecto. Hacer esto le permitirá ver cómo estas cosas pueden afectarlo y planificar recursos de contingencia para abordar los riesgos que enfrentará el proyecto.

La importancia de la dotación de personal:

De la misma manera que los seres humanos necesitan comida, agua y cierta comodidad para vivir, los proyectos necesitan recursos para lograr sus objetivos. La principal ventaja de la dotación de personal es poder supervisar los plazos de los proyectos y los entregables de los clientes en tiempo real.

Las ventajas de la programación de personal :

Las partes interesadas tienen un presupuesto limitado para los proyectos y los costos operativos para administrar un proyecto han aumentado. Por lo tanto, es imperativo garantizar que los recursos del proyecto no se desperdicien.

Es obvio que hacer un proyecto con un gran presupuesto es mucho más fácil. Pero la mayoría de nosotros tenemos que hacerlo con presupuestos relativamente ajustados, lo que supone un verdadero reto. Por ello, la asignación de personal es crucial. La parte más complicada de la gestión de proyectos es la asignación de recursos. El uso de una herramienta de dotación de personal le permitirá hacer esto más fácilmente y la mitad de su proyecto ya será un éxito. En primer lugar, cree una lista de los recursos que necesita y asígnelos a las tareas cruciales. Esto le permitirá asignar el resto a las demás tareas de manera eficiente y precisa.

¿Cómo se relaciona la gestion de equipos con el control económico de proyectos?

PMI realizó una encuesta entrevistando a 4.455 gerentes de proyectos que tenían dificultades para planificar sus proyectos. Es decir: realizar tareas dentro de un presupuesto o cumplir plazos, etc. Estos problemas surgen cuando no se cuenta con una dotación de personal sólida.

¿Qué pasa si no hay personal en un proyecto?

• El 48% de los proyectos no cumplirán con los plazos
• El 43% de los proyectos superarán el presupuesto asignado
• El 31% de los proyectos no lograrán sus objetivos

¿Lo entiendes ahora? La dotación de personal es una parte integral del proyecto y no se puede evitar. Si esto sucede, no podrá realizar un seguimiento de su presupuesto y recursos trabajando en el proyecto. Saltarse la caja de personal condenará al proyecto al fracaso.

Los beneficios de un proyecto son proporcionales a los recursos necesarios para llevarlo a cabo. No es complicado asignar recursos en hardware e infraestructura, lo que es más complicado es planificar y programar las tareas y tiempos de cada miembro del equipo.

Las ventajas de la programación de personal :

1. Comprender tus recursos y saber cómo usarlos te ayudará a evitar algunos obstáculos antes de que surjan.
2. Identifique si no hay recursos sobreasignados en una tarea. Calcule la dependencia de recursos conociendo la carga de trabajo de su equipo. Esto te ayudará a reducir el agotamiento de recursos.
3. Establezca un límite de recursos necesarios para cada actividad. Asegúrese de que el límite se cumpla estrictamente.
4. Después de saber lo que necesita para completar el proyecto, debe crear el plan de dotación de personal y medir el ROI del proyecto.

¿Cómo empezar a contratar personal?

Aquí hay 3 elementos que debe tener su planificación de personal:

1. Fechas programadas para cada tarea: Esto debe incluir la duración solicitada por quienes trabajan en el proyecto, el alquiler de equipos y el alquiler del sitio del proyecto.
2. El número de recursos necesarios para cada tarea del proyecto: Muchos de ellos se utilizan a diario, así que prepárate para establecer un calendario detallado para determinar cómo se utilizarán.
3. Elabore un programa detallado de recursos para realizar un seguimiento de las duraciones, el dinero gastado y agréguelos a un calendario para realizar un seguimiento.

Paso uno: Haz una lista de recursos

Establece todos los recursos necesarios para tu proyecto y estructúralos por tareas. Luego, decida cuál de ellos sería más adecuado para trabajar en qué tarea. Explique su papel y decida qué equipo necesita para el proyecto (computadoras, equipo de oficina, maquinaria, etc.) A continuación, cree una lista de los recursos no consumibles que necesita. Esto puede incluir: madera, acero, cemento, etc.

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Segundo paso: Estimar el consumo de recursos

Determine cuántos recursos se utilizarán de la lista de recursos durante el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo: ¿cuántas horas al día debe trabajar la fuerza laboral? ¿Cuántos tipos de equipos necesito alquilar para el proyecto?

Haz lo mismo con los materiales utilizados en el proyecto. Por ejemplo: ¿cuánta madera y qué tamaño de madera de construcción se requieren? Lo mismo ocurre con la planificación de recursos de hardware, como las licencias de software para ordenadores.

Sé preciso con tus estimaciones y añade los datos a tu software de gestión de proyectos. Trate de averiguar cuándo se consumen los recursos y cuál fue la tasa de consumo ese día. Tener los datos correctos te ayudará a asignar tus recursos de manera más eficiente.

Paso tres: Crear un programa de recursos

En función de la información recopilada en los dos primeros pasos, cree la programación de recursos. Especifique los recursos, el plazo y el consumo a lo largo del proyecto. Cuantifique el consumo de recursos por día, semana o mes. A continuación, calcule los recursos totales (cuantificados) semanal o mensualmente. Reserva algunos recursos para gestionar los problemas que inevitablemente surgirán durante el ciclo de vida del proyecto.

Técnicas de gestión de equipos :

1. Asignación de recursos:

Asigne sus recursos en función de las habilidades y capacidades de los miembros del equipo. De esta manera, tu proyecto se llevará a cabo de una manera más cualitativa y eficiente. Además, será mucho más fácil dirigirlo si todos realizan tareas que les son familiares y para las que tienen las habilidades. Para mayor claridad en la asignación de tareas y un análisis más detallado de los recursos, utilice los informes de asignación de recursos del proyecto. Estos informes ayudan a reducir los retrasos en la programación y evitan exceder el presupuesto.

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2. Nivelación de recursos:

Esta técnica ayuda a identificar los recursos que están sobreutilizados o infrautilizados en sus proyectos. Por ejemplo: Un gestor de proyectos de TI con conocimientos y habilidades de codificación puede ayudar a un equipo de software a corregir errores. Esto puede ayudar al proyecto a reducir la contratación de personal externo para obtener asesoramiento sobre errores de codificación si esto es un problema.

3. Previsión de recursos:

La previsión de recursos permite predecir el número de recursos necesarios antes de que comience un proyecto. A la hora de planificar el proyecto, esta técnica proporciona más visibilidad de las restricciones, los costes inesperados y los riesgos. El director del proyecto debe tener un conocimiento profundo del proyecto y de sus objetivos para realizar sus predicciones. Por supuesto, el director del proyecto debe conocer todos los recursos disponibles en la organización para poder llevar a cabo bien sus previsiones.

Conclusión:

Tener un programa de recursos preciso, con información detallada sobre las personas y los materiales incluidos en el proyecto es la clave para el éxito de la dotación de personal. No asigne más de tres tareas a sus recursos para que las realicen simultáneamente si no quiere obstaculizar su eficiencia. Sabiendo que cada proyecto es único, los cambios de horario son inevitables y la estructura de la asignación de trabajo también cambiará. Aun así, trate de minimizar la confusión en la asignación de recursos para producir mejores resultados.

Cree una priorización de tareas para garantizar que las más urgentes se completen a tiempo, no en orden de preferencia. Tenga una visión realista de su grupo de trabajo en lo que respecta al tiempo de respuesta para una tarea específica. Además, averigüe qué necesitan hacer y cómo se alinea con los objetivos de la organización y las partes interesadas.

La dotación de personal ha evolucionado mucho en los últimos años. Ya no necesita hojas de cálculo ni pizarras para organizarse. Una herramienta de gestión de proyectos, o un software de dotación de personal como Stafiz, puede ayudarte a maximizar tu tiempo y el de tu equipo, cumplir con tu presupuesto y plazos de forma eficiente.

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