La programación de personal para un mejor control económico de proyectos

Para completar un proyecto paso a paso, es necesario prever todos los recursos necesarios. Esto es posible gracias a la asignación de personal. Un buen plan de personal debe ser muy detallado y debe incluir todo lo que se necesita para completar el proyecto: la cantidad de mano de obra, equipos y otros materiales. Una buena planificación es lo que da confianza a los interesados para embarcarse en un proyecto.

¿Por qué hacer la asignación de personal cuando se está a cargo de un proyecto?

La planificación de personal comienza durante la fase de planificación del proyecto. Lo establece el responsable de la gestión de los recursos del proyecto, que identifica los recursos necesarios para el mismo. Una buena dotación de personal contribuirá a reducir el presupuesto y ayudará a comprender mejor los diferentes gastos. Si podemos darle una recomendación, sería crear una plantilla de personal estándar.

Durante la gestión de equipos, intenta crear dos tipos de planes:

• Un hipotético plan de recursos: sin sus limitaciones
• Un plan real: basado en su disponibilidad real

Prepárese para diferentes eventualidades creando escenarios hipotéticos de “qué pasaría si” durante su planificación para anticipar mejor los eventos imprevistos. Intégrelos posteriormente en la planificación real del proyecto. Hacer esto le permitirá ver cómo estas cosas pueden afectarlo y planificar recursos de emergencia para responder a los riesgos que enfrentará el proyecto.

La importancia de la dotación de personal:

De la misma manera que el ser humano necesita comida, agua y un cierto confort para vivir, los proyectos necesitan recursos para alcanzar sus objetivos. La principal ventaja de la dotación de personal es poder monitorear los plazos del proyecto y los entregables del cliente en tiempo real.

Las ventajas de la programación de personal :

Las partes interesadas tienen un presupuesto limitado para los proyectos y los costos operativos de gestionar un proyecto han aumentado. Por lo tanto, es imperativo garantizar que los recursos del proyecto no se desperdicien.

Es obvio que hacer un proyecto con un gran presupuesto es mucho más fácil. Pero la mayoría de nosotros tenemos que hacerlo con presupuestos relativamente ajustados, lo que supone un verdadero reto. Por ello, la asignación de personal es crucial. La parte más complicada de la gestión de proyectos es la asignación de recursos. El uso de una herramienta de dotación de personal le permitirá hacer esto más fácilmente y la mitad de su proyecto ya será un éxito. En primer lugar, cree una lista de los recursos que necesita y asígnelos a las tareas cruciales. Esto le permitirá asignar el resto a las demás tareas de manera eficiente y precisa.

¿Cómo se relaciona la gestion de equipos con el control económico de proyectos?

PMI realizó una encuesta entre 4.455 directores de proyectos que tenían dificultades para planificar sus proyectos. Es decir: realizar tareas dentro de un presupuesto o cumplir plazos, etc. Estos problemas surgen cuando no se cuenta con personal sólido.

¿Qué sucede si no hay personal en un proyecto?

• El 48% de los proyectos no cumplirán los plazos
• El 43% de los proyectos superarán el presupuesto asignado
• El 31% de los proyectos no alcanzarán sus objetivos

¿Entiendes ahora? La dotación de personal es una parte integral del proyecto y no se puede evitar. En este caso, no podrá realizar un seguimiento de su presupuesto y de sus recursos trabajando en el proyecto. Saltarse la casilla de personal condenará el proyecto al fracaso.

Los beneficios de un proyecto son proporcionales a los recursos necesarios para llevarlo a cabo. No es complicado asignar recursos de hardware e infraestructura, lo que sí es más complicado es planificar y programar las tareas y tiempos de cada miembro del equipo.

Las ventajas de la programación de personal :

1. Comprender tus recursos y saber cómo utilizarlos te ayudará a evitar los obstáculos antes de que surjan.
2. Identifique si no hay recursos sobreasignados en una tarea. Calcule la dependencia de recursos conociendo la carga de trabajo de su equipo. Esto le ayudará a reducir el agotamiento de recursos.
3. Crea un límite de recursos necesarios para cada actividad. Asegúrese de que el límite se respete estrictamente.
4. Luego de saber qué necesitas para llevar a cabo el proyecto, debes crear el plan de dotación de personal y medir el ROI del proyecto.

¿Cómo iniciar su dotación de personal?

Aquí hay 3 elementos que debe tener su planificación de personal:

1. Fechas programadas para cada tarea: Debe incluir la duración solicitada por quienes trabajan en el proyecto, alquiler de equipos y alquiler del sitio del proyecto.
2. La cantidad de recursos necesarios para cada tarea del proyecto: muchos de ellos se utilizan a diario, así que prepárese para establecer un cronograma detallado para determinar cómo se utilizarán.
3. Haga un cronograma de recursos detallado para realizar un seguimiento de los tiempos y el dinero gastado y agréguelos a un calendario para realizar un seguimiento.

Paso uno: haga una lista de recursos

Diseña todos los recursos necesarios para tu proyecto y estructúralos por tareas. Luego decida cuál de ellos sería el más adecuado para trabajar en cada tarea. Explíqueles su función y decida qué equipo necesita para el proyecto (computadoras, equipos de oficina, máquinas, etc.). Luego, cree una lista de recursos no consumibles que necesita. Esto puede incluir: madera, acero, cemento, etc.

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Paso dos: estimar el consumo de recursos

Determine la cantidad de recursos que se utilizarán de la lista de recursos durante el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo: ¿cuántas horas al día debe trabajar la fuerza laboral? ¿Cuántos tipos de equipos necesito alquilar para el proyecto?

Haga lo mismo con los materiales utilizados en el proyecto. Por ejemplo: ¿cuánta madera y de qué tamaño se necesita? Lo mismo ocurre con la planificación de recursos de hardware, como las licencias de software para ordenadores.

Sea específico con sus estimaciones y agregue los datos a su software de gestión de proyectos. Intente averiguar cuándo se consumen los recursos y cuál fue la tasa de consumo ese día. Tener los datos correctos le ayudará a asignar sus recursos de manera más eficiente.

Tercer paso: crear una programación de recursos

Utilizando la información recopilada en los dos primeros pasos, cree su plan de recursos. Especificar recursos, plazos y consumos a lo largo del proyecto. Cuantificar el consumo de recursos por día, semana o mes. Luego calcule los recursos totales (cuantificados) semanal o mensualmente. Reserve algunos recursos para manejar los problemas que inevitablemente surgirán durante el ciclo de vida del proyecto.

Técnicas de gestión de equipos :

1. Asignación de recursos:

Asigne sus recursos de acuerdo con las habilidades y capacidades de los miembros del equipo. De esta manera, su proyecto se llevará a cabo de manera más cualitativa y eficiente. Además, será más fácil de gestionar si todos realizan tareas que les resultan familiares y para las que tienen las habilidades. Para una mayor claridad en la asignación de tareas y un análisis de recursos más detallado, utilice los Informes de asignación de recursos del proyecto. Estos informes ayudan a reducir los retrasos en la programación y evitar sobrepasar el presupuesto.

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2. Nivelación de recursos:

Esta técnica ayuda a identificar recursos que están sobreutilizados o subutilizados en sus proyectos. Por ejemplo: un director de proyectos de TI con conocimientos y habilidades de codificación puede ayudar a un equipo de software a corregir errores. Esto puede ayudar al proyecto a reducir la necesidad de contratar personal externo para recibir asesoramiento sobre errores de codificación si esto es un problema.

3. Previsión de recursos:

La previsión de recursos le permite predecir la cantidad de recursos necesarios antes del inicio de un proyecto. A la hora de planificar el proyecto, esta técnica da más visibilidad a las limitaciones, los costes inesperados y los riesgos. El director del proyecto debe tener un conocimiento profundo del proyecto y sus objetivos para realizar sus predicciones. Evidentemente, el director del proyecto debe conocer todos los recursos disponibles en la organización para poder ejecutar correctamente sus previsiones.

Conclusión:

Tener un plan de recursos preciso, con información detallada sobre las personas y los equipos incluidos en el proyecto, es la clave para una dotación de personal exitosa. No asigne más de tres tareas a sus recursos para que las realicen simultáneamente si no quiere obstaculizar su eficiencia. Sabiendo que cada proyecto es único, los cambios de cronograma son inevitables y la estructura de asignación de trabajo también cambiará. Aún así, trate de minimizar la confusión en la asignación de recursos para producir mejores resultados.

Cree una priorización de tareas para garantizar que las más urgentes se completen a tiempo y no en orden de preferencia. Tenga una visión realista de su grupo de trabajo con respecto al plazo para completar una tarea específica. Además, comprenda qué necesitan para hacerlo y cómo encaja con los objetivos de la organización y las partes interesadas.

La dotación de personal ha evolucionado mucho en los últimos años. Ya no necesitas hojas de cálculo ni pizarras para organizarte. Una herramienta de gestión de proyectos o un software de dotación de personal como Stafiz pueden ayudarle a maximizar su tiempo y el de su equipo, respetar su presupuesto y sus plazos de forma eficaz.

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¿Cuáles son los criterios a tener en cuenta a la hora de adquirir una herramienta de dotación de personal adaptada a su empresa? Descubra qué herramienta es la adecuada para usted según sus necesidades y su tipo de negocio.

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