La programación de personal para un mejor control económico de proyectos
Para completar un proyecto paso a paso, es necesario prever todos los recursos necesarios. Esto es posible gracias a la asignación de personal. Un buen plan de personal debe ser muy detallado y debe incluir todo lo que se necesita para completar el proyecto: la cantidad de mano de obra, equipos y otros materiales. Una buena planificación es lo que da confianza a los interesados para embarcarse en un proyecto.
¿Por qué hacer la asignación de personal cuando se está a cargo de un proyecto?
La planificación de personal comienza durante la fase de planificación del proyecto. Lo establece el responsable de la gestión de los recursos del proyecto, que identifica los recursos necesarios para el mismo. Una buena dotación de personal contribuirá a reducir el presupuesto y ayudará a comprender mejor los diferentes gastos. Si podemos darle una recomendación, sería crear una plantilla de personal estándar.
Durante la gestión de equipos, intenta crear dos tipos de planes:
- Un hipotético plan de recursos: sin sus limitaciones
- Un plan real: basado en su disponibilidad real
Prepárese para distintas eventualidades creando escenarios hipotéticos al planificar su proyecto, que le ayuden a anticiparse a lo inesperado. Incorpórelos después a la planificación real de su proyecto. Así podrás ver cómo pueden afectarle y planificar recursos de contingencia para responder a los riesgos a los que se enfrentará el proyecto.
La importancia del personal :
Al igual que los seres humanos necesitan comida, agua y un cierto nivel de confort para vivir, los proyectos necesitan recursos para alcanzar sus objetivos. La principal ventaja de la dotación de personal es poder controlar en tiempo real los plazos de los proyectos y las entregas a los clientes.
Las ventajas de la programación de personal :
Las partes interesadas disponen de presupuestos limitados para proyectos, y los costes de gestión de un proyecto han aumentado. Por tanto, es imperativo garantizar que no se malgasten los recursos del proyecto.
Es obvio que hacer un proyecto con un gran presupuesto es mucho más fácil. Pero la mayoría de nosotros tenemos que hacerlo con presupuestos relativamente ajustados, lo que supone un verdadero reto. Por ello, la asignación de personal es crucial. La parte más complicada de la gestión de proyectos es la asignación de recursos. El uso de una herramienta de dotación de personal le permitirá hacer esto más fácilmente y la mitad de su proyecto ya será un éxito. En primer lugar, cree una lista de los recursos que necesita y asígnelos a las tareas cruciales. Esto le permitirá asignar el resto a las demás tareas de manera eficiente y precisa.
¿Cómo se relaciona la gestion de equipos con el control económico de proyectos?
El PMI realizó una encuesta entre 4.455 jefes de proyecto a los que les resultaba difícil planificar sus proyectos. Es decir: completar las tareas dentro del presupuesto, cumplir los plazos, etc. Estos problemas afloran cuando no se dispone de una dotación de personal sólida.
¿Qué ocurre si no hay personal en un proyecto?
- El 48% de los proyectos no cumplirán los plazos
- El 43% de los proyectos se sale del presupuesto
- El 31% de los proyectos no alcanzará sus objetivos
¿Lo entiende ahora? La dotación de personal es parte integrante del proyecto y no puede eludirse. Si no lo haces, no podrás controlar el presupuesto ni los recursos que trabajan en el proyecto. Omitir la dotación de personal condenará el proyecto al fracaso.
Los beneficios de un proyecto son proporcionales a los recursos necesarios para llevarlo a cabo. No es complicado asignar recursos en términos de equipo e infraestructura; lo que es más complicado es planificar y programar las tareas y el tiempo de cada miembro del equipo.
Las ventajas de la programación de personal :
- Conocer sus recursos y saber cómo utilizarlos le permitirá evitar ciertos obstáculos antes de que surjan.
- Identificar si hay recursos sobreasignados en una tarea. Calcule la dependencia de los recursos conociendo la carga de trabajo de su equipo. Esto te ayudará a reducir el agotamiento de recursos.
- Establezca un límite de recursos necesarios para cada actividad. Garantiza que el límite se respeta estrictamente.
- Una vez que sepas lo que necesitas para llevar a cabo el proyecto, tienes que crear el plan de personal y medir el ROI del proyecto.
¿Cómo se empieza a dotar de personal?
He aquí 3 elementos que debe tener su plan de dotación de personal :
- Fechas previstas para cada tarea: debe incluir el tiempo que necesitarán las personas que trabajen en el proyecto, el alquiler de equipos y el alquiler del emplazamiento del proyecto.
- El número de recursos necesarios para cada tarea del proyecto: muchos de ellos se utilizan a diario, así que prepárate para elaborar un calendario detallado para determinar cómo se utilizarán.
- Haz un calendario detallado de los recursos para controlar el tiempo y el dinero gastado, y añádelos a un calendario para llevar la cuenta.
Paso 1: Elaborar una lista de recursos
Dispón todos los recursos necesarios para tu proyecto y estúralos por tareas. A continuación, decide cuál de ellos sería el más adecuado para trabajar en cada tarea. Explícales su función y decide qué equipo necesitas para el proyecto (ordenadores, material de oficina, maquinaria, etc.). Por ejemplo: madera, acero, cemento, etc.
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Paso 2: Estimar el consumo de recursos
Determine la cantidad de recursos que se utilizarán a partir de la lista de recursos durante el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo: ¿cuántas horas al día tendrá que trabajar la plantilla? ¿Cuántos tipos de equipos hay que contratar para el proyecto?
Haga lo mismo con los materiales utilizados en el proyecto. Por ejemplo: ¿cuánta madera y de qué tamaño se necesita? Lo mismo ocurre con la planificación de los recursos materiales, como las licencias de software para ordenadores.
Sea preciso con sus estimaciones y añada los datos a su software de gestión de proyectos. Intenta averiguar cuándo se consumen los recursos y cuál ha sido el ritmo de consumo ese día. Disponer de los datos adecuados te ayudará a asignar tus recursos de forma más eficaz.
Stafiz puede ayudarte a gestionar tu plantilla y a controlar mejor la carga de trabajo de tus empleados. Tendrás una visión más completa de los distintos perfiles, su experiencia y disponibilidad, para poder asignarles las tareas que les convengan.
Paso 3: Crear un calendario de recursos
A partir de la información recopilada en los dos primeros pasos, elabore su calendario de recursos. Especifique los recursos, el calendario y el consumo a lo largo del proyecto. Cuantifique el consumo de recursos diaria, semanal o mensualmente. A continuación, calcule los recursos totales (cuantificados) semanal o mensualmente. Reserve determinados recursos para hacer frente a los problemas que inevitablemente surgirán durante el ciclo de vida del proyecto.
Técnicas de gestión de equipos :
1. Asignación de recursos :
Asigne sus recursos en función de las habilidades y capacidades de los miembros del equipo. De este modo, tu proyecto se llevará a cabo con mayor calidad y eficacia. Además, será mucho más fácil de gestionar si todos realizan tareas con las que están familiarizados y para las que tienen las competencias necesarias. Para una mayor claridad en la asignación de tareas y un análisis más detallado de los recursos, utilice los informes de asignación de recursos del proyecto. Estos informes ayudan a reducir los retrasos en la planificación y a evitar salirse del presupuesto.
Asignación de empleados en Stafiz
2. Nivelación de recursos :
Esta técnica le permite identificar los recursos sobreutilizados o infrautilizados en sus proyectos. Por ejemplo: un gestor de proyectos informáticos con conocimientos y habilidades de codificación puede ayudar a un equipo de software a corregir errores. Esto puede ayudar al proyecto a reducir la necesidad de contratar personal externo para asesorar sobre errores de codificación, si esto supone un problema.
3. Previsión de recursos :
La previsión de recursos permite predecir el número de recursos necesarios antes de que empiece un proyecto. Durante la planificación del proyecto, esta técnica permite conocer mejor las limitaciones, los costes imprevistos y los riesgos. Para poder hacer previsiones, el director del proyecto debe conocer a fondo el proyecto y sus objetivos. Por supuesto, el director del proyecto debe conocer todos los recursos disponibles en la organización para poder realizar sus previsiones correctamente.
Conclusión:
Disponer de un calendario de recursos preciso, con información detallada sobre las personas y los materiales que intervienen en el proyecto, es la clave del éxito de la dotación de personal. No asigne más de tres tareas a la vez a sus recursos si no quiere mermar su eficacia. Como cada proyecto es único, los cambios en el calendario son inevitables y la estructura de asignación de tareas también cambiará. No obstante, intenta minimizar la confusión en la asignación de recursos para obtener mejores resultados.
Establezca un orden de prioridad de las tareas para garantizar que las más urgentes se completan a tiempo, y no por orden de preferencia. Ten una visión realista de tu grupo de trabajo en cuanto al tiempo que tardarán en completar una tarea concreta. Además, sé consciente de lo que necesitan para hacerlo y de cómo encaja con los objetivos de la organización y sus partes interesadas.
La dotación de personal ha avanzado mucho en los últimos años. Ya no necesita hojas de cálculo ni pizarras para organizarse. Una herramienta de gestión de proyectos, o un software de dotación de personal como Stafiz, pueden ayudarte a maximizar tu tiempo y el de tu equipo, y a cumplir tu presupuesto y tus plazos con eficacia.
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¿Qué criterios debe tener en cuenta a la hora de comprar una herramienta de dotación de personal adecuada para su empresa? Descubra cuál es la herramienta más adecuada para usted, en función de sus necesidades y de su tipo de empresa.
